Comment catégoriser automatiquement les e-mails dans Gmail

Les boîtes de réception désorganisées de Gmail peuvent disperser des informations essentielles sur les projets et perturber les flux de travail, ce qui empêche les équipes de rester efficaces et productives. L'organisation des boîtes de réception de votre équipe est essentielle pour augmenter la productivité et maintenir un flux de travail fluide.

Cependant, trier les e-mails et les organiser manuellement peut s'avérer fastidieux. En apprenant à étiqueter les e-mails entrants dans Gmail, vous pouvez rationaliser ce processus, en créant une boîte de réception organisée sans trop de travail supplémentaire. En outre, l'utilisation de filtres de courrier électronique permet de trier automatiquement les e-mails dans des dossiers désignés, améliorant ainsi la gestion des boîtes de réception.

Présentation des libellés Gmail

Étiquettes Gmail sont un outil puissant pour organiser et gérer les e-mails de manière plus efficace. Les étiquettes agissent comme des balises qui peuvent être appliquées aux e-mails pour les classer, ce qui facilite la recherche et la hiérarchisation des messages. Contrairement aux dossiers traditionnels, les libellés Gmail offrent une approche flexible et personnalisable pour garder votre boîte de réception bien rangée et sans encombrement.

Que sont les libellés Gmail ?

Les libellés Gmail sont utilisés pour classer et organiser vos e-mails. Bien qu'elles fonctionnent comme des dossiers, les étiquettes sont plus polyvalentes et adaptables. Ils vous permettent de regrouper les messages associés, ce qui facilite leur localisation et leur gestion. Contrairement aux dossiers, plusieurs libellés peuvent être appliqués à un seul e-mail, ce qui signifie que vous pouvez étiqueter un e-mail avec des libellés tels que « Travail », « Projet A » et « Urgent ». De cette façon, le courrier électronique est accessible dans n'importe laquelle de ces catégories, ce qui permet de gérer votre boîte de réception de manière plus dynamique.

Avantages de l'utilisation des libellés dans Gmail

L'utilisation de libellés dans Gmail présente plusieurs avantages :

• Boîte de réception organisée: Les étiquettes permettent d'organiser votre boîte de réception, ce qui facilite la recherche de messages spécifiques et réduit l'encombrement qui peut être source de stress et de surcharge.
• Hiérarchisation: les libellés vous aident à hiérarchiser les messages en les classant par catégories, ce qui vous permet de vous concentrer d'abord sur les e-mails importants. Vous pouvez rapidement identifier les e-mails qui nécessitent une action immédiate et ceux qui peuvent attendre.
• Flexibilité: Contrairement aux dossiers, les libellés offrent la possibilité de classer les e-mails dans plusieurs catégories, ce qui vous offre davantage d'options d'organisation et de récupération.

Création et gestion de libellés dans Gmail

La création et la gestion des libellés dans Gmail sont un processus simple qui peut grandement améliorer l'organisation des e-mails. Voici comment procéder :

Création de libellés Gmail

Pour créer une nouvelle étiquette dans Gmail, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur l'icône représentant un engrenage dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez « Afficher tous les paramètres » dans le menu déroulant.
3. Accédez à l'onglet « Étiquettes ».
4. Cliquez sur le bouton « Créer une nouvelle étiquette ».
5. Entrez le nom de votre nouvelle étiquette et cliquez sur « Créer ».

Vous pouvez également créer une nouvelle étiquette directement depuis votre boîte de réception Gmail en cliquant sur le menu « Plus » dans la barre latérale gauche et en sélectionnant « Créer une nouvelle étiquette ».

Vous pouvez également utiliser la barre de recherche Gmail pour créer une nouvelle étiquette. Tapez le nom de l'étiquette souhaitée dans la barre de recherche et Gmail vous demandera de créer une nouvelle étiquette si elle n'existe pas déjà.

Une fois qu'une étiquette est créée, vous pouvez l'appliquer à des messages individuels ou configurer des filtres pour étiqueter automatiquement les e-mails entrants. Les filtres peuvent être configurés en fonction de critères spécifiques tels que l'expéditeur, l'objet ou les mots clés, ce qui permet de classer automatiquement les e-mails et de garder votre boîte de réception organisée.

En utilisant efficacement les étiquettes et les filtres Gmail, vous pouvez transformer une boîte de réception encombrée en un espace de travail bien organisé et efficace qui favorise la productivité et réduit le stress.

Comment étiqueter automatiquement les e-mails dans Gmail

Maintenant que nous avons vu ce que sont les libellés Gmail et comment les créer, concentrons-nous sur la façon d'étiqueter automatiquement les e-mails dans Gmail. La mise en œuvre de telles automatisations aura un impact considérable sur la collaboration en matière de flux et la gestion quotidienne de vos e-mails.

Voici les étapes à suivre pour ajouter automatiquement des libellés à vos conversations par e-mail :

Ouvrez Gmail et lancez la recherche pour un type de conversations par e-mail que vous souhaitez automatiser. Supposons, par exemple, que vous souhaitiez étiqueter automatiquement tous les e-mails contenant le mot « facture » et comportant une pièce jointe.

