Alors que de plus en plus d'entreprises optent pour un modèle à distance ou hybride pour leurs équipes, la collaboration n'a jamais été aussi cruciale. Et, pour beaucoup, cette collaboration commence par le courrier électronique. Contrairement à la croyance populaire, le courrier électronique reste le premier choix de communication. Le nombre total d'e-mails internes et externes envoyés et reçus par jour devrait dépasser 333 milliards d'ici la fin de cette année.
Bien que votre équipe dispose probablement des outils nécessaires pour gérer les campagnes par e-mail sortantes, qu'en est-il de la façon dont votre équipe fonctionne en interne ? Si votre équipe travaille à distance, la réponse aux demandes et la communication avec le personnel se font uniquement en ligne. Le temps passé à coordonner les e-mails et à communiquer les tâches n'a jamais été aussi long. L'adoption d'un système de collaboration et de feedback par e-mail peut transformer la façon dont votre équipe gère ses boîtes de réception et organise les réponses.
L'importance de la collaboration par e-mail
La collaboration par e-mail peut contribuer à réduire l'encombrement des boîtes de réception, à augmenter la productivité et à réduire le temps passé à rédiger des e-mails. Mais vous vous demandez peut-être comment mettre cela en œuvre pour votre équipe.
UNE boîte de réception partagée est un excellent point de départ. De nombreuses entreprises créent des boîtes de réception partagées avec une seule adresse e-mail pour permettre aux membres de l'équipe d'accéder à la même boîte de réception et de gérer ensemble les demandes entrantes.
Une boîte de réception partagée peut aider une équipe à consulter les e-mails concernant un secteur de l'entreprise, mais la version actuelle d'une boîte de réception ne permet pas toujours une collaboration efficace. Une boîte de réception classique :
- Manque de responsabilité au sein d'une équipe car une seule personne ne peut être tenue responsable
- Crée des obstacles à la communication pour le personnel car il n'y a aucun moyen de savoir si l'e-mail a été adressé
- Ne permet pas aux responsables de voir à quel stade se trouve l'enquête (c'est-à-dire en attente, terminée, etc.)
- Peut rapidement devenir encombré s'il n'est pas géré correctement
En offrant à votre équipe davantage d'opportunités de collaboration au sein d'une boîte de réception, vous pouvez éliminer les obstacles associés à une boîte de réception traditionnelle et améliorer la communication. Par exemple, un outil de collaboration pour le courrier électronique permet aux équipes de :
- Gérez plusieurs boîtes de réception partagées ensemble via une seule plateforme (Gmail)
- Attribuez des e-mails en tant que tâches pour améliorer la délégation
- Ajoutez des notes contextuelles et étiquetez les membres de l'équipe pour plus de précisions
- Transformez les e-mails en tâches pour une meilleure gestion
- Triez les e-mails dans des étiquettes ou des dossiers pour une meilleure organisation
- Partagez des modèles et des brouillons d'e-mails pour améliorer les politiques et procédures de l'entreprise
Une solution de collaboration par e-mail peut réduire le temps nécessaire à la communication des tâches en regroupant toutes les informations au même endroit. Cela améliore les processus de l'entreprise et contribue à augmenter la productivité en économisant du temps qui serait normalement consacré à l'organisation d'une boîte de réception encombrée.
Comment les modèles et l'uniformité améliorent la collaboration
Lorsque vous répondez à des e-mails, vous constaterez peut-être que votre entreprise utilise un langage formel qu'elle préfère utiliser dans certains scénarios. Par exemple, il peut y avoir une réponse spécifique pour le support client ou les demandes entrantes. En outre, des questions internes doivent être abordées, telles que la réponse aux demandes d'entretien, les nouvelles recrues ou les questions de politique des employés. Quelle que soit votre situation, il est préférable d'avoir une réponse uniforme.
Cela garantit que chaque employé est sur la même longueur d'onde lorsqu'il répond.
Un outil collaboratif de boîte de réception partagée permet aux équipes de partager des modèles et des brouillons d'e-mails, réduisant ainsi le temps nécessaire à la création d'une nouvelle copie pour chaque réponse par e-mail et garantissant des réponses cohérentes en tant qu'entreprise. Bien que chaque e-mail doive être personnalisé, le fait de disposer d'un modèle officiel permet de gagner du temps et d'automatiser un processus qui pourrait s'avérer long.
