So viele wie 59% der US-Arbeiter arbeiten jetzt aus der Ferne — die ganze Zeit oder die meiste Zeit. Da sich immer mehr Unternehmen im Zuge der globalen Pandemie auf eine „neue Normalität“ einstellen, werden die Kommunikationsprobleme bei der Telearbeit immer häufiger. Zu diesen Herausforderungen gehören:
Kommunikationsprobleme bei der Telearbeit und wie man sie löst
Das Angebot von mobilen und hybriden Arbeitsräumen schafft ein positives Umfeld für Teams. Ein aktuelles Flexjobs-Umfrage zeigt, dass von 4.000 Mitarbeitern nach der Pandemie 58% Vollzeitstellen im Home-Office bevorzugen, während 39% eine hybride Vereinbarung bevorzugen.
In dieser neuen Ära der Telearbeit dreht sich alles um Flexibilität. Mitarbeiter wollen die Möglichkeit haben, ihre Kinder von der Schule abzuholen oder später mit der Arbeit zu beginnen, um persönliche Angelegenheiten zu erledigen — und das alles, während sie eine Vollzeitbeschäftigung haben. Manager haben sich dieses neue Paradigma zu eigen gemacht, um wertvolle Mitarbeiter an sich zu binden, aber was vielleicht noch wichtiger ist, dass zufriedene Mitarbeiter qualitativ hochwertigere Arbeit leisten. Mit Mitarbeitern aus der Ferne gehen jedoch auch eine Reihe von Kommunikationsproblemen einher.
Hier sind fünf häufig auftretende Kommunikationsherausforderungen für Remote-Teams und Vorschläge für mögliche Lösungen.
1. Interne Teamkommunikation
Die Beschränkung der Zusammenarbeit auf Online-Kanäle kann viele Herausforderungen mit sich bringen. Es kommt unweigerlich zu Missverständnissen, aber die Berücksichtigung der häufigen Benachrichtigungen für unzählige E-Mails, Sofort-Chats und Zoom-Anrufe verkompliziert das Kommunikationsproblem noch weiter. Telearbeiter haben Schwierigkeiten, das richtige Gleichgewicht zwischen der Beantwortung von Anfragen innerhalb einer angemessenen Zeit und der Verwaltung der restlichen Geschäftskorrespondenz zu finden.
Lösung: Verwenden Sie gemeinsam genutzte Posteingänge für eine effiziente Kommunikation
Geteilte Posteingänge ermöglichen es Teammitgliedern, Unternehmens-E-Mail-Adressen gemeinsam von einem Standort aus zu verwalten. Ohne dieses Tool versuchen Mitarbeiter, sich über einzelne E-Mail-Konten zu koordinieren oder ein Unternehmens-E-Mail-Konto mit demselben Benutzernamen und Passwort gemeinsam zu nutzen.
Einige E-Mail-Anfragen können nicht mit einer einzigen Antwort gelöst werden und erfordern einen zusätzlichen Austausch, bevor ein Problem gelöst werden kann. Einzelne Konten können mehrere E-Mail-Threads, CC'ing und Weiterleitung erstellen. Mit gemeinsam genutzten Postfächern können Mitarbeiter Unternehmens-E-Mails gemeinsam bearbeiten, sodass keine langen Threads erforderlich sind.
Geteilte Posteingänge beseitigen nicht nur diese Probleme, sondern erhöhen auch die Sicherheit auf individueller und Unternehmensebene. Benutzer müssen sich nur in ihren persönlichen Posteingang anmelden, um gemeinsam auf den Posteingang zugreifen zu können. Dadurch entfällt auch das Wechseln von Tabs und das Teilen von Passwörtern.
So verwenden Sie Gmelius für eine optimierte Kommunikation
Gmelius ersetzt überladene Google Groups, Team-Aliase und externe Helpdesks durch ein Tool für den gemeinsamen Posteingang in Gmail. Gmelius funktioniert innerhalb von Gmail und sorgt für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit.
Wenn sich ein Teammitglied bei Gmail anmeldet, kann es über eine „Zugewiesene“ -Ansicht im linken Seitenbereich auf die ihm zugewiesenen E-Mails zugreifen. Direkt darunter befinden sich Kategorien für „ausstehende“ und „geschlossene“ E-Mails, sodass Teams sich auf einen Blick über den aktuellen Stand der Korrespondenz informieren und Antworten entsprechend priorisieren können.
