Die besten Tools zur Workflow-Automatisierung zur Steigerung der Teamproduktivität (+ Beispiele)

Grundlegendes Arbeiten. Sich wiederholende Aufgaben. Geringfügige Jobs. Wie auch immer du sie nennen willst, niemand macht sie gern. Darüber hinaus sind dies genau die Aufgaben, die fehleranfällig sind, da es schwierig ist, sich auf sie zu konzentrieren.

Zum Glück können Sie Ihrem Team diese Art von Arbeit oft mit einer intelligenten Workflow-Automatisierung abnehmen.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Automatisierung manueller Arbeit durch die Festlegung logischer Regeln wie „wenn dies, dann das“. Diese automatisierten Prozesse können Unternehmen dabei helfen, ihre Produktivität und Effizienz zu verbessern, indem sie ihnen Zeit und Geld sparen und das Risiko menschlicher Fehler verringern.

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5 Beispiele für Workflow-Automatisierung

Klingt gut? Erstellen Sie dann eine Liste aller manuellen Workflows, die in Ihrem Unternehmen existieren, und prüfen Sie, ob es eine Möglichkeit gibt, sie zu automatisieren. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir im Folgenden einige Beispiele für Workflow-Automatisierung aufgelistet, gefolgt von Workflow-Automatisierungssoftware, mit der Sie alles einrichten können.

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1. Kundenbetreuung

Zeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um den Kundensupport geht. Die Mitarbeiter erwarten, dass ihnen schnell geholfen wird, aber das ist nicht immer einfach, wenn es um komplizierte Probleme geht oder wenn die Arbeitsbelastung ungleichmäßig auf die Teammitglieder verteilt ist.

Gmelius hilft bei der Automatisierung der Arbeitsabläufe im Kundensupport, indem es Ihnen ermöglicht

• automatische Antworten senden, damit Kunden wissen, dass ihr Ticket eingegangen ist.
• Weisen Sie Tickets automatisch im Round-Robin-Verfahren zu, basierend auf der Arbeitsbelastung der Teammitglieder.
• richten Sie SLAs ein, um sicherzustellen, dass E-Mails zeitnah beantwortet werden.
• Automatisches Taggen von Tickets auf der Grundlage ihres Inhalts, um weiteren Kontext bereitzustellen.

Ein Beispiel für Letzteres könnte eine E-Mail von einem Kunden sein, in der um eine Rückerstattung gebeten wird, die automatisch das Etikett „Rückerstattung“ erhält.

Darüber hinaus können Sie SLAs einrichten, um sicherzustellen, dass E-Mails rechtzeitig beantwortet werden.

2. Marketing und Vertrieb

Die manuelle Verwaltung und Pflege von Leads erfordert viel Organisation. Sie müssen zeitnahe Folgemaßnahmen, ständiges Engagement und schnelle Antworten sicherstellen.

Zum Glück kann vieles davon auch automatisiert werden. Mit Gmelius Gmail-Automatisierung, du kannst:

• Senden Sie massenweise personalisierte E-Mails an eine große Liste.
• Richten Sie E-Mail-Sequenzen ein, um Ihre Leads zu pflegen.
• automatische Follow-ups und Antworten senden.
• Erstellen Sie SLA-Regeln, um wichtige Konversationen zu priorisieren.
  

Sie können E-Mails auch in Gmail taggen und kennzeichnen. Danach werden sie automatisch der richtigen Person auf Ihrem Konto zugewiesen. Vertriebsteam.

3. Verwaltung des Projekts

Die Option, Aufgaben automatisch zu verteilen, ist nicht auf Ihr Kundensupport- und Vertriebsteam beschränkt. Sie können es auf jedes Teamprojekt anwenden und die Workflow-Automatisierung verwenden, um automatische Benachrichtigungen an Teammitglieder zu senden, wenn eine Frist für eine ihrer Aufgaben abläuft.

