Dans un monde idéal, toutes les PME pourraient s'offrir un chef de projet expérimenté ou une formation en gestion de projet pour tous les membres de l'équipe. Cependant, dans la plupart des cas, les employés des PME font tous leur travail quotidien tout en gérant différents projets à temps partiel.
Ils doivent ensuite trouver eux-mêmes des trucs et astuces pour gérer leur charge de travail et leurs projets, mais la documentation dédiée peut être complexe et inaccessible. Le concept de gestion de projet en lui-même a tendance à être sophistiqué et complexe entre les différentes méthodologies et processus. La plupart des équipes des PME doivent « se débrouiller » avec ce dont elles disposent, sans trop de système ou de tactique et avec pratiquement aucun outil.
En décrivant ces problèmes, le Project Management Institute a déclaré que :
« Pour rendre la gestion de projet plus conviviale et applicable aux PME, nous devons trouver des solutions adaptées au bon projet, c'est-à-dire simples, rapides, pertinentes et pratiques. »
C'est pourquoi nous avons élaboré ce guide pour vous donner des conseils simples sur la façon de gérer votre flux de travail et celui de votre équipe. Nous pensons que toutes les PME ne peuvent pas bénéficier de solutions et de logiciels de gestion de projet complexes ou s'en offrir les moyens et que la plupart ont besoin d'un moyen accessible et pratique pour trouver un équilibre entre la gestion des tâches et la gestion d'équipe.
Donc, si vous avez des systèmes dépassés impliquant uniquement des notes et des transferts d'e-mails précaires, et que vous avez besoin d'un moyen simple et intuitif de faciliter votre travail et la gestion de projet, ainsi que ceux de vos équipes, continuez à lire.
Qu'est-ce que Kanban ?
Nous avons tendance à considérer le Kanban comme un nouveau concept en raison de sa popularité récente, mais la méthodologie de travail Kanban et ses origines industrielles remontent à plus de 50 ans.
Bref historique de Kanban
C'est à la fin des années 1940 que l'ingénieur Toyota Taiichi Ohno, inspiré par une source inattendue, l'épicerie, a commencé à optimiser les processus d'ingénierie de Toyota. Qu'y a-t-il de si unique dans l'épicerie ? C'est la façon dont ils gèrent leur inventaire.
Les épiceries proposent toujours juste assez de marchandises pour répondre à la demande et aux habitudes de consommation des consommateurs. Elles gagnent en efficacité dans la gestion des stocks en diminuant la quantité de stocks excédentaires qu'elles doivent détenir à un moment donné.
Lorsque Toyota a appliqué ce système à ses usines, l'objectif était de faire correspondre les niveaux de ses stocks à la consommation réelle de matériaux à chaque étape de la chaîne de production. Pour communiquer en temps réel les niveaux de capacité de l'usine (et ensuite à l'entrepôt et aux fournisseurs), les travailleurs utilisaient un « kanban », une carte permettant de signaler les niveaux de stocks et les besoins et de les transmettre aux équipes.
Depuis les années 1940, la technologie de signalisation a bien sûr beaucoup évolué, mais elle repose toujours sur ce procédé de fabrication « juste à temps » (ou JIT).
En 2005, une nouvelle application de Kanban a été créée grâce au travail de David J. Anderson, Jim Benson, Corey Ladas et d'autres. Il a été inspiré à la fois par le système de production Toyota et par les récents développements en matière de gestion et de statistiques, ce qui a permis de mettre en place une méthode de gestion de projet nécessitant peu d'entretien et offrant des résultats élevés pour tous.
Push contre Pull
Les méthodologies traditionnelles de gestion de projet utilisent le principe du push : un chef de projet crée un plan directeur et indique à tous les membres de l'équipe ce qu'ils doivent faire, ce qui suppose que le chef de projet connaisse toujours l'ensemble du plan à l'avance et sait qui est le mieux placé pour une tâche, mais ce n'est toujours pas le cas.
