Alors que les entreprises passent à des modèles de travail à distance ou hybrides, collaboration par e-mail devient plus difficile pour les équipes. Les tâches simples peuvent se transformer en de longs échanges de messages qui accaparent la journée de travail. La rédaction des réponses des clients et des messages approuvés par l'entreprise devient encore plus fastidieuse sans la mise en place d'une procédure structurée.
La création d'une bibliothèque de modèles d'e-mails efficaces peut aider les équipes à coordonner les réponses et à aligner les e-mails sur les valeurs et les messages de l'entreprise.
Les modèles d'e-mails sont-ils efficaces ?
Avant de créer une bibliothèque de modèles d'e-mails pour votre entreprise, vous demandez peut-être s'ils sont efficaces en premier lieu. La réponse est courte oui.
Les modèles d'e-mails sont l'un des nombreux outils permettant de gérer la boîte de réception des e-mails d'une entreprise. Mais l'utilisation d'une mise en page d'e-mail prédéfinie est facilement oubliée lors de la rédaction des réponses aux e-mails. En tant que créatures d'habitude, composer le même e-mail à plusieurs reprises fait partie intégrante de la journée de travail. Bien que le copier-coller soit utile, les modèles d'e-mail réduisent le temps de composition et offrent aux employés un plan utile pour rationaliser les réponses productives et efficaces.
En tant qu'outil de messagerie pratique, les e-mails préécrits peuvent répondre à divers besoins de l'entreprise.
- Campagnes de marketing par e-mail
- Sales tracking
- Employee integration
- Clientèle assistance
- Témoignages de remerciement
- Demandes d'informations
Le principal avantage de l'utilisation de modèles d'e-mail est la possibilité de personnaliser la mise en forme standard pour répondre à des besoins de messagerie spécifiques. Les modèles d'e-mails sont particulièrement utiles pour le marketing, car la plupart des campagnes contiennent des images personnalisées ou des éléments Web scriptés qui sont difficiles et longs à reproduire.
Si un e-mail donne de bons résultats, il peut être réutilisé pour stimuler l'engagement lors de futures campagnes. L'utilisation de modèles permet non seulement à l'entreprise de gagner du temps, mais elle peut également entraîner un retour sur investissement positif sans consacrer plus de temps à des conceptions et à des messages personnalisés.
En outre, les modèles de courrier électronique aident les entreprises à conserver leur image de marque et leur ton d'auteur à différentes étapes de la communication. Par exemple, une entreprise peut avoir des messages standardisés qu'elle préfère utiliser pour répondre aux demandes d'assistance client. Les modèles d'e-mails permettent de conserver ce message et de renforcer les valeurs de l'entreprise dans la réponse de chaque membre de l'équipe.
Configuration de modèles d'e-mail pour définir les attentes de l'entreprise fournit une structure organisée pour le flux de travail, facile à suivre pour les membres de l'équipe. Bien que la personnalisation soit possible, le temps passé à rédiger de nouveaux messages pour chaque réponse fait perdre un temps précieux à l'entreprise et incite les employés à écrire quelque chose de nouveau. La création de modèles d'e-mails efficaces pour les membres de l'équipe réduit le stress et contribue à un environnement de travail positif.
Modèles d'e-mails efficaces : comment composer une bibliothèque d'e-mails pré-écrits
Qu'est-ce qui rend un e-mail efficace ? Alors que la plupart des gens soutiennent que les e-mails efficaces sont déterminés par l'engagement et les taux d'ouverture, un e-mail efficace doit également présenter le message d'une entreprise de manière professionnelle et compréhensible.
Analyser les statistiques relatives aux e-mails
Avant de créer une bibliothèque de modèles répondant à tous les besoins de l'entreprise, il est important d'analyser d'abord les résultats actuels des e-mails. L'affichage des données des e-mails aide les équipes à déterminer quels e-mails sont les plus efficaces par rapport à ceux qui sont moins ouverts et moins engagés.
