Les meilleurs outils d'automatisation des flux de travail pour augmenter la productivité des équipes (+ exemples)

Un gros travail. Tâches répétitives. Des emplois subalternes. Quel que soit le nom que vous voulez leur donner, personne n'aime les faire. En plus de cela, c'est exactement le genre de tâches qui sont sujettes à des erreurs car il est difficile de rester concentré sur elles.

Heureusement, vous pouvez souvent soulager votre équipe de ce type de travail grâce à une automatisation intelligente des flux de travail.

Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?

automatisation des flux de travail fait référence à l'utilisation de la technologie pour automatiser le travail manuel en établissant des règles logiques, telles que « si ceci, alors cela ». Ces processus automatisés peuvent aider les entreprises à améliorer leur productivité et leur efficacité en leur faisant gagner du temps et de l'argent tout en éliminant le risque d'erreurs humaines.

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5 exemples d'automatisation des flux de travail

Ça a l'air bien ? Dressez ensuite une liste de tous les flux de travail manuels qui existent dans votre entreprise et voyez s'il existe un moyen de les automatiser. Pour vous aider, nous avons répertorié ci-dessous quelques exemples d'automatisation des flux de travail, suivis d'un logiciel d'automatisation des flux de travail qui peut vous aider à tout configurer.

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1. Assistance à la clientèle

Le temps presse en matière de support client. Les gens s'attendent à être aidés rapidement, mais cela n'est pas toujours facile lorsqu'il s'agit de problèmes complexes ou lorsque la charge de travail est inégalement répartie entre les membres de l'équipe.

Gmelius contribue à l'automatisation du flux de travail du support client, en vous permettant

• envoyer des réponses automatiques afin que les clients sachent que leur ticket a été reçu.
• attribuez automatiquement les tickets de manière circulaire en fonction de la charge de travail des membres de l'équipe.
• mettez en place des accords de niveau de service pour vous assurer que les e-mails reçoivent une réponse en temps opportun.
• étiquetez automatiquement les tickets en fonction de leur contenu pour fournir plus de contexte.

Un exemple de ce dernier pourrait être un e-mail d'un client demandant un remboursement qui reçoit automatiquement le tag « remboursement ».

En outre, vous pouvez configurer des contrats de niveau de service pour vous assurer que les e-mails reçoivent une réponse en temps opportun.

2. Marketing et ventes

La gestion et le suivi manuels des prospects demandent beaucoup d'organisation. Vous devez assurer un suivi rapide, un engagement constant et des réponses rapides.

Heureusement, une grande partie de cela peut également être automatisée. Avec Gmelius Automatisation de Gmail, vous pouvez :

• envoyer en masse des e-mails personnalisés à une grande liste.
• configurez des séquences d'e-mails pour développer vos prospects.
• envoyer des suivis et des réponses automatisés.
• créez des règles de SLA pour hiérarchiser les conversations à forte valeur ajoutée.
  

Vous pouvez également baliser et étiqueter les e-mails dans Gmail, après quoi ils seront automatiquement attribués à la bonne personne sur votre équipe de vente.

3. Gestion de projet

L'option de distribution automatique des tâches n'est pas limitée à votre service client et à votre équipe commerciale. Vous pouvez l'appliquer à n'importe quel projet d'équipe et utiliser l'automatisation des flux de travail pour envoyer des notifications automatiques aux membres de l'équipe lorsqu'une échéance pour l'une de leurs tâches approche.

Cependant, les membres de votre équipe n'utilisent peut-être pas les mêmes outils en permanence et, si tel est le cas, ils risquent de passer à côté d'informations importantes ou de devoir redoubler d'efforts.

Pour éviter cela, vous pouvez utiliser Gmelius pour synchroniser automatiquement différents outils. Les cartes de tâches dans Trello sont, par exemple, synchronisées avec votre Tableau Kanban Gmail tandis que les notes par e-mail apparaissent également automatiquement dans Slack. Et puis il y a l'API publique de Gmelius et l'intégration de Zapier qui permettent de créer des automatisations de flux de travail à l'aide d'un large éventail d'outils.

4. Processus d'intégration des employés

L'intégration d'un nouvel employé comporte de nombreuses étapes :

1. Vous devez recueillir leurs coordonnées.
2. Vous devez ajouter ces informations à votre système RH.
3. Vous devez vous assurer qu'ils ont accès à tous les documents et informations nécessaires.
   

Chacune de ces étapes comporte un risque d'erreur humaine, mais lorsqu'elle est automatisée, ce risque est supprimé. Lorsque vous utilisez l'automatisation des flux de travail, le processus ci-dessus peut ressembler à ceci :

1. Le nouvel employé reçoit automatiquement un e-mail contenant un lien vers un formulaire dans lequel il peut saisir ses coordonnées.
2. Ces informations sont automatiquement ajoutées à partir du formulaire à votre système RH.
3. Une fois que le nouvel employé a rempli le formulaire, il reçoit un nouvel e-mail automatique contenant des liens vers tous les fichiers et dossiers auxquels il doit accéder.
   

