Jusqu'à 59 % des travailleurs américains travaillent désormais à distance, tout le temps ou la plupart du temps. Alors que de plus en plus d'entreprises s'adaptent à une « nouvelle normalité » à la suite de la pandémie mondiale, les défis de communication liés au travail à distance sont de plus en plus fréquents. Ces défis sont notamment les suivants :
Les problèmes de communication liés au travail à distance et comment les résoudre
L'offre de logements de travail à distance et hybrides crée des environnements positifs pour les équipes. Un récent Sondage Flexjobs révèle que sur 4 000 employés post-pandémiques, 58 % préfèrent des postes à distance à temps plein, tandis que 39 % préfèrent un arrangement hybride.
Dans cette nouvelle ère du travail à distance, tout est question de flexibilité. Les employés veulent pouvoir aller chercher leurs enfants à l'école ou commencer à travailler plus tard pour régler leurs problèmes personnels, tout en assumant une charge de travail à plein temps. Les managers ont adopté ce nouveau paradigme pour conserver leurs employés précieux, mais ce qui est peut-être plus important encore, c'est que des employés heureux produisent un travail de meilleure qualité. Cependant, le télétravail s'accompagne d'une série de défis en matière de communication.
Voici cinq défis de communication courants auxquels sont confrontées les équipes travaillant à distance et des suggestions de solutions potentielles.
1. Communication interne au sein de l'équipe
Restreindre la collaboration aux canaux en ligne peut présenter de nombreux défis. Les problèmes de communication se produisent inévitablement, mais la prise en compte des notifications fréquentes pour d'innombrables e-mails, discussions instantanées et appels Zoom complique encore le problème de communication. Les télétravailleurs ont du mal à trouver le juste équilibre entre répondre aux demandes dans un délai raisonnable et conserver le reste de l'organisation de leur correspondance professionnelle.
Solution : utiliser des boîtes de réception partagées pour une communication efficace
Boîtes de réception partagées permettez aux membres de l'équipe de gérer les adresses e-mail de l'entreprise ensemble à partir d'un seul endroit. Sans cet outil, les employés tentent de se coordonner via des comptes de messagerie individuels ou de partager un compte de messagerie d'entreprise en utilisant le même identifiant et le même mot de passe.
Certaines demandes par e-mail ne peuvent pas être résolues par une seule réponse et nécessitent des échanges supplémentaires avant de résoudre un problème. Les comptes individuels peuvent créer plusieurs fils de discussion, les transférer et les transférer. Grâce aux boîtes de réception partagées, les employés peuvent adresser les e-mails de l'entreprise ensemble, éliminant ainsi le besoin de longs fils de discussion.
En plus d'éliminer ces problèmes, les boîtes de réception partagées renforcent également la sécurité au niveau individuel et au niveau de l'entreprise. Les utilisateurs n'ont qu'à se connecter à leur boîte de réception personnelle pour accéder à la boîte de réception partagée, ce qui élimine également le besoin de changer d'onglet et de partager des mots de passe.
Comment utiliser Gmelius pour une communication rationalisée
Gmelius remplace les groupes Google encombrés, les alias d'équipe et les services d'assistance externes par un outil de boîte de réception partagée Gmail. Gmelius fonctionne depuis Gmail pour une communication et une collaboration fluides.
Lorsqu'un membre de l'équipe se connecte à son compte Gmail, il peut accéder aux e-mails qui lui sont attribués depuis une vue « attribuée » sur le panneau de gauche. Vous trouverez ci-dessous les catégories d'e-mails « en attente » et « fermés », afin que les équipes puissent obtenir une mise à jour sur l'état de la correspondance en un coup d'œil et hiérarchiser les réponses en conséquence.
La barre latérale de Gmelius permet aux responsables de choisir les membres de l'équipe qui reçoivent des e-mails spécifiques, simplifiant ainsi davantage le processus d'attribution. Les membres peuvent également ajouter un statut ou une note par e-mail pour plus de contexte sur la mission. Par exemple :
« Ce client souhaite renouveler son contrat, mais il a des questions concernant sa facturation. Pouvez-vous les renseigner sur notre politique de renouvellement ? »
2. Gestion de projet
Les différences de fuseaux horaires, les horaires flexibles et la correspondance numérique font de la gestion de projet à distance un défi. Il est facile de réunir les employés sur place dans une salle de conférence pour parler du dernier projet de l'entreprise. Cependant, réunir plusieurs employés à distance pour un appel Zoom programmé est infiniment plus difficile. La planification en elle-même peut être compliquée, mais il est beaucoup plus complexe de s'assurer que chaque tâche du projet est assignée et terminée à temps.