In der Gmelius-Seitenleiste können Manager auswählen, welche Teammitglieder bestimmte E-Mails erhalten, was den Zuweisungsprozess weiter vereinfacht. Mitglieder können auch eine Status- oder E-Mail-Notiz hinzufügen, um zusätzlichen Kontext zur Aufgabe zu erhalten. Zum Beispiel:
„Dieser Kunde möchte seinen Vertrag verlängern, hat aber einige Fragen zu seiner Abrechnung. Können Sie sie über unsere Verlängerungsrichtlinien informieren?“
2. Verwaltung des Projekts
Zeitzonenunterschiede, flexible Arbeitszeiten und digitale Korrespondenz machen das Projektmanagement aus der Ferne zu einer Herausforderung. Es ist einfach, Mitarbeiter vor Ort in einem Konferenzraum zu versammeln, um über das neueste Projekt des Unternehmens zu sprechen. Es ist jedoch eine weitaus größere Herausforderung, mehrere Mitarbeiter aus der Ferne zu einem geplanten Zoom-Anruf zusammenzubringen. Die Planung an sich kann mühsam sein, aber sicherzustellen, dass jede Projektaufgabe pünktlich zugewiesen und abgeschlossen wird, ist erheblich komplexer.
Lösung: Aufgaben an einem Ort organisieren
Die Investition in Tools zur Optimierung organisatorischer Taktiken ist eine Lösung, auf die sich viele Unternehmen aus der Ferne verlassen können. Tools wie Trello bieten beispielsweise online Listen im Kanban-Stil an und erstellen so für jede Aufgabe einen strukturierten Arbeitsablauf.
Diese Methode des Projektmanagements schafft klare Verantwortlichkeiten und bietet visuelle Statusaktualisierungen auf einer Plattform, anstatt mehrere Kanäle zu nutzen, um die vielen und verschiedenen Details zu besprechen.
So verwenden Sie Gmelius für das Projektmanagement
Gmelius bietet Gmail-Kanban-Boards als Projektmanagement-Funktion, mit der Teammitglieder E-Mails in Aufgabenkarten umwandeln und Projekte direkt in Gmail visuell verwalten können. Teams können dann gemeinsam Kanban-Boards verwalten, um zu ermitteln, welche Projektaufgaben noch zugewiesen werden müssen, was in Bearbeitung ist und was noch aussteht.
Als zusätzlichen Bonus lassen sich die Kanban-Boards von Gmelius in Trello integrieren. Gmail-Kanban-Boards können mit nur wenigen Klicks in Trello-Boards umgewandelt werden. E-Mails, Aufgaben und Fälligkeitstermine werden sowohl in Gmail als auch in Trello in Echtzeit synchronisiert, sodass das zeitaufwändige Hin- und Herspringen zwischen Anwendungen entfällt. Je nach ihren Vorlieben können Teammitglieder entweder von Gmail oder Trello aus arbeiten. Teams können ihre Fortschritte auch mit externen Partnern teilen, um Einblick in den Fortschritt einer Aufgabe zu erhalten. Die Kommunikation ist rationalisiert, was zu besseren Kooperationsmöglichkeiten und einer konsolidierten Sicht auf das Projekt sowie seine einzelnen Aufgaben führt.
3. Zu viele Tools, zu wenig Zeit
Mit zunehmender Abhängigkeit von Online-Kommunikation steigt auch unser Bedarf an Tools, die diese Kommunikation erleichtern. Die meisten Unternehmen arbeiten mit Plattformen wie Microsoft 365 oder Google Workspaceund lässt sich gleichzeitig in andere Plattformen integrieren. Jede Plattform erfüllt zwar einen bestimmten Zweck, aber die Verwaltung mehrerer Konversationen und Aufgaben an mehreren Standorten wird zu einer Herausforderung.
Lösung: Kommunikation zentralisieren
Der Schlüssel zur Vereinheitlichung der Kommunikation liegt in der Verwendung eines All-in-One-Tools. Unternehmen müssen ihre Ausgaben evaluieren, um Engpässe zu identifizieren und auch um „undichte Stellen“ zu finden, durch die potenzielle Gewinne verloren gehen. Monatliche Abonnements und Lizenzen für den professionellen Zugriff auf eine Handvoll organisatorischer Tools summieren sich schnell und bergen ein unnötiges Potenzial für finanzielle Verluste. Stattdessen können Unternehmen in ein Tool investieren, das alles kann, wie ein Software-Taschenmesser. Diese Konsolidierung wird nicht nur für Einfachheit sorgen, sondern eine Plattform macht auch die Notwendigkeit, mehrere Mitarbeiter zu verschiedenen Tools zu schulen, überflüssig.
