Il peut être difficile de travailler à distance sans procédures standard de communication. Que votre régime de télétravail soit permanent ou temporaire, il est important d'adopter de bonnes habitudes qui vous aideront maintenir un flux de travail équilibré. Le développement de pratiques de communication d'équipe à distance peut aider à gérer l'aspect « travail » du travail.
Communication d'équipe à distance : défis
Bien que la communication soit essentielle à la performance au travail, la séparation physique inhérente au travail à distance constitue souvent des obstacles à une communication efficace. Certains défis incluent :
De mauvaises habitudes de communication, ou l'absence totale de telles habitudes, peuvent ruiner un flux de travail fluide et, par conséquent, perturber la productivité. La mise en place d'une stratégie de communication pour les équipes distantes peut sembler moins importante que les objectifs d'une équipe plus large, mais les résultats peuvent être tout aussi significatifs :
Comment mettre en œuvre la communication d'équipe à distance
Établir des habitudes pour une communication efficace en équipe à distance est une stratégie qui demande des efforts de la part de chaque membre. L'interaction humaine est fondamentale pour établir des liens interpersonnels, qui sont à leur tour essentiels à une communication réussie, car les membres de l'équipe doivent s'aligner les uns sur les autres sur les objectifs du projet et demandent souvent des informations supplémentaires ou un contexte pour atteindre ces objectifs.
Unifiez les communications
Un bon point de départ pour établir les procédures de communication de votre équipe à distance est d'utiliser un boîte de réception partagée. La création d'une boîte de réception partagée avec une seule adresse e-mail vous permet, à vous et à votre équipe, de collaborer à partir d'une seule plateforme, où que vous soyez, et de gérer vos messages ensemble.
L'utilisation de la solution de boîte de réception partagée de Gmelius permet à votre équipe de gérer les e-mails de groupe sans partager de mots de passe, car tout le monde peut collaborer depuis son propre compte Gmail. Vous pouvez réduire la majeure partie de votre encombrement des e-mails avec des filtres et attribuez des conversations à différents membres de l'équipe en utilisant étiquettes Gmail partagées.
Fixez des limites
Par exemple, lorsqu'on leur présente un nouveau projet, les membres de l'équipe auront certainement des questions à poser par e-mail. Cela peut créer encombrement dans votre boîte de réception et rend plus difficile la recherche d'informations essentielles enfouies dans l'afflux de courriels. Sans les informations nécessaires pour obtenir des réponses immédiates, de nombreuses questions pourraient facilement rester sans réponse et mettre à rude épreuve le sentiment de cohésion de l'équipe. Dans un tel scénario, les chefs d'équipe pourraient envoyer un message de groupe avec Modèle Gmail de dire « retenez vos questions pour notre réunion de suivi » pour accuser réception des questions et également pour protéger le temps du chef d'équipe en programmant des réponses futures. Cela donne à chacun la possibilité de recevoir des commentaires, de poser des questions et de renforcer les liens lorsque l'équipe se réunit à nouveau pour fixer de nouveaux objectifs.
Facilitez la communication
Il n'est pas surprenant que l'établissement de relations professionnelles solides entre collègues puisse augmenter la productivité au travail. Cependant, le fait de s'absenter du travail pour discuter avec les membres de l'équipe renforce également ce lien interpersonnel et améliore souvent la productivité à long terme.
En revanche, lorsque les membres de l'équipe n'ont pas de véritables liens humains, ils peuvent se sentir isolés ou intimidés et éviter d'envoyer des messages pour garantir l'alignement. Leur travail peut refléter la désorientation qui découle de questions restées sans réponse ou de vagues objectifs.
Encourager l'interaction des employés dans des environnements de travail à distance peut parfois sembler une contrainte, mais cela devient plus facile avec la pratique, en particulier lorsque vous utilisez le les bons outils de communication. Gmelius offre aux équipes distantes une variété de fonctionnalités d'intégration pour différents modes de communication, toutes accessibles depuis votre compte Gmail :
Video Meeting Environments
- Zoom
- Google Meets
Direct Messaging
- Slack
- Google Groups
- Loom
Organization and Project Management
- Google Calendar
- Google Workspace
- Trello
Encouragez l'interaction
En plus de rationaliser les outils de communication d'équipe à distance, les chefs d'équipe peuvent favoriser les liens interpersonnels, la créativité et la fierté du travail en dehors des limites professionnelles « officielles ». Les chaînes Slack dédiées à des sujets de discussion spécifiques ou les jeux-questionnaires peuvent encourager la communication et les interactions humaines. Vous pouvez également essayer de briser la glace au début des réunions virtuelles pour encourager les membres de l'équipe à allumer leur appareil photo, à partager et à se concentrer.
Ajustez en fonction du public
Bien que de nombreux chefs d'équipe aient des objectifs qui impliquent la création de structures internes pour encourager l'interaction entre les membres de l'équipe, ils peuvent avoir besoin de tactiques différentes pour leurs propres communications. Par souci de clarté, lorsque les dirigeants communiquent avec leurs équipes, il est important de vérifier fréquemment avec les membres pour s'assurer que tout le monde comprend le message. Cela peut devenir superflu après la cinquième fois que vous demandez si tout le monde est sur la même longueur d'onde, mais il est important que tout le monde ait la possibilité de poser des questions à intervalles réguliers.
Vous pouvez également enregistrer et mettre en ligne des réunions vidéo pour des conversations détaillées ou des membres de l'équipe absents. L'enregistrement d'une réunion virtuelle peut aider les membres de l'équipe à mémoriser et à vérifier les informations, en particulier lorsque les commentaires sur l'ordre du jour sont activés. Ainsi, toute la documentation est organisée et si un membre de l'équipe a des questions, les commentaires offrent un espace pour collaborer et informer les équipes.
Bien qu'il existe de nombreuses façons d'assurer une communication efficace, votre décision dépendra en fin de compte des besoins spécifiques de votre équipe.
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