Lorsque vous déterminez si votre entreprise a besoin d'un système de gestion des flux de travail, posez-vous d'abord les questions suivantes : Combien de temps est consacré à des tâches subalternes qui pourraient être automatisées ? Combien de fois posez-vous les mêmes questions à votre équipe au cours de la journée ? Vous arrive-t-il de corriger des erreurs au lieu de travailler de manière productive sur les tâches en cours ? En identifiant les tendances communes, vous constaterez peut-être que votre équipe a besoin d'un meilleur système de gestion des flux de travail.
Le flux de travail implique une séquence d'étapes qui permettent de faire passer un travail du début à la fin. La gestion des flux de travail adopte une vision holistique du processus en tant que système reproductible qui peut être organisé de manière systématique avec des règles procédurales, et cherche continuellement à l'améliorer, souvent en utilisant l'intégration et l'automatisation. Aujourd'hui, de précieux logiciels sont disponibles pour aider les entreprises à mettre en place un système de gestion des flux de travail efficace. Cet article décrit les bases de la gestion des flux de travail et explique comment Gmelius, un outil de communication et de collaboration pour Gmail, peut vous aider.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des flux de travail ?
UNE système de gestion des flux de travail est un plan structuré pour gérer un flux de tâches ; il peut aider à créer un système organisé qui garantit la productivité. Une gestion adéquate des flux de travail permet d'identifier les lacunes dans les processus et d'autres opportunités d'amélioration afin de maintenir un flux de travail fiable, efficace et systématique.
Tout au long de la journée, les équipes rencontrent des obstacles qui entravent la productivité du travail. Ces obstacles incluent l'exécution de tâches nécessaires mais redondantes, ou la correction d'erreurs résultant d'un manque de communication. Lors de la formulation d'une solution, les responsables doivent identifier les obstacles, ainsi que les raisons qui les sous-tendent. Des erreurs se produisent certainement, mais un problème de communication systématique indique qu'il manque quelque chose ou que quelque chose d'autre vous bloque la route.
Il est essentiel de mettre en place un système concret pour garantir que le flux de travail reste sur la bonne voie au quotidien pour aider votre équipe à surmonter les obstacles à la productivité. Vous ne savez pas comment mettre en œuvre un système de flux de travail ? Voici un exemple de système de ce type pour l'intégration des employés :
Recruiting officer sends the new employee a welcome email along with the employee handbook. (This email can be a template, pre-formulated and automated to send upon acceptance of an offer.)
Introduce the employee to the team and set up introductory Zoom calls. Present outline of what the first week of employment will entail as well as a formal schedule.
Provide the employee with all necessary training documents and videos. (Documents should be organized into a shareable file for easy navigation.) Encourage questions and feedback in the training process to identify potential holes in the learning process.
Invite the employee to all relevant meetings and company activities. Schedule an end-of-week check-in call to ensure all documentation has been completed.
Begin assigning initial first tasks. Schedule a follow-up meeting to check in on the progress and encourage questions and feedback. (A recurring meeting can be automated to ensure check-in is completed.)
Cet aperçu de l'intégration standard pour un nouvel employé comprend des exemples de la manière de réduire les coûts dans le processus. Par exemple, automatisation du suivi des e-mails l'utilisation de modèles réduit le temps nécessaire pour rédiger un nouveau message à chaque fois. En outre, des variables peuvent être utilisées pour personnaliser l'e-mail et garantir un accueil chaleureux au nouvel employé, et les réunions peuvent être programmées pour se répéter. En oubliant de vérifier l'état d'une nouvelle recrue, l'employé peut se sentir perdu lorsqu'il essaie de trouver un nouveau poste.
Créez un système de gestion des flux de travail avec Gmelius
L'optimisation d'un système de flux de travail actuel repose sur l'automatisation et l'intégration. Automatisation implique de définir une logique basée sur des règles pour rationaliser les tâches nécessitant une exécution humaine. L'intégration étend un système actuel afin d'améliorer ses fonctionnalités. Gmelius résout les problèmes courants liés aux flux de travail en combinant automatisation et intégration au sein d'une seule plateforme fluide. Avec Gmelius, les équipes peuvent accéder à une gamme d'outils de gestion des flux de travail, en plus des règles d'automatisation des flux de travail, pour rationaliser les tâches, améliorer la communication et augmenter les opportunités de collaboration afin de réduire la « charge de travail » et de se consacrer au travail qui compte.
Créez des expériences de support client positives
Le service client est un excellent exemple de système qui pourrait devenir gravement défectueux sans la mise en place d'un système de flux de travail approprié. Une mauvaise expérience en matière de service à la clientèle peut potentiellement définir une entreprise. Le monde numérique d'aujourd'hui permet aux évaluateurs de publier des commentaires en ligne instantanément pour que les clients potentiels puissent les consulter. Et de nombreux consommateurs se fient à la lecture des avis avant d'investir dans le produit d'une entreprise. Cependant, si une entreprise se concentre sur le développement d'expériences d'assistance client positives dès le départ, les consommateurs sont plus susceptibles de revenir et de transmettre leur expérience positive aux autres.
