Was sind kollaborative E-Mails? Wichtige Komponenten, Checklisten und die Tools, um alles richtig zu machen

Die geschäftliche E-Mail-Zusammenarbeit ist wichtig für die Teamproduktivität. Solange E-Mail weiterhin der globale Standard für Internetkommunikation ist, ist es garantiert, dass Unternehmen E-Mail auch weiterhin als Standard für Geschäftskommunikation betrachten.

Unternehmen werden sich zunehmend auf E-Mails und andere Online-Kommunikationskanäle verlassen, da die Belegschaft schrittweise in entfernte oder hybride Arbeitsumgebungen wechselt.

Angesichts dieses Trends ist die Verfeinerung der Verfahren für die geschäftliche E-Mail-Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung für den Erfolg aktueller und zukünftiger Geschäftsaktivitäten. Die zunehmenden Möglichkeiten der Zusammenarbeit stellen eine Herausforderung für alle Kommunikationsarten dar, insbesondere jedoch für asynchrone Kanäle wie E-Mail.

3 Schlüsselkomponenten der geschäftlichen E-Mail-Zusammenarbeit

Damit kollaborative E-Mail-Workflows die besten Ergebnisse erzielen, sollten sie über Folgendes verfügen:

1. Einheitliche Informationen

Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Teammitglieder in der Lage sind, wichtige Informationen aus derselben Quelle abzurufen: eine einzige Wahrheit, die für ein Projekt oder eine Organisation spezifisch ist. Dies trägt dazu bei, Transparenz und Projektzeitpläne zu schaffen, die es den Teams ermöglichen, die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen all ihren Mitgliedern zu erweitern.

EIN kollaboratives E-Mail-Postfach hilft Teams, Informationen an einem Ort zu vereinheitlichen. Von dieser Informationsquelle aus können Nutzer mithilfe wichtiger Gmail-Funktionen Informationen in eine Vielzahl von Kategorien unterteilen.

‍Gmelius bietet eine Vielzahl wichtiger Funktionen und Integrationen, mit denen Ihr Team seine Posteingänge organisieren und die Zusammenarbeit fördern kann, und das alles von den einzelnen Gmail-Konten aus.

‍Melde dich an für eine Demo heute!

2. Vielfältige Beiträge

Es ist auch wichtig, die verschiedenen Fähigkeiten Ihrer Teamkollegen zu nutzen. Der Vorteil der Zusammenarbeit mit mehreren Teammitgliedern an einem Projekt besteht nicht nur darin, sicherzustellen, dass es pünktlich abgeschlossen wird. Ein Team, das sich aus Mitgliedern mit unterschiedlichen Fachgebieten zusammensetzt, fördert die Kreativität.

Wenn eine vielfältige Gruppe mit mehreren Weltanschauungen Beiträge liefert, ergänzen und ergänzen sich die unterschiedlichen Fähigkeiten in der Regel auf eine Weise, die sich von einer homogenen Teamdynamik unterscheidet.

Vielfältige Beiträge tragen zum späteren Erfolg eines Projekts bei, da sie nicht an eine einzige Reihe vorgeschriebener Maßnahmen gebunden sind.

3. Klare Kommunikationswege

Ein gemeinsam genutzter E-Mail-Posteingang legt ein gewisses Maß an Rechenschaftspflicht für Teammitglieder fest, die an Projekten zusammenarbeiten. Jeder kann auf mehreren Kanälen auf die erforderlichen Informationen zugreifen, den Fortschritt aller Beteiligten bei Aufgaben verfolgen, Fragen stellen oder Kontext hinzufügen.

Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre individuellen Fähigkeiten zu optimieren und gleichzeitig durch die nahtlose Kommunikation eines gemeinsamen Posteingangs über alle Projektentwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben.

‍Verbesserung der geschäftlichen E-Mail-Zusammenarbeit kann auch in entfernten oder virtuellen Büroumgebungen eine stabilere Arbeitsumgebung schaffen. Diese Stabilität wiederum kann die Arbeitsmoral, die Produktivität und die Teamarbeit weiter steigern.

Wie sieht eine erfolgreiche E-Mail-Zusammenarbeit aus?

So wie eine kollaborative E-Mail für virtuelle Teams viele Vorteile bietet, gibt es genauso viele verschiedene Möglichkeiten, eine erfolgreiche E-Mail zu erstellen. Mithilfe der Funktionen und Analysen von Gmail können Sie erfolgreiche E-Mails für die Zusammenarbeit erstellen.

Die erfolgreichsten geschäftlichen E-Mail-Kollaborationen nutzen Funktionen wie gemeinsame Posteingänge, automatisches Versenden und integrierte Notizen, um Arbeitsabläufe zu organisieren und geschäftige Arbeit zu vermeiden.

Sie fördern auch die Zusammenarbeit, indem sie mehrere Kommunikationsformen miteinander verbinden. Gmelius synchronisiert andere Kommunikations-Apps und Software — wie Slack oder Zoom — nahtlos von einzelnen Gmail-Konten aus.

Dies fördert die Online-Zusammenarbeit, indem alle Ihre Kommunikationskanäle auf einer vertrauten Plattform organisiert werden. Mit diesen Tools ausgestattet, können Unternehmen die Teilnahme fördern, indem sie Verfahren für die geschäftliche E-Mail-Zusammenarbeit einrichten.