Le meilleur système de collaboration et de feedback par e-mail pour les équipes
Bien qu'il existe de nombreuses façons de favoriser la collaboration au sein d'une équipe dispersée, travailler ensemble via une plateforme partagée est la solution la plus efficace. Gmelius aide les équipes à créer une boîte de réception collaborative à l'aide de Gmail.
Plutôt que de passer d'un compte à l'autre, Gmelius permet de gérer les adresses e-mail de groupe de manière collaborative sans partager de mots de passe. À partir de là, Gmail propose de nombreuses autres fonctionnalités collaboratives qui peuvent bénéficier à votre équipe. Parmi les produits susceptibles de plaire à votre système de collaboration et de feedback par e-mail, citons :
Modèles Gmail
Que vous répondiez à des membres de l'équipe ou à des demandes de clients, il se peut que vous vous retrouviez à écrire le même e-mail à plusieurs reprises. Les modèles d'e-mail peuvent transformer des e-mails répétitifs en Modèles Gmail pour gagner du temps lors du copier-coller.
Les modèles d'e-mail permettent aux équipes de :
- Rédigez des e-mails qui méritent d'être répondus
- Automatisez les réponses personnalisées
- Partagez des e-mails performants
- Ajouter des libellés Gmail aux modèles
- Membres de l'équipe Cc et Bcc
Plutôt que de prendre le temps de rédiger une réponse, vous pouvez sélectionner un modèle pré-écrit comme réponse. Cela permet de gagner du temps en supprimant les étapes répétitives afin que les membres de l'équipe puissent se concentrer sur d'autres tâches.
Vous en avez assez de la collaboration par e-mail à l'ancienne ? Essayez Gmelius gratuitement ici.
Étiquettes Gmail partagées
Certaines plateformes de messagerie utilisent des dossiers pour aider les utilisateurs à organiser leurs e-mails, mais Gmail utilise des libellés. Les étiquettes peuvent être utilisées pour séparer les e-mails par couleur afin d'identifier des catégories telles que « important », « facturation », « projets », etc.
Avec Gmelius, les équipes peuvent partager des libellés Gmail nouveaux ou existants et synchroniser les conversations en temps réel. Étiquettes partagées dans Gmail aident à organiser les tâches, à gérer des projets et à déléguer les e-mails directement depuis Gmail ou d'autres plateformes de communication synchronisées avec Gmelius.
Les équipes peuvent également automatiser les e-mails à envoyer directement à une étiquette pour une meilleure organisation et une meilleure efficacité. Plutôt que d'encombrer votre boîte de réception d'e-mails entrants, les libellés ajoutent du contexte et peuvent contribuer à rationaliser les processus quotidiens.
Brouillons d'e-mails partagés
Gmelius brouillons d'e-mails offrent un tout nouvel ensemble de possibilités de collaboration en équipe. Plutôt que de rédiger vous-même un e-mail et de le transférer ou de le copier-coller à un collègue pour qu'il puisse le saisir, Gmelius offre aux équipes la possibilité de rédiger un e-mail ensemble en mode brouillon. Ainsi, les équipes peuvent trouver les bons mots ensemble et créer facilement des réponses parfaites en groupe.
Brouillons d'e-mails partagés maintenez la cohérence de la marque et créez une expérience de service client positive et cohérente pour votre entreprise. Les membres de l'équipe pourront également voir quand un collègue consulte un e-mail ou y répond, et savoir quand quelqu'un modifie un brouillon d'e-mail partagé en temps réel. Cela améliore la communication au sein de l'équipe.
Maîtrisez la collaboration et le feedback pour reprendre le contrôle de votre journée
Un excellent travail d'équipe est la pierre angulaire de tout environnement de travail moderne. Les équipes comptent sur les managers pour obtenir des commentaires, les membres de l'équipe apprennent de leurs pairs et les commentaires des clients font avancer l'ensemble du moteur. Avec une ancienne version de Gmail, les flux de feedback et de collaboration risquent d'être limités.
Au lieu de cela, une plateforme de boîte de réception partagée alimentée par l'IA, telle que Gmelius, fournit des vues collaboratives, un marquage automatique et même une expédition automatique afin que vous n'ayez plus jamais à transférer un e-mail. Prêt à démarrer ? Découvrez nos fonctionnalités et intégrations pour améliorer la communication et la collaboration au sein de l'équipe dès aujourd'hui.
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