Wenn Sie recherchieren, ob Ihr Unternehmen ein Workflow-Management-System benötigt, fragen Sie sich zunächst: Wie viel Zeit wird für untergeordnete Aufgaben aufgewendet, die automatisiert werden könnten? Wie oft stellen Sie Ihrem Team im Laufe des Tages dieselben Fragen? Befinden Sie sich dabei, Fehler zu beheben, anstatt produktiv an aktuellen Aufgaben zu arbeiten? Bei der Identifizierung gemeinsamer Trends stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Team ein besseres Workflow-Management-System benötigt.
Der Arbeitsablauf umfasst eine Abfolge von Schritten, die eine Arbeit von der Initiierung bis zur Fertigstellung begleiten. Das Workflow-Management betrachtet den Prozess ganzheitlich als wiederholbares System, das anhand von Verfahrensregeln systematisch organisiert werden kann, und versucht kontinuierlich, ihn zu verbessern, wobei häufig Integration und Automatisierung zum Einsatz kommen. Heute steht wertvolle Software zur Verfügung, die Unternehmen beim Aufbau eines erfolgreichen Workflow-Management-Systems unterstützt. In diesem Artikel werden die Grundlagen des Workflow-Managements beschrieben und erklärt, wie Gmelius, ein Kommunikations- und Kollaborationstool für Gmail, dabei helfen kann.
Was ist ein Workflow-Management-System?
EIN Workflow-Managementsystem ist ein strukturierter Plan für die Verwaltung einer Reihe von Aufgaben. Er kann dazu beitragen, ein organisiertes System aufzubauen, das die Produktivität gewährleistet. Ein korrektes Workflow-Management identifiziert Lücken in Prozessen und andere Verbesserungsmöglichkeiten, um einen zuverlässigen, effektiven und systematischen Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten.
Im Laufe des Tages stoßen Teams auf Hindernisse, die produktives Arbeiten behindern. Zu diesen Hindernissen gehören die Ausführung notwendiger, aber redundanter Aufgaben oder die Behebung von Fehlern, die auf mangelnde Kommunikation zurückzuführen sind. Bei der Formulierung einer Lösung müssen Manager die Hindernisse sowie die Gründe dafür identifizieren. Fehler passieren sicherlich, aber ein Muster von Missverständnissen deutet darauf hin, dass etwas fehlt — oder etwas anderes Ihnen den Weg versperrt.
Die Einrichtung eines konkreten Systems, das sicherstellt, dass die Arbeitsabläufe täglich reibungslos ablaufen, ist entscheidend, um Ihrem Team zu helfen, die Produktivitätsbarrieren zu überwinden. Sie sind sich nicht sicher, wie Sie ein Workflow-System implementieren sollen? Hier ist ein Beispiel für ein solches System für das Onboarding von Mitarbeitern:
Recruiting officer sends the new employee a welcome email along with the employee handbook. (This email can be a template, pre-formulated and automated to send upon acceptance of an offer.)
Introduce the employee to the team and set up introductory Zoom calls. Present outline of what the first week of employment will entail as well as a formal schedule.
Provide the employee with all necessary training documents and videos. (Documents should be organized into a shareable file for easy navigation.) Encourage questions and feedback in the training process to identify potential holes in the learning process.
Invite the employee to all relevant meetings and company activities. Schedule an end-of-week check-in call to ensure all documentation has been completed.
Begin assigning initial first tasks. Schedule a follow-up meeting to check in on the progress and encourage questions and feedback. (A recurring meeting can be automated to ensure check-in is completed.)
Diese Übersicht über das Standard-Onboarding neuer Mitarbeiter enthält Beispiele dafür, wie Sie dabei Abstriche machen können. Zum Beispiel Automatisieren von E-Mail-Follow-ups Die Verwendung von Vorlagen reduziert die Zeit, die benötigt wird, um jedes Mal eine neue Nachricht zu verfassen. Darüber hinaus können Variablen verwendet werden, um die E-Mail zu personalisieren und sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter herzlich willkommen geheißen wird. Außerdem können Besprechungen so geplant werden, dass sie sich wiederholen. Wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich nach einem neuen Mitarbeiter zu erkundigen, fühlt er sich verloren, wenn er versucht, sich in einer neuen Rolle zurechtzufinden.
Entwickeln Sie ein Workflow-Management-System mit Gmelius
Die Optimierung eines aktuellen Workflow-Systems hängt von Automatisierung und Integration ab. Automatisierung beinhaltet die Festlegung einer regelbasierten Logik zur Rationalisierung von Aufgaben, die eine menschliche Ausführung erfordern. Die Integration erweitert ein aktuelles System, um die Funktionalität zu verbessern. Gmelius löst häufig auftretende Workflow-Herausforderungen, indem es Automatisierung und Integration in einer nahtlosen Plattform kombiniert. Mit Gmelius können Teams — zusätzlich zu den Regeln für die Workflow-Automatisierung — auf eine Reihe von Workflow-Management-Tools zugreifen, um Aufgaben zu rationalisieren, die Kommunikation zu verbessern und die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu verbessern, um „Hektik“ zu reduzieren und sich der Arbeit zu widmen, die wirklich zählt.
Schaffen Sie positive Kundendiensterlebnisse
Der Kundenservice ist ein Paradebeispiel für ein System, das ohne ein geeignetes Workflow-System schwerwiegende Fehler aufweisen kann. Ein schlechter Kundenservice könnte ein Unternehmen potenziell definieren. In der heutigen digitalen Welt können Rezensenten Kommentare sofort online veröffentlichen, damit potenzielle Kunden sie sehen können. Und viele Verbraucher verlassen sich darauf, Bewertungen zu lesen, bevor sie in das Produkt eines Unternehmens investieren. Wenn sich ein Unternehmen jedoch von Anfang an darauf konzentriert, positive Kundendiensterlebnisse zu entwickeln, ist es wahrscheinlicher, dass Verbraucher zurückkehren und ihre positiven Erfahrungen an andere weitergeben.
