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La communication est essentielle à la réussite des projets, des équipes et des entreprises. C'est le fondement de la collaboration en équipe et la clé de la réussite d'un projet. Nos boîtes de réception témoignent de l'importance de la communication ; elles regorgent de messages, de chaînes de courriels, de courriels transférés et de CC.
Chaque jour, un employé de bureau reçoit en moyenne plus de 100 e-mails dans sa boîte de réception. Certaines sont importantes, tandis que d'autres ne sont qu'une perte de temps précieux. Mais chaque fois que vous consultez votre boîte de réception ou que vous lisez un nouveau message, vous distrayez votre esprit de la tâche à accomplir. Et il faut du temps pour se remettre sur la bonne voie une fois que nous avons redirigé notre attention sur la vérification d'un e-mail ou que nous sommes passés à un autre outil.
Mais comment concilier l'omniprésence du courrier électronique, sa facilité d'utilisation et ses défauts inhérents ?
Bienvenue, Notes Gmail.
Gmail Notes surmonte de nombreux inconvénients des e-mails en permettant aux membres de l'équipe interne de joindre des notes et des conversations en temps réel aux e-mails sans encombrer les boîtes de réception.
Boostez votre flux de travail de messagerie avec Gmelius—commencer aujourd'hui !
Les principaux avantages de Gmail Notes
1. Éliminez les e-mails internes avec Gmail Notes
La collaboration numérique n'est pas parfaite, ce n'est pas non plus le cas pour la collaboration par e-mail. Saviez-vous que plus de 60 % de nos e-mails n'ont aucune valeur ? Cela signifie qu'environ 15 % de la semaine de travail est consacrée à des e-mails non pertinents.
L'une des formes les plus courantes de gaspillage d'e-mails provient du fait que les membres de l'équipe transfèrent des e-mails ou communiquent avec l'ensemble de l'équipe. Bien entendu, tout le monde doit être tenu au courant, mais le fait de bombarder les boîtes de réception avec des e-mails non pertinents ne fait que provoquer surcharge d'informations.
Les notes Gmail de Gmelius permettent aux membres de l'équipe de @mention un membre de l'équipe en particulier. Avec les notes Gmail, le commentaire ajouté est disponible sur la note e-mail en tant qu'enregistrement clair de la communication et peut être consulté par toute l'équipe, mais l'essentiel est qu'il n'encombre pas les comptes Gmail de chacun.
2. Séparez les informations internes avec Gmail Notes
Les e-mails sont parfaits pour les communications individuelles, c'est pourquoi ils sont si utiles pour les conversations avec des parties prenantes externes.
Cependant, lorsque des e-mails sont transférés et auxquels des membres de l'équipe interne répondent, vous risquez d'envoyer des conversations internes aux clients par erreur. Ce n'est pas professionnel et cela pourrait vous faire perdre un client.
Les notes électroniques vous permettent plutôt de séparer les communications internes. Avec Gmail Notes, vos discussions privées, @mentions et vos notes internes ne peuvent pas être consultées par les destinataires externes des e-mails, ce qui vous permet d'avoir l'esprit tranquille.
3. Ajoutez du contexte à vos e-mails avec des informations supplémentaires
Nous savons tous ce que c'est que de rechercher une information vitale. Avec l'essor des applications, vous devez désormais vous enregistrer à plusieurs endroits (Slack, Asana, HubSpot) pour trouver un document, une note ou un message.
Gmail Notes vous permet de conserver toutes vos informations au même endroit, ce qui vous permet de trouver plus facilement tout ce dont vous avez besoin. Comme les informations sont ajoutées sous forme de notes dans Gmail et partagées avec votre équipe, celle-ci n'a pas besoin de perdre du temps à demander des documents aux membres de l'équipe ou à effectuer des recherches sur leur ordinateur.
Vous pouvez rechercher des notes dans votre boîte de réception de la même manière que vous rechercheriez un e-mail. Il n'y a donc pas de courbe d'apprentissage et toutes les informations sont stockées ensemble pour référence ultérieure.
4. Partagez des e-mails avec les bons membres de l'équipe
Les notes Gmail vous permettent de @mention un membre de l'équipe en particulier, ce qui signifie que vous pouvez facilement partager un e-mail avec la bonne personne.
