Los trabajadores están abrumados por sobrecarga digital y el entorno de trabajo hiperconectado las 24 horas del día.
Estamos pegados a nuestros teléfonos, ordenadores portátiles y ordenadores, respondiendo correos electrónicos, enviando mensajes y comprobando las actualizaciones de estado las 24 horas del día.
Pero la sobrecarga no termina ahí. Cuando no respondemos a los mensajes, celebramos reuniones consecutivas, que a menudo son ineficaces o simplemente son una pérdida de tiempo.
Es posible que se sorprenda al saber que el empleado de oficina promedio:
- recibe 121 correos electrónicos y envía alrededor de 40 cada día,
- gasta 25 por ciento de la semana en reuniones innecesarias o lidiando con distracciones, y
- comprueba sus dispositivos móviles hasta 150 veces todos los días.
Sin embargo, a pesar de estar siempre «en línea», nuestra productividad, compromiso y moral están disminuyendo.
¿Por qué?
Porque dedicamos nuestro tiempo a responder correos electrónicos, a asistir a reuniones consecutivas o a lidiar con las distracciones.
Y a pesar de todo este ajetreado trabajo, hay muy poco tiempo para pensar, planificar o elaborar estrategias.
Está claro que la forma en que trabajamos ya no funciona. Reduce la productividad, desmotiva a los empleados y supone un coste para las empresas.
Analicemos las causas principales de las reuniones y los correos electrónicos en el lugar de trabajo y algunas soluciones sencillas.
Primera cuestión: Bandejas de entrada desordenadas y correos electrónicos irrelevantes
Una de las principales causas de la sobrecarga del correo electrónico es la temida cadena de reenvío. Todos lo hemos hecho. Tienes que hacer una pregunta, pero para intentar mantener a todo el equipo informado, reenvías el correo electrónico a todos los miembros del equipo.
Y todos hemos sido los receptores. Te han copiado en un correo electrónico, pero en realidad no va dirigido a ti. Lo abres rápidamente, escaneas su contenido y lo eliminas.
No es gran cosa, hasta que te des cuenta de que un el tercero de nuestra semana se dedica a este tipo de despilfarro y se necesita más de 20 minutos para volver a la normalidad después de una interrupción.
La solución: notas de correo electrónico y chats internos
En lugar de afectar a todo el equipo, las notas por correo electrónico son una forma sencilla de añadir notas internas al correo electrónico de un cliente. Puedes añadir una nota para consultarla en el futuro o @mention a un miembro del equipo que pida ayuda.
Si bien las notas por correo electrónico son excelentes para mantener un historial claro de las comunicaciones internas y externas y mantener a todo el equipo al tanto, también reducen drásticamente la cantidad de correos electrónicos y reuniones necesarias.
Segunda cuestión: Reuniones interminables de gestión de proyectos
Las reuniones de actualización del estado del proyecto son uno de los tipos de reuniones más comunes. Estas reuniones, que suelen ser organizadas por el director del proyecto y en las que participan todo el equipo, están diseñadas para informar sobre el progreso.
Por supuesto, es imprescindible estar al tanto del estado del equipo, así como de cualquier posible solución a los obstáculos actuales o potenciales. Sin embargo, a menudo solo el líder del equipo se beneficia de este tipo de reuniones y los demás participantes pierden un tiempo valioso.
La solución: tableros Kanban y planificador de reuniones
En su lugar, puedes usar los tableros kanban para eliminar la necesidad de reuniones de actualización de estado al permitir que todos los miembros de un equipo o proyecto vean el estado de cada tarea.
Por ejemplo, puedes transformar tu bandeja de entrada en un estilo Kanban tablero de administración de proyectos dentro de Gmail. Con un solo clic, puede convertir los correos electrónicos en tarjetas de tareas, asignar tareas a los miembros del equipo y establecer plazos para completarlas.
Las tareas de tus tableros Kanban están vinculadas a la fecha y la hora de tu ordenador, por lo que puedes establecer fácilmente los plazos de finalización. Además, todas las tareas de tu tablero Kanban se pueden sincronizar con tu calendario habitual de Google.
