La colaboración empresarial por correo electrónico es importante para la productividad del equipo. Mientras el correo electrónico siga siendo el estándar mundial para la comunicación por Internet, está garantizado que las empresas seguirán viendo el correo electrónico como el estándar para la comunicación empresarial.
Las empresas aumentarán su dependencia del correo electrónico y otros canales de comunicación en línea a medida que la fuerza laboral se traslade gradualmente a entornos de trabajo remotos o híbridos.
Dada esta tendencia, perfeccionar los procedimientos para la colaboración empresarial por correo electrónico es vital para el éxito de las iniciativas empresariales actuales y futuras. El aumento de las oportunidades de colaboración representa un desafío para todos los modos de comunicación, pero especialmente para los canales asincrónicos como el correo electrónico.
Tres componentes clave de la colaboración empresarial por correo electrónico
Para que los flujos de trabajo colaborativos de correo electrónico logren los mejores resultados, deben tener:
1. Información unificada
Es importante garantizar que todos los miembros del equipo puedan extraer información importante de la misma fuente: una verdad singular específica de un proyecto u organización. Esto ayuda a establecer la transparencia y los plazos de los proyectos, lo que permite a los equipos ampliar las oportunidades de colaboración entre todos sus miembros.
UN bandeja de entrada de correo colaborativo ayuda a los equipos a unificar la información en un solo lugar. A partir de esa fuente fiable, los usuarios pueden desglosar la información en diversas categorías mediante las funciones clave de Gmail.
Gemelius ofrece una amplia variedad de funciones e integraciones esenciales para ayudar a tu equipo a organizar sus bandejas de entrada y fomentar la colaboración, todo ello desde sus cuentas individuales de Gmail.
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2. Contribuciones diversas
También es importante utilizar las distintas habilidades de todos tus compañeros de equipo. La ventaja de trabajar con varios miembros del equipo en un proyecto no es solo garantizar que termine a tiempo. Un equipo formado por miembros con diferentes áreas de especialización fomenta la creatividad.
Cuando un grupo diverso con múltiples visiones del mundo proporciona información, las diferentes competencias tienden a complementarse y complementarse entre sí de una manera completamente diferente a la dinámica de equipo homogénea.
Las diversas contribuciones contribuyen al éxito final de un proyecto porque no están limitadas por un solo conjunto de acciones prescritas.
3. Líneas de comunicación claras
Una bandeja de entrada de correo electrónico compartida establece un nivel de responsabilidad para los miembros del equipo que colaboran en los proyectos. Todos pueden acceder a la información necesaria, ver el progreso de todos en las tareas, hacer preguntas o añadir contexto en varios canales.
Esto permite a los miembros del equipo optimizar sus habilidades individuales y, al mismo tiempo, mantenerse informados de todos los desarrollos del proyecto a través de la comunicación fluida de una bandeja de entrada compartida.
Aumentar la colaboración empresarial por correo electrónico también puede crear un entorno de trabajo más estable en entornos de oficina remotos o virtuales. Esta estabilidad, a su vez, puede aumentar aún más la moral, la productividad y el trabajo en equipo.
¿Qué aspecto tiene una colaboración por correo electrónico exitosa?
Del mismo modo que tener un correo electrónico colaborativo para equipos virtuales tiene muchas ventajas, también hay muchas maneras diferentes de crear uno exitoso. Utilizar las funciones y los análisis de Gmail puede ayudarte a crear correos electrónicos colaborativos exitosos.
Las colaboraciones de correo electrónico empresarial más exitosas utilizan funciones como las bandejas de entrada compartidas, el envío automatizado y las notas integradas para organizar los flujos de trabajo y reducir el trabajo ajetreado.
También fomentan la colaboración al vincular múltiples formas de comunicación. Gmelius sincroniza sin problemas otras aplicaciones y software de comunicación, como Slack o Zoom, desde cuentas individuales de Gmail.
Esto fomenta la colaboración en línea al organizar todos los canales de comunicación en una plataforma conocida. Al contar con estas herramientas, las empresas pueden fomentar la participación mediante el establecimiento de procedimientos para la colaboración empresarial por correo electrónico.
