Ao pesquisar se sua empresa precisa de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, primeiro se pergunte: Quanto tempo é gasto em tarefas domésticas que poderiam ser automatizadas? Quantas vezes você faz as mesmas perguntas à sua equipe ao longo do dia? Você se vê corrigindo erros em vez de trabalhar de forma produtiva nas tarefas atuais? Ao identificar tendências comuns, você pode descobrir que sua equipe precisa de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho melhor.
O fluxo de trabalho envolve uma sequência de etapas que movem uma parte do trabalho desde o início até a conclusão. O gerenciamento do fluxo de trabalho tem uma visão holística do processo como um sistema repetível que pode ser organizado sistematicamente com regras processuais e busca continuamente aprimorá-lo, geralmente usando integração e automação. Atualmente, um software valioso está disponível para ajudar as empresas a criar um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho bem-sucedido. Este artigo descreve os fundamentos do gerenciamento de fluxo de trabalho e como o Gmelius, uma ferramenta de comunicação e colaboração para o Gmail, pode ajudar.
O que é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?
UM sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é um plano estruturado para gerenciar um fluxo de tarefas; ele pode ajudar a criar um sistema organizado que garanta a produtividade. O gerenciamento adequado do fluxo de trabalho identifica lacunas nos processos e outras oportunidades de melhoria para manter um fluxo de trabalho confiável, eficaz e sistemático.
Ao longo do dia, as equipes encontram obstáculos que atrasam o trabalho produtivo. Esses obstáculos incluem realizar tarefas necessárias, mas redundantes, ou corrigir erros resultantes da falta de comunicação. Ao formular uma solução, os gerentes devem identificar os obstáculos, bem como os motivos por trás deles. Erros certamente acontecem, mas um padrão de falha de comunicação indica que algo está faltando ou que outra coisa está bloqueando seu caminho.
Estabelecer um sistema concreto para garantir que o fluxo de trabalho permaneça no caminho certo diariamente é fundamental para ajudar sua equipe a contornar as barreiras à produtividade. Incerto sobre como implementar um sistema de fluxo de trabalho? Aqui está um exemplo de um desses sistemas para integração de funcionários:
Recruiting officer sends the new employee a welcome email along with the employee handbook. (This email can be a template, pre-formulated and automated to send upon acceptance of an offer.)
Introduce the employee to the team and set up introductory Zoom calls. Present outline of what the first week of employment will entail as well as a formal schedule.
Provide the employee with all necessary training documents and videos. (Documents should be organized into a shareable file for easy navigation.) Encourage questions and feedback in the training process to identify potential holes in the learning process.
Invite the employee to all relevant meetings and company activities. Schedule an end-of-week check-in call to ensure all documentation has been completed.
Begin assigning initial first tasks. Schedule a follow-up meeting to check in on the progress and encourage questions and feedback. (A recurring meeting can be automated to ensure check-in is completed.)
Essa visão geral da integração padrão para um novo contratado inclui exemplos de como reduzir custos no processo. Por exemplo, automatizando o acompanhamento de e-mails o uso de modelos reduz o tempo necessário para redigir uma nova mensagem a cada vez. Além disso, variáveis podem ser usadas para personalizar o e-mail e garantir que o novo funcionário receba uma recepção calorosa, e as reuniões podem ser agendadas para serem repetidas. Esquecer de verificar uma nova contratação pode fazer com que o funcionário se sinta perdido ao tentar assumir uma nova função.
Crie um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho com o Gmelius
A otimização de um sistema de fluxo de trabalho atual depende da automação e da integração. Automação envolve a definição de uma lógica baseada em regras para agilizar tarefas que exigem execução humana. A integração expande um sistema atual para melhorar a funcionalidade. O Gmelius resolve desafios comuns de fluxo de trabalho combinando automação e integração em uma plataforma perfeita. Com o Gmelius, as equipes podem acessar uma variedade de ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, além das regras de automação do fluxo de trabalho, para agilizar tarefas, melhorar a comunicação e aumentar as oportunidades de colaboração para reduzir a “ocupação” e começar o trabalho que importa.
