Wenn Unternehmen auf Telearbeit oder hybride Arbeitsmodelle umsteigen, E-Mail-Zusammenarbeit wird für Teams schwieriger. Einfache Aufgaben können zu langen Hin- und Hernachrichten werden, die den Arbeitstag in Anspruch nehmen. Ohne ein strukturiertes Verfahren wird das Verfassen von Kundenantworten und vom Unternehmen genehmigten Nachrichten noch umständlicher.
Die Erstellung einer Bibliothek effektiver E-Mail-Vorlagen kann Teams dabei helfen, Antworten zu koordinieren und E-Mails an den Unternehmenswerten und Botschaften auszurichten.
Sind E-Mail-Vorlagen effektiv?
Bevor Sie eine Bibliothek mit E-Mail-Vorlagen für Ihr Unternehmen erstellen, fragen Sie sich vielleicht, ob diese überhaupt wirksam sind? Die kurze Antwort lautet Ja.
E-Mail-Vorlagen sind eines der vielen Tools zur Verwaltung des E-Mail-Posteingangs eines Unternehmens. Die Verwendung eines vordefinierten E-Mail-Layouts wird jedoch beim Verfassen von E-Mail-Antworten leicht vergessen. Als Gewohnheitstiere wird das wiederholte Verfassen derselben E-Mail zu einem instinktiven Teil des Arbeitsalltags. Das Kopieren und Einfügen ist zwar hilfreich, E-Mail-Vorlagen reduzieren jedoch die Zeit beim Verfassen und bieten den Mitarbeitern eine hilfreiche Gliederung, mit der sie produktive und effiziente Antworten optimieren können.
Als praktisches E-Mail-Tool können vorgefertigte E-Mails eine Vielzahl von Unternehmensanforderungen erfüllen.
- E-Mail-Marketingkampagnen
- Nachverfolgung von Verkäufen
- Onboarding von Mitarbeitern
- Kundenbetreuung
- Dankeschön-Nachrichten
- Informationsanfragen
Der Hauptvorteil der Verwendung von E-Mail-Vorlagen ist die Möglichkeit, die Standardformatierung an spezifische Nachrichtenanforderungen anzupassen. E-Mail-Vorlagen eignen sich besonders für Marketingzwecke, da die meisten Kampagnen benutzerdefinierte Bilder oder Webelemente mit Skripten enthalten, die sich nur schwer und zeitaufwändig replizieren lassen.
Wenn eine bestimmte E-Mail gut abschneidet, kann sie erneut verwendet werden, um das Engagement in zukünftigen Kampagnen zu steigern. Die Verwendung von Vorlagen spart dem Unternehmen nicht nur Zeit, sondern kann auch zu einem positiven ROI führen, ohne dass mehr Zeit für individuelle Designs und Botschaften aufgewendet werden muss.
Darüber hinaus helfen E-Mail-Vorlagen Unternehmen dabei, das Branding und den Autorenton in verschiedenen Kommunikationsphasen beizubehalten. Beispielsweise verfügt ein Unternehmen möglicherweise über standardisierte Nachrichten, die es bei der Bearbeitung von Kundendienstanfragen bevorzugt. E-Mail-Vorlagen helfen dabei, diese Botschaft beizubehalten und die Unternehmenswerte in der Antwort jedes Teammitglieds zu untermauern.
E-Mail-Vorlagen einrichten Die Ermittlung der Unternehmenserwartungen bietet eine organisierte Struktur für Arbeitsabläufe, der die Teammitglieder leicht folgen können. Anpassungen und Personalisierung sind zwar möglich, aber die Zeit, die für das Verfassen neuer Nachrichten für jede Antwort aufgewendet wird, kostet wertvolle Unternehmenszeit und erhöht den Druck auf die Mitarbeiter, etwas Neues zu schreiben. Die Erstellung effektiver E-Mail-Vorlagen für Teammitglieder reduziert Stress und trägt zu einem positiven Arbeitsumfeld bei.
Effektive E-Mail-Vorlagen: So erstellen Sie eine Bibliothek mit vorgefertigten E-Mails
Was macht eine E-Mail effektiv? Während die meisten argumentieren würden, dass effektive E-Mails von Engagement und Öffnungsraten abhängen, sollte eine effektive E-Mail auch die Botschaft eines Unternehmens auf professionelle und verständliche Weise vermitteln.
Analysieren Sie E-Mail-Metriken
Bevor Sie eine Vorlagenbibliothek für alle Unternehmensanfragen zusammenstellen, ist es wichtig, zunächst die aktuellen E-Mail-Ergebnisse zu analysieren. Mithilfe der E-Mail-Daten können Teams feststellen, welche E-Mails im Vergleich zu E-Mails mit weniger Öffnungen und weniger Interaktionen am effektivsten sind.
