Os trabalhadores estão sobrecarregados com sobrecarga digital e o ambiente de trabalho hiperconectado 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Estamos grudados em nossos telefones, laptops e computadores, respondendo e-mails, enviando mensagens e verificando atualizações de status 24 horas por dia.
Mas a sobrecarga não para por aí. Quando não estamos respondendo às mensagens, estamos em reuniões consecutivas, que geralmente são ineficazes ou simplesmente uma perda de tempo.
Você pode se surpreender ao saber que o trabalhador de escritório médio:
- recebe 121 e-mails e envia cerca de 40 por dia,
- gasta 25 por cento da semana em reuniões desnecessárias ou lidando com distrações, e
- verifica seus dispositivos móveis até 150 vezes todos os dias.
Mas, apesar de estarmos sempre “on-line”, nossa produtividade, engajamento e moral estão diminuindo.
Por quê?
Porque estamos gastando nosso tempo respondendo e-mails, participando de reuniões consecutivas ou lidando com distrações.
E apesar de todo esse trabalho árduo, há muito pouco tempo para realmente pensar, planejar ou criar estratégias.
É claro que a forma como estamos trabalhando não está mais funcionando. Está reduzindo a produtividade, desmotivando os funcionários e custando às empresas.
Vamos nos aprofundar nas principais causas de reuniões e e-mails no local de trabalho e em algumas soluções fáceis.
Problema número um: caixas de entrada desordenadas e e-mails irrelevantes
Uma das principais causas da sobrecarga de e-mail é a temida cadeia de encaminhamento. Todos nós já fizemos isso. Você precisa fazer uma pergunta, mas na tentativa de manter toda a equipe na foto, você encaminha o e-mail para todos da equipe.
E todos nós já recebemos. Você foi copiado em um e-mail, mas na verdade ele não foi endereçado a você. Você abre rapidamente, digitaliza seu conteúdo e o exclui.
Não é grande coisa, até você perceber que um terço da nossa semana é absorvido por esse tipo de desperdício e é preciso mais do que 20 minutos para voltar aos trilhos após uma interrupção.
A solução: notas por e-mail e bate-papos internos
Em vez de controlar toda a equipe, as notas por e-mail são uma maneira simples de adicionar notas internas ao e-mail de um cliente. Você pode adicionar uma nota para referência futura ou @mention, um membro da equipe pedindo ajuda.
Embora as notas por e-mail sejam excelentes para manter um histórico claro das comunicações internas e externas, mantendo toda a equipe informada, elas também reduzem drasticamente o número de e-mails e reuniões necessárias.
Edição 2: Reuniões intermináveis de gerenciamento de projetos
As reuniões de atualização do status do projeto são um dos tipos mais comuns de reuniões. Geralmente organizadas pelo gerente de projeto e envolvendo toda a equipe, essas reuniões são projetadas para relatar o progresso.
Obviamente, é fundamental acompanhar o status da equipe, bem como qualquer obstáculo atual ou potencial para resolver obstáculos. No entanto, muitas vezes é apenas o líder da equipe que se beneficia desse tipo de reunião e os outros participantes perdem um tempo valioso.
A solução: quadros Kanban e agendador de reuniões
Em vez disso, você pode usar quadros kanban para eliminar a necessidade de reuniões de atualização de status, permitindo que todos os membros de uma equipe ou projeto vejam o status de cada tarefa.
Por exemplo, você pode transformar sua caixa de entrada em um estilo Kanban quadro de gerenciamento de projetos dentro do Gmail. Com apenas um clique, você pode transformar e-mails em cartões de tarefas, atribuir tarefas aos membros da equipe e definir prazos para conclusão.
As tarefas em seus quadros Kanban estão vinculadas à data e hora do seu computador, para que você possa definir facilmente prazos para conclusão. Além disso, todas as tarefas do seu quadro Kanban podem ser sincronizadas com seu calendário normal do Google.