Aber möglicherweise verwenden nicht alle Ihre Teammitglieder ständig dieselben Tools. Wenn dies der Fall ist, besteht die Gefahr, dass ihnen wichtige Informationen entgehen oder dass Dinge doppelt erledigt werden.

Um dies zu vermeiden, können Sie Gmelius verwenden, um verschiedene Tools automatisch synchronisieren zu lassen. Aufgabenkarten in Trello werden zum Beispiel mit deinen synchronisiert Gmail-Kanban-Tafel während E-Mail-Notizen automatisch auch in Slack angezeigt werden. Und dann gibt es noch die öffentliche API von Gmelius und die Zapier-Integration, die es ermöglichen, Workflow-Automatisierungen mit einer Vielzahl von Tools zu erstellen.

4. Onboarding-Prozess für Mitarbeiter

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters umfasst viele Schritte:

1. Sie müssen ihre Daten sammeln.
2. Sie müssen diese Details zu Ihrem HR-System hinzufügen.
3. Sie müssen sicherstellen, dass sie Zugriff auf alle erforderlichen Dokumente und Informationen haben.
   

Jeder dieser Schritte birgt das Risiko menschlicher Fehler, aber wenn sie automatisiert sind, wird dieses Risiko beseitigt. Bei Verwendung der Workflow-Automatisierung könnte der obige Prozess wie folgt aussehen:

1. Der neue Mitarbeiter erhält automatisch eine E-Mail mit einem Link zu einem Formular, in das er seine Daten eingeben kann.
2. Diese Details werden automatisch aus dem Formular in Ihr Personalsystem hinzugefügt.
3. Sobald der neue Mitarbeiter das Formular ausgefüllt hat, erhält er eine neue automatische E-Mail mit Links zu allen Dateien und Ordnern, auf die er Zugriff benötigt.
   

5. Fakturierung

Das Generieren und Versenden von Rechnungen ist keine besonders unterhaltsame Aufgabe. Unabhängig davon, ob einem Kunden jeden Monat oder nur einmal der gleiche Betrag in Rechnung gestellt werden muss, gibt es Tools, mit denen Sie diese Rechnungen automatisch erstellen und versenden können. Wenn ein Kunde eine monatliche Zahlung oder ein Abonnement hat, können Sie die Rechnung jeden Monat am gleichen Datum versenden lassen. Wenn du einmalige Käufe in Rechnung stellst, kann ein „Wenn das, dann das“ -Trigger den Rechnungsvorgang auslösen, sobald jemand seine Zahlungsdaten eingibt.

Sobald ein Kunde oder Kunde seine Rechnung bezahlt hat, kann diese Zahlung automatisch mit der von Ihnen gesendeten Rechnung verknüpft werden, sodass Ihre Finanzabteilung keinen manuellen Abgleich vornehmen muss.

Schließlich können Sie eine Regel erstellen, sodass jede überfällige Rechnung als solche gekennzeichnet wird, und sogar Dinge so einrichten, dass eine automatische Erinnerung an verspätete Zahler gesendet wird.

Die 5 besten Tools zur Workflow-Automatisierung

1. Küssen Sie sich

Kissflow hat eine elegante Oberfläche, mit der Sie Workflows mit einem Visual Builder erstellen können. Es bietet Berichte in Echtzeit, sodass Sie immer wissen, wie Ihre Workflow-Automatisierungsprozesse funktionieren. Kissflow wird von Unternehmen wie Domino's und Michelin verwendet und richtet sich an Unternehmen und Teams, die ihre Bemühungen zur Workflow-Automatisierung schnell ausbauen möchten.

Aufgrund seiner umfangreichen Liste von Funktionen und vorinstallierten Prozessmanagement-Apps kann es Ihnen helfen, alles zu automatisieren, von Ihrer Vertriebsarbeit bis hin zu Ihrem Kundensupport. Gleichzeitig kann es aufgrund der Vielzahl von Optionen, die Kissflow bietet, für kleinere Teams mit einer begrenzten Anzahl von Workflows überwältigend sein.

