Cuando investigue si su empresa necesita un sistema de gestión del flujo de trabajo, pregúntese primero: ¿Cuánto tiempo se dedica a tareas de poca monta que podrían automatizarse? ¿Cuántas veces le haces las mismas preguntas a tu equipo a lo largo del día? ¿Sueles corregir errores en lugar de trabajar de forma productiva en las tareas actuales? Al identificar las tendencias comunes, es posible que descubra que su equipo necesita un mejor sistema de gestión del flujo de trabajo.
El flujo de trabajo implica una secuencia de pasos que mueven un trabajo desde su inicio hasta su finalización. La gestión del flujo de trabajo adopta una visión holística del proceso como un sistema repetible que puede organizarse sistemáticamente con reglas de procedimiento, y busca mejorarlo continuamente, a menudo mediante la integración y la automatización. En la actualidad, hay un valioso software disponible para ayudar a las empresas a crear un sistema de gestión del flujo de trabajo exitoso. En este artículo se describen los aspectos básicos de la gestión del flujo de trabajo y cómo Gmelius, una herramienta de comunicación y colaboración para Gmail, puede ayudar.
¿Qué es un sistema de gestión del flujo de trabajo?
UN sistema de gestión del flujo de trabajo es un plan estructurado para gestionar un flujo de tareas; puede ayudar a crear un sistema organizado que garantice la productividad. La administración adecuada del flujo de trabajo identifica las brechas en los procesos y otras oportunidades de mejora para mantener un flujo de trabajo confiable, efectivo y sistemático.
A lo largo del día, los equipos encuentran obstáculos que retrasan el trabajo productivo. Estos obstáculos incluyen la realización de tareas necesarias, pero redundantes, o la corrección de errores derivados de la falta de comunicación. Al formular una solución, los gerentes deben identificar los obstáculos, así como las razones detrás de ellos. Es cierto que se cometen errores, pero un patrón de falta de comunicación indica que falta algo o que algo más bloquea el camino.
Establecer un sistema concreto para garantizar que el flujo de trabajo se mantenga al día es fundamental para ayudar a su equipo a superar las barreras a la productividad. ¿No sabes cómo implementar un sistema de flujo de trabajo? Este es un ejemplo de uno de esos sistemas para la incorporación de empleados:
Recruiting officer sends the new employee a welcome email along with the employee handbook. (This email can be a template, pre-formulated and automated to send upon acceptance of an offer.)
Introduce the employee to the team and set up introductory Zoom calls. Present outline of what the first week of employment will entail as well as a formal schedule.
Provide the employee with all necessary training documents and videos. (Documents should be organized into a shareable file for easy navigation.) Encourage questions and feedback in the training process to identify potential holes in the learning process.
Invite the employee to all relevant meetings and company activities. Schedule an end-of-week check-in call to ensure all documentation has been completed.
Begin assigning initial first tasks. Schedule a follow-up meeting to check in on the progress and encourage questions and feedback. (A recurring meeting can be automated to ensure check-in is completed.)
Esta descripción general de la incorporación estándar de un nuevo empleado incluye ejemplos de cómo tomar atajos en el proceso. Por ejemplo, automatizar los seguimientos de correo electrónico el uso de plantillas reduce el tiempo que lleva redactar un mensaje nuevo cada vez. Además, las variables se pueden usar para personalizar el correo electrónico y garantizar que el nuevo empleado reciba una cálida bienvenida, y se pueden programar reuniones para que se repitan. Olvidarse de comprobar cómo está un empleado nuevo puede hacer que un empleado se sienta perdido al intentar acceder a un nuevo puesto.
Cree un sistema de gestión del flujo de trabajo con Gmelius
La optimización de un sistema de flujo de trabajo actual depende de la automatización y la integración. Automatización implica establecer una lógica basada en reglas para agilizar las tareas que requieren la ejecución humana. La integración amplía un sistema actual para mejorar la funcionalidad. Gmelius resuelve los desafíos comunes del flujo de trabajo al combinar la automatización y la integración en una plataforma perfecta. Con Gmelius, los equipos pueden acceder a una variedad de herramientas de gestión del flujo de trabajo, además de a las reglas de automatización del flujo de trabajo, para agilizar las tareas, mejorar la comunicación y aumentar las oportunidades de colaboración a fin de reducir el «ajetreo» y dedicarse al trabajo que importa.
Cree experiencias positivas de atención al cliente
El servicio de atención al cliente es un excelente ejemplo de un sistema que podría tener graves defectos sin un sistema de flujo de trabajo adecuado. Una mala experiencia de servicio al cliente podría definir potencialmente a una empresa. El mundo digital actual permite a los revisores publicar comentarios en línea de forma instantánea para que los clientes potenciales los vean. Además, muchos consumidores confían en leer las reseñas antes de invertir en el producto de una empresa. Sin embargo, si una empresa se centra en desarrollar experiencias positivas de atención al cliente desde el principio, es más probable que los consumidores regresen y transmitan su experiencia positiva a los demás.
