Como você se sente ao entrar na janela do Google Agenda em uma segunda-feira de manhã?
Muitos de nós temos uma relação de amor e ódio com as reuniões. Uma reunião pode melhorar (ou interromper) seu dia, e agendar reuniões pode se tornar um jogo cansativo. No final do dia, as reuniões podem se tornar uma atividade cara se não forem agendadas, planejadas e executadas com eficiência.
Alguns de nós não gostam tanto de reuniões quanto de produtos sarcásticos como Não à reunião foram criados. Mas antes de decidir começar a acionar e-mails anônimos para pedir gentilmente ao colega de equipe que pare de enviar convites para reuniões, você pode decidir continuar lendo e se inspirar para que você e sua equipe agendem reuniões mais inteligentes.
Neste artigo, mostraremos alguns segredos do Google Agenda, como agendamento de compromissos, para evitar idas e vindas e garantir horários quando você quiser permitir reuniões em sua agenda.
Em seguida, detalharemos por que nós da Gmelius criamos o Meeting Scheduler para o Gmail. É uma ferramenta de agendamento do Google Agenda para ajudar você a transformar a maneira como você faz reuniões e pode ser usada gratuitamente.
Para finalizar, também compartilharemos nossas 3 melhores práticas (que nossa equipe usa na Gmelius) para que você possa melhorar seus fluxos de trabalho de reuniões em suas equipes.
Pronto para agilizar seu agendamento? Experimente o Gmelius hoje e facilite a reserva de reuniões.
Como agendar compromissos do Google Agenda
Você está prestes a agendar uma reunião, mas já está cansado das idas e vindas que se seguirão? O agendamento de reuniões no Google Agenda pode ser simplificado com o recurso “Agendamento de compromissos”. O que isso faz? Ele permite que você defina horários definidos para reuniões, para permitir que seus contatos agendem uma reunião conforme sua conveniência, por um período que você definiu.
Funciona da seguinte forma: ao criar uma reunião no Google Agenda, clique em “Horários de agendamento” e simplesmente use o menu suspenso para definir a duração do horário de sua escolha (ex: 30 minutos) ou torne-o um único horário.
Uma vez feito isso, você pode clicar em “Ir para a página de agendamento deste calendário” e compartilhar o URL com seus participantes para que eles possam reservar um horário.
Se você adicionar convidados a um evento, eles não receberão um convite para reservar uma vaga. Em vez disso, eles receberão notificações para cada compromisso agendado, que aparecerão no calendário. Os convidados geralmente são colegas de equipe ou assistentes, não contatos externos. Embora esse recurso ajude a evitar o agendamento de idas e vindas, ele não é totalmente aprimorado.
Uma limitação importante: a página de compromissos funciona apenas para usuários do Google Agenda, o que a torna ideal para agendamento interno, mas menos adequada para contatos comerciais externos usando outras ferramentas.
Como acelerar o agendamento do Google Agenda
E se você pudesse incorporar os espaços de reunião do Google Agenda diretamente na janela de composição do Gmail, permitindo que convidados, mesmo fora do Google Workspace, agendassem uma reunião com você sem idas e vindas?
Na Gmelius, acreditamos que as reuniões podem ser mais inteligentes, mesmo além de uma boa incorporação. Como plataforma de colaboração, sabemos algumas coisas sobre como otimizar seus fluxos de trabalho. Então, nós criamos uma ferramenta de agendamento de consultas que podem ajudar você a agilizar a forma como você agenda e até mesmo realizar reuniões bem-sucedidas. Nós simplesmente o chamamos de “Agendador de reuniões” e ele pode ser usado gratuitamente.
Espaços de agendamento inteligentes e elegantes dentro de seus e-mails
As primeiras impressões contam! Queríamos que o Meeting Scheduler fosse uma excelente adição à sua divulgação por e-mail. Se você está tentando agendar a primeira reunião com um cliente potencial, agendar uma reunião de introdução com um novo parceiro ou convidar um candidato para uma entrevista de emprego, oferecer uma experiência elegante e sem atritos é o primeiro passo para uma reunião bem-sucedida.
O agendador de reuniões permite que você incorpore uma reunião em um e-mail no Gmail. Cada reunião tem sua página pública para que você também possa compartilhar o link ou adicionar um link simples “Agende uma reunião comigo” à sua assinatura de e-mail, em qualquer lugar que desejar.
O agendador de reuniões se integra ao Google Meet e ao Zoom para que o link de videoconferência de sua escolha seja adicionado automaticamente dentro do horário para você e seu convidado. Depois que seus convidados reservarem uma reunião, você receberá uma notificação por e-mail e o horário será agendado no seu Google Agenda.
Uma biblioteca de reuniões ao seu alcance
Você pode definir uma reunião individual padrão ou criar quantos tipos de reunião forem necessários para se adequar aos seus processos. Na janela de composição do Gmail, você pode acessar todas as reuniões definidas e selecionar a que deseja inserir. Você está trabalhando em vendas? Convites típicos para reuniões, como demonstrações, descobertas, integração e muito mais, podem ser automatizados.
Você também pode recuperar sua lista de reuniões em qualquer lugar usando o aplicativo móvel Gmelius e inserir seus horários de agendamento ao redigir seu e-mail a partir do smartphone.