Cliquez sur « Créer un filtre« en bas du mode de recherche.

Choisissez « Appliquer l'étiquette » et choisissez une étiquette parmi celles que vous avez créées précédemment, par exemple « Factures ».

Cliquez sur »Créer un filtre« en bas à droite du mode de recherche.

Et voilà ! Désormais, tous vos e-mails entrants qui correspondent aux critères que vous avez définis ci-dessus porteront automatiquement un libellé Gmail spécifique.

Automatisez l'étiquetage à l'aide d'outils extérieurs à Gmail

L'étiquetage est important dans Gmail, mais le déploiement manuel de telles automatisations peut rapidement prendre beaucoup de temps et d'efforts. Alors que les utilisateurs peuvent étiqueter les tâches à l'aide des fonctions natives de Gmail, des outils d'automatisation supplémentaires offrent des moyens plus efficaces et plus conviviaux d'automatiser un plus large éventail de processus et d'opérations afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches les plus critiques et mieux gérer vos conversations Gmail.

Si vous recherchez un outil permettant d'étiqueter automatiquement les e-mails dans Gmail, voici quelques points à prendre en compte :

Polyvalence

L'automatisation devrait « piloter automatiquement » votre travail chargé afin d'améliorer la productivité de votre équipe de la manière la plus efficace possible pour tous les utilisateurs de Gmail. En conséquence, outils d'automatisation pour Gmail doit être polyvalent. Le niveau d'automatisation devrait prendre en charge à la fois les boîtes de réception individuelles et partagées.

Personnalisation

L'automatisation réduit les actions manuelles en utilisant un ensemble prédéterminé de règles pour trier les informations. La définition de règles d'automatisation peut s'avérer compliquée et prend souvent beaucoup de temps pour les équipes, mais elle garantit que les e-mails sont automatiquement étiquetés en fonction de critères spécifiques.

Avec Gmelius, nous utilisons un outil intuitif »Si ceci... alors cela» logique qui permet aux membres de l'équipe de baser les automatisations sur des clauses de cause à effet. Par exemple, si ce l'utilisateur envoie un e-mail, alors il doit être étiqueté avec un nom de projet spécifique.

Ces règles d'automatisation permettent aux membres de l'équipe d'ajouter des étiquettes en fonction d'un ensemble de paramètres. Au lieu de parcourir chaque e-mail pour déterminer ceux qui correspondent à vos directives, définissez des règles d'automatisation « si tel ou tel » permet d'effectuer les mêmes actions en une fraction du temps nécessaire aux humains.

Règles relatives aux contrats de niveau de service basés sur le temps

Les équipes automatisent souvent grâce à des règles d'accord de niveau de service (SLA) afin que les e-mails ne restent jamais sans réponse ou ne reçoivent une réponse trop tard.

La définition de ce type de règle d'automatisation permet de maintenir les contrats des clients en ligne sans stress supplémentaire pour les gestionnaires de comptes, en veillant à ce que la boîte de réception principale reste organisée et sans encombrement.

Grâce à l'automatisation des règles de SLA en fonction du temps, les équipes peuvent étiqueter plusieurs conversations par e-mail simultanément, ce qui vous permet de respecter tous les aspects de votre contrat client avec des temps de réponse courts et un service client de qualité.

Cas d'utilisation : l'automatisation en action

Lorsque vous apprenez à étiqueter automatiquement des e-mails dans Gmail, il est parfois utile d'examiner des cas d'utilisation et de les appliquer à votre propre scénario. Voici quelques exemples d'équipes qui utilisent l'automatisation des flux de travail avec Gmelius. Ces équipes tirent parti de la fonction d'étiquetage automatique de Gmail pour rationaliser leurs processus de gestion des e-mails. Gmelius possède toutes les fonctionnalités et intégrations mentionnées ci-dessus, et bien plus encore, pour améliorer l'efficacité de votre équipe.

Équipes juridiques

Dans le monde du droit, communication est critique. Gmail peut vous aider à suivre les dossiers, à enregistrer les heures facturables et à communiquer avec les clients. Si vous n'utilisez pas Gmail à son plein potentiel, la désorganisation peut interrompre la communication et nuire à vos dossiers et à vos performances.

En créant des libellés Gmail pour les affaires juridiques ou les clients, les équipes juridiques peuvent améliorer de manière significative les communications internes et la gestion des dossiers. Ils peuvent automatiser davantage l'application de ces étiquettes en fonction de l'e-mail de l'expéditeur, par exemple un client. Enfin, ils peuvent partagez ces étiquettes Gmail au sein du cabinet avec des assistants juridiques, des associés ou des partenaires utilisant une solution de collaboration par e-mail telle que Gmelius.

