Möglichkeiten zur Telearbeit können wertvolle positive Veränderungen bewirken, die für viele Unternehmen nicht nur möglich, sondern auch rentabel sind. Zu diesen Veränderungen gehören geringere Betriebskosten, eine vielfältige Belegschaft und eine bessere Produktivität, was zu einem höheren Geschäftsergebnis führt. Aber nicht jedes Team profitiert von diesen Vorteilen. Viele Unternehmen nutzen das nicht effektive Tools für die Fernkommunikation die bessere Arbeitsbedingungen für Teams bieten, die von zu Hause aus arbeiten.
Eine große Herausforderung, vor der viele Manager stehen, ist das Versagen, alle auf dieselbe Wellenlänge zu bringen, sowohl virtuell als auch buchstäblich. Sie haben entweder keine solide Plattform oder zu viele. Um die Kommunikation zu verbessern und mehr Möglichkeiten der Zusammenarbeit für Mitarbeiter im Homeoffice zu schaffen, müssen Manager wichtige Tools für die Fernkommunikation in den täglichen Betrieb ihres Teams integrieren.
Telearbeit bringt Produktivität... mit den richtigen Tools
Der Betrieb aus der Ferne ist für viele Unternehmen die neue Normalität. Es ist auch produktiver: Ein aktueller Bericht von Airtasker stellte fest, dass Telearbeiter im Jahr 2020 jeden Monat 1,4 Tage mehr arbeiteten (16,8 Tage mehr pro Jahr) als Mitarbeiter, die in einem Büro arbeiteten.
Die gemeldete unproduktive Zeit war auch niedriger als bei einem durchschnittlichen Büroangestellten, da eine Ferneinstellung das „Sprechen mit dem Wasserkühler“ verhindert und Ablenkungen im Büro verhindert. Diese höhere Produktivität ist auch auf flexible Arbeitszeiten zurückzuführen, die Mitarbeitern im Homeoffice im Gegensatz zu einer Büroumgebung mit strengeren Richtlinien mehr Pausen während des Arbeitstages einräumen.
Zusätzliche Pausen und ein entgegenkommender Zeitplan fördern eine positive psychische Gesundheit, was zu einem produktiveren Arbeitsablauf führt. Obwohl Telearbeit das Potenzial hat, die Arbeitsmoral und Produktivität des Teams zu steigern, sind viele Unternehmen nicht dabei, eine nachhaltige Plattform für erfolgreiche Remote-Operationen aufzubauen.
Infolgedessen ist die Teamkommunikation auf mehrere Kommunikationsplattformen verteilt. Die Mitarbeiter arbeiten zusätzliche Stunden, um Fehler zu korrigieren, die durch Kommunikationsfehler oder ungleichmäßige Aufgabenzuweisungen verursacht wurden. Dies kann leicht zu einem Burnout der Mitarbeiter führen: ein erhebliches Problem für Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten.
Der Schlüssel zu erfolgreichen Fernoperationen ist Ausgewogenheit. Der Einsatz der richtigen Tools bietet Teams an entfernten Standorten eine gesunde Work-Life-Balance, wodurch Missverständnisse im Mittelpunkt stehen. Da die meisten Tools für die Remote-Kommunikation mit E-Mails beginnen und enden, sind Tools rund um die asynchrone Kommunikation der perfekte Ausgangspunkt.
Tools für die Fernkommunikation, die Ihr Team benötigt
Die Fernkommunikation erfolgt digital, was häufig zu zahlreichen internen und externen E-Mails führt. Diese tägliche Kommunikation kann schwierig zu verwalten sein, insbesondere wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Ohne effektive Tools wird der tägliche Betrieb noch umständlicher.
Mit den richtigen Implementierungen können Teams interne Abläufe verbessern, alltägliche Prozesse rationalisieren und bessere E-Mail-Management-Gewohnheiten entwickeln. Hier sind einige Beispiele für wichtige Tools für die Fernkommunikation, die Ihr Team benötigt.
Ein geteilter Posteingang
Wenn Ihr Team einzelne E-Mail-Konten oder eine Unternehmens-E-Mail-Adresse verwendet, haben Sie diese Methode möglicherweise bereits als unhaltbar empfunden. Da die meisten Unternehmen expandieren wollen, benötigen sie Tools, die skalierbar sind.
Geteilte Posteingänge bieten mehr Organisation für Teams, bessere Kommunikationsmöglichkeiten und können mit dem Wachstum eines Unternehmens skaliert werden. Das ist möglich, weil geteilte Posteingänge in Ihrem Gmail-Konto gespeichert sind und es Teams ermöglichen, Gruppenpostfächer wie support@ oder orders@ gemeinsam zu verwalten, ohne Gmail jemals verlassen zu müssen. Auf diese Weise haben Sie einen vollständigen Überblick darüber, an welchen E-Mails Ihr Team gerade arbeitet und wann jemand daran arbeitet.
Gmelius bietet eine Lösung für gemeinsam genutzten Posteingang mit kollaborativen Funktionen, perfekt für Remote-Teams. Gmelius ist nicht nur in der Lage, Tausende von Unternehmenskontakten in Gmail zu unterstützen, sondern bietet auch klare Verantwortlichkeiten, da jede eingehende E-Mail bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden kann. Jedes Mitglied greift beim Einloggen auf sein zugewiesenes Feld zu, um auf die dort organisierten E-Mails zuzugreifen.
Geteilte Posteingänge kommen vielen Teams zugute, die aus der Ferne arbeiten, da sie dazu beitragen, Unklarheiten darüber zu beseitigen, wer auf welche E-Mail geantwortet hat oder ob sie umgehend bearbeitet wurde. Gmelius löst dieses häufig auftretende Hindernis, indem es Managern ermöglicht, E-Mails zu delegieren, bei denen ein klarer Status angezeigt wird, der angibt, ob die E-Mail aussteht oder geschlossen wurde.
