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Se sua empresa opera usando um modelo híbrido ou como uma equipe remota, você provavelmente passa horas em reuniões virtuais todos os dias. O agendamento de reuniões pode ser demorado se sua empresa usa o Zoom apenas para videoconferência.
Embora o Zoom possa enviar convites para reuniões pelo Gmail para agendar a reunião diretamente no Google Agenda, o processo ainda envolve confiar em uma plataforma separada para agendar reuniões. Mas e se você nunca precisasse sair da sua caixa de entrada para agendar reuniões com o Zoom?
Plataformas compatíveis com o Google Calendar, como o Gmelius, podem integrar o Zoom ao Google Calendar para reduzir o tempo de coordenação do agendamento, o trabalho administrativo manual e os erros de agendamento. Vamos explorar como sua equipe pode agilizar o processo de agendamento.
A necessidade de integração entre o Zoom e o Google Agenda
A pandemia global fez com que muitas empresas recorressem a modelos remotos ou híbridos para suas equipes. Perguntas presenciais rápidas se transformaram em videoconferências adicionais e longas conversas por e-mail.
O tempo de coordenação on-line aumentou, fazendo com que as tarefas sejam concluídas fora do horário normal de trabalho. Embora alguns funcionários prefiram um trabalhar em casa No ambiente, o tempo adicional de coordenação traz um novo conjunto de desafios que podem levar ao esgotamento dos funcionários, à falta de comunicação e à produtividade.
Se sua equipe usa o Zoom para agendar reuniões, há várias etapas envolvidas para organizar uma reunião. Por exemplo, você deve:
- veja a disponibilidade do calendário do seu colega
- encontre um horário que funcione para todos
- agende a reunião no Zoom
- envie o convite por e-mail
Esse processo não é eficiente para simplificar o fluxo de trabalho. No entanto, trabalhar remotamente ainda pode oferecer muitas oportunidades de colaboração eficaz. Por exemplo, uma ferramenta que se integra ao Zoom e ao Google Agenda pode reduzir o tempo gasto na coordenação de agendas, permitindo que as equipes agendem reuniões diretamente de sua conta do Gmail.
Como integrar o Zoom com o Google Calendar
Uma ferramenta de integração diminui os tempos de coordenação, reduz as etapas necessárias para agendar reuniões e simplifica o fluxo de trabalho. O Gmelius torna isso possível com sua arquitetura exclusiva de sincronização bidirecional.
O Gmelius é uma plataforma de comunicação e colaboração para o Gmail. O Gmelius possibilita a colaboração em uma caixa de entrada compartilhada que pode ser iterada com várias ferramentas, incluindo o Google Calendar e o Zoom, para tornar o agendamento de reuniões para sua equipe mais rápido e eficiente.
Com a integração Zoom-Gmail do Gmelius, as equipes podem inserir sua disponibilidade em e-mails com links de reunião do Zoom preenchidos automaticamente. As equipes podem agendar reuniões rapidamente por e-mail e revisar os detalhes da reunião diretamente no Google Agenda.
Nosso agendador de reuniões O recurso aprimora o processo ao alinhar a disponibilidade de seus participantes com seu Google Agenda para adicionar contexto aos detalhes da reunião, simplificar os processos de agendamento de reuniões e chamadas do Zoom por suas equipes e enviar lembretes automáticos sem sair do Gmail. Com o Gmelius, as equipes podem:
Organize reuniões do Zoom a partir do Gmail
Em vez de depender de várias plataformas para comunicar horários, o Gmelius possibilita a organização de reuniões diretamente do Gmail. As equipes podem enviar convites personalizados para reuniões do Zoom, adicionar questionários antes da reunião e agendar lembretes automatizados diretamente da janela de composição. Esses convites para reuniões podem ser enviados usando qualquer navegador ou smartphone moderno com o aplicativo móvel Gmelius para Android e iOS.
Sincronizar detalhes da reunião com o Google Calendar
Com a disponibilidade do calendário facilmente implementada em um e-mail, os membros da equipe podem selecionar sua disponibilidade. Depois que o horário é reservado, o Agendador de Reuniões do Gmelius sincroniza um link e detalhes da reunião do Zoom com seu Google Agenda. Isso remove as etapas extras para visualizar a disponibilidade do calendário e agendar a reunião no aplicativo Zoom separado. Também reduz o risco de erros e erros do usuário ao ter os horários das reuniões enviados diretamente em um e-mail sincronizado com o Google Agenda.
Já se foram os dias de cancelamento e reagendamento de reuniões. O processo é simplificado e fácil para todos. As equipes também podem duplicar os tipos de reunião existentes para eliminar a criação do mesmo e-mail várias vezes.
Automatize fluxos de trabalho
Imagine que seu dia de trabalho já esteja cheio de reuniões consumindo até metade do seu dia. Em vez de gastar mais tempo coordenando agendas e trocando e-mails, as equipes podem criar modelos e sequências de e-mail compartilháveis com convites pré-configurados para reuniões do Zoom. O Gmelius ajuda a agilizar o processo de envio de e-mails e agendamento de reuniões.
Quando sua empresa aproveita o Gmelius para integrar o Zoom ao Google Calendar, isso ajuda a economizar tempo na coordenação para que as equipes possam se concentrar em assuntos essenciais. Deixe o Gmelius ajudar sua equipe a transformar a maneira como você organiza reuniões.
Se você deseja integrar o Zoom ao Google Agenda para ajudar a otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe, confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