La plupart des interactions positives avec les clients commencent par le courrier électronique. C'est là que Gmelius peut vous aider. En tant que plateforme conçue spécifiquement pour améliorer la collaboration et la communication en équipe via Gmail, Gmelius reconnaît ce point positif assistance à la clientèle les interactions peuvent être simplifiées à l'aide d'un système de gestion des flux de travail robuste.
Une entreprise utilise souvent plusieurs boîtes de réception pour gérer ses services, tels que support@ [nom de l'entreprise] .com ou sales@ [nom de l'entreprise] .com. Une boîte de réception partagée regroupe toutes ces adresses e-mail en un seul endroit pour que tous les membres de l'équipe puissent les gérer. Avec une boîte de réception partagée standard, il peut être difficile de déterminer qui a répondu à quel e-mail. Par conséquent, des réponses dupliquées peuvent se produire, ou pire encore, l'absence de réponse du tout.
Gmelius réduit le risque lié à une solution de boîte de réception partagée grâce à des fonctionnalités collaboratives qui permettent aux membres de l'équipe d'attribuer et de déléguer des e-mails et de définir des règles d'automatisation pour accélérer les tâches subalternes quotidiennes.
Voici un exemple illustré de la façon d'utiliser Gmelius pour prendre le contrôle d'une boîte de réception d'assistance client en utilisant des règles d'automatisation simples pour gagner du temps et améliorer les temps de réponse de l'entreprise.
Si une entreprise reçoit un e-mail contenant le mot « support » dans l'objet, une règle d'automatisation pourrait attribuer cet e-mail à un employé spécifique. Dans cet exemple, l'e-mail d'assistance serait envoyé à Trent. Un e-mail provenant d'une adresse spécifique peut être automatiquement attribué à Paula, qui gère peut-être ce compte. Paula peut ensuite l'étiqueter comme e-mail prioritaire pour s'assurer qu'il reçoit une réponse en temps opportun. De plus, si un e-mail n'a pas reçu de réponse dans les 12 heures, il peut être envoyé en « en attente » et étiqueté pour suivi. L'automatisation des flux de travail quotidiens permet à l'ensemble de l'équipe de gagner des heures par semaine et de réduire le temps de résolution d'une demande.
Accélérez les résolutions relatives au support client
Les règles d'automatisation peuvent aider à prévenir les violations des accords de niveau de service (SLA). L'automatisation des notifications garantit que les équipes sont informées si un e-mail n'a pas reçu de réponse, auquel cas un tag apparaît pour informer les membres des violations potentielles des SLA. D'autres règles d'automatisation peuvent empêcher les violations de se produire en attribuant un e-mail à un membre de l'équipe. Si aucune réponse n'est apportée au bout de 5 heures, une étiquette contenant un avertissement SLA apparaît automatiquement, puis en informe les membres de l'équipe dans Slack, un outil de messagerie instantanée.
Le processus de gestion des flux de travail de Gmelius garantit que les équipes reçoivent des notifications importantes à chaque point de contact. Dans un monde où la communication asynchrone domine le personnel, la mise en place d'un système avertissant les équipes des retards de réponse est à la fois réaliste et pratique. Le processus répond aux demandes de manière cohérente sans interrompre d'autres responsabilités critiques.
Équilibrer les charges de travail
Il est essentiel de s'assurer que chaque membre de l'équipe se voit attribuer une charge de travail raisonnable pour développer un système de gestion des flux de travail efficace. L'épuisement professionnel des employés est en hausse, en particulier pour les travailleurs à distance qui opèrent à différents moments de la journée. En fait, 70 % des travailleurs qui sont passés à des activités à distance en raison des risques de sécurité liés à la pandémie mondiale travaillent désormais le week-end. De plus, 45 % ont déclaré travailler plus d'heures pendant la semaine qu'avant la pandémie.
Bien que les horaires de travail flexibles jouent un rôle dans cette statistique, un excès de tâches contribue à allonger les heures de travail et empêche les employés de « se déconnecter » d'une journée de travail normale. Gmelius aide les équipes à répartir la charge de travail de manière uniforme en établissant des règles pour attribuer des e-mails à tout coéquipier ayant le moins de conversations ouvertes. Cela augmente les temps de réponse et se traduit par un plus grand nombre d'e-mails résolus.
La mise en place d'un système de gestion des flux de travail efficace met les équipes sur la voie du succès et permet de créer de meilleures solutions à long terme. La mise en œuvre de ces processus continuera d'accroître la productivité et d'améliorer les opérations pour le bien de tous.
Lorsque vous envisagez un système de gestion des flux de travail pour votre entreprise, pensez à Gmelius. Découvrez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes. Prêt à démarrer ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !
