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Si votre entreprise fonctionne selon un modèle hybride ou en équipe à distance, vous passez probablement des heures à des réunions virtuelles chaque jour. La planification de réunions peut prendre beaucoup de temps si votre entreprise utilise Zoom uniquement pour la visioconférence.
Bien que Zoom puisse envoyer des invitations à des réunions via Gmail pour planifier la réunion directement dans Google Agenda, le processus implique toujours de s'appuyer sur une plateforme distincte pour planifier les réunions. Et si vous n'aviez jamais à quitter votre boîte de réception pour planifier des réunions avec Zoom ?
Les plateformes compatibles avec Google Agenda telles que Gmelius peuvent intégrer Zoom à Google Agenda pour réduire le temps de coordination des horaires, le travail administratif manuel et les erreurs de planification. Découvrons comment votre équipe peut rationaliser le processus de planification.
La nécessité d'intégrer Zoom et Google Calendar
La pandémie mondiale a poussé de nombreuses entreprises à se tourner vers des modèles distants ou hybrides pour leurs équipes. Les questions rapides en personne se sont transformées en vidéoconférences supplémentaires et en de longs fils de discussion par e-mail.
Le temps de coordination en ligne a augmenté, ce qui a entraîné l'exécution des tâches en dehors des heures normales de travail. Alors que certains employés préfèrent travail à domicile environnement, le temps de coordination supplémentaire pose de nouveaux défis qui peuvent entraîner l'épuisement des employés, une mauvaise communication et une baisse de la productivité.
Si votre équipe utilise Zoom pour planifier des réunions, plusieurs étapes sont nécessaires pour organiser une réunion. Par exemple, vous devez :
- consulter la disponibilité du calendrier de votre collègue
- trouvez un moment qui convient à tout le monde
- planifier la réunion dans Zoom
- envoyer l'invitation par e-mail
Ce processus n'est pas efficace pour rationaliser le flux de travail. Cependant, le travail à distance peut encore présenter de nombreuses opportunités de collaboration efficace. Par exemple, un outil qui s'intègre à la fois à Zoom et à Google Agenda peut réduire le temps passé à coordonner les horaires, permettant aux équipes de planifier des réunions directement depuis leur compte Gmail.
Comment intégrer Zoom à Google Agenda
Un outil d'intégration réduit les temps de coordination, les étapes nécessaires à la planification des réunions et rationalise le flux de travail. Gmelius rend cela possible grâce à son architecture de synchronisation bidirectionnelle unique.
Gmelius est une plateforme de communication et de collaboration pour Gmail. Gmelius permet de collaborer au sein d'une boîte de réception partagée qui peut être itérée avec de nombreux outils, notamment Google Agenda et Zoom, afin de rendre la planification des réunions de votre équipe plus rapide et plus efficace.
Grâce à l'intégration Zoom-Gmail de Gmelius, les équipes peuvent insérer leur disponibilité dans des e-mails contenant des liens de réunion Zoom remplis automatiquement. Les équipes peuvent rapidement planifier des réunions par e-mail et consulter les détails des réunions directement dans Google Agenda.
Notre planificateur de réunions Cette fonctionnalité améliore le processus en alignant la disponibilité de vos participants sur votre calendrier Google pour ajouter du contexte aux détails des réunions, simplifier les processus de planification des réunions et des appels Zoom par vos équipes et envoyer des rappels automatiques sans quitter Gmail. Avec Gmelius, les équipes peuvent :
Organisez des réunions Zoom depuis Gmail
Plutôt que de s'appuyer sur plusieurs plateformes pour communiquer les horaires, Gmelius permet d'organiser des réunions directement depuis Gmail. Les équipes peuvent envoyer des invitations personnalisées aux réunions Zoom, ajouter des questionnaires préalables à la réunion et planifier des rappels automatisés directement depuis leur fenêtre de rédaction. Ces invitations à des réunions peuvent être envoyées à l'aide de n'importe quel navigateur Web ou smartphone moderne avec l'application mobile Gmelius pour Android et iOS.
Synchroniser les détails de la réunion avec Google Agenda
La disponibilité du calendrier étant facilement intégrée dans un e-mail, les membres de l'équipe peuvent sélectionner leur disponibilité. Une fois le créneau horaire réservé, le planificateur de réunions de Gmelius synchronise le lien et les détails d'une réunion Zoom avec votre calendrier Google. Cela supprime les étapes supplémentaires permettant d'afficher la disponibilité du calendrier et de planifier la réunion dans l'application Zoom distincte. Cela réduit également le risque d'erreurs et d'erreurs des utilisateurs en envoyant les heures des réunions directement dans un e-mail synchronisé avec Google Agenda.
L'époque des annulations et des reprogrammations de réunions est révolue. Le processus est simplifié et facile pour tous. Les équipes peuvent également dupliquer les types de réunions existants afin d'éviter de créer plusieurs fois le même e-mail.
Automatisez les workflows
Imaginez que votre journée de travail soit déjà remplie de réunions qui occupent jusqu'à la moitié de votre journée. Plutôt que de passer plus de temps à coordonner les plannings et à échanger des e-mails, les équipes peuvent créer des modèles et des séquences d'e-mails partageables avec des invitations aux réunions Zoom préconfigurées. Gmelius permet de rationaliser le processus d'envoi d'e-mails et de planification des réunions.
Lorsque votre entreprise utilise Gmelius pour intégrer Zoom à Google Agenda, cela permet de gagner du temps sur la coordination afin que les équipes puissent se concentrer sur les questions essentielles. Laissez Gmelius aider votre équipe à transformer la façon dont vous organisez les réunions.
Si vous souhaitez intégrer Zoom à Google Agenda pour rationaliser le flux de travail de votre équipe, consultez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein de l'équipe. Prêt à démarrer ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !
