O guia Gmelius para trabalho remoto

Empresas de todos os tamanhos provaram que o trabalho remoto pode ser um sucesso, então definitivamente não faltam informações sobre o assunto.

Mas este guia é para aqueles que tiveram que fazer a mudança rapidamente. Uma mudança além do nosso controle que nos forçou a repensar a forma como trabalhamos e vivemos.

Pode ser difícil se relacionar com empresas que tiveram suas políticas de trabalho remoto planejadas com antecedência. Muitos de nós não tinham esse luxo. Nossos funcionários agora são forçados a se adaptar ao trabalho em casa. E os gerentes são forçados a elaborar um plano para manter suas equipes e negócios funcionando.

Sem um plano estabelecido, sua equipe teve que se ajustar da maneira mais rápida possível. E os riscos são altos. Gerenciar mal sua estratégia de trabalho remoto tem um alto custo. O bem-estar de seus funcionários, a satisfação de seus clientes e de sua empresa como um todo estão em jogo.

Na Gmelius, conseguimos fazer essa transição com sucesso. Então, se você está procurando um guia prático sobre trabalho remoto, aqui está.

Gmelius antes e depois do trabalho remoto

Gmelius sempre foi uma ferramenta usada por equipes remotas de todos os tamanhos, mas, ironicamente, como equipe, não tínhamos trabalhadores remotos.

Preferindo gerenciar nossas operações no escritório, nos orgulhamos de ter uma equipe de pessoas, juntas, dedicadas à nossa missão. Você não pode descartar o valor de ter toda a sua equipe em uma sala com um objetivo comum e, desde o início, esse tem sido nosso modelo.

As conversas em toda a mesa, as reuniões improvisadas e os membros da equipe colaborando juntos na mesma tela levam a uma produtividade que não pode ser quantificada. Sem falar nos laços que são desenvolvidos nas interações diárias do crescimento de uma empresa.

Então, por que mudar o que está funcionando tão bem? Pelo menos esse foi o nosso pensamento.

Sem essa mudança forçada provocada pelo coronavírus, não temos certeza se alguma vez o faríamos.

Mas já faz um mês que nossa equipe passou de zero para 100% de funcionários remotos e aprendemos algumas lições valiosas no processo.

Aqui estão algumas dicas importantes que podem servir como um guia para uma transição bem-sucedida de sua equipe.

Em alguns casos, você pode até descobrir que sua equipe se torna mais feliz e produtiva do que no escritório.

Trabalho remoto baseado nos valores da empresa

Os valores da sua empresa são a âncora que manterá sua equipe conectada.

As equipes mais bem-sucedidas estão unidas por mais do que apenas trabalho. A cultura da sua empresa e os valores da equipe são necessários agora mais do que nunca. Durante esses períodos em que estamos separados pela distância e sob um estresse comum, a cultura prevalecerá.

Ser forçado a trabalhar remotamente pode expor algumas oportunidades de melhorar as políticas que unem sua equipe. Isso pode exigir que você reformule ou adicione os valores que definem sua missão.

É compreensível que fundadores e gerentes sintam que não têm tempo, especialmente agora, para montar um manifesto sobre valores. Mas, novamente, a simplicidade deve ser seu guia. Seu conjunto revisado de valores pode ser definido em uma página concisa.

Os pontos principais são expressão e inclusão. Um e-mail escrito com sinceridade pode ser mais valioso do que um documento de várias páginas que fica inativo no computador de todos. Anote as ideias e distribua-as para suas equipes.

Essencialmente, eles precisam ouvir que a equipe de liderança tem um plano, que a empresa ficará bem e que eles ficarão bem...

Com os valores da sua empresa estabelecidos, sua equipe tem uma base sólida para ter sucesso no trabalho remoto.

A tecnologia é a chave

Proceda com cuidado ao escolher as ferramentas para equipar sua equipe remota.

O trabalho remoto eficaz se baseia na escolha da pilha certa de ferramentas tecnológicas.

Uma pesquisa no Google levará você a uma lista incontável de ferramentas, o que não faz nada para minimizar sua confusão.