Dans Kanban, les tâches sont attribuées sur la base du principe suivant : les membres de l'équipe peuvent choisir eux-mêmes les tâches (c'est-à-dire qu'elles sont « retirées »)). La personne qui se sent la mieux outillée pour le poste le retirera personnellement de l'arriéré.
De cette façon, les membres de l'équipe sont habilités à s'approprier leur travail et à devenir très motivés pour le terminer. Une fois qu'une tâche est terminée, ils ne restent pas les bras croisés à attendre les instructions, mais passent à la tâche suivante qui leur convient le mieux.
Bien entendu, vous pouvez définir des domaines généraux d'expertise pour chacun afin d'éviter le stress et les pertes de temps sur des tâches totalement hors de portée, mais l'apprentissage doit être encouragé à petites doses. L'idée est de s'assurer que chaque personne consacre son temps à des tâches qu'elle peut accomplir rapidement, sans instructions supplémentaires.
L'un des éléments fondamentaux d'une stratégie aussi flexible est que les titres de poste peuvent être négligés et que chacun doit se salir les mains, ce qui est souvent le cas dans les PME. Les membres de l'équipe doivent être prêts à abattre les murs et à partager les responsabilités.
Vous passez à l'agilité ? Il existe une solution pour cela
Comme vous vous en êtes probablement rendu compte, dans le climat commercial complexe et exigeant d'aujourd'hui, vous avez besoin de quelque chose de plus sophistiqué que de simples e-mails et feuilles de calcul pour suivre vos projets. Les méthodes manuelles comportent trop de risques d'erreur humaine et, surtout, elles n'offrent pas de visibilité à l'ensemble de l'équipe. En fin de compte, ils ne fournissent généralement pas les éléments essentiels pour les projets et les processus de votre PME : flexibilité et agilité.
De plus, la méthode typique de planification de projet qui consiste à prédéfinir toutes les étapes, les jalons et les délais avant un projet ne correspond pas à la nature dynamique des PME. Si quelque chose change, l'ensemble de votre projet est remis en question. Et dans le contexte d'une petite entreprise où les rôles et les responsabilités évoluent par défaut en permanence, « quelque chose » change toujours.
N'oublions pas que la plupart des outils de gestion de projet traditionnels entraînent également des frais généraux importants pour votre budget sensible aux prix. Hormis le prix, vous ne pouvez pas vous permettre de passer un temps précieux à comprendre les nouvelles plateformes et à vous familiariser avec toutes les subtilités de la planification.
Existe-t-il donc une solution de gestion de projet pour ma petite entreprise ?
Pour cela, votre petite entreprise aura besoin non seulement d'une solution abordable, facile à comprendre et à utiliser, mais également d'une solution offrant des avantages supplémentaires adaptés à vos besoins. Cela nécessite une solution qui tienne compte de la nature changeante des projets et des processus, une solution qui intègre la méthode Agile.
Au lieu d'élaborer un plan ambitieux en espérant que rien d'inattendu ne se produise, l'approche Agile vous permet de changer l'orientation d'un projet en cours de route.
Agile englobe de nombreuses méthodologies qui se chevauchent, y compris Kanban, le système utilisé dans les tableaux de Gmelius.
Tableaux Kanban Gmelius offrent une solution de gestion des tâches agile et abordable qui concilie la gestion de projet et la gestion d'équipe. Il vous donne la possibilité d'organiser des projets, de hiérarchiser les tâches et de garder votre équipe sur la même longueur d'onde ; c'est un moyen avancé, intuitif et visuel de gérer les tâches.
La méthodologie Kanban dans les tableaux Gmelius : 4 avantages prouvés
Quels que soient les projets et les styles de gestion, les objectifs de toute équipe restent les mêmes et incluent : transparence, flexibilité, collaboration efficace, satisfaction du client et fourniture de produits et services de haute qualité.