Aktuelle Prozesse überprüfen
Wenn Sie vorhaben, E-Mail-Vorlagen für interne Angelegenheiten wie Unternehmensankündigungen oder Onboarding von Mitarbeitern, beginnen Sie mit der Überprüfung der aktuellen Unternehmensprozesse. Fragen Sie beispielsweise Ihre eigenen Teammitglieder: Wie war ihr Onboarding-Prozess? Wurden die Unternehmensrichtlinien klar formuliert und verstanden? Wurde die Botschaft gut übermittelt?
Wenn Führungskräfte diese Fragen zuerst stellen, haben sie die Möglichkeit, Prozesse zu analysieren und gegebenenfalls zu verbessern.
Seit dem Onboarding-Prozess für Mitarbeiter ist ein entscheidender Schritt, um eine positive Arbeitsbeziehung aufzubauen. Fangen Sie dort an, E-Mail-Vorlagen zu erstellen. Eine Bibliothek mit Dokumenten, in denen erklärt wird, wie man neue Mitarbeiter willkommen heißt und wichtige Unternehmensinformationen kommuniziert, hilft den Personalteams, den Einstellungsprozess zu beschleunigen. Außerdem haben Personalleiter mehr Zeit, um auf die Anliegen und Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen, anstatt Stunden damit zu verbringen, identische E-Mails zu verfassen.
Hier ist ein Beispiel für eine Standard-Willkommens-E-Mail-Vorlage für ein hybrides Teammitglied.
Wenn Ihr Unternehmen einen detaillierteren Onboarding-Prozess verwendet, ist es wichtig zu skizzieren, was von neuen Mitarbeitern erwartet wird. Im Folgenden finden Sie beispielsweise eine E-Mail-Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter, für die ein unterschriebenes Mitarbeiterhandbuch vor dem geplanten Startdatum erforderlich ist. Zwar unterscheidet sich jedes Unternehmen in Bezug auf seine Richtlinien, aber wenn eine Unterschrift angefordert wird, kann die Personalabteilung feststellen, dass ein Mitarbeiter das Mitarbeiterhandbuch erhalten hat und auch die darin enthaltenen Informationen versteht.
Denken Sie daran, dass E-Mail-Vorlagen auf den Punkt gebracht, klar und präzise sein sollten. Noch wichtiger ist, dass sie einfach anzupassen sein sollten.
Finden Sie die richtige Plattform
Zwar stehen online viele E-Mail-Vorlagentools zur Verfügung, mit denen Teams maßgeschneiderte Antworten erstellen können, aber Gmelius bietet eine einfache Lösung für Teams von ihren eigenen Gmail-Konten aus. Was Gmelius von anderen Plattformen unterscheidet, ist die Möglichkeit, Gmail-Vorlagen mit Teammitgliedern zu teilen.
Ein hybrider Arbeitsplatz kombiniert Arbeit im Büro und Telearbeit und bietet Mitarbeitern die Flexibilität, von zu Hause aus oder in einer Büroumgebung zu arbeiten. Der Wechsel zwischen Präsenz- und Online-Umgebungen stellt Teams vor erhebliche Herausforderungen bei der Zusammenarbeit.
Um dieses häufig auftretende Hindernis zu überwinden, erstellt Gmelius gemeinsam nutzbare E-Mail-Vorlagen für Gmail, die personalisiert und mit Teammitgliedern geteilt werden können, um zu vermeiden, dass täglich doppelte Antworten erstellt werden. Gmail ermöglicht es Teams zwar, Vorlagen zu speichern und Funktionen wie dynamische Felder zu verwenden, aber mit einer Erweiterung wie Gmelius können Teams noch viel mehr erreichen.
Auf Gmail-Vorlagen kann direkt über das Erstellungsfenster eines Teammitglieds zugegriffen werden. Benutzerdefinierte Variablen helfen dabei, die Kundenansprache zu personalisieren und Personalleitern, die viele Mitarbeiter einstellen, das Onboarding von Mitarbeitern per E-Mail noch einfacher zu machen.
Teams können sicherstellen, dass Nachrichten relevant und aktuell bleiben, indem sie E-Mail-Vorlagen mit nur wenigen Klicks als Bibliothek verwalten. Mit einer Bibliothek von Vorlagen können Teams immer noch qualitativ hochwertige Antworten liefern und gleichzeitig die optimale Zeit für wichtige Aufgaben zur Verfügung haben.
Das Erstellen einer eigenen Bibliothek effektiver E-Mail-Vorlagen mag wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen, aber mit Gmelius kann Ihr Team maßgeschneiderte Vorlagen erstellen, die nicht in einem Posteingang verschwendet werden. Jedes Teammitglied hat Zugriff auf einzigartige Nachrichten, die von Teammitgliedern in seinem Posteingang erstellt wurden. Das Beantworten von E-Mails war noch nie so einfach.
Sind Sie bereit, effektive E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die funktionieren? Melde dich an bei Gmelius arbeiten und die Teamzusammenarbeit verbessern.