Solution : organisez les tâches en un seul endroit
Investir dans des outils permettant d'optimiser les tactiques organisationnelles est une solution que de nombreuses organisations distantes peuvent adopter. Par exemple, des outils tels que Trello proposent des listes de style Kanban en ligne, créant ainsi un flux de travail structuré pour chaque tâche.
Cette méthode de gestion de projet crée des responsabilités claires et fournit des mises à jour visuelles de l'état sur une seule plateforme, au lieu d'utiliser plusieurs canaux pour discuter de détails nombreux et variés.
Comment utiliser Gmelius pour la gestion de projet
Offres Gmelius Tableaux Kanban Gmail en tant que fonctionnalité de gestion de projet qui permet aux membres de l'équipe de transformer les e-mails en cartes de tâches et de gérer les projets visuellement directement depuis Gmail. Les équipes peuvent ensuite gérer ensemble des tableaux Kanban pour identifier les tâches de projet qui doivent encore être attribuées, celles qui sont en cours et celles qui sont en attente.
En prime, les tableaux Kanban de Gmelius s'intègrent à Trello. Les tableaux Kanban Gmail peuvent être convertis en tableaux Trello en quelques clics. Les e-mails, les tâches et les dates d'échéance sont tous synchronisés en temps réel dans Gmail et Trello, ce qui vous évite de devoir passer d'une application à l'autre. Selon leurs préférences, les membres de l'équipe peuvent travailler depuis Gmail ou Trello. Les équipes peuvent également partager leurs progrès avec des partenaires externes pour donner un aperçu de l'avancement d'une tâche. La communication est rationalisée, ce qui se traduit par de meilleures opportunités de collaboration et une vue consolidée du projet ainsi que de ses tâches individuelles.
3. Trop d'outils, trop peu de temps
À mesure que notre dépendance à l'égard de la communication en ligne augmente, notre besoin d'outils pour faciliter cette communication augmente également. La plupart des entreprises utilisent des plateformes telles que Microsoft 365 ou Espace de travail Google, tout en s'intégrant à d'autres plateformes. Bien que chaque plateforme ait un objectif spécifique, la gestion de multiples conversations et tâches sur plusieurs sites devient un défi.
Solution : centraliser la communication
Pour unifier la communication, il est essentiel d'utiliser un outil tout-en-un. Les entreprises doivent évaluer leurs dépenses afin d'identifier les goulots d'étranglement et de détecter les « fuites », qui entraînent une perte de bénéfices potentiels. Les abonnements mensuels et les licences permettant aux professionnels d'accéder à une poignée d'outils organisationnels s'accumulent rapidement, ce qui crée un risque inutile d'hémorragie financière. Au lieu de cela, les entreprises peuvent investir dans un seul outil capable de tout faire, comme un couteau informatique Swiss-Army. Non seulement cette consolidation apportera de la simplicité, mais une seule plateforme éliminera le besoin de former plusieurs employés sur différents outils.
Comment utiliser Gmelius pour centraliser la communication
Nous avons déjà exploré la solution de boîte de réception partagée proposée par Gmelius pour simplifier la gestion des e-mails et collaborer plus facilement. En plus de cette solution condensée, Gmelius permet également aux équipes de se développer grâce à des intégrations avec une variété d'outils logiciels et d'applications populaires. Pour aider à unifier les communications de votre équipe sur une seule plateforme, Gmelius s'intègre à des outils courants tels que Slack, Google Workspace, Zoom et Loom afin que les membres de l'équipe puissent synchroniser les conversations et planifier des réunions depuis Gmail. Cela permet aux équipes d'étendre leur portée par le biais de différents canaux de communication, tandis que les responsables gardent la maîtrise de la stratégie globale, ainsi que des finances de l'entreprise.
4. Gestion du temps
Il n'y a qu'un nombre limité d'heures de travail dans une journée. La beauté du travail à distance réside dans la flexibilité de choisir comment et quand vous effectuez vos tâches. Alors que de nombreuses entreprises optent toujours pour des horaires de travail traditionnels, d'autres énoncent la norme Horaire de 9 à 5 un concept en voie de disparition. Quel que soit le modèle choisi, la communication représente souvent un défi en raison du nombre croissant d'outils numériques. Même avec un horaire flexible, la coordination en ligne par e-mail et messagerie instantanée représente toujours un temps de travail précieux.
Solution : automatisez les tâches pour accélérer le flux de travail
Pour les télétravailleurs, l'optimisation des heures de travail est vitale pour une gestion efficace du temps. Les distractions arrivent à l'improviste et prennent diverses formes, qu'il s'agisse de vidéoconférences supplémentaires ou d'une augmentation du nombre de réponses par e-mail et de messages instantanés.
