À medida que as empresas fazem a transição para modelos de trabalho remotos ou híbridos, colaboração por e-mail se torna mais desafiador para as equipes. Tarefas simples podem se transformar em longas mensagens de ida e volta que consomem a jornada de trabalho. Redigir respostas de clientes e mensagens aprovadas pela empresa se torna ainda mais complicado sem um procedimento estruturado em vigor.
A criação de uma biblioteca de modelos de e-mail eficazes pode ajudar as equipes a coordenar as respostas e alinhar os e-mails aos valores e mensagens da empresa.
Os modelos de e-mail são eficazes?
Antes de criar uma biblioteca de modelos de e-mail para sua empresa, você pode estar se perguntando se eles são eficazes em primeiro lugar? A resposta curta é sim.
Os modelos de e-mail são uma das muitas ferramentas para gerenciar a caixa de entrada de e-mail de uma empresa. Mas usar um layout de e-mail predefinido é facilmente esquecido ao redigir respostas de e-mail. Como criaturas de hábitos, escrever o mesmo e-mail repetidamente se torna uma parte instintiva do dia de trabalho. Embora copiar e colar seja útil, os modelos de e-mail reduzem o tempo de composição e oferecem aos funcionários um esboço útil para agilizar respostas produtivas e eficientes.
Como uma ferramenta prática de e-mail, os e-mails pré-escritos podem acomodar uma variedade de necessidades da empresa.
- Campanhas de marketing por e-mail
- Acompanhamento de vendas
- Integração de funcionários
- Suporte ao cliente
- Mensagens de agradecimento
- Solicitações de informações
O principal benefício de usar modelos de e-mail é a capacidade de personalizar a formatação padrão para atender às necessidades específicas de mensagens. Os modelos de e-mail são particularmente úteis para marketing, pois a maioria das campanhas contém imagens personalizadas ou elementos web com script que são difíceis e demorados de replicar.
Se um e-mail específico funcionar bem, ele poderá ser usado novamente para impulsionar o engajamento em futuras campanhas. A utilização de modelos não apenas economiza o tempo da empresa, mas também pode resultar em um ROI positivo sem gastar mais tempo em designs e mensagens personalizados.
Além disso, os modelos de e-mail ajudam as empresas a manter a marca e o tom autoral em vários estágios da comunicação. Por exemplo, uma empresa pode ter mensagens padronizadas que prefere usar ao atender às solicitações de suporte ao cliente. Os modelos de e-mail ajudam a reter essa mensagem e reforçam os valores da empresa na resposta de cada membro da equipe.
Configurando modelos de e-mail estabelecer as expectativas da empresa fornece uma estrutura organizada para o fluxo de trabalho que é fácil para os membros da equipe seguirem. Embora a personalização e a personalização sejam possíveis, o tempo gasto redigindo novas mensagens para cada resposta consome um tempo valioso da empresa e pressiona os funcionários a escreverem algo novo. A criação de modelos de e-mail eficazes para os membros da equipe reduz o estresse e contribui para um ambiente de trabalho positivo.
Modelos de e-mail eficazes: como redigir uma biblioteca de e-mails pré-escritos
O que torna um e-mail eficaz? Embora a maioria argumente que e-mails eficazes são determinados pelo engajamento e pelas taxas de abertura, um e-mail eficaz também deve apresentar a mensagem da empresa de forma profissional e compreensível.
Analise métricas de e-mail
Antes de compor uma biblioteca de modelos para atender a todas as necessidades da empresa, é importante analisar primeiro os resultados atuais de e-mail. A visualização de dados de e-mail ajuda as equipes a determinar quais e-mails são mais eficazes em comparação com aqueles com menos aberturas e menos engajamento.
Revise os processos atuais
Se você planeja usar modelos de e-mail para assuntos internos, como anúncios da empresa ou integração de funcionários, comece analisando os processos atuais da empresa. Por exemplo, pergunte aos membros da sua própria equipe: Como foi o processo de integração deles? As políticas da empresa foram claramente definidas e compreendidas? A mensagem foi bem entregue?
Fazer essas perguntas primeiro dá aos líderes a oportunidade de analisar processos e melhorar sempre que necessário.
Desde o processo de integração de funcionários é uma etapa crítica para iniciar uma relação de trabalho positiva, comece a criar modelos de e-mail lá. Uma biblioteca de documentos explicando como receber novos funcionários e comunicar informações críticas da empresa ajuda as equipes de recursos humanos a agilizar o processo de contratação. Isso também dará aos líderes de RH mais tempo para abordar as preocupações e necessidades dos funcionários, em vez de passar horas redigindo e-mails idênticos.
Aqui está um exemplo de um modelo padrão de e-mail de boas-vindas para um membro da equipe híbrida.
Se sua empresa usa um processo de integração mais detalhado, é importante delinear o que se espera dos novos funcionários. Por exemplo, abaixo está um modelo de e-mail para a integração de novos funcionários que exige um manual de funcionários assinado antes da data de início projetada. Embora cada empresa seja diferente em relação às suas políticas, solicitar uma assinatura ajuda o RH a determinar se um funcionário recebeu o manual do funcionário e também compreende as informações incluídas.
Lembre-se de que os modelos de e-mail devem ser diretos, claros e concisos. Mais importante ainda, eles devem ser fáceis de personalizar.
Encontre a plataforma certa
Embora existam muitas ferramentas de modelo de e-mail disponíveis on-line para ajudar as equipes a criar respostas personalizadas, o Gmelius oferece uma solução simples para equipes de dentro de suas próprias contas do Gmail. O que diferencia o Gmelius de outras plataformas é a capacidade de compartilhar modelos do Gmail com os membros da equipe.
Um local de trabalho híbrido combina trabalho remoto e no escritório e oferece aos funcionários a flexibilidade de trabalhar em casa ou em um ambiente de escritório. A mudança entre as configurações presenciais e on-line representa desafios significativos de colaboração para as equipes.
Para resolver esse obstáculo comum, o Gmelius cria modelos de e-mail compartilháveis para o Gmail que podem ser personalizados e compartilhados com os membros da equipe para evitar a criação de respostas duplicadas todos os dias. Embora o Gmail permita que as equipes salvem modelos e usem recursos como campos dinâmicos, as equipes podem fazer muito mais com uma extensão como o Gmelius.
Os modelos do Gmail são acessados diretamente da janela de composição de um membro da equipe. Variáveis personalizadas ajudam a personalizar o alcance do cliente e tornam os e-mails de integração de funcionários ainda mais fáceis para os líderes de RH que contratam uma equipe grande.
As equipes podem garantir que as mensagens permaneçam relevantes e atualizadas gerenciando modelos de e-mail como uma biblioteca com apenas alguns cliques. Com uma biblioteca de modelos implementada, as equipes ainda podem fornecer respostas de qualidade e, ao mesmo tempo, deixar o tempo ideal para tarefas críticas.
Criar sua própria biblioteca de modelos de e-mail eficazes pode parecer uma tarefa difícil, mas com o Gmelius, sua equipe pode criar modelos personalizados que não serão desperdiçados em uma caixa de entrada. Cada membro da equipe tem acesso a mensagens exclusivas criadas pelos membros da equipe de dentro de sua caixa de entrada. Responder e-mails nunca foi tão fácil.
Pronto para criar modelos de e-mail eficazes que funcionem? Cadastre-se na Gmelius e melhore a colaboração em equipe.
