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Wenn Ihr Unternehmen mit einem Hybridmodell oder als Remote-Team arbeitet, verbringen Sie wahrscheinlich jeden Tag Stunden in virtuellen Besprechungen. Die Planung von Besprechungen kann zeitaufwändig sein, wenn Ihr Unternehmen Zoom nur für Videokonferenzen verwendet.
Zoom kann zwar Besprechungseinladungen über Gmail senden, um das Meeting direkt in Google Kalender zu planen, aber der Prozess erfordert immer noch, dass für die Planung von Besprechungen eine separate Plattform verwendet wird. Aber was wäre, wenn Sie Ihren Posteingang nie verlassen müssten, um Besprechungen mit Zoom zu vereinbaren?
Google Calendar-kompatible Plattformen wie Gmelius können Zoom in Google Calendar integrieren, um den Zeitaufwand für die Terminkoordination, den manuellen Verwaltungsaufwand und Planungsfehler zu reduzieren. Lassen Sie uns untersuchen, wie Ihr Team den Planungsprozess optimieren kann.
Die Notwendigkeit einer Integration von Zoom und Google Calendar
Die globale Pandemie hat viele Unternehmen dazu veranlasst, für ihre Teams auf Remote- oder Hybridmodelle umzusteigen. Schnelle persönliche Fragen haben sich in zusätzliche Videokonferenzen und lange E-Mail-Threads verwandelt.
Die Online-Koordinationszeit hat zugenommen, sodass Aufgaben außerhalb der regulären Arbeitszeiten erledigt werden müssen. Während einige Mitarbeiter eine bevorzugen von zu Hause aus arbeiten In der Umgebung bringt die zusätzliche Koordinationszeit eine Reihe neuer Herausforderungen mit sich, die zu Burnout und schlechter Kommunikation der Mitarbeiter führen und die Produktivität beeinträchtigen können.
Wenn Ihr Team Zoom verwendet, um Besprechungen zu planen, sind verschiedene Schritte erforderlich, um ein Meeting zu vereinbaren. Zum Beispiel müssen Sie:
- die Kalenderverfügbarkeit Ihres Kollegen anzeigen
- finde eine Zeit, die für alle funktioniert
- planen Sie das Meeting in Zoom
- Senden Sie die Einladung per E-Mail
Dieser Prozess ist für die Rationalisierung des Workflows nicht effizient. Die Arbeit aus der Ferne kann jedoch immer noch viele Möglichkeiten bieten, effektiv zusammenzuarbeiten. Beispielsweise kann ein Tool, das sowohl in Zoom als auch in Google Calendar integriert ist, den Zeitaufwand für die Koordination von Zeitplänen reduzieren, sodass Teams Besprechungen direkt von ihrem Gmail-Konto aus planen können.
So integrieren Sie Zoom in den Google-Kalender
Ein Integrationstool reduziert die Koordinationszeiten, reduziert die für die Planung von Besprechungen erforderlichen Schritte und optimiert den Arbeitsablauf. Gmelius macht dies mit seiner einzigartigen bidirektionalen Synchronisationsarchitektur möglich.
Gmelius ist eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform für Gmail. Gmelius ermöglicht die Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Posteingang, der mit zahlreichen Tools wie Google Calendar und Zoom iteriert werden kann, um die Planung von Besprechungen für Ihr Team schneller und effizienter zu gestalten.
Mit der Zoom-Gmail-Integration von Gmelius können Teams ihre Verfügbarkeit in E-Mails mit automatisch ausgefüllten Zoom-Meeting-Links einfügen. Teams können Besprechungen schnell per E-Mail planen und die Besprechungsdetails direkt in Google Kalender überprüfen.
Unser Terminplaner Die Funktion verbessert den Prozess, indem sie die Verfügbarkeit Ihrer Teilnehmer mit Ihrem Google-Kalender abgleicht, um den Kontext mit Besprechungsdetails hinzuzufügen, die Prozesse Ihrer Teams bei der Planung von Zoom-Besprechungen und -Anrufen zu vereinfachen und automatische Erinnerungen zu senden, ohne Gmail zu verlassen. Mit Gmelius können Teams:
Organisieren Sie Zoom-Meetings von Gmail aus
Anstatt sich bei der Kommunikation von Zeitplänen auf mehrere Plattformen zu verlassen, ermöglicht Gmelius die Organisation von Besprechungen direkt von Gmail aus. Teams können personalisierte Zoom-Besprechungseinladungen versenden, Fragebögen vor der Besprechung hinzufügen und automatische Erinnerungen direkt von ihrem Verfassenfenster aus planen. Diese Besprechungseinladungen können mit der mobilen Gmelius-App für Android und iOS mit jedem modernen Webbrowser oder Smartphone gesendet werden.
Besprechungsdetails mit Google Kalender synchronisieren
Da die Kalenderverfügbarkeit einfach in eine E-Mail implementiert wird, können Teammitglieder ihre Verfügbarkeit auswählen. Sobald das Zeitfenster gebucht ist, synchronisiert der Meeting Scheduler von Gmelius einen Zoom-Meeting-Link und die Details mit Ihrem Google-Kalender. Dadurch entfallen die zusätzlichen Schritte, um die Verfügbarkeit des Kalenders einzusehen und das Meeting in der separaten Zoom-App zu planen. Es reduziert auch das Risiko von Fehlern und Benutzerfehlern, da die Besprechungszeiten direkt in einer E-Mail gesendet werden und mit Google Kalender synchronisiert werden.
Vorbei sind die Zeiten der Absage und Neuplanung von Besprechungen. Der Prozess ist vereinfacht und für alle einfach. Teams können auch bestehende Besprechungstypen duplizieren, um zu vermeiden, dass dieselbe E-Mail mehrmals erstellt wird.
Automatisieren Sie Arbeitsabläufe
Stellen Sie sich vor, Ihr Arbeitstag ist bereits mit Besprechungen gefüllt, die bis zu die Hälfte Ihres Tages in Anspruch nehmen. Anstatt mehr Zeit damit zu verbringen, Zeitpläne zu koordinieren und E-Mails hin und her zu senden, können Teams gemeinsam nutzbare E-Mail-Vorlagen und -Sequenzen mit vorkonfigurierten Zoom-Besprechungseinladungen erstellen. Gmelius hilft dabei, den Prozess des Versendens von E-Mails und der Planung von Besprechungen zu optimieren.
Wenn Ihr Unternehmen Gmelius nutzt, um Zoom in Google Calendar zu integrieren, sparen Sie Zeit bei der Koordination, sodass sich die Teams auf wichtige Angelegenheiten konzentrieren können. Lassen Sie Gmelius Ihrem Team helfen, die Art und Weise, wie Sie Besprechungen organisieren, zu verändern.
Wenn Sie Zoom in Google Calendar integrieren möchten, um den Arbeitsablauf Ihres Teams zu optimieren, schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius entwickelt wurde, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