Automatisation vous aide à tirer le meilleur parti de vos heures de travail. La plupart des tâches subalternes peuvent être automatisées, en particulier si votre équipe utilise une boîte de réception partagée Gmail. Bien que le courrier électronique occupe des heures par jour par un travailleur, vous pouvez éliminer les tâches répétitives en définissant des règles d'automatisation pour :
- envoyer des réponses automatiques
- planifier des e-mails
- trier les e-mails
- supprimer les e-mails indésirables
- envoyer des rappels par e-mail
L'utilisation de règles d'automatisation rationalise le travail fastidieux, permettant aux équipes de se concentrer sur les tâches critiques.
Comment utiliser Gmelius pour la gestion du temps
Gmelius propose de puissantes règles d'automatisation pour accélérer les processus quotidiens de l'entreprise, et le courrier électronique reste au centre de la plupart des opérations de l'entreprise. En tant qu'outil essentiel dans les opérations quotidiennes, les erreurs de communication sont inévitables. Gmelius réduit le risque d'erreurs en permettant aux équipes de définir des règles d'automatisation des flux de travail pour attribuer et déléguer des tâches, automatiser les e-mails de l'entreprise, améliorer les temps de réponse et garantir des politiques de SLA, afin que vous ne manquiez jamais une occasion de réussir.
L'image ci-dessus illustre l'automatisation des flux de travail. Si un e-mail contient le mot « retour », il peut être directement attribué à John, le membre de l'équipe qui gère les retours. Cela permet de rationaliser les demandes d'assistance client et de garantir que les e-mails reçoivent des réponses rapides.
Les e-mails contenant le mot « commande » peuvent être attribués automatiquement à un tableau Kanban dédié aux commandes. Les règles d'automatisation de Gmelius révolutionnent le mode de fonctionnement des entreprises en réduisant les distractions courantes et en augmentant les opérations quotidiennes en quelques clics.
5. Suivi de la productivité
Les membres de l'équipe étant dispersés sur plusieurs sites, il est difficile pour les responsables de déterminer si un flux de travail est productif. En outre, il est encore plus difficile de garantir une charge de travail équilibrée entre les membres de l'équipe sans avoir la possibilité de se rendre au bureau d'un employé pour discuter rapidement.
Solution : Réunions et analyses = la recette du succès
La planification de réunions supplémentaires ou d'appels d'enregistrement permet aux responsables de rester au courant des statuts individuels des membres. Ces check-ins contribuent également à remonter le moral de l'équipe en offrant une opportunité supplémentaire de se connecter dans le monde solitaire du travail à distance. Les analyses offrent une visibilité claire sur la progression de votre équipe et aident les entreprises à identifier les opportunités d'amélioration. Une transparence accrue aide les responsables à mieux comprendre le temps nécessaire pour mener à bien les projets et à mesurer l'évolution de l'efficacité des flux de travail.
Comment utiliser Gmelius pour suivre la productivité
Gmelius possède deux fonctionnalités principales qui aident les responsables à entrer en contact avec les membres de l'équipe pour résoudre les problèmes de communication à distance : le planificateur de réunions Gmelius et l'intégration de Google Agenda. Les deux fonctionnalités simplifient le processus de planification des réunions car Gmelius permet aux membres de l'équipe de partager la disponibilité du calendrier depuis Gmail. Vous n'avez plus besoin de quitter votre boîte de réception pour communiquer avec vos collègues. Envoyez simplement vos disponibilités et les membres de l'équipe peuvent sélectionner une heure de réunion appropriée tout en insérant un lien Zoom ou Google Meet pour rationaliser le processus.
De plus, Gmelius propose une équipe analytique pour donner aux responsables une visibilité instantanée de l'activité Gmail d'une équipe. Analytics génère des rapports détaillés sur les projets et la charge de travail de l'équipe, qui peuvent être filtrés par équipe, productivité ou conversations spécifiques. Les analyses de Gmelius permettent de surveiller facilement les statuts et les temps de résolution des activités importantes.
Le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) est un indicateur essentiel pour garantir la croissance. Gmelius rend cela possible en donnant aux responsables un aperçu des conversations par e-mail assignées, ainsi que du délai moyen de clôture des missions. L'optimisation continue permet de contrôler étroitement les performances de l'équipe et d'ajuster les flux de travail en fonction des périodes les plus chargées et les plus productives. Les indicateurs garantissent également une répartition uniforme de la charge de travail entre les membres de l'équipe afin d'éviter l'épuisement des employés ou la surcharge de tâches.
La communication présente des défis intrinsèques pour les équipes travaillant à distance. La manière dont une entreprise relève ces défis détermine le succès ou l'échec d'une opération. Gmelius propose une plateforme de communication et de collaboration évolutive parfaitement adaptée aux équipes distantes et hybrides. Grâce à l'intégration de toutes les fonctionnalités, de la communication aux analyses, sur une seule plateforme fluide, les responsables à distance peuvent relever les défis de communication de manière proactive.
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