Configurações aprimoradas para melhor preparar você e os participantes
A pior coisa que pode arruinar uma reunião é que os participantes venham despreparados. Portanto, usando o agendador de reuniões, você pode incluir uma agenda para definir expectativas e até mesmo listar perguntas antes da reunião que seus convidados possam responder com antecedência.
Opções extras para evitar reunião - é e dê a si mesmo algum espaço
Ter muitas reuniões ou nenhum tempo entre as reuniões pode esgotar sua energia e bem-estar. Porque nosso valor #1 é cuidar (para nossos usuários, nossos colegas de equipe e o trabalho que fazemos), também adicionamos duas opções para mantê-lo saudável e ajudá-lo a equilibrar seus dias. Você pode limitar o número máximo de reuniões que podem ser agendadas por dia. E você também pode definir um intervalo entre as reuniões para garantir tempo para uma pausa necessária.
Nossas 3 dicas para aumentar a produtividade do Google Agenda
Na Gmelius, como em qualquer outra empresa, as reuniões fazem parte da nossa rotina diária (e parte do nosso sucesso!). Mas, como plataforma de colaboração, temos um ponto de vista sobre como as reuniões devem ser realizadas para aproveitar ao máximo o tempo de todos e manter o Google Agenda saudável. De reuniões com nossos clientes a reuniões internas, desenvolvemos alguns princípios em toda a empresa que gostaríamos de compartilhar com você.
Reduza reuniões de 1 hora para 45 minutos
Esse movimento não é novo, começou em 2010, quando a Timebridge introduziu o “Padrão de reunião de 45 minutos” em seu produto quando os calendários on-line usavam como padrão 1 hora. Esse é um padrão que aplicamos alegremente na Gmelius. Se você pensar bem, essa é uma forma de economizar 25% do tempo de todos com um compromisso compartilhado com a eficiência.
Você pode alterar a duração padrão de suas reuniões no Google Agenda? Sim!
Você só precisa abrir suas configurações e clicar em “Configurações do evento” na barra lateral esquerda. O Google também oferece uma opção de “reunião rápida”, que reduzirá automaticamente uma reunião de 30 minutos para 25 e uma reunião de 1 hora para 50 minutos, o que economize 16% do seu tempo de reunião, permitindo aquela pausa que você pode perder com muita frequência em reuniões consecutivas.
Nunca envie um convite do Google Agenda sem uma agenda
Esquecer de enviar uma agenda é uma receita para o desastre. Planejar sua reunião com antecedência pode ser tão importante quanto executá-la. As agendas estruturam e definem expectativas para todos os participantes.
Na Gmelius, em cada descrição de evento do Google Agenda, gostamos de adicionar um link para um documento compartilhado, onde cada participante pode adicionar os tópicos que gostaria de abordar à agenda. Cada participante lê o documento compartilhado antes da reunião, para que possam vir preparados, prontos para fornecer suporte ou respostas.
Para reuniões externas, como com fornecedores ou parceiros, gostamos de usar o Google Docs. Você pode simplesmente criar um documento do Meeting Notes e compartilhar o link dentro do convite do Google Agenda, com a agenda definida. Galeria de modelos do Google Docs inclui modelos para notas de reunião para que você não precise começar do zero.
Para reuniões internas, gostamos de usar Slite que também usamos como wiki da empresa. O Slite oferece modelos amigáveis para muitas coisas, incluindo notas de reuniões.
Abra espaço para um trabalho profundo diretamente do seu Google Agenda
Se você der uma olhada na sua agenda para a próxima semana, quantas horas de reuniões já estão agendadas?
Um estudo recente da Harvard Business School analisou os e-mails e reuniões de 3,1 milhões de pessoas em 16 cidades globais e descobriu que as pessoas tendem a ter 13% mais reuniões do que antes da pandemia da COVID-19. Com o trabalho remoto se tornando o novo normal, torna-se crucial proteger sua agenda para permitir que você se concentre em projetos importantes.
Na Gmelius, como cuidar de nossos colegas de equipe está profundamente enraizado em nossos valores, queríamos reconhecer que todos os nossos funcionários precisam de tempo para se concentrar. Por isso, introduzimos as “quartas-feiras de trabalho profundo”, nas quais as reuniões internas são proibidas.
Se Trabalho profundo ainda não é uma política da empresa, você ainda pode se configurar para o Deep Work usando o Google Calendar.
Primeiro, você pode proteger sua agenda definindo um evento recorrente no Google Agenda que mostrará você como “ocupado”. Você pode atribuir um nome público a esse evento ou defini-lo como privado.
E, como esse espaço silencioso definitivamente iluminará seu dia, você pode adicionar um toque de cor para que ele se destaque ao abrir a janela do Google Agenda!
Concluindo: você está pronto para reuniões mais inteligentes?
Na Gmelius, somos obcecados por simplificar o trabalho em equipe. Portanto, esperamos que os exemplos acima e os truques do Google Agenda tenham inspirado você a repensar a maneira como planeja e faz reuniões.
Você quer dar nosso Agendador de reuniões um giro? nós convidamos você a experimente o Gmelius gratuitamente.
