Die Arbeitnehmer sind überwältigt von digitale Überlastung und die rund um die Uhr vernetzte Arbeitsumgebung.
Wir hängen fest an unseren Telefonen, Laptops und Computern, beantworten E-Mails, senden Nachrichten ab und überprüfen Status-Updates rund um die Uhr.
Aber die Überlastung hört hier nicht auf. Wenn wir nicht auf Nachrichten antworten, befinden wir uns in aufeinanderfolgenden Besprechungen, die oft ineffektiv sind oder einfach Zeitverschwendung sind.
Sie werden überrascht sein zu erfahren, dass der durchschnittliche Büroangestellte:
- bekommt 121 E-Mails und sendet ungefähr 40 pro Tag,
- gibt aus 25 Prozent der Woche in unnötigen Besprechungen oder im Umgang mit Ablenkungen und
- überprüft ihre Mobilgeräte bis 150 mal jeden Tag.
Aber obwohl wir immer „online“ sind, sinken unsere Produktivität, unser Engagement und unsere Moral.
Warum?
Weil wir unsere Zeit damit verbringen, E-Mails zu beantworten, an aufeinanderfolgenden Besprechungen teilzunehmen oder uns mit Ablenkungen auseinanderzusetzen.
Und trotz all dieser geschäftigen Arbeit bleibt nur sehr wenig Zeit, um tatsächlich nachzudenken, zu planen oder Strategien zu entwickeln.
Es ist klar, dass die Art und Weise, wie wir arbeiten, nicht mehr funktioniert. Es reduziert die Produktivität, demotiviert Mitarbeiter und kostet Unternehmen.
Lassen Sie uns die Hauptursachen für Besprechungen und E-Mails am Arbeitsplatz und einige einfache Lösungen untersuchen.
Problem eins: Überfüllte Posteingänge und irrelevante E-Mails
Eine der Hauptursachen für E-Mail-Überlastung ist die gefürchtete Weiterleitungskette. Wir haben es alle geschafft. Sie müssen eine Frage stellen, aber um das gesamte Team im Bilde zu halten, leiten Sie die E-Mail an alle Teammitglieder weiter.
Und wir waren alle auf der Empfängerseite. Sie wurden in eine E-Mail kopiert, aber sie ist wirklich nicht an Sie adressiert. Sie öffnen schnell, scannen den Inhalt und löschen ihn.
Keine große Sache, bis du merkst, dass ein Drittel unserer Woche ist mit dieser Art von Verschwendung beschäftigt und es dauert mehr als 20 Minuten um nach einer Unterbrechung wieder auf Kurs zu kommen.
Die Lösung: E-Mail-Notizen und interne Chats
Anstatt das gesamte Team zu kontaktieren, sind E-Mail-Notizen eine einfache Möglichkeit, interne Notizen zur E-Mail eines Kunden hinzuzufügen. Du kannst entweder eine Notiz zum späteren Nachschlagen hinzufügen oder ein Teammitglied per @mention kontaktieren, das um Hilfe bittet.
E-Mail-Notizen eignen sich zwar hervorragend, um einen klaren Verlauf der internen und externen Kommunikation zu führen und das gesamte Team auf dem Laufenden zu halten, aber sie reduzieren auch drastisch die Anzahl der erforderlichen E-Mails und Besprechungen.
Ausgabe Zwei: Endlose Projektmanagement-Besprechungen
Besprechungen zur Aktualisierung des Projektstatus sind eine der häufigsten Arten von Besprechungen. Diese Treffen werden in der Regel vom Projektmanager organisiert und beziehen das gesamte Team ein. Sie dienen dazu, über den Fortschritt zu berichten.
Natürlich ist es unerlässlich, den Status des Teams sowie die Lösung aktueller oder potenzieller Hindernisse im Auge zu behalten. Oft profitiert jedoch nur der Teamleiter von solchen Besprechungen, und die anderen Teilnehmer verlieren wertvolle Zeit.
Die Lösung: Kanban Boards und Meeting Scheduler
Stattdessen können Sie Kanban-Boards verwenden, um Besprechungen zur Statusaktualisierung überflüssig zu machen, indem Sie allen Mitgliedern eines Teams oder Projekts ermöglichen, den Status jeder Aufgabe einzusehen.
Zum Beispiel können Sie Ihren Posteingang in einen Kanban-Stil verwandeln Projektmanagement-Board in Gmail. Mit nur einem Klick können Sie E-Mails in Aufgabenkarten umwandeln, Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und Termine für die Fertigstellung festlegen.
Aufgaben auf Ihren Kanban-Boards sind mit dem Datum und der Uhrzeit Ihres Computers verknüpft, sodass Sie ganz einfach Fristen für die Fertigstellung festlegen können. Außerdem können alle Aufgaben in Ihrem Kanban-Board mit Ihrem gewohnten Google-Kalender synchronisiert werden.
Kanban-Boards sind nicht nur eine großartige Möglichkeit, den Überblick über ein schnelllebiges Projekt zu behalten, sondern reduzieren auch den Bedarf an E-Mails und Besprechungen. Indem Sie ein Board erstellen und mit Ihrem Team teilen, kann jeder seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar erkennen.