5. Facturation

Générer et envoyer des factures n'est pas une tâche particulièrement amusante. Qu'un client doive être facturé pour le même montant chaque mois ou une seule fois, il existe des outils que vous pouvez utiliser pour créer et envoyer automatiquement ces factures. Si un client bénéficie d'un acompte ou d'un abonnement mensuel, vous pouvez faire envoyer la facture à la même date chaque mois. Si vous facturez des achats ponctuels, un déclencheur « si ceci, alors cela » peut lancer le processus de facturation une fois que quelqu'un saisit ses informations de paiement.

Une fois qu'un client paie sa facture, ce paiement peut être automatiquement lié à la facture que vous avez envoyée, ce qui signifie que votre service financier n'aura pas besoin d'effectuer de rapprochement manuel.

Enfin, vous pouvez créer une règle pour que chaque facture en retard soit marquée comme telle, et même configurer des choses pour qu'un rappel automatique soit envoyé aux retardataires de paiement.

Les 5 meilleurs outils d'automatisation des flux de travail

1. Kissflow

Kissflow possède une interface élégante qui vous permet de créer des flux de travail à l'aide d'un générateur visuel. Il propose des rapports en temps réel afin que vous sachiez toujours comment fonctionnent vos processus d'automatisation des flux de travail. Utilisé par des entreprises telles que Domino's et Michelin, Kissflow cible les entreprises et les équipes qui cherchent à intensifier rapidement leurs efforts d'automatisation des flux de travail.

Grâce à sa liste complète de fonctionnalités et à ses applications de gestion des processus préinstallées, il peut vous aider à automatiser tout, de votre campagne de promotion des ventes à votre support client. Dans le même temps, le large éventail d'options proposées par Kissflow peut compliquer la tâche des petites équipes dont le nombre de flux de travail est limité.

2. Intégrer

Intégrer est un outil d'automatisation des flux de travail qui vous permet de concevoir visuellement vos processus d'automatisation à l'aide d'un générateur glisser-déposer. Il comprend également un générateur de formulaires et vous permet d'auditer les automatisations de vos flux de travail pour identifier les domaines à améliorer.

Integrify peut être utilisé pour tout, de l'intégration de nouvelles recrues à l'automatisation de la gestion de vos projets, mais son utilisation est assez complexe car elle ne s'intègre qu'à d'autres outils via les WebServices. Il semble également un peu dépassé.

3. Flokzu

Flokzu est un autre outil visuel d'automatisation des flux de travail qui vous permet d'attribuer automatiquement des tâches, de définir des règles et d'envoyer des notifications. Grâce à son tableau de bord de reporting, vous savez toujours à quel stade se trouve chaque projet, combien de temps il a fallu pour terminer une tâche et s'il y a eu des retards.

L'un des inconvénients de l'utilisation d'un générateur visuel tel que Flokzu est que vous ne pouvez pas simplement écrire un ensemble de règles, mais que vous devez créer un modèle visuel, ce qui peut se compliquer pour des processus plus complexes.

4. Zapier

Zapier prend en charge l'automatisation des flux de travail en vous permettant de connecter les outils que vous utilisez déjà pour les faire fonctionner ensemble sans aucune saisie manuelle de votre part. Il fonctionne selon la logique « si ceci, alors cela » et permet aux équipes de collaborer entre dossiers et outils.

Zapier est idéal si vous recherchez un moyen simple de faire « parler » différents outils entre eux, mais il n'offre pas beaucoup plus que cela. Si vous souhaitez également être en mesure de créer des SLA, d'étiqueter automatiquement les tâches et de configurer des séquences de lead nurturing directement dans Gmail. Gmelius est un meilleur choix. Il s'intègre à Zapier, vous pouvez donc profiter du meilleur des deux !

5. Gmelius

Grâce à son intégration à Zapier et à sa propre API publique, Gmelius offre une multitude de possibilités d'automatisation des flux de travail. Nous en avons déjà mentionné certains plus haut :

• Créez des contrats de niveau de service pour vous assurer de répondre en temps voulu aux e-mails urgents et de grande valeur.
• Répartissez automatiquement la charge de travail entre les membres de l'équipe pour éviter les blocages.
• Configurez des séquences d'e-mails automatisées pour générer des prospects.
• Envoyez des suivis et des réponses automatisés pour fournir un excellent service client et gagner du temps.
• Envoyez des e-mails personnalisés en masse directement depuis Gmail, sans avoir besoin d'un fournisseur de services de messagerie supplémentaire.
  

Tout ce qui précède peut être effectué de manière très visuelle, ce qui vous permet d'avoir facilement une vue d'ensemble de vos flux de travail et de les adapter si nécessaire.

Gmelius est la solution idéale pour les équipes qui souhaitent tirer le meilleur parti des logiciels qu'elles utilisent déjà. Comme il fonctionne directement depuis Gmail, Slack et Trello, il n'est pas nécessaire d'ajouter un autre outil à votre stack.

Automatiser pour favoriser la croissance

L'automatisation des flux de travail vous permet de gagner du temps, de réduire les risques d'erreurs et d'augmenter la productivité de votre équipe. Utilisez les exemples et les outils d'automatisation des flux de travail présentés dans cet article comme point de départ pour déterminer quels processus de votre équipe pourraient être automatisés afin que vous puissiez travailler plus efficacement et vous concentrer sur des tâches de haut niveau.
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Vous voulez en savoir plus ? Apprenez à automatiser les flux de travail avec Gmelius.