Como você deve decidir sobre a melhor ferramenta, na qual, em todos os casos, sua equipe precisará de mais de uma? Escolhê-los, aprender a usá-los e integrar sua equipe até o ponto em que eles se sintam confortáveis o suficiente para usá-los é uma tarefa assustadora.

As metas da sua empresa e a composição de como sua equipe realmente trabalha devem ser seu guia. Simplicidade é fundamental aqui.

Sempre que possível, os gerentes e líderes de equipe devem aproveitar sua pilha atual e adicionar somente quando necessário. É fácil se familiarizar com todas as ferramentas mais novas e brilhantes oferecidas, portanto, é recomendável proceder com cautela.

A comunicação eficaz é a base da colaboração em equipe, ainda mais quando se trata de trabalho remoto.

Como sua equipe recebe comunicações externas? E como sua equipe se comunica internamente? Como esses fluxos de comunicação são traduzidos em fluxos de trabalho?

Na Gmelius, descobrimos que essa era uma lacuna que precisávamos preencher. Em termos de comunicação relacionada a tarefas, Gmelius nos ajudou. Notas de e-mail combinadas com nossas Integração com o Slack fazem um ótimo trabalho em nos manter focados e conectados ao trabalho em questão.

Mas para replicar nosso ambiente colaborativo no escritório, tivemos que adicionar algumas ferramentas.

Videoconferência

Escolha uma ferramenta de videoconferência que seja confiável, fácil de usar e com o preço certo.

Como o Gmelius é baseado no Google Suite de produtos, naturalmente optamos pelo Google Hangouts e Meet. O Zoom é outra ferramenta de videoconferência conhecida que usamos.

Novamente, você não encontrará escassez de opções aqui.

Alguma de suas ferramentas atuais oferece vídeo ou voz? O Slack tem a opção de conectar até 15 pessoas por voz e vídeo, embora possa ser caro. E se sua equipe usa o Gmail ou o G Suite, o Hangouts é uma ótima opção, mas mesmo com o Google, todas as opções criam confusão: Google Chat, Google Hangouts, Google Meet e, sim, Google Duo...?

Podemos economizar tempo e frustração aqui. Depois de analisar as várias opções - Zoom sai como vencedor. Fácil de usar, confiável e gratuito para até 100 pessoas, fazem dela a ferramenta de videoconferência ideal para a maioria das equipes remotas.

A videoconferência é a segunda melhor coisa depois de ser presencial. Nossas reuniões gerais semanais e reuniões individuais com gerentes continuaram normalmente, sem problemas.

O vídeo permite que sua equipe se comunique de forma eficaz e, quando você adiciona a capacidade de ter bate-papos rápidos por voz, você fecha ainda mais as lacunas causadas pelo trabalho remoto.

Chat de voz

Às vezes, você só quer ter uma conversa rápida.

Uma das coisas que sua equipe sentirá falta ao trabalhar remotamente são essas rápidas conversas paralelas. Os bate-papos improvisados que mantêm sua equipe conectada e seus projetos avançando.

Como você faz isso quando sua equipe está separada pela distância? Você não pode pegar uma pessoa na sala de descanso ou conversar com ela no caminho para sua mesa.

Ao trabalhar remotamente, talvez você não queira agendar uma videochamada, e as mensagens instantâneas não transmitem seu ponto de vista — e você definitivamente não quer enviar outro e-mail sobre isso.

Para esses casos, nossa equipe está usando Discórdia. Pense nisso como um Slack, mas para conversas de voz. Em vez de canais, você tem quartos. Encontre seus colegas em uma das salas, ligue o microfone e comece a conversar.

O 'minha porta está sempre aberta, política'funciona com o Discord. Se você ver alguém ativo na sala, você pode literalmente falar para entrar nela.

O Discord foi originalmente criado para jogadores, mas está ganhando força com equipes profissionais que buscam uma experiência no escritório.

Por falar em jogos, lembre-se de que essas ferramentas de comunicação devem ser usadas para mais do que apenas trabalhar. Voz e vídeo são ótimas maneiras de manter os laços entre seus colegas.

Na Gmelius, substituímos nossas noites de jogos de forma virtual e nos divertimos muito fazendo isso.

