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Ce n'est un secret pour personne que de nombreuses entreprises opèrent à distance depuis des années. Cependant, lorsque la pandémie mondiale a entraîné des quarantaines généralisées et une distanciation sociale, de nombreuses entreprises ont adapté les besoins de leurs employés en optant pour de nouvelles modalités de travail à domicile ou hybrides. Répondre à ce besoin offre également aux entreprises de nouvelles opportunités, telles que le recrutement d'un plus grand vivier de talents mondial et la réduction des frais généraux liés à l'espace de bureau. Mais, outre les nombreux avantages, le travail à distance comporte également son lot de défis.
Le travail à distance ne va pas si vite, avec 25 % de tous les emplois professionnels en Amérique du Nord qui devraient fonctionner à distance d'ici la fin de 2023. Ce changement monumental s'accompagne d'efforts accrus en matière de coordination numérique, ce qui crée des obstacles à la communication et à la collaboration entre les équipes et les managers. Pour relever les défis quotidiens liés à la gestion des employés à distance, les superviseurs doivent mettre en œuvre un plan de gestion robuste pour leur équipe.
Les défis de la gestion du travail à distance
Le manque de communication et la méfiance à l'égard des employés amènent souvent les responsables à remettre en question l'efficacité de leurs pratiques de gestion à distance, car un nouvel environnement numérique offre plus de flexibilité et de clémence que la plupart des espaces de bureau physiques. Par conséquent, les superviseurs rencontrent des défis inattendus dans la gestion de leurs employés.
Certains défis liés à la gestion des employés à distance incluent :
- manque de communication et d'opportunités de collaboration
- les attentes des employés en matière de travail et de productivité
- participation aux réunions et maintien de la concentration
- isolement et épuisement professionnel des employés
Les membres de l'équipe veulent pouvoir travailler librement dans un environnement confortable. Cependant, la microgestion dans les environnements de travail à distance fait souvent plus de mal que de bien. Plutôt que de mettre en œuvre des outils contre-productifs tels que le suivi du temps ou les enregistrements d'écran, les responsables et les employés peuvent utiliser logiciel de productivité des employés—une plateforme tout-en-un pour gérer, collaborer et améliorer la productivité ensemble.
Le principal défi de la gestion du travail à distance est l'absence d'un emplacement central pour tous les efforts de communication et de collaboration. Les chaînes Slack et les appels Zoom ont remplacé la communication en face à face, et les e-mails se succèdent dans d'innombrables fils de discussion et font l'objet d'interminables échanges pour communiquer des messages simples. L'augmentation du nombre de plateformes de communication disponibles sur le lieu de travail réduit en fait les opportunités de collaboration.
Les défis de la gestion des employés à distance et comment les résoudre avec Gmelius
Un travail à distance efficace commence par l'utilisation des bons outils pour faciliter de meilleures opportunités de gestion. En tant qu'outil de communication et de collaboration complet, Gmelius offre la solution idéale pour les équipes travaillant à distance. Gmelius aide les membres de l'équipe à contrôler leurs e-mails, à améliorer la communication et à répartir efficacement leurs charges de travail, le tout au sein de l'écosystème Gmail.
Notre plateforme collaborative invite les employés et les responsables à distance à utiliser un espace de travail partagé. Les équipes peuvent travailler ensemble en collaboration tout en permettant aux responsables d'avoir une ligne de communication claire avec leur équipe et de voir sur quoi chacun travaille.
Voici comment notre solution peut résoudre les nombreux défis liés à la gestion des employés à distance.
Communiquer
En l'absence de communication interpersonnelle directe, les modes de communication asynchrones sont devenus le cœur du travail à distance. Les équipes distantes utilisent le courrier électronique pour les questions internes et externes, mais ne sont pas en mesure de communiquer efficacement. Au lieu de cela, les équipes utilisent souvent des e-mails distincts pour traiter les problèmes de l'entreprise ou utilisent une boîte aux lettres de groupe sans les outils nécessaires aux opportunités de collaboration.
Solution : Gmelius vous permet de créer une véritable collaboration boîte de réception partagée dans Gmail. Les responsables peuvent ajouter des membres de l'équipe à des boîtes de réception Gmail spécifiques afin d'éliminer toute confusion quant aux personnes autorisées à répondre.