Estos son algunos procedimientos que fomentan la colaboración, especialmente en entornos de trabajo virtuales:
- Trabaje dentro de un canal de comunicación sólido con el que todos se sientan cómodos, como el correo electrónico
- Asegúrese de que la información importante esté disponible para todos
- Opere desde un espacio de trabajo que conecta a los empleados
- Usa notas de correo electrónico para agregar detalles importantes a las conversaciones
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Los flujos de trabajo colaborativos de correo electrónico se vuelven más inteligentes cuando usas:
1. Plantillas
Tu equipo puede crear una comunicación fluida en todos los ámbitos mediante el uso de plantillas para preguntas, respuestas y más. La creación de plantillas mediante un proceso colaborativo brinda a cada miembro del equipo la oportunidad de brillar en el desarrollo de la mejor plantilla posible. Escribirlas de esa manera crea un sentido de unidad en las voces individuales.
También brinda a los líderes de equipo la oportunidad de obtener la aceptación de cada miembro y establecer un sentido de propiedad del proyecto, tanto individualmente como para el equipo en su conjunto.
Las plantillas son perfectas para la colaboración empresarial por correo electrónico porque dan una sensación de cohesión al equipo. Si todos los destinatarios reciben la misma información, se mantiene a todos informados y se minimiza la confusión.
Las plantillas se pueden usar para:
- Firmas
- Respuestas repetitivas a preguntas comunes
- Información importante de toda la empresa para agregar a cada respuesta
- Informes mensuales
Si bien las plantillas se pueden usar por numerosos motivos, es mejor limitarlas a las tareas más repetitivas. Si hay demasiadas plantillas y no están clasificadas correctamente, encontrar la correcta puede llevar más tiempo que escribir una respuesta manual. Las plantillas están diseñadas para reducir el tiempo necesario para enviar una respuesta precisa.
2. Notas por correo electrónico
Las notas por correo electrónico son otra excelente manera de implementar una mejor colaboración empresarial por correo electrónico dentro de tus equipos.
Los márgenes del lateral del correo electrónico permiten a tus equipos y empleados ponerse @mention entre sí en un mensaje relacionado.
Esto crea una colaboración más rápida y una comunicación fluida entre bastidores para terminar los proyectos y cerrar las tareas de manera oportuna.
3. automatización del espacio de trabajo
Los gerentes de equipo pueden fácilmente actualizar varias asignaciones a la vez con una herramienta de automatización del flujo de trabajo.
Esta herramienta puede automatizar el flujo de trabajo para que los jefes de equipo puedan centrarse en otras tareas en lugar de perder tiempo en trabajos ajetreados.
Formas de usar una herramienta de flujo de trabajo automatizada:
- Automatice las notas de correo electrónico para varios correos electrónicos
- Establezca objetivos basados en el tiempo con la regla de SLA
- Responder a varias conversaciones con respuestas automáticas
- Asignar conversaciones/tareas a los empleados
Conclusión
Si bien la colaboración es importante en muchos aspectos de los negocios, es especialmente importante para las empresas que están haciendo la transición a espacios de trabajo remotos o virtuales, o que ya han realizado el cambio.
Con los espacios de trabajo virtuales, es mucho más difícil controlar el entorno y el nivel de productividad de cada empleado. Por eso, los entornos virtuales deben fomentar la colaboración y la participación para producir los mejores resultados. También ayuda a proporcionar información y análisis para diferentes escenarios, como la determinación de los indicadores clave de rendimiento (KPI), la detección de los obstáculos y la investigación de los tiempos de respuesta.
Los beneficios de los entornos de trabajo virtuales, como horarios flexibles, un código de vestimenta relajado y cero desplazamientos, superan con creces los desafíos, como las dificultades de programación, el menor número de interacciones personales y la falta de supervisión.
Los empleadores y los miembros del equipo pueden mejorar la comunicación mediante mejores prácticas de colaboración por correo electrónico empresarial, como trabajar desde canales conocidos con información organizada de forma centralizada.
La implementación de funciones como plantillas y notas de correo electrónico fomenta aún más la colaboración porque ofrece a los usuarios una variedad de canales de comunicación, tanto sincrónicos como asincrónicos, entre los que elegir.
Ya sea que tus colaboraciones empresariales por correo electrónico tengan lugar en un entorno totalmente virtual o en una oficina presencial, Gmelius puede ayudarte a mejorar las funciones colaborativas de tu equipo para fomentar la productividad y el compromiso.
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