Comment créer des modèles Gmail

Bien que la communication et la collaboration sur le lieu de travail restent fortement tributaires du courrier électronique, il est important de fournir des messages cohérents pouvant être utilisés par tous les services. Des réponses différentes aux mêmes questions peuvent présenter des risques. L'un des moyens d'atténuer les risques associés à la réponse de plusieurs membres de l'équipe à des e-mails consiste à créer un modèle Gmail.

Les avantages des modèles Gmail

Modèles d'e-mails Gmail sont les squelettes d'un courrier électronique que vous pouvez remplir ou envoyer tel quel. Les modèles d'e-mails peuvent vous aider à :

Réduire le temps de composition

De nombreuses organisations utilisent des modèles d'e-mail efficaces pour créer des réponses rapides, car les membres de l'équipe peuvent facilement insérer des modèles dans les e-mails au lieu de rédiger des messages originaux à partir de zéro. L'expéditeur peut ajuster le contenu si nécessaire avant d'envoyer rapidement un e-mail, et réduire ainsi son temps de rédaction. De même, les modèles peuvent aider à répondre aux questions fréquemment posées nécessitant des instructions, car ces e-mails sont souvent longs.

Garantir la cohérence et le ton de la marque

Les modèles permettent d'unifier les équipes lorsqu'elles fournissent des informations similaires. Lors de la transmission d'un message émanant d'une organisation, il est essentiel de veiller à ce que le ton soit uniforme. Supposons, par exemple, que chaque agent du service client de votre équipe réponde à une demande par e-mail courante avec une réponse légèrement différente à chaque fois. Dans ce cas, vous perdriez la cohérence de votre marque et votre entreprise risquerait de perdre de la clientèle et des bénéfices. Les modèles aident les membres de l'équipe à utiliser les mêmes informations cohérentes afin d'éviter les erreurs ou de transmettre des messages sur le mauvais ton.

Encouragez la collaboration en équipe

Lorsque les administrateurs créent des modèles d'e-mails Gmail et les partagent avec leurs équipes, les employés ont la possibilité d'organiser plus efficacement leurs réponses aux clients et aux clients. Bien que Gmail à lui seul ne permette pas de partager automatiquement des modèles d'e-mail, il existe d'autres Extensions pour Gmail disponibles qui offrent des solutions robustes pour les équipes, petites ou grandes.

Étape par étape : comment créer des modèles d'e-mail dans Gmail

Voici le processus étape par étape de création de modèles dans Gmail.

Étape 1 : activer les modèles

Si ce n'est pas déjà fait, vous devez activer les modèles dans les paramètres de votre compte Gmail. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez icône d'engrenage qui affichera ensuite une liste de choix. Sous 'Réglages rapides', sélectionnez'Afficher tous les paramètres'. Sous la barre de recherche en haut au milieu, il y aura des onglets. Sélectionnez « »Avancé'. En dessous de « avance automatique » se trouvera «Modèles'. Sélectionnez « »Activer'et enregistrer les modifications.

Step 2: Open Email As Normal

To create a template, you will need to select ‘Compose’ in the top-left corner of your screen under the Gmail logo. The new email should pop up in the bottom right corner of the screen.

Étape 3 : créer un modèle dans Gmail

Maintenant que le nouvel e-mail est ouvert, composez votre message.

Étape 4 : enregistrer un modèle dans Gmail

Que votre e-mail soit en taille réelle ou dans une fenêtre contextuelle en bas de la boîte, un bouton bleu « Envoyer » apparaîtra dans le coin inférieur gauche. À l'extrême droite du bouton « Envoyer », il y a une icône représentée par trois points verticaux. Sélectionnez cette icône. Passez votre souris sur la deuxième option en partant du haut 'Modèles'. Passez le pointeur de la souris sur « Enregistrer le brouillon en tant que modèle. » Cela vous donne la possibilité d'enregistrer le modèle par rapport aux versions précédentes ou de l'enregistrer en tant que modèle distinct. Si vous souhaitez l'enregistrer sur un autre modèle, sélectionnez le nom sous lequel vous souhaitez l'enregistrer sous « Remplacer le modèle »'. Si vous souhaitez l'enregistrer en tant que nouveau modèle, sélectionnez »Enregistrer en tant que nouveau modèle'.