Die meisten positiven Kundeninteraktionen beginnen mit E-Mails. Hier kann Gmelius helfen. Als Plattform, die speziell für die Verbesserung der Teamzusammenarbeit und Kommunikation über Gmail entwickelt wurde, erkennt Gmelius das als positiv an Kundensupport Interaktionen können mithilfe eines robusten Workflow-Management-Systems vereinfacht werden.
Ein Unternehmen verwendet häufig mehrere Posteingänge zur Verwaltung von Abteilungen, z. B. support@ [Firmenname] .com oder sales@ [Firmenname] .com. In einem gemeinsamen Posteingang werden all diese E-Mail-Adressen an einem Ort gespeichert, sodass alle Teammitglieder sie verwalten können. In einem gemeinsamen Standardposteingang kann es schwierig sein, festzustellen, wer auf welche E-Mail geantwortet hat. Infolgedessen kann es zu doppelten Antworten kommen, oder schlimmer noch, zu keiner Antwort.
Gmelius reduziert das Risiko einer gemeinsamen Posteingangslösung mit kollaborativen Funktionen, die es Teammitgliedern ermöglichen, E-Mails zuzuweisen und zu delegieren und Automatisierungsregeln festzulegen, um alltägliche kleinere Aufgaben zu beschleunigen.
Hier ist ein illustriertes Beispiel dafür, wie Gmelius verwendet wird, um mithilfe einfacher Automatisierungsregeln die Kontrolle über einen Kundensupport-Posteingang zu übernehmen, um Zeit zu sparen und die Reaktionszeiten des Unternehmens zu verbessern.
Wenn ein Unternehmen eine E-Mail mit dem Wort „Support“ im Betreff erhält, könnte eine Automatisierungsregel diese E-Mail einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen. In diesem Beispiel würde die Support-E-Mail an Trent gehen. Eine E-Mail, die von einer bestimmten Adresse stammt, kann automatisch Paula zugewiesen werden, die möglicherweise dieses Konto verwaltet. Paula kann sie dann als vorrangige E-Mail kennzeichnen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig beantwortet wird. Wenn eine E-Mail innerhalb von 12 Stunden keine Antwort erhalten hat, kann sie außerdem als „ausstehend“ markiert und zur Nachverfolgung markiert werden. Der Einsatz von Automatisierung in den täglichen Arbeitsabläufen spart dem gesamten Team Stunden pro Woche ein und verkürzt die Zeit für die Bearbeitung einer Anfrage.
Beschleunigen Sie die Lösung des Kundensupports
Automatisierungsregeln können dazu beitragen, Verstöße gegen das Service Level Agreement (SLA) zu verhindern. Durch die Automatisierung von Benachrichtigungen wird sichergestellt, dass Teams benachrichtigt werden, wenn eine E-Mail keine Antwort erhalten hat. In diesem Fall erscheint ein Tag, der die Mitglieder über potenzielle SLA-Verstöße informiert. Andere Automatisierungsregeln können das Auftreten von Verstößen verhindern, indem sie einem Teammitglied eine E-Mail zuweisen. Wenn das Problem nach 5 Stunden nicht behoben wird, erscheint automatisch ein Etikett mit einer SLA-Warnung. Anschließend werden die Teammitglieder in Slack — einem Instant-Messaging-Tool — benachrichtigt.
Der Workflow-Management-Prozess von Gmelius stellt sicher, dass Teams an jedem Kontaktpunkt wichtige Benachrichtigungen erhalten. In einer Welt, in der asynchrone Kommunikation die Belegschaft dominiert, ist die Einrichtung eines Systems, das Teams vor verzögerten Reaktionszeiten warnt, sowohl realistisch als auch praktisch. Der Prozess erfüllt die Anforderungen konsequent, ohne andere wichtige Aufgaben zu unterbrechen.
Arbeitslasten ausgleichen
Bei der Entwicklung eines erfolgreichen Workflow-Management-Systems ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass jedem Teammitglied eine angemessene Arbeitslast zugewiesen wird. Der Burnout bei Mitarbeitern nimmt zu, insbesondere bei Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten, zu unterschiedlichen Tageszeiten. In der Tat 70% der Arbeitnehmer, die aufgrund der Sicherheitsrisiken der globalen Pandemie auf Fernbetrieb umgestellt haben, arbeiten jetzt am Wochenende. Darüber hinaus gaben 45% an, unter der Woche mehr Stunden zu arbeiten als vor der Pandemie.
Während flexible Arbeitszeiten in dieser Statistik eine Rolle spielen, trägt ein Überlauf von Aufgaben zu längeren Arbeitszeiten bei und verhindert, dass Mitarbeiter sich von einem typischen Arbeitstag „trennen“. Gmelius hilft Teams dabei, die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen, indem Regeln festgelegt werden, nach denen E-Mails jedem Teammitglied mit der geringsten Anzahl offener Konversationen zugewiesen werden. Dies erhöht die Antwortzeiten und führt zu mehr gelösten E-Mails.
Der Aufbau eines effektiven Workflow-Management-Systems bereitet Teams auf Erfolgskurs und führt langfristig zu besseren Lösungen. Die Implementierung dieser Prozesse wird die Produktivität weiter steigern und die Abläufe nachhaltig verbessern — für alle.
Wenn Sie ein Workflow-Management-System für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, sollten Sie Gmelius in Betracht ziehen. Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius entwickelt wurde, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
