Que ressentez-vous lorsque vous ouvrez la fenêtre de votre calendrier Google un lundi matin ?
Beaucoup d'entre nous entretiennent une relation amour-haine avec les réunions. Une réunion peut améliorer (ou gâcher) votre journée, et planifier des réunions peut devenir un jeu épuisant. En fin de compte, les réunions peuvent devenir une activité coûteuse si elles ne sont pas programmées, planifiées et gérées efficacement.
Certains d'entre nous détestent tellement les réunions que des produits sarcastiques tels que Pas de réunion ont été créés. Mais avant de décider de commencer à déclencher des e-mails anonymes pour demander à ce coéquipier de cesser d'envoyer des invitations à des réunions, vous pouvez décider de poursuivre votre lecture et de vous inspirer pour planifier des réunions plus intelligentes pour vous et votre équipe.
Dans cet article, nous allons vous présenter quelques secrets de Google Agenda, tels que la prise de rendez-vous pour éviter les allers-retours et la sécurisation des créneaux lorsque vous souhaitez autoriser des réunions dans votre emploi du temps.
Ensuite, nous expliquerons pourquoi Gmelius a créé Meeting Scheduler pour Gmail. Il s'agit d'un outil de planification pour Google Agenda qui vous aide à transformer la façon dont vous organisez vos réunions. Il peut être utilisé gratuitement.
En guise de conclusion, nous partagerons également nos 3 meilleures pratiques (que notre équipe utilise chez Gmelius) afin que vous puissiez améliorer les flux de travail de vos réunions au sein de vos équipes.
Êtes-vous prêt à rationaliser votre planification ? Essayez Gmelius dès aujourd'hui et simplifiez la réservation de réunions.
Comment planifier des rendez-vous avec Google Agenda
Vous êtes sur le point de planifier un rendez-vous mais vous en avez déjà assez des allers-retours qui vont suivre ? La planification de réunions dans Google Agenda peut être simplifiée grâce à la fonctionnalité « Planification des rendez-vous ». Qu'est-ce que ça fait ? Il vous permet de définir des créneaux définis pour les réunions, afin de permettre à vos contacts de réserver une réunion à leur convenance, pour une durée que vous avez définie.
Voici comment cela fonctionne : lorsque vous créez une réunion dans Google Agenda, cliquez sur « Créneaux de rendez-vous » et utilisez simplement la liste déroulante pour définir la durée du créneau de votre choix (par exemple : 30 minutes), ou définissez-en un créneau unique.
Une fois terminé, vous pouvez cliquer sur « Accéder à la page de rendez-vous pour ce calendrier » et partager l'URL avec vos participants afin qu'ils puissent réserver une heure.
Si vous ajoutez des invités à un événement, ils ne recevront pas d'invitation pour réserver un créneau. Au lieu de cela, ils recevront des notifications pour chaque rendez-vous réservé, qui apparaîtront sur leur calendrier. Les invités sont généralement des coéquipiers ou des assistants, et non des contacts externes. Bien que cette fonctionnalité permette d'éviter les allers-retours entre les planifications, elle n'est pas complètement perfectionnée.
Une limitation majeure : la page de rendez-vous ne fonctionne que pour les utilisateurs de Google Agenda, ce qui la rend idéale pour la planification interne, mais moins adaptée aux contacts professionnels externes utilisant d'autres outils.
Comment améliorer la planification de Google Agenda
Et si vous pouviez intégrer les créneaux de réunion de Google Agenda directement dans votre fenêtre de rédaction Gmail, afin de permettre aux invités, même en dehors de Google Workspace, de réserver une réunion avec vous sans avoir à faire des allers-retours ?
Chez Gmelius, nous pensons que les réunions peuvent être plus intelligentes, même au-delà d'une intégration soignée. En tant que plateforme de collaboration, nous savons comment optimiser vos flux de travail. Nous avons donc créé un outil de prise de rendez-vous qui peuvent vous aider à rationaliser la façon dont vous planifiez et même organisez des réunions réussies. Nous l'avons simplement appelé « Meeting Scheduler » et il peut être utilisé gratuitement.