Technologie et support client

Le industrie technologique s'est profondément intégré à de nombreux lieux de travail virtuels au cours des dernières années. Avec cette transition, la communication en ligne prend de plus en plus d'importance dans le secteur des technologies. De nombreux techniciens ne sont plus assis à côté de leurs collègues en face à face, de sorte que des questions rapides ne sont peut-être pas une option.

L'étiquetage Gmail peut aider à identifier des tâches et des tâches spécifiques, éliminant ainsi le besoin de questions supplémentaires.

De nombreuses entreprises informatiques utilisent un système hiérarchique, qui peut bénéficier à la fois aux technologies de l'information et assistance à la clientèle. Un système hiérarchique envoie des tâches sous forme d'e-mails à une équipe de niveau 1. Les tâches sont transférées ou déléguées au niveau approprié en fonction de l'urgence ou de la complexité de la tâche ou de la demande.

Apprendre à étiqueter automatiquement les e-mails dans Gmail peut être bénéfique pour les systèmes de niveau, car l'ajout automatique d'une étiquette « urgente » aux tâches urgentes peut empêcher les équipes de violer les SLA. Par exemple, si un e-mail arrive avec pour objet « L'écran de l'ordinateur ne s'allume pas », vous pouvez définir une règle d'automatisation de telle sorte que si une tâche contient le mot « écran », alors il est étiqueté « niveau 2 ». Les équipes de niveau 2 savent que leur responsabilité est de travailler sur des tâches de « niveau 2 ».

Les tableaux Kanban personnalisables de Gmelius offrent un espace de travail visuel où chaque niveau peut avoir sa propre colonne. Les e-mails peuvent être automatiquement triés dans les bonnes colonnes, afin que les bons membres de l'équipe puissent y répondre rapidement.

Sales

Sales teams bank on communication with potential clients, whether through phone calls or email. Sales teams often need to save emails from potential customers for later review. Encouraging customers from the initial research

la phase de conversion peut prendre des mois, voire des années. Dans ces cas, les clients potentiels ont souvent besoin de plus de temps pour progresser dans l'entonnoir de vente. Pour donner aux acheteurs potentiels le temps dont ils ont besoin pour prendre une décision sans perdre un éventuel prospect, les équipes commerciales peuvent utiliser des règles d'automatisation qui placent ces e-mails dans une étiquette « contacter plus tard ». Gmelius simplifie cette action avec étiquettes Gmail partagées, afin que tous les membres de votre équipe puissent voir les prospects potentiels, augmentant ainsi les ventes potentielles.

Enseignement supérieur

Afin de répondre aux besoins des élèves qui ne peuvent pas aller à l'école en personne, Université d'État de Boise à Boise, dans l'Idaho, offre la possibilité d'obtenir des diplômes en ligne. Cette option a gagné en popularité auprès des autres universités du pays, en particulier pendant la pandémie de COVID-19.

La communication en ligne peut être difficile, surtout pour les étudiants qui utilisent déjà plusieurs autres canaux de messagerie numérique. Heureusement, les chefs des départements de l'État de Boise ont reconnu ce défi très tôt et ont placé la communication et la collaboration en tête de leur liste de problèmes à résoudre.

Les étiquettes Gmail partagées et les règles d'automatisation des flux de travail de Gmelius aident les administrateurs universitaires à prendre en charge plusieurs programmes en organisant les e-mails, en rationalisant les flux de travail et en veillant à ce que la bonne personne de contact reçoive rapidement la tâche ou la demande appropriée.

Les responsables des admissions utilisent des étiquettes Gmail partagées pour suivre les candidats qui doivent envoyer des documents supplémentaires pour compléter leur candidature. Chaque collège peut utiliser la même fonctionnalité pour suivre les communications des différents départements et comités, et suivre ultérieurement les actions assignées.

Les professeurs peuvent utiliser des libellés Gmail partagés pour trier les devoirs des étudiants dans différentes classes, créer des boîtes de réception partagées pour les séminaires d'études supérieures collaboratifs et séparer les messages à destination et en provenance des boîtes de réception partagées pour les différents comités de recherche. Les conseillers aux étudiants ont plus de facilité à suivre les demandes individuelles des étudiants et leurs besoins spéciaux (ou devoirs) lorsqu'ils utilisent des étiquettes partagées et ajoutent un contexte spécifique dans les notes envoyées par e-mail.

L'utilisation de Gmelius a rationalisé l'enseignement à distance à Boise State pour les étudiants, les professeurs et le personnel à tous les niveaux.

Gmelius : le flux de travail que vous méritez

Lorsque vous apprenez à étiqueter automatiquement des e-mails dans Gmail, il est important d'utiliser un outil d'automatisation complet. Gmelius propose toutes les fonctionnalités d'automatisation susmentionnées, et bien plus encore, de sorte que votre équipe n'a besoin que d'un seul outil pour améliorer la collaboration et la productivité. Que vous travailliez dans le domaine du support client, des ventes, du droit ou de l'enseignement supérieur, les fonctions d'automatisation et d'étiquetage de Gmelius peuvent aider votre équipe à réussir de nombreuses manières ! 

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