Les tableaux Gmelius et la méthodologie Kanban peuvent précisément vous aider à y parvenir en vous offrant les avantages révolutionnaires suivants.
Avantage #1 : Transparence
Une fois que votre équipe aura commencé à utiliser Kanban, le premier avantage considéré sera la transparence de votre flux de travail. La transparence se traduira par de meilleurs choix concernant le travail quotidien et par une plus grande capacité d'adaptation et de résilience.
Comment cela sera-t-il possible ?
Tout d'abord, Boards vous aidera visualisez votre flux de travail.
Il n'est pas surprenant, étant donné l'origine du mot, que le cœur du système Kanban soit la visualisation. Kanban ne dicte pas de flux de travail spécifique ; il exige simplement qu'il soit rapporté d'une manière facilement visualisable.
Avec Kanban, la visualisation a deux objectifs : rendre visible la nécessité d'agir et aider les équipes à faire les bons choix. Une fois que vous avez cartographié visuellement vos tâches, vous pouvez comprendre le fonctionnement actuel de votre flux de travail et aspirer à l'améliorer en effectuant tous les ajustements nécessaires.
La manière la plus intuitive et la plus familière de visualiser votre flux de travail consiste à utiliser des murs de cartes ou des « tableaux Kanban » qui incluent des cartes de tâches classées en colonnes. Chaque colonne du mur représente les étapes de votre flux de travail.
Tableau Kanban dans votre boîte de réception: L'utilisation du framework Kanban dans les tableaux Kanban de Gmelius vous permet de créer et d'organiser vos tâches à l'aide de cartes de tâches visuelles, de configurer des listes de tâches personnalisables (colonnes), de donner des dates d'échéance aux tâches, des balises de priorité et d'adapter votre flux de tâches aux événements imprévus à l'aide de gestes intuitifs de glisser-déposer pour déplacer rapidement les cartes de tâches d'une colonne à l'autre.
L'intégration directe dans votre boîte de réception signifie que vous n'avez pas à gérer plusieurs plateformes et permet une meilleure gestion des tâches liées au courrier électronique. Avec les tableaux Kanban de Gmelius, vous pouvez transformer les e-mails en cartes de tâches pour les inclure directement dans votre flux de travail.
Tableaux Kanban: Un premier tableau Kanban comporte un flux de travail en quatre étapes (quatre colonnes) : À faire, En cours, Terminé et Révision. Encore une fois, Kanban ne prescrit pas de flux de travail défini ; il n'existe pas de flux de travail approprié ou il n'existe qu'une seule façon spécifique de classer vos tâches. Votre flux de travail doit toujours être présenté en fonction de la taille, de la structure et des objectifs de votre équipe et de manière à s'adapter au processus unique de votre équipe.
Cartes Kanban: L'objectif principal de la représentation du travail sous forme de carte sur le tableau Kanban est de vous permettre, à vous et à votre équipe, de suivre l'avancement de votre travail à chaque étape de réalisation de manière très visuelle. Cela garantit en permanence une concentration accrue, une adaptabilité, une traçabilité complète et une identification rapide des « obstacles à la progression ».
Grâce aux tableaux et aux cartes, toutes les informations relatives aux tâches sont disponibles en permanence en un coup d'œil. Une fois que vous et votre équipe vous y serez habitués, le tableau vous indiquera immédiatement si les choses ne progressent pas comme elles le devraient et lorsque des mesures correctives sont nécessaires.
Vous pouvez rendre votre flux de travail encore plus efficace et transparent pour votre équipe si toutes les politiques de processus de votre flux de travail sont définies de manière claire et concise dès le départ.
Pour vous donner une idée de la politique à définir, il est bon de commencer par des politiques simples, issues de scénarios de travail actuels et définies en conséquence. Pouvez-vous penser à des situations répétitives auxquelles votre équipe est confrontée au quotidien ?