So verwenden Sie Gmelius zur Zentralisierung der Kommunikation
Wir haben bereits die Lösung für den gemeinsamen Posteingang untersucht, die Gmelius anbietet, um das E-Mail-Management zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu vereinfachen. Zusätzlich zu dieser kompakten Lösung ermöglicht Gmelius Teams auch die Erweiterung durch Integrationen mit einer Vielzahl von Softwaretools und beliebten Anwendungen. Um Ihre Teamkommunikation auf einer Plattform zu vereinheitlichen, lässt sich Gmelius in alltägliche Tools wie Slack, Google Workspace, Zoom und Loom integrieren, sodass Teammitglieder Konversationen synchronisieren und Besprechungen von Gmail aus planen können. Auf diese Weise können Teams ihre Reichweite über verschiedene Kommunikationskanäle erweitern, während die Manager die Gesamtstrategie im Griff behalten — ebenso wie den Geldbeutel des Unternehmens.
4. Zeitmanagement
Ein Tag hat nur eine begrenzte Anzahl von Arbeitsstunden. Das Schöne an Telearbeit ist, dass Sie flexibel entscheiden können, wie und wann Sie Ihre Aufgaben erledigen. Während sich viele Unternehmen immer noch für traditionelle Arbeitszeiten entscheiden, sprechen andere den Standard aus 9-5 Zeitplan ein aussterbendes Konzept. Für welches Modell Sie sich auch entscheiden, Kommunikation stellt aufgrund der zunehmenden Anzahl digitaler Tools oft eine Herausforderung dar. Selbst bei einem flexiblen Zeitplan nimmt die Online-Koordination per E-Mail und Instant Messaging immer noch wertvolle Arbeitszeit in Anspruch.
Lösung: Automatisieren Sie Aufgaben, um den Arbeitsablauf zu beschleunigen
Für Telearbeiter ist die Optimierung der Arbeitszeiten für ein effektives Zeitmanagement von entscheidender Bedeutung. Ablenkungen kommen unerwartet und in einer Vielzahl von Formen, von zusätzlichen Videokonferenzen bis hin zu vermehrten E-Mail-Antworten und Sofortnachrichten.
Automatisierung hilft, das Beste aus Ihrer Arbeitszeit herauszuholen. Die meisten untergeordneten Aufgaben können automatisiert werden, insbesondere wenn Ihr Team einen gemeinsam genutzten Gmail-Posteingang verwendet. E-Mails nehmen im Durchschnitt Stunden des Arbeitstages in Anspruch, aber Sie können sich wiederholende Aufgaben vermeiden, indem Sie folgende Automatisierungsregeln einrichten:
- automatische Antworten senden
- E-Mails planen
- E-Mails sortieren
- lösche unerwünschte E-Mails
- E-Mail-Erinnerungen senden
Die Verwendung von Automatisierungsregeln rationalisiert die tägliche Arbeit und ermöglicht es den Teams, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
So verwenden Sie Gmelius für das Zeitmanagement
Gmelius bietet leistungsstarke Automatisierungsregeln, um die täglichen Unternehmensprozesse zu beschleunigen, und E-Mail steht immer noch im Mittelpunkt der meisten Unternehmensabläufe. Als unverzichtbares Instrument im täglichen Betrieb sind Kommunikationsfehler unvermeidlich. Gmelius reduziert das Fehlerpotenzial, indem es Teams ermöglicht, Regeln für die Workflow-Automatisierung festzulegen, um Aufgaben zuzuweisen und zu delegieren, Unternehmens-E-Mails zu automatisieren, die Antwortzeiten zu verbessern und SLA-Richtlinien sicherzustellen, sodass Sie keine Gelegenheit verpassen, erfolgreich zu sein.
Das Bild oben zeigt die Workflow-Automatisierung. Wenn eine E-Mail das Wort „Rücksendung“ enthält, kann die E-Mail direkt John zugewiesen werden, dem Teammitglied, das Rücksendungen verwaltet. Dies hilft, Kundendienstanfragen zu optimieren und sicherzustellen, dass E-Mails schnell beantwortet werden.