O trabalho remoto, mesmo com as melhores ferramentas virtuais, exige um esforço consciente para criar interações significativas.

Uma das coisas que fiz pessoalmente foi entrar em contato com os membros da minha equipe, individualmente e em todos os departamentos, por meio de uma chamada de voz ou vídeo para obter uma conexão não relacionada ao trabalho. Conversar uns com os outros de forma sincera ajuda muito a manter a saúde mental de sua equipe, especialmente nesses momentos em que todos podemos nos sentir isolados.

Redefinindo políticas para trabalho remoto

Trabalhar remotamente exige uma mudança de pensamento.

Os valores da empresa, a comunicação eficaz e a confiança são os pilares da produtividade durante o trabalho remoto. Esses pilares são de responsabilidade de todos e é necessária uma política claramente definida para sustentá-los.

Simplificando, o trabalho remoto é um trabalho diferente.

A liderança precisa enfrentar esse desafio e criar um ambiente favorável. E os membros da equipe precisarão repensar sua ética de trabalho e o papel que desempenham nas metas gerais da empresa.

Os indivíduos devem se tornar “gerentes de um”, o que significa que, além do escopo de suas responsabilidades diretas, eles devem possuir seus objetivos. É quase impossível microgerenciar uma equipe remota e são as políticas redefinidas projetadas para o trabalho remoto que estruturam essa mudança de pensamento e trabalho. Dito isso, existem certas barreiras que você pode colocar para apoiar essa mudança.

Usamos placas Gmelius para configurar ambientes que impulsionam o comprometimento. Gerentes de todos os departamentos criaram “diários diários” que definem tarefas e metas de forma flexível e ágil. A sincronização de pastas com caixas de entrada e marcadores compartilhados nos permite transformar e-mails em cartões de tarefas e integrá-los às nossas ações diárias.

Placas Gmelius oferecem uma representação visual das conversas internas e externas e sua conexão com as tarefas necessárias. Os gerentes se beneficiam com uma visibilidade interna clara, e os membros da equipe se beneficiam com uma responsabilidade esclarecida.

Além disso, delineamos uma política de trabalho remoto que é flexível em sua abordagem. As medidas de produtividade são redefinidas para levar em consideração os vários desafios que os membros de nossa equipe enfrentam para equilibrar suas vidas profissionais e pessoais.

Compreender os desafios de trabalhar em casa quando as famílias também estão em quarentena significa que uma visão mais ampla é necessária para estruturar suas diretrizes.

As políticas remotas devem descrever em termos claros essa nova forma de trabalhar. Os pontos podem incluir:

• Tempo gasto on-line para garantir a cobertura em toda a empresa
• Tempos de resposta esperados, internos e externos
• Melhores práticas sobre o uso da tecnologia
• Métodos revisados para relatar ações
• Segurança, conformidade e confidencialidade

Uma política remota esclarecida eliminará suposições e dará à sua equipe a confiança de que está alinhada com as metas da empresa.

O trabalho remoto é o futuro?

Não há dúvida de que esse experimento atual de trabalho remoto fará com que a maioria das empresas repense seus modelos de negócios.

Fundadores e gerentes perguntarão se a produtividade pode acompanhar o ritmo e, ao mesmo tempo, se beneficiar dos custos reduzidos de trabalhar remotamente. O espaço de escritório e seu gerenciamento continuam sendo a segunda maior despesa depois dos salários, portanto, naturalmente, minimizar esses custos resultará em melhores resultados financeiros.

As estatísticas até agora parecem promissoras. Os funcionários remotos, em alguns aspectos, estão se mostrando mais produtivos do que quando estavam no escritório:

• Em média, funcionários remotos trabalham 1,4 dias a mais por mês.
• E reduza os tempos de distração durante o dia de trabalho.
• Apesar de ter mais 8,5 horas de tempo livre por semana.
• E economizando mais de $4.500 por ano.

* Fonte: pesquisa Airtasker 

As coisas voltarão ao normal e, se tudo correr adequadamente, as empresas terão que avaliar como melhorar o trabalho remoto versus retornar ao status quo.

Concluindo, uma coisa é certa, todos sairemos dessa experiência com as lições aprendidas.