2. Integrieren

Integrieren ist ein Workflow-Automatisierungstool, mit dem Sie Ihre Automatisierungsprozesse mit einem Drag-and-Drop-Builder visuell gestalten können. Es enthält auch einen Formular-Builder und ermöglicht es Ihnen, Ihre Workflow-Automatisierungen zu überprüfen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Integrify kann für alles verwendet werden, vom Onboarding neuer Mitarbeiter bis hin zur Automatisierung Ihres Projektmanagements. Die Verwendung ist jedoch recht komplex, da es nur über WebServices in andere Tools integriert werden kann. Es sieht auch ein bisschen veraltet aus.

3. Flokzu

Flokzu ist ein weiterer visueller Builder zur Workflow-Automatisierung, mit dem Sie Aufgaben automatisch zuweisen, Regeln einrichten und Benachrichtigungen versenden können. Dank des Berichts-Dashboards wissen Sie immer, in welcher Phase sich jedes Projekt befindet, wie lange es gedauert hat, eine Aufgabe abzuschließen, und ob es Verzögerungen gibt.

Ein Nachteil bei der Verwendung eines visuellen Builders wie Flokzu ist, dass Sie nicht einfach eine Reihe von Regeln schreiben können, sondern ein visuelles Modell erstellen müssen, was bei komplexeren Prozessen kompliziert werden kann.

4. Zapier

Zapier unterstützt die Workflow-Automatisierung, indem Sie die Tools, die Sie bereits verwenden, miteinander verbinden können, damit sie zusammenarbeiten, ohne dass Sie manuell etwas eingeben müssen. Es basiert auf der „Wenn das, dann das“ -Logik und ermöglicht es Teams, ordner- und toolübergreifend zusammenzuarbeiten.

Zapier ist großartig, wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, verschiedene Tools miteinander „sprechen“ zu lassen, aber viel mehr bietet es nicht. Wenn du außerdem in der Lage sein möchtest, SLAs zu erstellen, Aufgaben automatisch zu kennzeichnen und Lead-Nurturing-Sequenzen direkt in Gmail einzurichten. Gmelius ist eine bessere Wahl. Es ist in Zapier integriert, sodass Sie das Beste aus beiden herausholen können!

5. Gmelius

Dank der Integration mit Zapier und seiner eigenen öffentlichen API bietet Gmelius eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Workflow-Automatisierung. Einige davon haben wir bereits oben erwähnt:

• Erstellen Sie SLAs, um sicherzustellen, dass Sie auf dringende und hochwertige E-Mails rechtzeitig antworten.
• Verteilen Sie die Arbeitslast automatisch auf die Teammitglieder, um Engpässe zu vermeiden.
• Richten Sie automatisierte E-Mail-Sequenzen ein, um Leads zu pflegen.
• Senden Sie automatische Follow-ups und Antworten, um einen hervorragenden Kundenservice zu bieten und Zeit zu sparen.
• Senden Sie massenweise personalisierte E-Mails direkt von Gmail aus, ohne dass Sie einen zusätzlichen E-Mail-Dienstleister benötigen.
  

All dies kann auf sehr visuelle Weise erfolgen, sodass Sie sich leicht einen Überblick über Ihre Arbeitsabläufe verschaffen und diese bei Bedarf anpassen können.

Gmelius ist die perfekte Lösung für Teams, die das Beste aus der Software herausholen möchten, die sie bereits verwenden. Da es direkt in Gmail, Slack und Trello funktioniert, musst du deinem Stack kein weiteres Tool hinzufügen.

Automatisieren Sie für Wachstum

Workflow-Automatisierung ermöglicht es Ihnen, Zeit zu sparen, das Fehlerrisiko zu reduzieren und die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Verwenden Sie die Beispiele und Tools zur Workflow-Automatisierung in diesem Artikel als Ausgangspunkt, um herauszufinden, welche Prozesse Ihres Teams automatisiert werden könnten, damit Sie effizienter arbeiten und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren können.
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