Hier sind einige Verfahren, die die Zusammenarbeit fördern, insbesondere in virtuellen Arbeitsumgebungen:

• Arbeite innerhalb einer solider Kommunikationskanal, mit dem sich jeder wohl fühlt, wie E-Mail
• Stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen für alle verfügbar sind
• Arbeiten Sie von einem Arbeitsbereich aus, der Mitarbeiter verbindet
• Verwenden Sie E-Mail-Notizen, um wichtige Details zu Konversationen hinzuzufügen

3 wichtige Tools zur einfacheren Verwaltung von E-Mails für die Zusammenarbeit

Kollaborative E-Mail-Workflows werden intelligenter, wenn Sie Folgendes verwenden:

1. Vorlagen

Ihr Team kann mithilfe von Vorlagen für Fragen, Antworten und mehr für eine reibungslose Kommunikation auf der ganzen Linie sorgen. Das Erstellen von Vorlagen mithilfe eines kollaborativen Prozesses gibt jedem Teammitglied die Möglichkeit, bei der Entwicklung der bestmöglichen Vorlage zu glänzen. Wenn Sie sie so schreiben, entsteht ein Gefühl der Einheit der einzelnen Stimmen.

Es gibt Teamleitern auch die Möglichkeit, die Zustimmung jedes einzelnen Mitglieds einzuholen und ein Gefühl der Projektverantwortung zu entwickeln — sowohl für den Einzelnen als auch für das gesamte Team.

Vorlagen eignen sich perfekt für die geschäftliche E-Mail-Zusammenarbeit, da sie dem Team ein Gefühl des Zusammenhalts verleihen. Wenn alle Empfänger dieselben Informationen erhalten, sind alle auf dem Laufenden und Verwirrung wird vermieden.

Vorlagen können verwendet werden für:

• Unterschriften
• Wiederholte Antworten auf häufig gestellte Fragen
• Wichtige unternehmensweite Informationen, die jeder Antwort hinzugefügt werden müssen
• Monatliche Berichte

Vorlagen können zwar aus zahlreichen Gründen verwendet werden, es empfiehlt sich jedoch, sie auf die sich am häufigsten wiederholenden Aufgaben zu beschränken. Wenn es zu viele Vorlagen gibt und sie nicht richtig kategorisiert sind, kann es länger dauern, die richtige zu finden, als nur eine manuelle Antwort zu schreiben. Vorlagen sollen den Zeitaufwand für das Senden einer genauen Antwort verkürzen.

2. Notizen per E-Mail versenden

E-Mail-Notizen sind eine weitere großartige Möglichkeit, eine bessere geschäftliche E-Mail-Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams zu implementieren.

Die Ränder an der Seite der E-Mail geben Ihren Teams und Mitarbeitern die Möglichkeit, sich in einer verwandten Nachricht gegenseitig mit @mention zu kontaktieren.

Dies ermöglicht eine schnellere Zusammenarbeit und eine nahtlose Kommunikation hinter den Kulissen, um Projekte abzuschließen und Aufgaben rechtzeitig abzuschließen.

3. Automatisierung des Arbeitsbereichs

Teammanager können ganz einfach mehrere Aufgaben gleichzeitig aktualisieren mit einem Workflow-Automatisierungstool.

Dieses Tool kann den Arbeitsablauf automatisieren, sodass sich Ihre Teammanager auf andere Aufgaben konzentrieren können, anstatt Zeit mit geschäftiger Arbeit zu verschwenden.

Möglichkeiten, ein automatisiertes Workflow-Tool zu verwenden:

• Automatisieren Sie E-Mail-Notizen für mehrere E-Mails
• Zeitbasierte Ziele mit der SLA-Regel festlegen
• Antworten Sie auf mehrere Konversationen mit automatischen Antworten
• Weisen Sie Gespräche/Aufgaben Mitarbeitern zu

Fazit

Obwohl Zusammenarbeit in vielen Geschäftsbereichen wichtig ist, ist sie besonders wichtig für Unternehmen, die auf entfernte oder virtuelle Arbeitsplätze umsteigen oder die Umstellung bereits vorgenommen haben.

Bei virtuellen Arbeitsbereichen ist es viel schwieriger, die Umgebung und die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter zu kontrollieren. Aus diesem Grund müssen virtuelle Umgebungen Zusammenarbeit und Partizipation fördern, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Es hilft auch dabei, Einblicke und Analysen für verschiedene Szenarien bereitzustellen, z. B. bei der Bestimmung von Leistungskennzahlen (KPIs), der Erkennung von Engpässen und der Untersuchung von Reaktionszeiten.

Die Vorteile virtueller Arbeitsumgebungen — wie flexible Arbeitszeiten, eine lockere Kleiderordnung und kein Pendeln — überwiegen bei weitem die Herausforderungen wie Planungsschwierigkeiten, weniger persönliche Interaktionen und mangelnde Aufsicht.

Arbeitgeber und Teammitglieder können die Kommunikation durch bessere Geschäftspraktiken für die Zusammenarbeit per E-Mail verbessern, z. B. indem sie über vertraute Kanäle mit zentral organisierten Informationen arbeiten.

Die Implementierung von Funktionen wie Vorlagen und E-Mail-Notizen fördert die Zusammenarbeit zusätzlich, da den Benutzern eine Vielzahl von synchronen und asynchronen Kommunikationskanälen zur Auswahl steht.

Ganz gleich, ob Ihre geschäftliche E-Mail-Zusammenarbeit in einer vollständig virtuellen Umgebung oder in einem Büro von Angesicht zu Angesicht stattfindet, Gmelius kann Ihnen helfen, die kollaborativen Funktionen Ihres Teams zu verbessern, um Produktivität und Engagement zu fördern.

Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius entwickelt wurde, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Bereit loszulegen? Melde dich noch heute an!