Si tu equipo dedica gran parte del día a responder correos electrónicos y delegar tareas, es posible que estés buscando una forma de ser más eficiente. Para muchas empresas que trabajan como un equipo remoto o híbrido, simplificar las tareas y comunicarse de manera más eficaz es una de las principales prioridades. Y dado que el tiempo es dinero, maximizar el tiempo empleado puede marcar una gran diferencia en las ganancias. ¿Cómo se puede hacer esto? La automatización del correo electrónico es la clave. Pero, ¿qué es la automatización del correo electrónico?
Cuando piensas en la automatización del correo electrónico, es posible que estés pensando en la posibilidad de configurar respuestas automáticas o campañas activadas, pero la automatización puede hacer mucho más. Y, lo que es más importante, la automatización del correo electrónico puede ofrecer enormes beneficios para tu equipo. La automatización del correo electrónico puede aumentar la productividad y llevar el flujo de trabajo de tu equipo a un nivel que nunca imaginaste que fuera posible. Exploremos cómo hacerlo.
¿Qué es la automatización del correo electrónico?
La automatización del correo electrónico es el acto de automatizar los procesos a través de un conjunto predeterminado de acciones para reducir las tareas manuales. La automatización del correo electrónico se puede utilizar como una herramienta de automatización del flujo de trabajo dentro de su equipo para mejorar los procesos diarios de su empresa y colaborar de manera más eficiente con menos errores.
¿Por qué usar la automatización del correo electrónico?
Automatización del correo electrónico ayuda a su equipo a reducir el tiempo dedicado a completar tareas manuales al automatizar las respuestas y delegar las tareas. Como equipo remoto o híbrido, su equipo puede utilizar Zoom para las reuniones, pero planificar y coordinar los cronogramas lleva tiempo.
Para muchos, el correo electrónico sigue siendo la principal forma de comunicación asincrónica para los trabajadores remotos. Como no requiere una respuesta inmediata, hay formas de automatizar el correo electrónico para crear una acción urgente y rápida o un trabajo eficiente por parte del equipo.
Utilizar la automatización para la bandeja de entrada de su equipo puede ayudar a ahorrar tiempo dedicado a tareas de poca monta al automatizar las asignaciones de correo electrónico, las respuestas y el proceso de programación de reuniones.
Ventajas de la automatización del correo electrónico con Gmelius
Gemelius ofrece una solución de administración de correo electrónico con funciones de automatización perfectas para agilizar el flujo de trabajo y ahorrar tiempo y dinero a su empresa.
Gmelius convierte la bandeja de entrada de Gmail de tu equipo en tu sistema de gestión del flujo de trabajo. Esto no solo ahorrará horas de productividad, sino que también mejorará el nivel de tu equipo para que se comunique mejor y colabore de forma más rápida y eficiente.
automatización del flujo de trabajo
Lo que antes eran horas de trabajo ahora son unos pocos clics y solo unos minutos de tu tiempo. Automatizar el flujo de trabajo puede ayudar a tu equipo a asignar las tareas correctas a la persona adecuada. Por ejemplo, si un gerente quiere delegar la solicitud de un cliente en el equipo de soporte, normalmente simplemente reenvía el correo electrónico del cliente a una bandeja de entrada compartida, como support@. Sin embargo, este método no siempre es práctico. No se sabe cuándo el equipo de soporte verá este correo electrónico y si llegará a la persona adecuada. Esto puede provocar tareas incompletas, falta de responsabilidad y retrasos en los tiempos de respuesta.
Para una colaboración eficiente, el uso de una bandeja de entrada compartida con funciones de colaboración permitirá a todo el equipo centrarse en todos los correos electrónicos entrantes y transformar los correos electrónicos en una tarea formal. Luego, la tarea se puede asignar a un miembro específico del equipo en función de una secuencia automatizada establecida por el usuario. Esto se hace mediante la configuración de reglas de automatización del flujo de trabajo.
