Empresas de todos los tamaños han demostrado que el trabajo remoto puede ser un éxito, por lo que definitivamente no hay escasez de información sobre el tema.
Pero esta guía es para aquellos que tuvieron que hacer el cambio rápidamente. Un cambio que escapó a nuestro control y que nos obligó a repensar nuestra forma de trabajar y vivir.
Puede resultar difícil relacionarse con empresas que tenían sus políticas de trabajo remoto planificadas con antelación. Muchos de nosotros no podíamos darnos ese lujo. Nuestros empleados ahora se ven obligados a adaptarse al trabajo desde casa. Y los gerentes se ven obligados a diseñar un plan para mantener a flote a sus equipos y negocios.
Sin un plan establecido, su equipo ha tenido que adaptarse de la manera más rápida posible. Y hay mucho en juego. Administrar mal su estrategia de trabajo remoto tiene un costo considerable. El bienestar de sus empleados, la satisfacción de sus clientes y de su empresa en su conjunto están en juego.
En Gmelius hemos podido realizar esta transición con éxito. Así que si estás buscando una guía práctica sobre el trabajo remoto, aquí la tienes.
Gmelius antes y después del trabajo remoto
Gemelius siempre ha sido una herramienta utilizada por equipos remotos de todos los tamaños, pero, irónicamente, como equipo no teníamos trabajadores remotos.
Al preferir administrar nuestras operaciones en la oficina, nos enorgullecemos de tener un equipo de personas, juntas, dedicadas a nuestra misión. No se puede descartar el valor de tener a todo su equipo en una misma sala con un objetivo común, y desde nuestros inicios este ha sido nuestro modelo.
Las conversaciones en el escritorio, las reuniones improvisadas y los miembros del equipo que colaboran juntos frente a la misma pantalla conducen a una productividad que no se puede cuantificar. Por no hablar de los vínculos que se crean en las interacciones cotidianas del crecimiento de una empresa.
Entonces, ¿por qué cambiar lo que funciona tan bien? Al menos esa era nuestra opinión.
Sin este cambio forzado provocado por el coronavirus, no estamos seguros de que lo hubiéramos hecho alguna vez.
Pero ya ha pasado un mes desde que nuestro equipo pasó de tener cero empleados a trabajar exclusivamente de forma remota y hemos aprendido algunas lecciones valiosas en el proceso.
Estas son algunas conclusiones clave que pueden servir de guía para una transición exitosa de tu equipo.
En algunos casos, es posible que incluso descubras que tu equipo se vuelve más feliz y productivo que en la oficina.
Trabajo remoto basado en los valores de la empresa
Los valores de su empresa son el ancla que mantendrá a su equipo conectado.
Los equipos más exitosos están unidos por algo más que el trabajo. La cultura empresarial y los valores del equipo son más necesarios ahora que nunca. Durante estos períodos en los que estamos separados por la distancia y bajo un estrés común, prevalecerá la cultura.
El hecho de verse obligado a trabajar de forma totalmente remota puede ofrecer algunas oportunidades para mejorar las políticas que unen a su equipo. Esto puede requerir que vuelvas a redactar o añadir los valores que definen tu misión.
Es comprensible que los fundadores y los directivos sientan que no tienen tiempo, especialmente ahora, para elaborar un manifiesto sobre los valores. Pero, una vez más, la simplicidad debe ser tu guía. Su conjunto revisado de valores se puede definir en una página concisa.
Los puntos principales son la expresión y la inclusión. Un correo electrónico escrito con sinceridad puede ser más valioso que un documento de varias páginas que permanece inactivo en la computadora de todos. Apunte las ideas y distribúyalas entre sus equipos.
Básicamente, necesitan escuchar que el equipo de liderazgo tiene un plan, que la empresa va a estar bien y que ellos van a estar bien...
Con los valores de su empresa establecidos, su equipo tiene una base sólida para tener éxito en el trabajo remoto.
La tecnología es la clave
Proceda con cuidado al elegir las herramientas para equipar a su equipo remoto.
El trabajo remoto efectivo se basa en la elección del conjunto adecuado de herramientas tecnológicas.
Una búsqueda en Google lo llevará a una lista incontable de herramientas, lo que no hace nada para minimizar su confusión.