Des créneaux de rendez-vous intelligents et élégants dans vos e-mails
Les premières impressions comptent ! Nous voulions que Meeting Scheduler soit un ajout intéressant à votre diffusion par e-mail. Que vous essayiez de réserver ce premier rendez-vous avec un prospect, de planifier une réunion d'introduction avec un nouveau partenaire ou d'inviter un candidat à un entretien d'embauche, offrir une expérience élégante et fluide est la première étape d'une réunion réussie.
Le planificateur de réunions vous permet d'intégrer une réunion dans un e-mail dans Gmail. Chaque réunion possède sa page publique, vous pouvez donc également partager le lien, ou ajouter un simple lien « Réservez un rendez-vous avec moi » à votre signature e-mail, où vous le souhaitez.
Le planificateur de réunions s'intègre à Google Meet et Zoom, de sorte que le lien de visioconférence de votre choix sera automatiquement ajouté directement dans le créneau de rendez-vous pour vous et votre invité. Une fois que vos invités ont réservé une réunion, vous recevrez une notification par e-mail et le créneau sera programmé dans votre calendrier Google.
Une bibliothèque de réunions à portée de main
Vous pouvez définir une réunion individuelle standard ou créer autant de types de réunions que nécessaire pour s'adapter à vos processus. Depuis la fenêtre de rédaction de Gmail, vous pouvez accéder à toutes les réunions que vous avez définies et sélectionner celle à insérer. Travaillez-vous dans le domaine des ventes ? Les invitations classiques aux réunions, telles que les démonstrations, les découvertes, l'intégration, etc., peuvent être automatisées.
Vous pouvez également récupérer votre liste de réunions où que vous soyez à l'aide de l'application mobile Gmelius et insérer vos créneaux de rendez-vous au fur et à mesure que vous rédigez votre e-mail depuis votre smartphone.
Paramètres améliorés pour vous préparer au mieux, vous et les participants
Le pire qui puisse gâcher une réunion, c'est que les participants ne soient pas préparés. Ainsi, en utilisant le planificateur de réunions, vous pouvez inclure un ordre du jour pour définir les attentes et même répertorier les questions préalables à la réunion auxquelles vos invités peuvent répondre à l'avance.
Options supplémentaires à éviter réunion - c'est et donne-toi de l'espace
Le fait d'avoir trop de réunions ou de ne pas avoir de temps entre les réunions peut épuiser votre énergie et votre bien-être. Parce que notre valeur #1 est de prendre soin (pour nos utilisateurs, nos coéquipiers et le travail que nous faisons), nous avons également ajouté 2 options pour vous aider à rester sain d'esprit et à équilibrer vos journées. Vous pouvez limiter le nombre maximum de réunions pouvant être réservées par jour. Vous pouvez également définir une zone tampon entre les réunions afin de vous assurer du temps pour une pause nécessaire.
Nos 3 conseils pour améliorer la productivité de Google Agenda
Chez Gmelius, comme dans toute autre entreprise, les réunions font partie de notre routine quotidienne (et font partie de notre succès !). Mais en tant que plateforme de collaboration, nous avons un point de vue sur la manière dont les réunions doivent être organisées afin de tirer le meilleur parti du temps de chacun et de garder un calendrier Google logique. Qu'il s'agisse de réunions avec nos clients ou de réunions internes, nous avons développé quelques principes au sein de l'entreprise que nous aimerions partager avec vous.
Réduisez les réunions d'une heure à 45 minutes
Ce mouvement n'est pas nouveau, il a débuté en 2010 lorsque Timebridge a introduit le « 45 minutes de réunion selon la norme » dans leur produit lorsque les calendriers en ligne étaient définis par défaut sur 1 heure. C'est une norme que nous appliquons avec plaisir chez Gmelius. Si vous y réfléchissez, c'est une façon de faire gagner 25 % du temps à tout le monde grâce à un engagement commun en faveur de l'efficacité.