Voici quelques exemples :
- Votre équipe de développement a fini de coder une nouvelle fonctionnalité. Que devez-vous faire pour le préparer à la publication et minimiser les risques de retouches ?
- Un membre du service client arrive précipitamment avec une demande « critique » d'un client. Quelle est votre politique en matière de priorisation des tickets du service client ?
- Les travaux imprévus s'accumulent. Qui peut ajouter de nouvelles œuvres à votre tableau ?
En réfléchissant à ces scénarios, vous vous faites une idée des politiques nécessaires pour améliorer la transparence du flux de travail de votre équipe. Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin de créer un document strict et trop compliqué pour parer à toute éventualité, ce n'est pas le but du Kanban.
Vous devez plutôt vous assurer que toute l'équipe est sur la même longueur d'onde quant à l'avancement d'un projet et à la manière dont vous communiquez à ce sujet.
Par exemple, un résultat politique peut être aussi générique que :
- Lorsqu'ils entreprennent un nouveau travail, les membres de l'équipe doivent informer toutes les parties prenantes concernées si cela est susceptible d'avoir un impact sur un travail existant.
Dans la plupart des cas, les politiques décrivent la qualité attendue des éléments de travail lorsqu'ils entrent ou sortent d'une colonne. Une politique commune que vous pouvez adopter est une définition précise du terme « terminé » pour chaque étape de votre flux de travail, ce qui signifie qu'avant qu'une tâche puisse être considérée comme prête à passer à la phase suivante, elle doit répondre à des critères spécifiques.
Voici un exemple de politique de voie. Les objets de travail peuvent être placés dans cette voie s'ils répondent aux critères suivants :
- Déployé et testé dans l'environnement de test
- Approuvé et signé par le directeur technique et le service marketing
- Déployé par l'équipe des opérations
Avantage #2 : Équilibrer et éliminer les frottements
Vous n'avez pas besoin de former votre équipe pour qu'elle apprenne de nouveaux processus complexes ou qu'elle adopte de nouveaux rôles pour gérer vos projets. Le Kanban est souvent désigné comme le »début de ce que vous faites maintenant» méthode. Vous ne vous contentez pas de tout changer, vous commencez par votre charge de travail actuelle et vous vous efforcez de la rendre plus équilibrée et de faciliter son exécution. Cette nouvelle perspective implique de changer la façon dont vos travaux en cours sont gérés.
L'utilisation de tableaux Kanban vous aidera à limiter votre Travaux en cours (WIP).
Qu'est-ce que cela signifie ?
Les tâches en cours sont réalisées par ordre de priorité. Le nombre de tâches figurant dans votre colonne « travaux en cours » est donc limité (aucun goulot d'étranglement), et les nouvelles tâches ne sont extraites de la colonne des tâches (arriéré) que lorsque la capacité est disponible, c'est-à-dire lorsque les tâches en cours sont terminées.
Cela garantit une charge de travail équilibrée et stable.
Comment savoir quelles sont les tâches à prioriser ?
Toutes les tâches ne sont pas créées de la même manière ; certaines tâches présentent des avantages dès qu'elles sont terminées, quelle que soit leur date d'échéance. Ce sont les tâches qu'il vaut mieux aborder en premier.
Au début de la planification de votre projet, ces tâches sont celles qui ont une valeur commerciale élevée et qui génèrent des revenus et la satisfaction des clients. Cependant, au fur et à mesure de l'avancement de votre projet, les bugs les plus importants de votre processus ou de votre projet devront bénéficier de la priorité la plus élevée.
Vous pouvez éviter certains de ces bugs spectaculaires en consultant votre service d'assistance client ou votre journal de commentaires ; il doit y avoir certaines choses que vous entendez sans cesse. Ces choses devraient également figurer en haut de votre liste de commandes !
Habituellement, la responsabilité de la priorisation incombe au chef de projet (il peut s'agir du responsable du conseil d'administration), qui est chargé d'attribuer l'urgence aux tâches.