Seguir una lógica simple de «si esto, entonces aquello» puede ayudar a asignar correos electrónicos específicos al colega correcto. Por ejemplo, si un correo electrónico tiene la palabra «soporte» en el asunto, el correo electrónico se puede asignar automáticamente al jefe de soporte. Su equipo también puede establecer objetivos basados en el tiempo con reglas de acuerdos de nivel de servicio (SLA). Esto garantizará que tu equipo dé prioridad a las conversaciones significativas y cumpla con los objetivos de rendimiento internos.
Plantillas de Gmail
Redactar correos electrónicos puede consumir mucho tiempo del día, ya sea para escribir una solicitud formal o coordinar las instrucciones para un nuevo empleado. Las plantillas de correo electrónico eliminan la dificultad de crear un buen texto de correo electrónico para ahorrar tiempo y ayudar a los miembros del equipo a cumplir con las directrices de la empresa, siguiendo una plantilla ya redactada.
En lugar de perder horas copiando y pegando, Gmelius puede ayudar a tu equipo a:
- crea una biblioteca de plantillas de correo electrónico personalizadas en Gmail
- encuentra la plantilla adecuada para usarla en segundos
- enviar correos electrónicos con un solo clic
- compartir plantillas personalizadas
- Cc y Bcc: los destinatarios correspondientes
Lo que antes era una tarea que consumía mucho tiempo ahora está automatizada para que tu equipo pueda dedicarse a su día a día y tener una mejor oportunidad de colaborar.
Secuencias
¿Alguna vez has deseado poder poner tu carga de trabajo en piloto automático? Bueno, con Gmelius secuencias función, puedes. Elija una plantilla de correo electrónico y seleccione una condición para la secuencia que desee. La aplicación de la lógica «si esto, entonces aquello» puede ayudar automáticamente a organizar los correos electrónicos como tareas y a delegar las tareas.
Por ejemplo, si (un correo electrónico) no ha recibido respuesta después de 2 días, entonces seleccione una acción como «enviar correo electrónico». Esto evitará tener que comprobar con los compañeros si han respondido a un correo electrónico y mejorará los tiempos de respuesta de los clientes al enviar un seguimiento. Luego, los equipos pueden seleccionar una acción en contra, como «pasar al tablero», «posponer» o «agregar una etiqueta». Las secuencias reducen el número de pasos necesarios para enviar correos electrónicos de seguimiento y comprobar las tareas, ya que automatizan el proceso para mantener el proceso actualizado.
Programador de reuniones
La coordinación de las reuniones puede resultar frustrante y puede llevar más tiempo que la reunión en sí. Gmelius ayuda a resolver este hecho común al ofrecer un Programador de reuniones de Gmail función. Esta función permite a los equipos:
- compartir la disponibilidad del calendario
- enviar cuestionarios previos a la reunión
- automatizar recordatorios
- integrar con herramientas de videoconferencia
La coordinación de las reuniones requiere varios mensajes, la verificación de la disponibilidad y, a continuación, el uso de una aplicación o plataforma de comunicación independiente para programar la reunión. Gmelius permite a tu equipo integrar su planificador de reuniones directamente en su correo electrónico. Los equipos pueden programar reuniones rápidamente seleccionando una hora en un correo electrónico y automatizando el recordatorio. El proceso se simplifica para tu equipo y puede ahorrar horas de coordinación.
Considera la posibilidad de utilizar una solución de administración de correo electrónico que se pueda implementar con Gmail. Gmelius puede llevar la forma de trabajar de tu equipo al siguiente nivel para agilizar las tareas y mejorar la colaboración y la productividad de tu empresa.
Cuando te preguntes, ¿qué es la automatización del correo electrónico? Gmelius tiene lo que necesitas. Consulta nuestras funciones e integraciones y descubre cómo Gmelius está diseñado para mejorar la comunicación y la colaboración en equipo. ¿Estás listo para empezar? Inscríbase ¡hoy!
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