Pouvez-vous modifier la durée par défaut de vos réunions dans Google Agenda ? Oui !
Il vous suffit d'ouvrir vos paramètres, puis de cliquer sur « Paramètres de l'événement » dans la barre latérale gauche. Google propose également une option de « réunion rapide », qui réduira automatiquement une réunion de 30 minutes à 25 minutes et une réunion d'une heure à 50 minutes, ce qui vous faire économiser 16 % de votre temps de réunion, en tenant compte de cette pause que vous pourriez manquer trop souvent lors de réunions consécutives.
N'envoyez jamais d'invitation Google Agenda sans agenda
Oublier d'envoyer un ordre du jour est voué à la catastrophe. Il peut être aussi important de planifier votre réunion à l'avance que de l'organiser. Les ordres du jour structurent et définissent les attentes de tous les participants.
Chez Gmelius, dans la description de chaque événement Google Agenda, nous aimons ajouter un lien vers un document partagé où chaque participant peut ajouter les sujets qu'il souhaite aborder à l'agenda. Chaque participant lit le document partagé avant la réunion, afin de pouvoir se préparer, prêt à apporter son soutien ou à apporter des réponses.
Pour les réunions externes, par exemple avec des fournisseurs ou des partenaires, nous utilisons Google Docs. Vous pouvez simplement créer un document de notes de réunion et partager le lien dans votre invitation Google Agenda, avec l'ordre du jour défini. Galerie de modèles Google Docs inclut des modèles pour les notes de réunion afin que vous n'ayez pas à repartir de zéro.
Pour les réunions internes, nous aimons utiliser Élite que nous utilisons également comme wiki d'entreprise. Slite propose des modèles conviviaux pour de nombreux sujets, y compris les notes de réunion.
Faites de la place pour un travail approfondi directement depuis votre calendrier Google
Si vous jetez un coup d'œil à votre calendrier pour la semaine prochaine, combien d'heures de réunions sont déjà prévues ?
Une étude récente de la Harvard Business School a examiné les courriels et les réunions de 3,1 millions de personnes dans 16 villes du monde et a découvert que les gens ont tendance à avoir 13 % de réunions en plus qu'avant la pandémie de COVID-19. Le télétravail devenant la nouvelle norme, il devient crucial de protéger votre emploi du temps pour vous permettre de vous concentrer sur des projets importants.
Chez Gmelius, parce que prendre soin de nos coéquipiers est profondément ancré dans nos valeurs, nous voulions reconnaître que nos employés ont tous besoin de temps pour se concentrer. Nous avons donc introduit les « mercredis Deep Work », où les réunions internes sont interdites.
Si Un travail en profondeur n'est pas encore une politique de l'entreprise, vous pouvez toujours vous configurer pour Deep Work à l'aide de Google Agenda.
Tout d'abord, vous pouvez protéger votre emploi du temps en définissant un événement récurrent sur votre calendrier Google qui vous indiquera comme étant « occupé ». Vous pouvez soit donner un nom public à cet événement, soit le définir comme privé.
Et comme cet endroit tranquille va certainement illuminer votre journée, vous pouvez ajouter une touche de couleur pour qu'il ressorte lorsque vous ouvrez la fenêtre de votre calendrier Google !
Conclusion : êtes-vous prêt pour des réunions plus intelligentes ?
Chez Gmelius, nous sommes obsédés par la simplification du travail d'équipe. Nous espérons donc que les exemples ci-dessus et les astuces de Google Agenda vous ont incité à repenser la façon dont vous planifiez et organisez vos réunions.
Voulez-vous offrir notre Planificateur de réunions un tour ? nous vous invitons à essayez Gmelius gratuitement.