La mayoría de las interacciones positivas con los clientes comienzan con el correo electrónico. Ahí es donde Gmelius puede ayudar. Como plataforma diseñada específicamente para mejorar la colaboración y la comunicación en equipo a través de Gmail, Gmelius reconoce que es positivo atención al cliente las interacciones se pueden simplificar mediante un sólido sistema de gestión del flujo de trabajo.
Una empresa suele emplear varias bandejas de entrada para gestionar los departamentos, como support@ [nombre de la empresa] .com o sales@ [nombre de la empresa] .com. Una bandeja de entrada compartida rellena todas esas direcciones de correo electrónico en una ubicación para que las administren todos los miembros del equipo. Una bandeja de entrada compartida estándar puede dificultar la determinación de quién ha respondido a qué correo electrónico. Como resultado, pueden producirse respuestas duplicadas o, lo que es peor, que no se responda en absoluto.
Gmelius reduce el riesgo de una solución de bandeja de entrada compartida con funciones de colaboración que permiten a los miembros del equipo asignar y delegar correos electrónicos y establecer reglas de automatización para agilizar las tareas domésticas cotidianas.
Este es un ejemplo ilustrado de cómo usar Gmelius para tomar el control de una bandeja de entrada de atención al cliente mediante reglas de automatización sencillas para ahorrar tiempo y mejorar los tiempos de respuesta de la empresa.
Si una empresa recibe un correo electrónico que contiene la palabra «soporte» en el asunto, una regla de automatización podría asignar ese correo electrónico a un empleado específico. En este ejemplo, el correo electrónico de soporte iría a Trent. Un correo electrónico que se origina en una dirección específica se puede asignar automáticamente a Paula, quien quizás administre esa cuenta. Luego, Paula puede etiquetarlo como correo electrónico prioritario para asegurarse de que reciba una respuesta oportuna. Además, si un correo electrónico no ha recibido una respuesta en un plazo de 12 horas, puede enviarse a la categoría «pendiente» y etiquetarse para su seguimiento. Utilizar la automatización en los flujos de trabajo diarios ahorra a todo el equipo horas a la semana y reduce el tiempo necesario para resolver una solicitud.
Acelere las resoluciones de atención al cliente
Las reglas de automatización pueden ayudar a prevenir las infracciones de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). La automatización de las notificaciones garantiza que los equipos reciban una notificación si un correo electrónico no ha recibido respuesta, en cuyo caso aparece una etiqueta que notifica a los miembros sobre posibles infracciones del SLA. Otras reglas de automatización pueden evitar que se produzcan infracciones al asignar un correo electrónico a un miembro del equipo. Si no se aborda después de 5 horas, aparece automáticamente una etiqueta con una advertencia de acuerdo de nivel de servicio y, a continuación, se lo notifica a los miembros del equipo en Slack, una herramienta de mensajería instantánea.
El proceso de gestión del flujo de trabajo de Gmelius garantiza que los equipos reciban notificaciones importantes en cada punto de contacto. En un mundo en el que la comunicación asincrónica domina entre la fuerza laboral, establecer un sistema que avise a los equipos de los retrasos en los tiempos de respuesta es realista y práctico. El proceso satisface las demandas de manera consistente sin interrumpir otras responsabilidades críticas.
Equilibre las cargas de trabajo
Garantizar que a cada miembro del equipo se le asigne una carga de trabajo razonable es fundamental a la hora de desarrollar un sistema de gestión del flujo de trabajo exitoso. El agotamiento de los empleados va en aumento, especialmente en el caso de los trabajadores remotos que trabajan en distintos momentos del día. De hecho, 70% de los trabajadores que hicieron la transición a operaciones remotas debido a los riesgos de seguridad derivados de la pandemia mundial ahora trabajan los fines de semana. Además, el 45% informó haber trabajado más horas durante la semana que antes de la pandemia.
Si bien las horas de trabajo flexibles desempeñan un papel en esta estadística, el exceso de tareas contribuye a alargar las horas de trabajo e impide que los empleados se «desconecten» de una jornada laboral típica. Gmelius ayuda a los equipos a distribuir la carga de trabajo de manera uniforme mediante el establecimiento de reglas para asignar correos electrónicos a cualquier compañero de equipo que tenga la menor cantidad de conversaciones abiertas. Esto aumenta los tiempos de respuesta y se traduce en más correos electrónicos resueltos.
La creación de un sistema eficaz de gestión del flujo de trabajo prepara a los equipos para el éxito y crea mejores soluciones a largo plazo. La implementación de estos procesos seguirá aumentando la productividad y mejorando las operaciones para siempre, para todos.
Al considerar un sistema de gestión del flujo de trabajo para su empresa, considere Gmelius. Consulta nuestras funciones e integraciones y descubre cómo Gmelius está diseñado para mejorar la comunicación y la colaboración en equipo. ¿Estás listo para empezar? Inscríbase ¡hoy!