**Remarque : En passant la souris sur « Modèles », vous aurez également la possibilité d'insérer vos modèles enregistrés pour vous y référer ultérieurement.

Comment améliorer les modèles Gmail de votre équipe

L'utilisation de modèles dans un espace de travail améliore l'organisation et la productivité. Bien que les instructions ci-dessus décrivent les étapes de base pour créer des modèles, il y a tout de même quelques points à garder à l'esprit.

Titres

Quand donner un nom à vos modèles, veillez à ce que les titres soient courts et précis. Par exemple, « Bienvenue aux nouveaux employés » ou « Merci ». Si les membres de votre équipe parcourent une liste de modèles dont les titres sont longs ou confus, sélectionner le bon modèle peut prendre du temps.

Voici d'autres exemples de titres de modèles :

• Configuration du nom d'utilisateur
• Réinitialisation du mot
• Feuille de bienvenue
• Utilisateur désabonné
• Pitch de vente
• Termes et conditions

Dans la liste ci-dessus, vous pouvez savoir ce que chaque modèle implique sans explication. Il est préférable de conserver les titres dans une plage de 25 caractères : Gmail affiche uniquement les 25 premiers caractères de chaque titre de modèle dans la liste déroulante de sélection.

Personnalisation

Les e-mails personnalisés et la personnalisation sont possibles dans Gmail ; toutefois, tirer parti de ressources externes peut vous aider personnaliser les modèles encore plus loin. Après tout, les clients préfèrent les e-mails personnalisés.

Gmelius, un outil de collaboration par e-mail pour Gmail, propose des fonctionnalités avancées pour créer des modèles d'e-mail. Les modèles HTML dotés d'un éditeur de code source créent des emplacements variables pour les inserts avant leur envoi. En outre, l'utilisation de variables peut inclure les noms des bénéficiaires ou le nom commercial du destinataire. Ces variables vous permettent de personnaliser les e-mails en un clic.

Automatisation

L'automatisation de votre flux de travail quotidien est le meilleur moyen d'améliorer l'expérience de messagerie de votre équipe. La définition de règles d'automatisation dans Gmail améliore les temps de réponse de l'entreprise, aide les membres de l'équipe à respecter les accords de niveau de service (SLA) et garantit la cohérence de la marque sans trop de travail.

Pour automatiser les e-mails dans Gmail à l'aide de modèles, vous devez d'abord définir un filtre. Vous pouvez le faire en sélectionnant le bouton »« options de recherche » à droite de la barre de recherche. Une fois votre filtre défini, les paramètres avancés afficheront d'autres options avec un 'envoyer un modèle' comme l'un d'entre eux. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser dans le cadre de votre filtre et il fera partie de votre réponse automatique. Par exemple, en utilisant un modèle d'e-mail de bienvenue, vous pouvez automatiser les e-mails de bienvenue à envoyer aux nouveaux clients après avoir soumis un formulaire. De même, un e-mail de remerciement peut être envoyé après un achat ou une demande à l'aide d'un modèle de remerciement.

Gmelius : partager des modèles d'e-mails avec votre équipe

Lorsque vous créez des modèles dans Gmail, il existe de nombreuses manières d'optimiser l'efficacité et la clarté. Néanmoins, la possibilité de partager des modèles d'e-mail avec votre équipe est limitée au copier-coller. Avec Gmelius, les membres de votre équipe peuvent facilement partager des modèles d'e-mails les uns avec les autres pour améliorer la productivité, la cohésion et la messagerie unifiée. Les modèles peuvent être insérés directement depuis la fenêtre « Composer », ce qui vous permet d'économiser du temps lors de la recherche d'un modèle spécifique. En outre, vous pouvez inclure automatiquement les membres de votre équipe lorsqu'un modèle d'e-mail spécifique est utilisé ou ajouter une étiquette Gmail particulière pour plus de transparence.

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