Par @mentioning, un membre de l'équipe reçoit une mise à jour automatique ; cependant, la communication est conservée dans l'e-mail, ce qui tient également le reste de l'équipe au courant.
5. Déléguez facilement des tâches et des e-mails
Dans la plupart des projets, de nouvelles tâches et de nouveaux e-mails arrivent quotidiennement sur votre compte Gmail. Cela peut modifier la portée du projet ou obliger les membres de l'équipe à réaffecter leur temps en conséquence.
Lorsque vous ajoutez des notes, vous pouvez également déléguer les e-mails des clients rapidement à un membre de votre équipe. Il vous suffit de cliquer sur leur nom dans la liste déroulante des devoirs dans la barre latérale droite, et la conversation se synchronise automatiquement avec leur boîte de réception. L'ajout d'une note par e-mail à une conversation assignée aidera la personne à mieux comprendre une tâche à accomplir.
6. Demandez de l'aide
Les notes Gmail vous permettent de demander de l'aide en privé sur les e-mails des clients, sans craindre que les informations ne soient envoyées accidentellement à une partie prenante externe. Un employé peut ajouter des notes, demander de l'aide à un responsable, ou un service peut demander à un autre de saisir des informations.
Par exemple, si votre équipe de support client reçoit un e-mail d'un client mécontent qui a reçu une facture importante, il suffit de @mention le comptable de votre équipe pour lui demander de vérifier les informations avant de répondre.
Ou lorsqu'un client demande ce qu'il décrit comme une petite modification de conception, vous pouvez envoyer une note interne rapide confirmant le délai estimé au développeur avant de répondre et de l'approuver.
Synchronisez les notes et associez e-mail et Slack
Très probablement, vous utilisez une combinaison d'outils pour atteindre vos objectifs. À l'instar de Gmail, Slack est devenu un outil incontournable pour les équipes qui ont besoin de communiquer tout au long de la journée. Et très probablement, vous avez des collègues qui choisissent Gmail comme principal outil de communication, ainsi que ceux qui préfèrent utiliser Slack.
C'est pourquoi nous avons créé notre Intégration Gmail-Slack. Gmelius permet à vos collègues de choisir s'ils préfèrent rester dans Gmail ou répondre à des e-mails et s'ajouter des notes directement depuis une chaîne Slack.
Rationalisez la communication de votre équipe
Comme vous pouvez le constater, les notes de votre compte Gmail ont beaucoup à offrir. Qu'il s'agisse de garder votre boîte de réception organisée, d'ajouter des informations supplémentaires sans perdre le contexte général ou de tenir les bons coéquipiers informés. Mais ce n'est pas ça.
Dans une certaine mesure, nous sommes tous confrontés à des tâches répétitives. Tout en changeant la donne, le processus d'ajout de notes peut également faire partie de vos tâches répétitives. Par exemple, selon l'expéditeur ou le destinataire d'un e-mail, vous devrez peut-être ajouter les mêmes notes encore et encore. Ou chaque fois qu'une note est ajoutée à un e-mail, vous pouvez effectuer les mêmes actions de suivi. Alors pourquoi ne pas vous débarrasser de tels processus ?
Utiliser la technologie intelligente de Gmelius règles d'automatisation des flux de travail, ces tâches fastidieuses ne feront plus partie de votre liste de tâches.
Grâce au flux intuitif « If This - Then That », vous pouvez non seulement ajouter automatiquement des notes Gmail ou y donner suite, mais également envoyer des répondeurs automatiques aux e-mails, attribuer automatiquement des e-mails en fonction de la charge de travail de votre équipe, ajouter des libellés Gmail partagés, appliquer des politiques SLA, etc.
Et avec le Gmelius Intégration à Zapier, vous pouvez facilement créer des automatisations de flux de travail au sein de l'ensemble de votre équipe.
Conclusion
Les notes Gmail vous permettent de communiquer facilement avec votre équipe, en conservant une trace des communications internes et externes en un seul endroit. Cela élimine le besoin de chaînes d'e-mails, tout en vous permettant de tenir toute l'équipe informée.
Êtes-vous prêt à commencer à ajouter des notes à votre compte Gmail ? Installer Extension Chrome de Gmelius.
