Automatische Antwort auf geteilte Postfächer: Passen Sie das Messaging an Ihr Team und Ihre Marke an

Suchen Sie nach einer schnelleren Möglichkeit, auf E-Mails zu antworten? Suchen Sie nach einer Möglichkeit, die Produktivität in Ihrem Team zu steigern? Nun, die Automatisierung von E-Mail-Antworten kann helfen. Automatisierte Antworten helfen Ihrem Team dabei, einen exzellenten Kundenservice zu bieten und reduzieren gleichzeitig die zeitaufwändige Beantwortung von E-Mails.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie die automatische Antwort für ein geteiltes Postfach einrichten, haben wir das Richtige für Sie. In diesem Artikel werden die vielen Vorteile behandelt, die automatisierte E-Mail-Antworten für Ihr Team mit sich bringen können geteiltes Postfach und wie Sie sie einrichten, um den Arbeitsablauf Ihres Teams zu verbessern.

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Was ist ein geteiltes Postfach?

EIN geteiltes Postfach ist ein E-Mail-Posteingang, der es mehreren Teammitgliedern ermöglicht, E-Mails von derselben E-Mail-Adresse zu verwalten, zu senden und zu empfangen. Da sich die meiste Unternehmenskommunikation auf E-Mails konzentriert, kann Ihr Unternehmen gemeinsame Postfächer für bestimmte E-Mail-Adressen wie customersupport@ [Firmenname] .com oder sales@ [Firmenname] .com einrichten.

Anschließend können Sie relevante Teammitglieder einladen, E-Mails gemeinsam zu verwalten. Geteilte Postfächer helfen Teammitgliedern, sich gegenseitig zur Rechenschaft zu ziehen, da jeder sehen kann, wer an was arbeitet. Wenn Ihr Team remote oder in einer hybriden Umgebung arbeitet, ist ein klarer Überblick über die Unternehmens-E-Mails entscheidend für einen besseren Arbeitsablauf.

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Vorteile von Shared Mailbox Auto-Reply

Automatisierung hat die Belegschaft revolutioniert: Mitarbeiter suchen nach den schnellsten und effizientesten Arbeitsmethoden. Anstatt täglich zahlreiche E-Mails zu filtern, können Automatisierungsregeln E-Mails in Ordner unterteilen, unnötige Nachrichten löschen und automatisch eine Antwort senden, wenn eine E-Mail nicht innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens beantwortet wurde. Ihr Team verwendet automatische Antworten zwar für persönliche Angelegenheiten, sie können aber auch bei der Verwaltung eines gemeinsam genutzten Postfachs von Vorteil sein.

Hier sind einige der Vorteile der Verwendung der automatischen Antwort für Ihr geteiltes Postfach.

Qualitativ hochwertiger Kundenservice

Automatisierte Antworten können als Technik zur Verbesserung des Kundenservices verwendet werden. Ein aktuelles melden zeigte, dass von 1.000 befragten Verbrauchern mehr als die Hälfte E-Mail als primäre Kontaktmethode bevorzugte. Und die Verbraucher von heute erwarten Antworten innerhalb einer Antwortzeit von 30 Minuten oder weniger bei der Recherche nach Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens. Als Reaktion darauf können Teams die automatische Antwort in ihrem gemeinsamen Unternehmenspostfach verwenden, um Kundenservice-Tickets schneller zu erhalten.

Einige Beispiele für automatische Antworten des Kundendienstes sind:

„Wir haben Ihre E-Mail erhalten und werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.“

„Ihre Support-Anfrage ist eingegangen. Wir schätzen Ihre Erfahrung und werden uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.“

Um das Erlebnis zu verbessern, können Sie Ihre Nachricht mit dem Namen des Kunden personalisieren:

„Vielen Dank für Ihre Anfrage, [Kundenname]. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.“

Wenn Sie eine automatische Antwort für den Kundenservice einrichten, können Sie den Verbrauchern versichern, dass das Unternehmen ihre Anfrage gesehen hat und sich mit ihnen in Verbindung setzt. Anstatt die Kunden im Unklaren darüber zu lassen, ob ihre Nachricht eingegangen ist oder nicht, beginnt die Interaktion mit einer automatisierten Nachricht auf dem richtigen Fuß, um ein positives Erlebnis zu gewährleisten.

Bessere Verkaufsreichweite

Automatische Antworten können dazu beitragen, einen Teil der Arbeitslast Ihres Vertriebsteams zu übernehmen, ohne einen schlechten Kundenservice zu riskieren. Beispielsweise kann Ihr Vertriebsteam mit aktuellen Kunden kommunizieren und gleichzeitig den Leads neue Verkaufschancen präsentieren, indem es eine automatische Antwort wie diese verwendet:

„Danke für deine E-Mail. Ich bin derzeit nicht im Büro, werde aber so schnell wie möglich antworten. „Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unser [neuestes Produkt oder Service einfügen] an. Sie können auch auf unsere [kostenlose Testversion oder Produktdemonstration] zugreifen, um zu sehen, ob unser Produkt Ihren Anforderungen entspricht.“ 

Dies ist ein Beispiel dafür, wie automatische Antworten Kunden darüber informieren können, dass ihre Nachricht eingegangen ist, ihnen aber auch die Möglichkeit bieten, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu bewerten oder an kostenlosen Testversionen teilzunehmen, die Ihr Unternehmen anbietet.