Zusätzlich bietet Gmelius private E-Mail-Notizen damit Teams am Rand einer E-Mail Details oder Kontext hinzufügen können. Zum Beispiel, wenn ein Logistikteam benötigt einen Status für eine Sendung, die E-Mail kann dem Versandkoordinator mit einer Notiz zugewiesen werden, in der nach dem Status gefragt wird. Darüber hinaus kann das Etikett „dringend“ angebracht werden, um den Manager über die für diese Aufgabe erforderliche Dringlichkeit zu informieren. Innerhalb von Sekunden wurde eine E-Mail mit klaren Verantwortlichkeiten und weiterem Kontext zur Erfüllung der Anforderungen zugewiesen. Es sind keine zusätzlichen Plattformen erforderlich, und jedes Teammitglied hat ein klares Verständnis der Erwartungen des Teams.
Kanban-Tafeln
Die Fähigkeit, Projekte zu visualisieren, ist für Remote-Teams zu einer Notwendigkeit geworden. Ohne die Möglichkeit, sich in einem Konferenzraum zu versammeln, um die Einzelheiten eines Projekts zu besprechen, müssen Remote-Teams per E-Mail, Sofort-Chats oder Zoom-Anrufen kommunizieren. Dies kann zu Kommunikationslücken führen, da es keine zentrale Plattform für diese Diskussionen gibt.
Visuelle Projektmanagementlösungen wie Kanban-Tafeln erleichtern die Organisation und sorgen für klare Sicht bei der Erledigung der Aufgaben. Ursprünglich mit Haftnotizen erstellt, richten sich die heutigen digitalen Kanban-Boards an Mitarbeiter, die im Homeoffice nach Möglichkeiten suchen, online zusammenzuarbeiten. Obwohl es viele Online-Kanban-Board-Lösungen gibt, ist Gmelius eines der wenigen Unternehmen, das Kanban-Boards anbietet innerhalb Gmail. Mit Gmail-Kanban-Boards wird Ihr Posteingang zu einem visuellen Arbeitsbereich, den Sie für sich selbst nutzen und mit Ihrem Team teilen können.
Kanban-Boards können für Teams in jeder Branche verwendet werden. Kundensupport und Informationspostfächer profitieren am meisten von diesem nützlichen Kommunikationstool. Die Support-Abteilungen müssen jede Woche Hunderte von eingehenden E-Mails verwalten, bei größeren Unternehmen möglicherweise mehr. Die Verwendung eines Kanban-Boards zur Organisation von Anfragen ist der beste Weg, um bei der Arbeit zu bleiben, ohne E-Mails zu verlieren oder zuzulassen, dass sie für längere Zeit unbeantwortet bleiben.
Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Support-Team E-Mails in Spalten mit den Bezeichnungen „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „ausstehend“ und „geschlossen“ organisieren kann. Diese Organisationsmethode verbessert garantiert die Kommunikation innerhalb eines Teams und bietet gleichzeitig den gesamten Mitarbeitern einen Überblick über die Aufgaben.
Zusätzliche E-Mails und Zoom-Anrufe können minimiert werden, da Kanban-Boards einen Überblick über alle Support-Tickets und deren Status bieten. Manager können bestimmten Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Unteraufgaben, Prioritätsstufen und Schlagworte hinzufügen, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, und Arbeitsabläufe mit leistungsstarken Automatisierungen optimieren.
Erfahre, wie du ein Gmail-Kanban-Board in Trello integrierst hier.
Sofortige Chats
Während die meiste Mitarbeiterkommunikation mit einer E-Mail beginnt, endet sie oft mit einer Sofortnachricht. Dies ist möglicherweise auf das Fehlen einer ersten Antwort oder auf eine Lösung zurückzuführen, die eine sofortige Reaktion erfordert. Ob Ihr Team mit folgenden Funktionen arbeitet asynchron oder synchron Kommunikation, beides ist eine Notwendigkeit für ein Remote-Team. Instant Messaging ist ein großartiges Tool für ein Team an entfernten Standorten. Unzählige Nachrichten können jedoch ablenken und die Produktivität beeinträchtigen. Gmelius eliminiert das Potenzial von Ablenkungen und beschleunigt den Arbeitsablauf durch die Integration von Slack, eine Instant-Messaging-App für Unternehmen.
Anstatt eine E-Mail zu senden und dann auch eine Sofortnachricht zu formulieren, integriert sich Gmelius in Slack, um die Kommunikation mit Gmail zu synchronisieren. Zwei Schritte werden leicht zu einem, was die Teamzusammenarbeit vereinheitlicht und Silos beseitigt. Teams können ihre geteilten Gmail-Labels mit den entsprechenden Slack-Kanälen verbinden, um Zeit zu sparen, die zwischen Plattformen hin und her zu springen.
Du kannst auch alle Inbox-Aktivitäten überwachen, ohne Slack zu verlassen. Auf diese Weise kann dein Team seinen bevorzugten Arbeitsbereich auswählen und so die Kommunikation und Balance bei der Arbeit aus der Ferne weiter optimieren.
Effektive Kommunikation treibt den Fortschritt voran. Ohne sie würden Unternehmen keine positiven Ergebnisse mehr erzielen. Gmelius bietet eine vereinfachte Lösung, die sich perfekt für Remote-Teams eignet. Ganz gleich, ob Ihr Team nach einer Lösung für den gemeinsamen Posteingang oder nach einfachen Integrationen sucht, die alltägliche Gespräche optimieren, Gmelius bietet Ihnen leistungsstarke Tools für die Fernkommunikation, mit denen Sie deren Vorteile maximieren können.
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