Muito provavelmente, sua equipe precisou usar o controle remoto total, e você teve que fazer isso rapidamente. Tivemos que fazer o mesmo em Gmelius e fizemos isso praticamente da noite para o dia.
A comunicação é fundamental. Não apenas para manter suas equipes conectadas, mas também para manter tudo funcionando sem problemas. Com todas as mudanças repentinas que podem atrapalhar seus negócios, é importante manter uma impressão de controle e ordem — sua equipe e seus clientes dependem de você.
A boa notícia é que não precisa ser difícil.
Modelos de e-mail ajudam muito você a sistematizar suas comunicações e processos. Eles economizam muito tempo e você pode usá-los para manter suas equipes, clientes e partes interessadas externas bem informados e em sintonia.
Criar uma política remota estática durante esses tempos de constante mudança só causará frustração de sua parte e confusão para todos os outros.
Vamos dar uma olhada em alguns modelos que você pode usar para cobrir a maioria dos casos de uso que você encontrará. Eles serão úteis ao fazer a transição de suas equipes para trabalhar remotamente e ao precisar comunicar suas políticas, interna e externamente.
Esses modelos são compartilháveis, flexíveis, muito fáceis de personalizar e aparecem na sua janela de composição com um clique.
- E-mail de motivação introdutória
- Política de relatórios
- Políticas e ferramentas de comunicação
- Mudanças no agendamento da equipe
- Mudanças de agendamento de empresa para cliente
E-mail de motivação introdutória
A forma como você gerencia sua equipe afeta diretamente o desempenho e a produtividade da equipe. Aqui está um exemplo de e-mail introdutório motivacional, mas você deve considerar enviar e-mails inspiradores semanalmente, pois eles podem ajudar mantenha sua equipe motivada e engajada. Pense em mencionar pequenas e grandes vitórias, reconhecer o trabalho de todos e compartilhar algo engraçado.
Assunto: Remoto, mas ainda juntos:)
Olá equipe,
Queríamos começar informando primeiro que estamos todos juntos nisso. Sabemos que é um momento difícil, mas enquanto estivermos saudáveis e juntos, ficaremos bem.
Ao longo dos próximos dias, você receberá atualizações urgentes relacionadas a mudanças em nossos procedimentos operacionais.
A principal prioridade é cuidar da sua saúde e das pessoas mais próximas a você.
Desejando a você o melhor,
Política de relatórios
Trabalhar bem remotamente requer documentação clara. Sempre que possível, sua equipe deve consolidar os recursos e evitar a complexidade. Trabalhar com a menor quantidade de ferramentas necessárias economizará o tempo da sua equipe e causará menos frustração. Com base em nossa própria experiência, recomendamos documentando as metas e tarefas da sua equipe em um diário diário usando quadros Gmelius.
Assunto: Política de relatórios diários para trabalho remoto:
Com todos nós agora totalmente remotos, será necessário ajustar nossa política de relatórios com uma projetada para nossa equipe dispersa.
Continue enviando seus relatórios de fim de dia em nossa plataforma. E daqui para frente, precisaremos criar uma cópia e adicioná-la aos nossos “Daily Dairy Boards”. Nossos conselhos funcionarão como uma fonte central de fácil acesso para nossas atividades atuais.
Agradecemos sua compreensão.
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Políticas e ferramentas de comunicação
Além de sua pilha padrão de ferramentas, talvez você precise de alguns softwares e aplicativos especiais para ajudar os membros da sua equipe a se manterem em contato. O desafio aqui é usar o menor número possível de ferramentas e, ao mesmo tempo, aproveitar ao máximo as que sua equipe já está usando. Neste modelo, mencionamos as ferramentas que adicionamos aos nossos fluxos de trabalho.
Assunto: Política de comunicação e ferramentas remotas
Olá a todos,
Para nos mantermos eficazes e minimizar o estresse, estamos descrevendo algumas mudanças em nossa política de comunicação.
Ferramentas de comunicação:
- Para videochamadas, criamos uma conta Zoom que pode lidar com videoconferências com vários participantes, como nossas reuniões gerais.
- Para conversas rápidas por voz, agora temos uma conta no Discord. Pense no Slack, mas para voz.
- Por falar em Slack, manteremos nossos canais para essas mensagens instantâneas rápidas.
- E para eliminar o envio interno de e-mails, continuaremos usando o Gmelius e enviaremos mensagens uns aos outros por meio de notas de e-mail.
Esperamos que essas ferramentas ajudem a melhorar nossas comunicações durante esse período de transição.
Tudo de bom,
Mudanças no agendamento da equipe
Um dos desafios de trabalhar remotamente é a perda dos hábitos e rituais compartilhados de sua empresa. Para ajudar seus colegas de equipe a se manterem conectados à sua cultura e uns aos outros, é importante reforçar a cultura da sua empresa.
Assunto: Política de agendamento de trabalho remoto da empresa
Olá Equipe,
Para manter tudo funcionando sem problemas, tivemos que adaptar nossas políticas de trabalho para se adequar ao clima atual do trabalho remoto.
As seguintes atualizações de agendamento manterão todos na mesma página.
- Todas as pessoas: nossas reuniões gerais de segunda-feira de manhã continuarão conforme planejado por meio de videoconferência. Para manter as coisas em ordem, os chefes de departamento liderarão o resumo das atividades de sua equipe. Seguido por um piso aberto para perguntas e comentários.
- Reuniões individuais com gerentes: continuarão ocorrendo de acordo com seus horários programados. Em vez do Face-2-Face, eles serão conduzidos por videoconferência.
- Horário de funcionamento: embora estejamos dispersos em diferentes fusos horários, é importante que tenhamos um período de quatro horas em que estejamos todos disponíveis on-line. Alinhe os prazos com suas respectivas equipes.
Esperamos ser ainda mais produtivos trabalhando em casa.
Tudo de bom,
Mudanças de agendamento de empresa para cliente
Esses tempos são incomuns para todos nós. Certifique-se de manter seus clientes informados sobre as mudanças que você está implementando. Isso o ajudará a evitar feedback negativo ou mal-entendidos.
Assunto: {{to.fname}}, Mudanças em nossa programação normal
Caro {{to.fname}},
Devido às mudanças recentes, nossa equipe queria informá-lo sobre nossa programação revisada.
Embora nosso escritório esteja fechado, tenha certeza de que nosso serviço e compromisso com você não param.
Para tópicos específicos de cada caso, entre em contato com seu representante habitual - eles estão de plantão e prontos para servir. Para perguntas relacionadas ao suporte, envie-nos um e-mail para {support@}.
As alterações atuais são indefinidas até novo aviso e teremos certeza de atualizá-lo sobre quaisquer alterações.
Tudo de bom,
Sua {{equipe}}
Os modelos acima podem ser usados como base para comunicar suas políticas remotas.
Sua janela de composição do Gmelius está cheia de modelos pré-criados que você pode ajustar facilmente. E o processo para criando um do zero é simples.
Junte-se à comunidade Gmelius, por essas e outras dicas como essa sobre como se adaptar ao trabalho remoto e melhorar a colaboração em equipe em geral.
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