Transparenz

Unabhängig davon, ob Sie automatische Antworten für jede Abteilung oder nur für den Vertrieb und den Kundensupport einrichten möchten, können automatisierte Nachrichten dazu beitragen, Informationen konsistent zu übermitteln, sodass sowohl Ihre internen Teams als auch externe Kunden auf dem Laufenden bleiben. Ihr Team kann automatische Antworten auch in folgenden Fällen verwenden:

• nicht im Büro
• im Urlaub
• in einer Besprechung

Automatische Antworten können Kunden über Ihre Schließdaten an Feiertagen auf dem Laufenden halten und sicherstellen, dass Sie bei der Rückkehr antworten. Unabhängig davon, ob Mitarbeiter verfügbar sind, können Bestätigungs-E-Mails und andere Mitteilungen automatisch versendet werden, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, solange Ihr Unternehmen geschlossen ist.

Produktivität im Team

Das Adressieren von E-Mails nimmt an jedem Arbeitstag Stunden in Anspruch. Die Automatisierung von Antworten für gemeinsam genutzte Postfächer hilft Teams, sich ohne Unterbrechungen auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, sodass sie während des Arbeitstages sofort antworten können. Ablenkungen sind häufig, aber zu viele können die Produktivität beeinträchtigen. Automatische Antworten können Unterbrechungen verhindern und dazu beitragen, dass sich das Team konzentriert, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder auf dem richtigen Weg bleiben.

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So richten Sie automatische Antworten mit Gmelius ein

Wie du automatische Antworten einrichtest, hängt von der Plattform ab, die du verwendest. Bei Gmelius bieten wir ein gemeinsames Postfach direkt in Gmail an. Auf diese Weise können Teams auf einer vertrauten Plattform zusammenarbeiten, zusammen mit vielen unserer anderen Funktionen, die zur Automatisierung von Arbeitsabläufen entwickelt wurden. Gmelius bietet zum Beispiel auch gemeinsam nutzbare Gmail-Vorlagen. Im Gegensatz zu einem standardmäßigen gemeinsamen Postfach ermöglicht Gmelius Teams, eine Bibliothek von Vorlagen zu erstellen, die Teammitglieder gemeinsam nutzen können.

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Nach der Installation von Gmelius ist das Vorlagensymbol über das Fenster „Verfassen“ in Ihrer E-Mail zugänglich. Von dort aus können die Teammitglieder auswählen, welche Vorlage sie verwenden möchten, und auch einen aktuellen Entwurf als Vorlage speichern, falls sie Feedback von einem anderen Teammitglied benötigen. Eine Vielzahl von benutzerdefinierten Variablen kann auch in automatische Antworten integriert werden, um die Öffentlichkeitsarbeit des Unternehmens zu personalisieren.

Das Einrichten von Autorespondern ist noch einfacher. Teams können Auslöser einrichten und automatisch Sofortantworten senden, indem sie für jedes erforderliche gemeinsame Postfach neue Bedingungen festlegen. Unsere Autoresponder-Funktion verwendet die Regeln „Für jeden“, „Wenn“ und „Dann“, um das Beste aus jeder Antwort herauszuholen. Zum Beispiel für jeden „neues Gespräch“, wenn eine E-Mail wird außerhalb der Arbeitszeiten empfangen (nach Ihren Wünschen), dann eine E-Mail-Antwort wird direkt gesendet.

Schrittweise Anleitungen anzeigen hier.

Nachdem Sie Ihre automatischen Antworten für jedes geteilte Postfach eingerichtet haben, können Sie die durchschnittlichen E-Mail-Antwortzeiten direkt in Gmail verfolgen mit Gmelius' E-Mail-Analytik für Teams. Manager können dann einen detaillierten Bericht darüber einsehen, wie viele E-Mails jedem Teammitglied zugewiesen sind, sowie die durchschnittliche Zeit, die zum Beenden einer Konversation benötigt wird.

Mit Gmelius können Sie ganz einfach automatische Antworten für das gemeinsame Postfach Ihres Unternehmens einrichten, sodass Sie Ihr Messaging anpassen und den Ruf Ihrer Marke mit nur wenigen Klicks verbessern können.

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Um mehr über die automatische Antwort von geteilten Postfächern zu erfahren Gmelius, sieh dir unsere Funktionen und Integrationen an.
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