As caixas de entrada desorganizadas no Gmail podem dispersar informações essenciais do projeto e interromper os fluxos de trabalho, dificultando a eficiência e a produtividade das equipes. Organizar as caixas de entrada da sua equipe é fundamental para aumentar a produtividade e manter um fluxo de trabalho tranquilo.
No entanto, classificar os e-mails e organizá-los manualmente pode ser entediante. Aprender a rotular os e-mails recebidos no Gmail pode agilizar esse processo, criando uma caixa de entrada organizada sem todo o trabalho extra. Além disso, o uso de filtros de e-mail pode classificar automaticamente os e-mails em pastas designadas, aprimorando ainda mais o gerenciamento da caixa de entrada.
Introdução aos rótulos do Gmail
Etiquetas do Gmail são uma ferramenta poderosa para organizar e gerenciar e-mails com mais eficiência. Os rótulos funcionam como tags que podem ser aplicadas aos e-mails para categorizá-los, facilitando a localização e a priorização das mensagens. Diferentemente das pastas tradicionais, as etiquetas do Gmail oferecem uma abordagem flexível e personalizável para manter sua caixa de entrada organizada e sem bagunça.
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O que são rótulos do Gmail?
Os marcadores do Gmail são usados para categorizar e organizar seus e-mails. Embora funcionem como pastas, os rótulos são mais versáteis e adaptáveis. Eles permitem que você agrupe mensagens relacionadas, facilitando a localização e o gerenciamento. Diferentemente das pastas, vários marcadores podem ser aplicados a um único e-mail, o que significa que você pode marcar um e-mail com rótulos como “Trabalho”, “Projeto A” e “Urgente”. Dessa forma, o e-mail pode ser acessado em qualquer uma dessas categorias, fornecendo uma maneira mais dinâmica de gerenciar sua caixa de entrada.
Benefícios de usar marcadores no Gmail
Usar marcadores no Gmail oferece várias vantagens:
- Caixa de entrada organizada: As etiquetas mantêm sua caixa de entrada organizada, facilitando a localização de mensagens específicas e reduzindo a confusão que pode causar estresse e sobrecarga.
- Priorização: os rótulos ajudam você a priorizar as mensagens categorizando-as, permitindo que você se concentre primeiro nos e-mails importantes. Você pode identificar rapidamente quais e-mails exigem ação imediata e quais podem esperar.
- Flexibilidade: Ao contrário das pastas, os rótulos oferecem a flexibilidade de marcar e-mails em várias categorias, oferecendo mais opções de organização e recuperação.
Criação e gerenciamento de marcadores no Gmail
Criar e gerenciar marcadores no Gmail é um processo simples que pode melhorar muito a organização do e-mail. Veja como fazer isso:
Criação de marcadores do Gmail
Para criar uma nova etiqueta no Gmail, siga estas etapas:
- Faça login na sua conta do Gmail e clique no ícone de engrenagem no canto superior direito.
- Selecione “Ver todas as configurações” no menu suspenso.
- Vá até a guia “Etiquetas”.
- Clique no botão “Criar nova etiqueta”.
- Digite o nome da sua nova etiqueta e clique em “Criar”.
Como alternativa, você pode criar uma nova etiqueta diretamente da sua caixa de entrada do Gmail clicando no menu “Mais” na barra lateral esquerda e selecionando “Criar nova etiqueta”.
Você também pode usar a barra de pesquisa do Gmail para criar uma nova etiqueta. Digite o nome da etiqueta desejada na barra de pesquisa e o Gmail solicitará que você crie uma nova etiqueta, caso ela ainda não exista.
Depois que um marcador é criado, você pode aplicá-lo a mensagens individuais ou configurar filtros para rotular automaticamente os e-mails recebidos. Os filtros podem ser configurados com base em critérios específicos, como remetente, assunto ou palavras-chave, o que ajuda a categorizar e-mails automaticamente e manter sua caixa de entrada organizada.
Ao usar rótulos e filtros do Gmail de forma eficaz, você pode transformar uma caixa de entrada desordenada em um espaço de trabalho eficiente e bem organizado que promove a produtividade e reduz o estresse.
Como rotular e-mails automaticamente no Gmail
Agora que vimos o que são marcadores do Gmail e como criá-los, vamos nos concentrar em como rotular e-mails automaticamente no Gmail. A implementação dessas automações causará um grande impacto na sua equipe colaboração no fluxo de trabalho e seu gerenciamento diário de e-mails.
Aqui estão as etapas para adicionar marcadores automaticamente às suas conversas por e-mail:
Abra o Gmail e comece a pesquisar para um tipo de conversa por e-mail que você deseja automatizar. Por exemplo, suponha que você deseje rotular automaticamente todos os e-mails que contêm a palavra “fatura” e têm um anexo.
Clique em “Criar filtro“na parte inferior do modal de pesquisa.
Escolha “Aplicar a etiqueta” e escolha uma etiqueta dentre as que você criou anteriormente, por exemplo, “Faturas”.
Clique em”Criar filtro“no canto inferior direito do modal de pesquisa.
E voilà! Agora, todos os seus e-mails recebidos que corresponderem aos critérios definidos acima terão automaticamente um marcador específico do Gmail.
Automatize a etiquetagem com ferramentas externas ao Gmail
A rotulagem é importante no Gmail, mas escalar essas automações manualmente pode rapidamente exigir muito tempo e esforço. Embora os usuários possam rotular tarefas usando funções nativas do Gmail, ferramentas adicionais de automação oferecem maneiras mais eficientes e fáceis de usar de automatizar um espectro maior de processos e operações para que você possa se concentrar em tarefas mais críticas e gerenciar melhor suas conversas do Gmail.
Se você está procurando uma ferramenta que marque automaticamente os e-mails no Gmail, há algumas coisas que você deve considerar:
Versatilidade
A automação deve “pilotar automaticamente” seu trabalho intenso para aumentar a produtividade da sua equipe da maneira mais eficiente possível para todos os usuários do Gmail. Como resultado, ferramentas de automação para o Gmail deve ser versátil. O nível de automação deve oferecer suporte a caixas de entrada individuais e compartilhadas.
Personalização
A automação reduz as ações manuais usando um conjunto predeterminado de regras para classificar as informações. Definir regras de automação pode ser complicado e muitas vezes demorado para as equipes, mas garante que os e-mails sejam rotulados automaticamente com base em critérios específicos.
Com o Gmelius, usamos um sistema intuitivo”Se isso—então aquilo” lógica que permite aos membros da equipe basear as automações em cláusulas de causa e efeito. Por exemplo, se isso o usuário envia um e-mail, depois ele precisa ser rotulado com um nome de projeto específico.
Essas regras de automação permitem que os membros da equipe adicionem rótulos com base em um conjunto de parâmetros. Em vez de analisar cada e-mail para determinar quais se encaixam nas suas diretrizes, definir regras de automação do tipo “se isso, então aquilo” pode concluir as mesmas ações em uma fração do tempo que os humanos levam.
Regras de contrato de nível de serviço com base no tempo
As equipes geralmente automatizam com regras de contrato de nível de serviço (SLA) para que os e-mails nunca fiquem sem resposta ou recebam uma resposta tarde demais.
A definição desse tipo de regra de automação mantém os contratos dos clientes alinhados sem o estresse adicional dos gerentes de contas, garantindo que a caixa de entrada principal permaneça organizada e sem bagunça.
Com a automação de regras de SLA baseada em tempo, as equipes podem rotular várias conversas por e-mail simultaneamente, permitindo que você cumpra todos os aspectos do contrato do cliente com tempos de resposta curtos e atendimento de qualidade.
Casos de uso: automação de etiquetas em ação
Ao aprender a rotular e-mails automaticamente no Gmail, às vezes é útil examinar os casos de uso e aplicá-los ao seu próprio cenário. Aqui estão alguns exemplos de equipes que usam a automação do fluxo de trabalho com Gmelius. Essas equipes aproveitam o recurso de etiqueta automática do Gmail para agilizar seus processos de gerenciamento de e-mail. O Gmelius tem todos os recursos e integrações mencionados acima — e muito mais — para enriquecer a eficácia da sua equipe.
Equipes jurídicas
Dentro do mundo do direito, comunicação é fundamental. O Gmail pode ajudar a acompanhar os casos, registrar as horas faturáveis e se comunicar com os clientes. Se você não estiver usando o Gmail em todo o seu potencial, a desorganização pode interromper a comunicação e prejudicar seus casos e seu desempenho.
Ao criar marcadores do Gmail para processos legais ou clientes, as equipes jurídicas podem melhorar significativamente a comunicação interna e o gerenciamento de casos. Eles podem automatizar ainda mais a aplicação dessas etiquetas com base no e-mail do remetente, por exemplo, um cliente. Finalmente, eles podem compartilhe esses rótulos do Gmail dentro da empresa com paralegais, associados ou parceiros usando uma solução de colaboração por e-mail, como a Gmelius.
Tecnologia e suporte ao cliente
O indústria de tecnologia tornou-se profundamente integrado a muitos locais de trabalho virtuais nos últimos anos. Com essa transição, a comunicação on-line se tornou cada vez mais importante no setor de tecnologia. Muitos técnicos não se sentam mais ao lado de colegas de trabalho em ambientes presenciais, então perguntas rápidas podem não ser uma opção.