Además de ser una forma increíble de estar al tanto de un proyecto que avanza rápidamente, los tableros Kanban reducen la necesidad de correos electrónicos y reuniones. Al crear y compartir un tablero con tu equipo, todos pueden ver claramente sus trabajos y responsabilidades.
Por último, pero no por ello menos importante, utilice invitaciones a reuniones inteligentes para programar reuniones más productivas. Utilice un aplicación de calendario de reuniones para incluir tu disponibilidad en tus correos electrónicos y evitar idas y venidas, con preguntas previas a la reunión para que todos puedan venir preparados.
Tema tres: distracciones y cambio de atención
Gmail y Slack son una de las combinaciones más comunes que se utilizan en las oficinas modernas para mensajes externos e internos. Es probable que tengas un favorito, pero en realidad, necesitas ambos para colaborar y comunicarte correctamente.
El uso de dos o más aplicaciones tiene sus defectos inherentes. Cambias constantemente entre pestañas, aplicaciones y herramientas; tu atención está dividida y es posible que te cueste recordar a dónde se envió un documento o mensaje importante.
La solución: sincroniza Slack y Gmail para una comunicación fluida
Entendemos la necesidad de usar tanto Slack como Gmail. Ambos son una parte integral de tu flujo de trabajo.
Por lo tanto, en lugar de elegir entre una sola aplicación de comunicación, considere usar una herramienta que integra Gmail con Slack. Ahora todos los miembros de tu equipo pueden usar su herramienta favorita para comunicarse y tus mensajes se actualizan automáticamente en ambas.
Responde a correos electrónicos o deja notas en tu canal de Slack; de cualquier forma, la integración entre Slack y Gmail actualiza automáticamente tu historial de comunicaciones, por lo que puedes seguir teniendo un registro claro de todas las comunicaciones.
Cuestión cuatro: Falta de transparencia y trayectoria
Hoy en día, los equipos trabajan juntos en todos los departamentos y ubicaciones. Sin embargo, el correo electrónico, como herramienta de comunicación individual, no ha evolucionado al mismo ritmo.
Las bandejas de entrada de correo individuales, las cadenas de correo electrónico separadas para miembros específicos del equipo e incluso la gran cantidad de aplicaciones y herramientas para la comunicación significan que la comunicación, los documentos y la información se pueden almacenar en varios lugares diferentes.
Se pierde un tiempo valioso buscando información vital, las reuniones se programan para que todos estén en sintonía y se envían correos electrónicos para solicitar documentos.
La solución: bandejas de entrada y etiquetas compartidas
Las bandejas de entrada y etiquetas compartidas te permiten colaborar con tu equipo y gestionar de forma colectiva las comunicaciones externas.
Con bandejas de entrada compartidas, puedes compartir una bandeja de entrada completa (por ejemplo, ventas o atención al cliente), mientras que las etiquetas compartidas te permiten compartir solo las etiquetas de Gmail con miembros específicos del equipo.
Esto permite a su equipo trabajar en conjunto en conversaciones compartidas, asignar tareas, responder correos electrónicos, etc., al igual que un software de mesa de ayuda complejo.
Con quién compartas correos electrónicos, puedes consultar el historial de todas las comunicaciones internas y externas, evitando así enviar molestas cadenas de reenvío a todo el equipo, abarrotar las bandejas de entrada y hacerte perder el tiempo.
La última palabra
Resolver la sobrecarga de correo electrónico y reuniones se reduce a organizar tus flujos de trabajo y comunicarte abiertamente con los miembros de tu equipo.
En resumen, estas son cuatro técnicas fáciles de implementar para reducir la cantidad de correos electrónicos que recibes y la cantidad de reuniones a las que asistes:
- Permita una comunicación transparente con las notas de las reuniones y el chat interno.
- Usa las herramientas de gestión de proyectos para asignar tareas y mantenerte al día con el progreso de tu equipo.
- Crea un centro central de información integrando tus principales canales de comunicación, como Gmail y Slack.
- Comparte bandejas de entrada e hilos de correo electrónico con los miembros pertinentes del equipo para que todos puedan ver, gestionar y responder fácilmente a las comunicaciones externas.
Implemente estas técnicas para liberar su valioso tiempo y redirigir la atención a sus prioridades.
