3 benefícios do software de colaboração por e-mail que você não pode ignorar

Colaborar em projetos em um mundo cada vez mais digital é um desafio. À medida que mais equipes operam em diferentes locais remotos, o trabalho em equipe e a colaboração se tornam cada vez mais complicados; as diferenças de fuso horário por si só dificultam a coordenação do trabalho. Embora as reuniões, teleconferências e bate-papos por mensagens instantâneas do Zoom facilitem a colaboração, muitas equipes ainda estão procurando por mais oportunidades.

A versatilidade e a eficiência do e-mail o tornaram uma forma padrão de comunicação comercial. As mesmas qualidades tornam o software de colaboração por e-mail inestimável para as equipes, ativando o potencial do e-mail como plataforma colaborativa. Este artigo definirá o software de colaboração por e-mail, explorará seus muitos benefícios e descreverá como implementá-lo para sua equipe.

O que é software de colaboração por e-mail?

Para interação com a empresa ou a marca, 74% dos respondentes da pesquisa escolhem o e-mail como seu método de comunicação preferido. Originalmente projetado para comunicação individual, o e-mail evoluiu significativamente ao longo dos anos.

Além de seus usos padrão, diferentes soluções de e-mail também oferecem oportunidades de colaboração. À medida que o e-mail continua evoluindo, recursos como caixas de entrada compartilhadas e as listas de distribuição também se tornam mais populares. Embora cada uma dessas funções possa causar um impacto positivo nos negócios, o software de colaboração por e-mail pode aprimorar os conceitos individuais para trabalhar juntos de forma sinérgica.

O software de colaboração por e-mail combina e-mail com recursos colaborativos para agilizar a comunicação e unificar as operações da equipe. As equipes podem maximizar o trabalho em equipe centralizando a comunicação por meio de uma plataforma. Alguns exemplos incluem uma caixa de entrada colaborativa do Google ou uma caixa de correio compartilhada do Outlook. Ambas as opções permitem que as equipes colaborem por e-mail atribuindo conversas e visualizando e-mails juntas em um único local.

Benefícios do software de colaboração

Com que frequência suas equipes enfrentam desafios de colaboração? Isso afetou a produtividade da empresa a ponto de você pensar em investir em uma nova solução de software? Nesse caso, a colaboração por e-mail é o lugar perfeito para começar. Software de colaboração por e-mail reduz os desafios comuns do local de trabalho, como falhas de comunicação, diminuição da produtividade e fluxos de trabalho desorganizados.

Os benefícios adicionais do software de colaboração incluem:

• Uma plataforma para comunicação centralizada
• Gerenciamento de tarefas mais fácil com menos aplicativos para gerenciar
• Fluxos de trabalho organizados e transparentes
• Aumento da produtividade entre equipes remotas ou presenciais
• Colaboração simples a qualquer momento e de qualquer local

Embora os líderes de equipe tenham muitas opções para ajudar a promover a colaboração entre uma equipe dispersa, os benefícios do software de colaboração por e-mail o tornam uma escolha óbvia. Trabalhar em conjunto a partir de uma plataforma compartilhada é uma solução eficaz. Em vez de alternar entre diferentes contas de e-mail ou aplicativos de comunicação, o software de colaboração reúne equipes para trabalhar na mesma plataforma unificada.

3 razões para usar o Gmelius, colaboração por e-mail com inteligência artificial para equipes

O Gmelius ajuda as equipes a criar uma caixa de entrada compartilhada colaborativa usando o Gmail. Como plataforma de comunicação e colaboração no Gmail, o Gmelius aprimora os recursos de uma caixa de entrada compartilhada e os expande com recursos colaborativos, como integrações para agilizar a comunicação, o gerenciamento de projetos e as operações internas.

Aqui estão alguns exemplos de como o software de colaboração por e-mail da Gmelius pode beneficiar sua equipe.

1. Alcance a máxima eficiência

Em vez de alternar entre contas, o Gmelius permite que seu grupo gerencie endereços de e-mail de forma colaborativa, sem compartilhar senhas ou logins. Cada usuário pode fazer login em seu Gmail individual, reduzindo a necessidade de contas corporativas separadas.

O software de colaboração por e-mail da Gmelius ajuda as equipes a eliminar longos tópicos de e-mail, mensagens e encaminhamentos, atribuindo e-mails e compartilhando notas contextuais nas margens laterais para atualizações em tempo real.

Startups pode obter enormes benefícios na implementação de um software de e-mail como o Gmelius, pois ele se integra às ferramentas diárias com as quais sua equipe já está familiarizada. E como o Gmelius está dentro da sua conta do Gmail, é necessário um mínimo de treinamento. A arquitetura exclusiva de sincronização bidirecional aprimora ainda mais ferramentas como Slack, Google Workspace e muito mais. Trabalhar em uma única plataforma resulta em eficiência maximizada para a caixa de entrada da sua empresa.

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2. Organize sua caixa de entrada

O Gmail oferece marcadores do Gmail para aumentar a organização. O Gmelius aprimora ainda mais esse recurso ao permitir que os membros da equipe compartilhem marcadores do Gmail entre si. Percorrer uma caixa de entrada para encontrar um e-mail específico pode ser entediante.

‍Marcadores compartilhados do Gmail elimine caixas de entrada lotadas, permitindo que os membros da equipe classifiquem os e-mails recebidos em marcadores correspondentes para visibilidade e organização claras. Além disso, a plataforma usa inteligência artificial para marcar automaticamente e-mails de diferentes departamentos, tópicos, clientes e muito mais.

Organize a comunicação com o cliente em um único local para eliminar o risco de e-mails ou tarefas recebidas serem esquecidas. Como as oportunidades perdidas podem obstruir as operações da empresa, os rótulos compartilhados do Gmail reduzem esse risco ao garantir maior confiança nos esforços de correspondência da sua equipe.

3. Simplifique o gerenciamento de projetos

Ao pesquisar os benefícios do software de colaboração, você pode ter negligenciado o gerenciamento de projetos. Esse descuido pode ser devido à frequência com que as empresas precisam investir em ferramentas separadas para gerenciar projetos. Com o Gmelius, no entanto, as equipes podem colaborar usando os painéis Gmail, Kanban e Trello. Os quadros Kanban oferecem soluções visuais de gerenciamento de projetos para equipes e aumentam a transparência para todos os membros convidados.

As caixas de entrada ou marcadores do Gmail podem ser convertidos em quadros Kanban, permitindo que sua equipe transforme qualquer conversa por e-mail em um cartão de tarefas. Cada tarefa pode então ser movida de uma coluna para a próxima, oferecendo transparência para cada status da tarefa. Isso economiza horas copiando e colando informações em uma plataforma separada de gerenciamento de projetos.

Além disso, os quadros Kanban podem ser convertidos em quadros do Trello e vice-versa. Os membros da equipe podem trabalhar diretamente do Gmail ou do Trello, de acordo com suas preferências, para simplificar ainda mais o gerenciamento de projetos.

Conclusão

No início, pode parecer difícil encontrar um software de colaboração por e-mail que faça tudo, mas o Gmelius oferece tudo o que sua equipe precisa — e muito mais — de dentro da sua conta existente do Gmail.

Nosso Teste gratuito de 14 dias permite que sua equipe experimente o Gmelius e explore todos os recursos que ajudam você a enviar e-mails de forma colaborativa, sem a complexidade desnecessária.

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