A marcação do Gmail pode ajudar a identificar tarefas e atribuições específicas, eliminando a necessidade de perguntas adicionais.
Muitas empresas de TI usam um sistema hierárquico hierárquico, que pode beneficiar tanto a tecnologia da informação quanto suporte ao cliente. Um sistema de níveis envia tarefas como e-mails para uma equipe do primeiro nível. As tarefas são escaladas ou delegadas ao nível adequado com base na urgência ou complexidade da tarefa ou da solicitação.
Aprender a rotular e-mails automaticamente no Gmail pode ser benéfico para sistemas hierárquicos, pois adicionar automaticamente um rótulo “urgente” a tarefas urgentes pode impedir que as equipes violem os SLAs. Por exemplo, se um e-mail chegar com o assunto “A tela do computador não liga”, você pode definir uma regra de automação para que E se uma tarefa contém a palavra “tela” depois é rotulado como “nível 2”. As equipes do nível 2 sabem que sua responsabilidade é trabalhar em tarefas de “nível 2”.
Uma vez que o sistema de etiquetagem/hierarquização esteja instalado, uma organização pode ir mais longe automatizando a distribuição da carga de trabalho com base em rótulos e monitorando qualquer política de SLA que deseje aplicar graças à Gmelius.
Vendas
As equipes de vendas apostam na comunicação com clientes em potencial, seja por telefone ou e-mail. As equipes de vendas geralmente precisam salvar e-mails de clientes em potencial para análise posterior. Incentivando os clientes desde a pesquisa inicial.
O estágio em direção à conversão pode levar meses ou até anos. Nesses casos, os clientes em potencial geralmente precisam de mais tempo para progredir no funil de vendas. Para oferecer aos potenciais compradores o tempo necessário para decidirem sem perder um possível lead, as equipes de vendas podem usar regras de automação que transferem esses e-mails para o rótulo “entre em contato mais tarde”.
Gmelius simplifica essa ação com marcadores compartilhados do Gmail, para que todos da sua equipe possam ver possíveis clientes potenciais, aumentando as vendas em potencial.
Ensino superior
Em um esforço para acomodar estudantes que não podem frequentar a escola pessoalmente, Universidade Estadual de Boise em Boise, Idaho, oferece a oportunidade de obter diplomas on-line. Essa opção cresceu em popularidade entre outras universidades em todo o país, principalmente durante a pandemia da COVID-19.
A comunicação on-line pode ser difícil, especialmente para estudantes que já usam vários outros canais de mensagens digitais. Felizmente, os chefes do departamento de estado de Boise reconheceram esse desafio desde o início e colocaram a comunicação e a colaboração no topo de sua lista de questões a serem enfrentadas.
Os rótulos compartilhados do Gmail e as regras de automação de fluxo de trabalho do Gmelius ajudam os administradores universitários a apoiar vários programas, organizando e-mails, simplificando fluxos de trabalho e garantindo que a pessoa de contato correta receba imediatamente a tarefa ou solicitação adequada.
Os oficiais de admissão usam marcadores compartilhados do Gmail para acompanhar os candidatos que precisam enviar documentos adicionais para concluir suas inscrições. Faculdades individuais podem usar a mesma funcionalidade para rastrear as comunicações de diferentes departamentos e comitês e acompanhar posteriormente os itens de ação atribuídos.
Os professores podem usar marcadores compartilhados do Gmail para classificar as tarefas recebidas dos alunos em diferentes turmas, criar caixas de entrada compartilhadas para seminários colaborativos de pós-graduação e manter tudo separado das mensagens de e para as caixas de entrada compartilhadas de vários comitês de pesquisa. Os orientadores estudantis têm mais facilidade em acompanhar as solicitações individuais e as necessidades especiais dos alunos (ou tarefas de casa) quando usam rótulos compartilhados e adicionam contexto específico às notas por e-mail.
O uso do Gmelius simplificou o ensino à distância na Boise State para estudantes, professores e funcionários em todos os setores.
Gmelius: O fluxo de trabalho que você merece
Ao aprender a rotular e-mails automaticamente no Gmail, é importante usar uma ferramenta de automação abrangente. Gmelius oferece todos os recursos de automação mencionados acima — e muito mais — para que sua equipe precise apenas de uma ferramenta para aumentar a colaboração e a produtividade. Se você trabalha em suporte ao cliente, vendas, direito ou ensino superior, as funções de automação e rotulagem da Gmelius podem ajudar sua equipe a ter sucesso de inúmeras maneiras!
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