¿Cómo se supone que debes decidir cuál es la mejor herramienta? En todos los casos, tu equipo necesitará más de una. Escogerlas, aprender a usarlas e incorporar a tu equipo hasta que se sientan lo suficientemente cómodos como para usarlas es una tarea abrumadora.
Los objetivos de tu empresa y la composición de la forma en que realmente trabaja tu equipo deberían ser tu guía. La simplicidad es clave aquí.
Siempre que sea posible, los gerentes y los líderes de equipo deben aprovechar su oferta actual y agregarla solo cuando sea necesario. Es fácil dejarse llevar por las herramientas más novedosas y sofisticadas que se ofrecen, por lo que se recomienda proceder con cautela.
La comunicación eficaz es la base de la colaboración en equipo, más aún cuando se trata del trabajo remoto.
¿Cómo recibe su equipo las comunicaciones externas? ¿Y cómo se comunica tu equipo internamente? ¿Cómo se traducen esos flujos de comunicación en flujos de trabajo?
En Gmelius descubrimos que este era un vacío que teníamos que llenar. En cuanto a las comunicaciones relacionadas con las tareas, Gmelius nos tenía cubiertas. Notas de correo electrónico combinadas con nuestras Integración con Slack hacen un gran trabajo al mantenernos concentrados y conectados con el trabajo en cuestión.
Sin embargo, para replicar nuestro entorno colaborativo en la oficina, tuvimos que añadir algunas herramientas.
Videoconferencia
Elija una herramienta de videoconferencia que sea confiable, fácil de usar y con un precio justo.
Como Gmelius se basa en la suite de productos de Google, naturalmente optamos por Google Hangouts y Meet. Zoom es otra conocida herramienta de videoconferencia que utilizamos.
Una vez más, no encontrarás escasez de opciones aquí.
¿Alguna de sus herramientas actuales ofrece vídeo o voz? Slack tiene la opción de conectar hasta 15 personas mediante voz y vídeo, aunque puede resultar caro. Y si tu equipo usa Gmail o G Suite, Hangouts es una excelente opción, pero incluso con Google, todas las opciones crean confusión: Google Chat, Google Hangouts, Google Meet y, por supuesto, Google Duo...
Aquí podemos ahorrarle algo de tiempo y frustración. Tras analizar las distintas opciones - Zoom sale como el ganador. La facilidad de uso, la fiabilidad y la gratuidad para un máximo de 100 personas la convierten en la herramienta de videoconferencia ideal para la mayoría de los equipos remotos.
La videoconferencia es la mejor alternativa a la presencial. Nuestras reuniones generales semanales y reuniones individuales con los gerentes han continuado con normalidad sin ningún problema.
El vídeo permite que tu equipo se comunique de manera eficaz y, si añades la posibilidad de tener chats de voz rápidos, cierras aún más las brechas causadas por el trabajo remoto.
Chat de voz
A veces solo quieres tener una conversación rápida.
Una de las cosas que tu equipo echará de menos cuando trabaje de forma remota son esas conversaciones paralelas rápidas. Los chats improvisados que mantienen a tu equipo conectado y permiten que tus proyectos avancen.
¿Cómo lo haces cuando tu equipo está separado por la distancia? No puedes ver a una persona en la sala de descanso ni charlar con ella de camino a tu escritorio.
Cuando trabajas de forma remota, es posible que no desees programar una videollamada y la mensajería instantánea no consigue transmitir tu punto de vista, y definitivamente no querrás enviar otro correo electrónico al respecto.
Para estos casos, nuestro equipo utiliza Discordia. Piense en ello como un Slack, pero para conversaciones de voz. En lugar de canales, tienes habitaciones. Reúnete con tus colegas en una de las salas, enciende el micrófono y empieza a hablar.
El»mi puerta siempre está abierta, política'funciona con Discord. Si ves a alguien activo en la sala, literalmente puedes hablar para entrar en ella.
Discord se creó originalmente para jugadores, pero está ganando terreno entre los equipos profesionales que buscan una experiencia en la oficina.
Hablando de juegos, ten en cuenta que estas herramientas de comunicación deberían usarse para algo más que para trabajar. La voz y el vídeo son excelentes formas de mantener los lazos entre sus colegas.
En Gmelius sustituimos nuestras noches de juegos de forma virtual y nos lo pasamos genial haciéndolo.