Passez en revue les processus actuels
Si vous envisagez d'utiliser des modèles d'e-mail pour des questions internes telles que les annonces de l'entreprise ou integration of employees, commencez par passer en revue les processus actuels de l'entreprise. Par exemple, demandez aux membres de votre équipe : comment s'est passé leur processus d'intégration ? Les politiques de l'entreprise ont-elles été clairement définies et comprises ? Le message a-t-il été bien transmis ?
En posant d'abord ces questions, les dirigeants ont la possibilité d'analyser les processus et de les améliorer si nécessaire.
Depuis le process d'intégration des employés est une étape cruciale pour entamer une relation de travail positive, commencez à y créer des modèles de courrier électronique. Une bibliothèque de documents expliquant comment accueillir les nouveaux employés et communiquer les informations essentielles de l'entreprise aide les équipes des ressources humaines à accélérer le processus de recrutement. Cela donnera également aux responsables des ressources humaines plus de temps pour répondre aux préoccupations et aux besoins des employés au lieu de passer des heures à rédiger des courriels identiques.
Voici un exemple de modèle d'e-mail de bienvenue standard pour un membre d'une équipe hybride.
Si votre entreprise utilise un processus d'intégration plus détaillé, il est important de définir ce que l'on attend des nouveaux employés. Par exemple, vous trouverez ci-dessous un modèle d'e-mail pour l'intégration des nouveaux employés qui nécessite un manuel de l'employé signé avant la date de début prévue. Bien que chaque entreprise diffère en ce qui concerne ses politiques, le fait de demander une signature aide les RH à déterminer qu'un employé a reçu le manuel de l'employé et comprend également les informations qu'il contient.
Gardez à l'esprit que les modèles d'e-mails doivent être précis, clairs et concis. Plus important encore, ils devraient être faciles à personnaliser.
Find the good platform
Bien qu'il existe de nombreux outils de modèles d'e-mails disponibles en ligne pour aider les équipes à créer des réponses personnalisées, Gmelius propose une solution simple pour les équipes depuis leurs propres comptes Gmail. Ce qui distingue Gmelius des autres plateformes, c'est la possibilité de partager des modèles Gmail avec les membres de l'équipe.
Un lieu de travail hybride combine le travail au bureau et à distance et offre aux employés la flexibilité de travailler à domicile ou au bureau. La transition entre les environnements en présentiel et en ligne pose d'importants défis de collaboration pour les équipes.
Pour surmonter cet obstacle courant, Gmelius crée des modèles d'e-mails partageables pour Gmail qui peuvent être personnalisés et partagés avec les membres de l'équipe afin d'éviter de créer des réponses en double chaque jour. Gmail permettra aux équipes d'enregistrer des modèles et d'utiliser des fonctionnalités telles que les champs dynamiques, mais les équipes peuvent accomplir bien plus avec une extension telle que Gmelius.
Les modèles Gmail sont accessibles directement depuis la fenêtre de rédaction d'un membre de l'équipe. Les variables personnalisées permettent de personnaliser l'approche client et de faciliter encore plus les e-mails d'intégration des employés pour les responsables des ressources humaines qui recrutent un personnel important.
Les équipes peuvent s'assurer que les messages restent pertinents et à jour en gérant les modèles d'e-mails sous forme de bibliothèque en quelques clics. Grâce à une bibliothèque de modèles, les équipes peuvent toujours fournir des réponses de qualité tout en laissant un temps optimal pour les tâches critiques.
Créer votre propre bibliothèque de modèles d'e-mails efficaces peut sembler une tâche ardue, mais avec Gmelius, votre équipe peut créer des modèles personnalisés qui ne seront pas gaspillés dans une seule boîte de réception. Chaque membre de l'équipe a accès à des messages uniques conçus par les membres de l'équipe depuis sa boîte de réception. Répondre aux e-mails n'a jamais été aussi simple.
Êtes-vous prêt à créer des modèles d'e-mails efficaces et efficaces ? INSCRIVEZ-VOUS chez Gmelius et améliorez la collaboration en équipe.