E-Mails, die das Wort „Bestellung“ enthalten, können automatisch einem Kanban-Board zugewiesen werden, das für Bestellungen vorgesehen ist. Die Automatisierungsregeln von Gmelius revolutionieren die Arbeitsweise von Unternehmen, indem sie häufige Ablenkungen reduzieren und die täglichen Abläufe mit nur wenigen Klicks erhöhen.
5. Produktivität verfolgen
Da die Teammitglieder über mehrere Standorte verteilt sind, ist es für Manager schwierig festzustellen, ob ein Arbeitsablauf produktiv ist. Darüber hinaus ist es noch komplizierter, eine ausgewogene Arbeitsbelastung der Teammitglieder sicherzustellen, ohne die Möglichkeit, für ein kurzes Gespräch im Büro eines Mitarbeiters vorbeizuschauen.
Lösung: Meetings + Analytics = Ein Erfolgsrezept
Durch die Planung zusätzlicher Besprechungen oder Check-In-Anrufe werden Manager immer über den Status der einzelnen Mitglieder auf dem Laufenden gehalten. Diese Check-ins tragen auch zur Steigerung der Teammoral bei, da sie eine zusätzliche Gelegenheit bieten, in der einsamen Welt der Telearbeit Kontakte zu knüpfen. Analysen bieten einen klaren Überblick über die Fortschritte Ihres Teams und helfen Unternehmen dabei, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Eine erhöhte Transparenz hilft Managern, den Zeitaufwand für die Fertigstellung von Projekten besser zu verstehen und Änderungen der Workflow-Effizienz zu messen.
So verwenden Sie Gmelius, um die Produktivität zu verfolgen
Gmelius verfügt über zwei Kernfunktionen, mit denen Manager mit Teammitgliedern in Kontakt treten können, um Herausforderungen bei der Fernkommunikation zu lösen: Gmelius Meeting Scheduler und Google-Kalenderintegration. Beide Funktionen vereinfachen die Planung von Besprechungen, da Gmelius es Teammitgliedern ermöglicht, die Kalenderverfügbarkeit von Gmail aus gemeinsam zu nutzen. Sie müssen Ihren Posteingang nicht mehr verlassen, um mit Kollegen in Kontakt zu treten. Senden Sie einfach Ihre Verfügbarkeit, und die Teammitglieder können eine geeignete Besprechungszeit auswählen und gleichzeitig einen Zoom- oder Google Meet-Link einfügen, um den Prozess zu optimieren.
Zusätzlich bietet Gmelius ein Team Analytik um Managern einen sofortigen Überblick über die Gmail-Aktivitäten eines Teams zu geben. Analytics generiert detaillierte Berichte über Projekte und die Teamauslastung, die nach Team, Produktivität oder bestimmten Konversationen gefiltert werden können. Gmelius Analytics macht es einfach, den Status und die Lösungszeiten wichtiger Aktivitäten zu überwachen.
Die Verfolgung von Key Performance Indicators (KPIs) ist eine wichtige Kennzahl zur Sicherung des Wachstums. Gmelius macht dies möglich, indem es Managern einen Einblick in zugewiesene E-Mail-Konversationen sowie die durchschnittliche Zeit zum Abschluss von Aufgaben gibt. Kontinuierliche Optimierung hält die Teamleistung fest im Griff und ermöglicht Anpassungen der Geschäftsabläufe an die geschäftigsten und produktivsten Zeiten. Kennzahlen stellen außerdem sicher, dass die Arbeitsbelastung gleichmäßig auf die Teammitglieder verteilt wird, um einem Burnout der Mitarbeiter oder einer Überlastung durch Aufgaben vorzubeugen.
Kommunikation stellt Teams an entfernten Standorten vor besondere Herausforderungen. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit diesen Herausforderungen umgeht, entscheidet darüber, ob eine Operation erfolgreich ist oder nicht. Gmelius bietet eine skalierbare Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die sich ideal für entfernte und hybride Teams eignet. Da alles, von der Kommunikation bis hin zu Analysen, auf einer nahtlosen Plattform zusammengefasst ist, können Remote-Manager Kommunikationsherausforderungen proaktiv angehen.
Wenn Sie nach Lösungen für die Kommunikationsprobleme Ihres Teams bei der Telearbeit suchen, schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius wurde entwickelt, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
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