El trabajo remoto, incluso con las mejores herramientas virtuales, requiere un esfuerzo consciente para crear interacciones significativas.
Una de las cosas que he hecho personalmente es asegurarme de comunicarme con los miembros de mi equipo, de forma individual y en todos los departamentos, mediante una llamada de voz o vídeo para establecer una conexión no relacionada con el trabajo. Ponernos en contacto unos con otros de manera sincera contribuye en gran medida a mantener la salud mental de tu equipo, especialmente en estos momentos en los que todos podemos sentirnos aislados.
Redefinición de políticas para el trabajo remoto
Trabajar de forma remota requiere un cambio de mentalidad.
Los valores de la empresa, la comunicación eficaz y la confianza son los pilares de la productividad durante el trabajo remoto. Estos pilares son responsabilidad de todos y se necesita una política claramente definida para llevarlos a la práctica.
En pocas palabras, el trabajo remoto es un trabajo diferente.
El liderazgo debe estar a la altura de este desafío y crear un entorno de apoyo. Y los miembros del equipo deberán replantearse su ética laboral y el papel que desempeñan en los objetivos generales de la empresa.
Los individuos deben convertirse en «administradores de uno», lo que significa que, más allá del alcance de sus responsabilidades directas, deben ser dueños de sus objetivos. Es casi imposible microgestionar un equipo remoto y son las políticas redefinidas diseñadas para el trabajo remoto las que estructuran este cambio en la forma de pensar y trabajar. Dicho esto, hay ciertas barreras que puedes poner en marcha para apoyar este cambio.
Usamos las placas Gmelius para configurar entornos que impulsen el compromiso. Los gerentes de todos los departamentos crearon «agendas diarias» que definen las tareas y los objetivos de forma flexible y ágil. La sincronización de los tableros con las bandejas de entrada y etiquetas compartidas nos permite convertir los correos electrónicos en tarjetas de tareas e integrarlos en nuestras acciones diarias.
Tableros Gmelius le brindan una representación visual de las conversaciones internas y externas y su conexión con las tareas requeridas. Los gerentes se benefician al tener una visibilidad interna clara, y los miembros del equipo se benefician al tener una responsabilidad más clara.
Además, describimos una política de trabajo remoto que tiene un enfoque flexible. Las medidas de productividad se redefinen para tener en cuenta los diversos desafíos a los que se enfrentan los miembros de nuestro equipo para equilibrar su vida profesional y personal.
Comprender los desafíos de trabajar desde casa cuando las familias también están en cuarentena significa que se requiere una visión más amplia al estructurar sus pautas.
Las políticas remotas deben describir en términos claros esta nueva forma de trabajar. Los puntos pueden incluir:
- Tiempo dedicado a Internet para garantizar una cobertura en toda la empresa
- Tiempos de respuesta esperados, internos y externos
- Mejores prácticas sobre el uso de la tecnología
- Métodos revisados para informar sobre acciones
- Cumplimiento de seguridad y confidencialidad
Una política remota más clara eliminará las conjeturas y dará a su equipo la confianza de que están en línea con los objetivos de la empresa.
¿El trabajo remoto es el futuro?
No hay duda de que este experimento actual de trabajo remoto hará que la mayoría de las empresas se replanteen sus modelos de negocio.
Los fundadores y gerentes se preguntarán si la productividad puede mantener el ritmo y, al mismo tiempo, beneficiarse de la reducción de los costos de la telecomunicación. El espacio de oficina y su administración siguen siendo el segundo gasto más importante después de los salarios, por lo que, naturalmente, minimizar estos costos se traducirá en mejores resultados.
Las estadísticas hasta ahora parecen prometedoras. Los empleados remotos, en algunos aspectos, están demostrando ser más productivos que cuando estaban en la oficina:
- De media, los empleados remotos trabajan 1,4 días más al mes.
- Y reduzca los tiempos de distracción durante su jornada laboral.
- Además de tener 8,5 horas más de tiempo libre a la semana.
- Y ahorrar más de 4.500 dólares al año.
* Fuente: encuesta de Airtasker
Las cosas volverán a la normalidad y, si todo va en consecuencia, las empresas tendrán que evaluar cómo mejorar el trabajo remoto en lugar de volver al status quo.
En conclusión, y una cosa es segura, todos saldremos de esta experiencia con las lecciones aprendidas.
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