C'est toujours une victoire si nous pouvons livrer en toute sécurité un travail motivé par l'urgence avant un travail basé sur des dates. Trop d'équipes souffrent inutilement du fait que tous leurs travaux sont soumis à des délais stricts sans tenir compte de ce qui ajoute de la valeur à leurs processus et à leurs projets. De cette façon, les délais deviennent des engagements inutiles et la productivité chute.
Comment définir la priorité des tâches dans mon flux de travail ?
Avec les tableaux Gmelius Kanban, vous pouvez rapidement hiérarchiser ce qui doit être fait dans quel ordre. En utilisant la balise de priorité pour signaler l'importance d'une tâche, vous ferez ressortir la carte de tâches à chaque fois que vous ouvrirez un tableau. Lorsque les choses portent une grande étiquette rouge haute priorité, elles ont tendance à être traitées le plus tôt possible.
Ce label de priorité donne une idée claire de la quantité et de l'urgence des travaux en cours afin qu'ils puissent être gérés de manière raisonnable à tout moment.
ASTUCE DE PRO: La limite de votre WIP n'est pas un choix arbitraire. Kanban vous donne la flexibilité nécessaire pour essayer de voir les limites des capacités de votre équipe. Cela donnera à votre équipe des options de planification plus flexibles, des résultats plus rapides et une focalisation plus précise.
Soyons clairs, les tableaux Gmelius et la méthodologie Kanban s'adaptent parfaitement à vos processus et à vos projets. Si vous avez besoin d'une logique limitée dans le temps pour la gestion de vos tâches, Gmelius vous propose un tableau de temps prédéfini.
De plus, certaines tâches, que vous optiez pour un calendrier ou un autre modèle prédéfini, doivent se voir attribuer une date d'échéance (d'achèvement).
Gmelius Boards vous offre la possibilité de le faire avec la fonctionnalité d'intégration de Google Agenda incluse, soit directement dans votre fiche de tâches, soit en attribuant une date d'échéance, une fois que vous avez transformé un e-mail en tâche.
Pour voir les avancées de vos tableaux de manière plus détaillée, vous devez gérer intelligemment votre flux en décomposant gros articles de travail réduits en petits morceaux. Les tableaux de Gmelius vous offrent la possibilité d'ajouter des sous-tâches à n'importe quelle tâche importante de votre WIP lane.
Une fois que la charge de travail de votre équipe est équilibrée et que son flux est détaillé, vous pouvez concentrer votre attention sur l'exécution des tâches ou sur l'identification des interruptions de votre flux. Vous pouvez consulter vos tableaux, analyser les domaines problématiques dans lesquels le travail est bloqué et commencer à mettre en œuvre des changements. Il s'agit d'un processus continu ; une fois qu'un problème est résolu, le travail peut reprendre jusqu'à ce qu'un nouveau problème soit identifié. L'objectif ultime est d'accomplir des tâches ou de résoudre des problèmes à chaque étape afin de garantir des progrès constants et une fluidité du flux.
Avantage #3 : une meilleure collaboration
Aujourd'hui, votre petite entreprise est de plus en plus susceptible de faire appel à des équipes à distance, à des travailleurs indépendants et à des travailleurs contractuels. Ils apportent des compétences essentielles à l'ensemble de votre équipe tout en offrant l'avantage de limiter les frais généraux. Cependant, il est essentiel pour ces travailleurs de collaborer et d'entrer en contact avec leurs collègues, ainsi que de gérer leur travail de la meilleure façon possible pour l'équipe.
Alors, comment une équipe peut-elle collaborer efficacement dans ce cadre de travail non traditionnel ? L'utilisation de tableaux Kanban dotés de fonctionnalités de collaboration en temps réel aidera votre équipe à travailler et à s'améliorer ensemble.