Gmelius notes par e-mail permettez à tous les collaborateurs d'ajouter du contexte pertinent à leurs e-mails grâce à des fils de discussion placés en parallèle et synchronisés avec tous les membres de l'équipe. Une fonctionnalité @mention permet aux membres de l'équipe de s'envoyer des notes et de s'enregistrer des notes que personne d'autre ne pourra voir.
Attentes en matière de travail
Lorsque vous travaillez à domicile, les attentes quant à savoir qui doit accomplir quoi peuvent devenir floues. Par exemple, si toute une équipe commerciale est affectée à une boîte aux lettres de groupe, il peut être difficile de déchiffrer qui travaille sur quelle tâche ou qui doit répondre à quel e-mail. Cela peut entraîner une répartition inégale de la charge de travail.
Solution : Gmelius permet aux responsables d'attribuer des e-mails à des membres spécifiques de l'équipe, afin que chacun sache toujours qui est affecté à quel e-mail. Les e-mails délégués sont placés dans une boîte « attribuée » distincte qui se trouve dans le panneau de gauche, ainsi que des boîtes de réception spécifiques à un statut, telles que « en attente » et « fermé ».
Les e-mails ne restent jamais longtemps sans réponse lorsque Gmelius peut éliminer la confusion quant à ce que les employés doivent aborder. Cela contribue à améliorer la productivité des employés et fournit des indications claires sur les responsabilités de chaque membre de l'équipe au cours de la journée.
Participation aux réunions
La coordination des réunions peut prendre des heures par jour pour un responsable, sans parler du temps consacré à maintenir l'engagement des employés lors de réunions plus longues.
Solution : Plutôt que de procéder à des contrôles quotidiens qui pourraient devenir étouffants, les responsables peuvent planifier des réunions hebdomadaires pour prendre contact avec les employés. Gmelius planificateur de réunions Cette fonctionnalité permet aux équipes d'automatiser le processus de planification des réunions. Gmelius rend cela possible en se synchronisant avec les calendriers Google de votre équipe pour présenter la disponibilité dans un e-mail.
Gmelius s'intègre également à vos applications de visioconférence préférées afin que les équipes puissent ajouter des invitations à des réunions avec des liens Zoom ou Google Meet directement dans Gmail.
Isolement des employés
UNE enquête récente de Buffer révèle les informations émotionnelles suivantes sur plus de 2 000 travailleurs :
- 24 % éprouvaient un sentiment de solitude
- 25 % ont eu du mal à se déconnecter du travail
- 21 % ont eu de la difficulté à rester motivés
Les employés peuvent facilement se sentir isolés sans communication interpersonnelle. L'épuisement professionnel est également devenu de plus en plus courant au sein des équipes, car de nombreux employés ont du mal à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Solution : Gmelius propose une plateforme tout-en-un offrant de nombreuses possibilités de collaboration aux membres de l'équipe. Gmelius s'efforce d'éviter la surcharge de tâches des équipes en permettant aux responsables de voir le nombre de tâches assignées à chaque employé dans un format visualisé grâce à notre Tableaux Kanban Gmail. Les tâches telles que les e-mails sont attribuées à chaque membre de l'équipe et peuvent être rendues visuelles pour tous ceux qui y ont accès. Cela permet une répartition efficace de la charge de travail afin de prévenir l'épuisement professionnel des employés.
Gmelius propose également analyses pour les équipes afin que les responsables puissent consulter des rapports détaillés sur les informations relatives à l'équipe afin d'analyser les progrès de chaque coéquipier, mais surtout, de s'assurer que chaque membre de l'équipe a une charge de travail égale.
Gérer une équipe d'employés travaillant à distance n'est jamais facile. Alors que les entreprises s'adaptent à une « nouvelle normalité », elles doivent trouver des moyens innovants de gérer efficacement leur équipe dans un environnement virtuel. Gmelius peut offrir à vos télétravailleurs un meilleur système qui améliore les efforts globaux de communication et de collaboration de votre équipe.
Gmelius peut aider à résoudre les problèmes liés à la gestion des employés à distance. Si vous êtes prêt à en savoir plus, consultez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes.
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