Nicht zuletzt können Sie intelligente Besprechungseinladungen verwenden, um produktivere Besprechungen zu planen. Verwenden Sie eine Besprechungskalender-App um Ihre Verfügbarkeit in Ihren E-Mails zu verankern und Hin und Her zu vermeiden, mit Fragen vor dem Meeting, damit jeder vorbereitet sein kann.
Problem Drei: Ablenkungen und Aufmerksamkeitswechsel
Gmail und Slack sind eine der häufigsten Kombinationen, die in modernen Büros für externe und interne Nachrichten verwendet werden. Sie haben wahrscheinlich einen Favoriten, aber in Wirklichkeit benötigen Sie beides, um erfolgreich zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.
Die Verwendung von zwei oder mehr Apps hat ihre inhärenten Mängel. Sie wechseln ständig zwischen Tabs, Apps und Tools. Ihre Aufmerksamkeit ist geteilt und Sie können sich möglicherweise nicht erinnern, wohin ein wichtiges Dokument oder eine wichtige Nachricht gesendet wurde.
Die Lösung: Synchronisieren Sie Slack und Gmail für eine reibungslose Kommunikation
Wir verstehen die Notwendigkeit sowohl von Slack als auch von Gmail. Sie sind beide ein integraler Bestandteil deines Workflows.
Anstatt also zwischen einer einzigen Kommunikations-App zu wählen, sollten Sie ein Tool verwenden, das integriert Gmail mit Slack. Jetzt kann jeder in Ihrem Team sein Lieblingstool für die Kommunikation verwenden und Ihre Nachrichten werden in beiden automatisch aktualisiert.
Antworte auf E-Mails oder hinterlasse Notizen in deinem Slack-Kanal. So oder so aktualisiert eine Integration zwischen Slack und Gmail automatisch deinen Kommunikationsverlauf, sodass du immer noch einen klaren Überblick über die gesamte Kommunikation hast.
Viertes Problem: Mangelnde Transparenz und Erfolgsbilanz
Heutzutage arbeiten Teams abteilungs- und standortübergreifend zusammen. E-Mail als Eins-zu-Eins-Kommunikationstool hat sich jedoch nicht im gleichen Tempo weiterentwickelt.
Individuelle E-Mail-Postfächer, separate E-Mail-Ketten an bestimmte Teammitglieder und sogar eine Vielzahl von Apps und Tools für die Kommunikation bedeuten, dass Kommunikation, Dokumente und Informationen an mehreren verschiedenen Orten aufbewahrt werden können.
Wertvolle Zeit wird mit der Suche nach wichtigen Informationen verschwendet, Besprechungen werden geplant, um alle auf den gleichen Stand zu bringen, und E-Mails werden gesendet, um Dokumente anzufordern.
Die Lösung: Gemeinsame Posteingänge und Labels
Gemeinsame Posteingänge und Labels ermöglichen es Ihnen, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und gemeinsam mit der externen Kommunikation umzugehen.
Mit geteilte Posteingänge, du kannst einen ganzen Posteingang teilen (z. B. Vertrieb oder Kundensupport), während geteilte Labels es dir ermöglichen, nur Gmail-Labels mit bestimmten Teammitgliedern zu teilen.
Auf diese Weise kann Ihr Team gemeinsam an gemeinsamen Gesprächen arbeiten, Aufgaben zuweisen, E-Mails beantworten usw., genau wie bei einer komplexen Helpdesk-Software.
Mit wem auch immer Sie E-Mails teilen, Sie können auf den Verlauf der gesamten internen und externen Kommunikation zugreifen und vermeiden so, lästige Weiterleitungsketten an das gesamte Team zu senden, die Posteingänge zu überladen und Ihre Zeit zu verschwenden.
Das letzte Wort
Um die Überlastung von E-Mails und Besprechungen zu lösen, müssen Sie Ihre Arbeitsabläufe organisieren und offen mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren.
Um es noch einmal zusammenzufassen, hier sind vier einfach zu implementierende Techniken, mit denen Sie die Anzahl der E-Mails, die Sie erhalten, und die Anzahl der Besprechungen, an denen Sie teilnehmen, verringern können:
- Ermöglichen Sie eine transparente Kommunikation mit Besprechungsnotizen und internem Chat.
- Verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um Aufgaben zuzuweisen und über den Fortschritt Ihres Teams auf dem Laufenden zu bleiben.
- Schaffen Sie einen zentralen Informationsknotenpunkt, indem Sie Ihre wichtigsten Kommunikationskanäle wie Gmail und Slack integrieren.
- Teilen Sie Posteingänge und E-Mail-Threads mit relevanten Teammitgliedern, damit jeder externe Kommunikation problemlos einsehen, verwalten und beantworten kann.
Implementieren Sie diese Techniken, um Ihre wertvolle Zeit freizugeben und die Aufmerksamkeit auf Ihre Prioritäten zu lenken.
