O que é automação de e-mail? Como isso pode elevar o nível de sua equipe?

Quando sua equipe passa grande parte do dia respondendo e-mails e delegando tarefas, você pode estar procurando uma maneira de ser mais eficiente. Para muitas empresas que trabalham como uma equipe remota ou híbrida, simplificar as tarefas e se comunicar com mais eficiência é a principal prioridade. E como tempo é dinheiro, maximizar a forma como o tempo é gasto pode fazer uma grande diferença no lucro. Como isso pode ser feito? A automação de e-mail é a chave. Mas o que é automação de e-mail?

Quando você pensa em automação de e-mail, pode estar pensando na capacidade de configurar respostas automáticas ou campanhas acionadas, mas a automação pode fazer muito mais. E, o mais importante, a automação de e-mail pode oferecer enormes benefícios para sua equipe. A automação de e-mail pode aumentar a produtividade e levar o fluxo de trabalho da sua equipe a um nível que você nunca imaginou ser possível. Vamos explorar como.

O que é automação de e-mail?

A automação de e-mail é o ato de automatizar processos por meio de um conjunto predeterminado de ações para reduzir as tarefas manuais. A automação de e-mail pode ser usada como uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho em sua equipe para melhorar os processos diários da sua empresa e colaborar de forma mais eficiente com menos erros.

Por que usar a automação de e-mail?

Automação de e-mail ajuda sua equipe a reduzir o tempo gasto na conclusão de tarefas manuais automatizando respostas e delegando tarefas. Como uma equipe remota ou híbrida, sua equipe pode utilizar o Zoom para reuniões, mas planejar e coordenar agendas leva tempo.

Para muitos, o e-mail continua sendo a principal forma de comunicação assíncrona para trabalhadores remotos. Como não exige resposta imediata, existem maneiras de automatizar o e-mail para criar ações urgentes e rápidas ou um trabalho eficiente de sua equipe.

Utilizar a automação para a caixa de entrada da sua equipe pode ajudar a economizar tempo gasto em tarefas domésticas ao automatizar atribuições de e-mail, respostas e o processo de agendamento de reuniões.

Benefícios da automação de e-mail com o Gmelius

Gmelius oferece uma solução de gerenciamento de e-mail com recursos de automação perfeitos para simplificar o fluxo de trabalho e economizar tempo e dinheiro da sua empresa.

O Gmelius transforma a caixa de entrada do Gmail da sua equipe em seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho. Isso não apenas economizará horas de produtividade, mas também elevará o nível de sua equipe para se comunicar melhor e colaborar com mais rapidez e eficiência.

Automatização do fluxo

O que antes eram horas de trabalho agora são apenas alguns cliques e apenas alguns minutos do seu tempo. Automatizando o fluxo de trabalho pode ajudar sua equipe a entregar as tarefas certas à pessoa certa. Por exemplo, se um gerente quiser delegar uma solicitação de cliente à equipe de suporte, ele geralmente apenas encaminhará o e-mail do cliente para uma caixa de entrada compartilhada, como support@. Mas esse método nem sempre é prático. Não há como saber quando a equipe de suporte verá esse e-mail e se ele entrará em contato com a pessoa certa. Isso pode levar a tarefas incompletas, falta de responsabilidade e atrasos nos tempos de resposta.

Para uma colaboração eficiente, o uso de uma caixa de entrada compartilhada com recursos colaborativos permitirá que toda a equipe se concentre em todos os e-mails recebidos e os transforme em uma tarefa formal. A tarefa pode então ser atribuída a um membro específico da equipe com base em uma sequência automatizada definida pelo usuário. Isso é feito definindo regras de automação do fluxo de trabalho.

Seguir uma lógica simples de “se isso, então aquilo” pode ajudar a atribuir e-mails específicos ao colega certo. Por exemplo, se um e-mail tiver “suporte” na linha de assunto, o e-mail poderá ser atribuído automaticamente ao chefe de suporte. Sua equipe também pode definir metas baseadas no tempo com regras de acordos de nível de serviço (SLA). Isso garantirá que sua equipe priorize conversas significativas e cumpra as metas internas de desempenho.

Modelos do Gmail

Escrever e-mails pode esgotar o tempo necessário do dia, seja para escrever uma solicitação formal ou coordenar instruções para uma nova contratação. Os modelos de e-mail eliminam a dificuldade de criar um bom texto de e-mail para economizar tempo e ajudar os membros da equipe a seguirem as diretrizes da empresa seguindo um modelo pré-escrito.

Em vez de passar horas copiando e colando, o Gmelius pode ajudar sua equipe a:

• crie uma biblioteca de modelos de e-mail personalizados no Gmail
• encontre o modelo certo para usar em segundos
• envie e-mails com um clique
• compartilhe modelos personalizados
• Cc e Bcc: os destinatários apropriados

O que antes era uma tarefa demorada agora é automatizada para dar à sua equipe tempo livre e uma melhor oportunidade de colaborar.

Sequências

Você já desejou poder colocar sua carga de trabalho no piloto automático? Bem, com Gmelius sequências recurso, você pode. Escolha um modelo de e-mail e selecione uma condição para a sequência desejada. Aplicar a lógica “se isso - então aquilo” pode ajudar automaticamente a organizar e-mails como tarefas e delegar atribuições.

Por exemplo, E se (um e-mail) não foi respondido após 2 dias, depois selecione uma ação como “enviar e-mail”. Isso eliminará a necessidade de consultar colegas para ver se eles responderam a um e-mail e melhorará os tempos de resposta do cliente enviando um acompanhamento. As equipes podem então selecionar uma ação contrária, como “passar para o tabuleiro”, “adiar” ou “adicionar rótulo”. As sequências reduzem o número de etapas necessárias para enviar e-mails de acompanhamento e verificar as tarefas, automatizando o processo para manter seu funil atualizado.

Agendador de reuniões

Coordenar reuniões pode ser frustrante e pode levar mais tempo do que a reunião em si. Gmelius ajuda a resolver essa ocorrência comum oferecendo uma Agendador de reuniões do Gmail recurso. Esse recurso permite que as equipes:

• compartilhar disponibilidade de calendário
• enviar questionários antes da reunião
• automatizar lembretes
• integre com ferramentas de videoconferência

A coordenação de reuniões exige várias mensagens, verifica a disponibilidade e usa um aplicativo ou plataforma de comunicação separada para agendar a reunião. O Gmelius permite que sua equipe incorpore o agendador de reuniões diretamente no e-mail. As equipes podem agendar reuniões rapidamente selecionando um horário em um e-mail e automatizando um lembrete. O processo é simplificado para sua equipe e pode economizar horas na coordenação.

Considere utilizar uma solução de gerenciamento de e-mail que possa ser implementada com o Gmail. O Gmelius pode levar a forma como sua equipe funciona para o próximo nível para agilizar as tarefas e melhorar a colaboração e a produtividade de sua empresa.

Quando se pergunta, o que é automação de e-mail? Gmelius tem tudo para você. Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Pronto para começar? Cadastre-se hoje!