Além de serem uma ótima maneira de acompanhar um projeto em rápida evolução, os quadros Kanban reduzem a necessidade de e-mails e reuniões. Ao criar e compartilhar um quadro com sua equipe, todos podem ver claramente seus trabalhos e responsabilidades.
Por último, mas não menos importante, use convites inteligentes para agendar reuniões mais produtivas. Use um aplicativo de calendário de reuniões para incorporar sua disponibilidade em seus e-mails e evitar idas e vindas, com perguntas antes da reunião para que todos possam se preparar.
Problema três: distrações e mudança de atenção
O Gmail e o Slack são uma das combinações mais comuns usadas em escritórios modernos para mensagens externas e internas. Você provavelmente tem um favorito, mas, na realidade, precisa colaborar e se comunicar com sucesso.
O uso de dois ou mais aplicativos tem suas falhas inerentes. Você está alternando constantemente entre guias, aplicativos e ferramentas; sua atenção está dividida e você pode ter dificuldade em lembrar para onde um documento ou mensagem vital foi enviada.
A solução: sincronize o Slack e o Gmail para uma comunicação perfeita
Entendemos a necessidade do Slack e do Gmail. Ambos são parte integrante do seu fluxo de trabalho.
Então, em vez de escolher entre um único aplicativo de comunicação, considere usar uma ferramenta que integra o Gmail com o Slack. Agora, todos em sua equipe podem usar sua ferramenta favorita para comunicação e suas mensagens são atualizadas automaticamente em ambas.
Responda a e-mails ou deixe notas em seu canal do Slack; de qualquer forma, uma integração entre o Slack e o Gmail atualiza automaticamente seu histórico de comunicação, para que você ainda possa ter um histórico claro de todas as comunicações.
Questão quatro: falta de transparência e histórico
Atualmente, as equipes trabalham juntas em todos os departamentos e locais. Mas o e-mail, como ferramenta individual de comunicação, não evoluiu no mesmo ritmo.
Caixas de entrada de e-mail individuais, cadeias de e-mail separadas para membros específicos da equipe e até mesmo uma série de aplicativos e ferramentas de comunicação significam que a comunicação, os documentos e as informações podem ser mantidos em vários locais diferentes.
Um tempo valioso é desperdiçado procurando informações vitais, as reuniões são agendadas para que todos estejam em sintonia e os e-mails são enviados para solicitar documentos.
A solução: caixas de entrada e etiquetas compartilhadas
Caixas de entrada e etiquetas compartilhadas permitem que você colabore com sua equipe e lide coletivamente com as comunicações externas.
Com caixas de entrada compartilhadas, você pode compartilhar uma caixa de entrada inteira (por exemplo, vendas ou atendimento ao cliente), enquanto marcadores compartilhados permitem que você compartilhe apenas marcadores do Gmail com membros específicos da equipe.
Isso permite que sua equipe trabalhe em conjunto em conversas compartilhadas, atribuindo tarefas, respondendo a e-mails etc., assim como um complexo software de suporte técnico.
Com quem você está compartilhando e-mails, você pode consultar o histórico de todas as comunicações internas e externas, evitando assim o envio de cadeias de encaminhamento irritantes para toda a equipe, sobrecarregando as caixas de entrada e desperdiçando seu tempo.
A palavra final
Resolver a sobrecarga de e-mails e reuniões se resume a organizar seus fluxos de trabalho e se comunicar abertamente com os membros da sua equipe.
Para recapitular, aqui estão quatro técnicas fáceis de implementar para diminuir o número de e-mails que você recebe e o número de reuniões das quais participa:
- Permita a comunicação transparente com notas de reunião e bate-papo interno.
- Use ferramentas de gerenciamento de projetos para atribuir tarefas e se manter atualizado com o progresso de sua equipe.
- Crie um hub central de informações integrando seus principais canais de comunicação, como o Gmail e o Slack.
- Compartilhe caixas de entrada e conversas de e-mail com membros relevantes da equipe para que todos possam visualizar, gerenciar e responder facilmente à comunicação externa.
Implemente essas técnicas para liberar seu valioso tempo e redirecionar a atenção para suas prioridades.