Une collaboration fructueuse est un objectif important que toute l'équipe doit viser. Il ne peut exister que lorsque le tout est d'une manière ou d'une autre bien supérieur à la somme des parties, et pour cela, vous avez besoin d'une excellente communication et d'une interaction naturelle entre les parties impliquées.
Vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'une équipe soit « par nature » incroyablement productive. Vous devez fournir des outils et des pratiques claires pour faciliter la collaboration. Ce qui est important dans toute collaboration, c'est que chacun sache ce qu'il est censé faire, ce qui a été fait et comment il peut s'entraider si nécessaire.
L'offre de Gmelius Boards collaboration en temps réel pour permettre à votre équipe de participer à des interactions de haute qualité.
Cela vous permet de travailler ensemble à la gestion de différents projets et de tâches multiples directement dans votre boîte de réception respective et sans délai grâce à la technologie en temps réel.
La collaboration sur les e-mails est également facilitée car ils peuvent être partagés via un tableau collectif sans qu'il soit nécessaire de les transférer. Vous et votre équipe pouvez travailler ensemble sur les e-mails et les tâches de chacun sans fil de conversation interminable et sans risque d'incidents de réponse à toutes les réponses.
Les tableaux peuvent être utilisés avec une logique de chronométrage ou non, pour les moments où vous souhaitez suivre les tâches sans nécessairement leur attribuer une date d'échéance. Ce type de tableau peut être idéal pour un plan de projet collectif.
Suivez les performances de vos équipes et l'efficacité du flux de travail.
La colonne des tâches terminées (masquée par défaut mais facilement activable à l'aide de la barre de défilement en haut de votre tableau) est toujours un moyen facile pour tous les membres de l'équipe de consulter et de suivre toutes les réalisations de l'équipe.
De plus, Gmelius vous offre un moyen rapide et intuitif de vous faire une idée plus concrète de toutes les activités de vos tableaux. En cliquant sur l'icône en forme de cloche en haut à gauche de l'interface de vos tableaux, vous pouvez accéder à un rapport détaillé en couleurs sur la création, l'achèvement et les mouvements des tâches à travers les étapes et les colonnes, ainsi que des informations sur le membre de l'équipe qui a effectué cette action.
Avantage #4 : Satisfaction du client
Quels sont les besoins de mes clients ? Comment les anticiper ? Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées dans un contexte professionnel. Les tableaux Kanban vous fournissent le cadre nécessaire pour gérer votre flux de travail en anticipant et en vous adaptant continuellement aux besoins de vos clients.
Avec vos tableaux Kanban, vos projets sont clairs et accommodants, ils ne sont pas définis de manière arbitraire et vous donnent la liberté de les adapter à des changements impromptus de la demande des clients ou du marché. Lorsque des changements surviennent, le risque de perdre du temps et de l'argent est minimisé par le fait que les ressources de votre équipe ont été allouées de manière flexible.
N'oubliez pas que le rôle le plus important joué dans tout projet est celui du client ! Les clients sont la raison d'être de votre entreprise. Si vous voulez une entreprise prospère et rentable, vous devez toujours vous concentrer sur les besoins de vos clients !
L'approche Kanban peut être particulièrement efficace pour les petites équipes, notamment parce qu'elles peuvent la mettre en œuvre rapidement et de manière rentable. Ils n'ont même pas besoin d'un espace physique dédié pour visualiser leur travail, tout cela se trouve dans leur boîte de réception.
Conclusion
Le Tableaux Kanban Gmelius ont été créés dans le cadre de la mission de Gmelius de développer et de proposer une solution logicielle unique qui s'intègre parfaitement aux clients de messagerie existants et transforme la boîte de réception des entreprises en plateformes de communication avancées et complètes. Gmelius aide les équipes à augmenter leur productivité, à protéger leur confidentialité et à collaborer efficacement directement dans leur boîte de réception.
Essayez-le vous-même et simplifiez la gestion de projet pour votre PME !