Crie experiências positivas de suporte ao cliente
O atendimento ao cliente é um excelente exemplo de um sistema que pode apresentar falhas graves sem a instalação de um sistema de fluxo de trabalho adequado. Uma experiência ruim de atendimento ao cliente pode definir um negócio. O mundo digital atual permite que os revisores publiquem comentários on-line instantaneamente para que os clientes em potencial vejam. E muitos consumidores confiam na leitura das avaliações antes de investir no produto de uma empresa. No entanto, se uma empresa se concentra em desenvolver experiências positivas de suporte ao cliente desde o início, é mais provável que os consumidores retornem e transmitam sua experiência positiva a outras pessoas.
A maioria das interações positivas com o cliente começa com o e-mail. É aí que Gmelius pode ajudar. Como uma plataforma projetada especificamente para melhorar a colaboração e a comunicação em equipe por meio do Gmail, o Gmelius reconhece esse aspecto positivo suporte ao cliente as interações podem ser simplificadas usando um sistema robusto de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Uma empresa geralmente emprega várias caixas de entrada para gerenciar departamentos, como suporte@ [nome da empresa] .com ou vendas@ [nome da empresa] .com. Uma caixa de entrada compartilhada preenche todos esses endereços de e-mail em um único local para que todos em uma equipe possam gerenciar. Uma caixa de entrada compartilhada padrão pode dificultar a determinação de quem respondeu a qual e-mail. Como resultado, respostas duplicadas podem ocorrer, ou pior: falha total em responder.
O Gmelius reduz o risco de uma solução de caixa de entrada compartilhada com recursos colaborativos que permitem aos membros da equipe atribuir e delegar e-mails e definir regras de automação para agilizar as tarefas domésticas diárias.
Aqui está um exemplo ilustrado de como usar o Gmelius para assumir o controle de uma caixa de entrada de suporte ao cliente usando regras simples de automação para economizar tempo e melhorar os tempos de resposta da empresa.
Se uma empresa receber um e-mail contendo a palavra “suporte” no assunto, uma regra de automação poderá atribuir esse e-mail a um funcionário específico. Neste exemplo, o e-mail de suporte seria enviado para Trent. Um e-mail proveniente de um endereço específico pode ser atribuído automaticamente a Paula, que talvez gerencie essa conta. Paula pode então marcá-lo como um e-mail prioritário para garantir que ele receba uma resposta oportuna. Além disso, se um e-mail não receber uma resposta em 12 horas, ele poderá ser enviado para “pendente” e marcado para acompanhamento. A utilização da automação nos fluxos de trabalho diários economiza horas por semana para toda a equipe e diminui o tempo para resolver uma solicitação.
Acelere as resoluções de suporte ao cliente
As regras de automação podem ajudar a evitar violações do contrato de nível de serviço (SLA). A automação das notificações garante que as equipes sejam notificadas se um e-mail não receber uma resposta. Nesse caso, uma tag aparece notificando os membros sobre possíveis violações do SLA. Outras regras de automação podem impedir que violações ocorram ao atribuir um e-mail a um membro da equipe. Se não for endereçada após 5 horas, uma etiqueta com um aviso de SLA aparece automaticamente e, em seguida, notifica os membros da equipe no Slack, uma ferramenta de mensagens instantâneas.
O processo de gerenciamento de fluxo de trabalho da Gmelius garante que as equipes recebam notificações importantes em cada ponto de contato. Em um mundo em que a comunicação assíncrona domina a força de trabalho, configurar um sistema que avise as equipes sobre atrasos nos tempos de resposta é realista e prático. O processo atende às demandas de forma consistente, sem interromper outras responsabilidades críticas.
Equilibre as cargas de trabalho
Garantir que cada membro da equipe receba uma carga de trabalho razoável é fundamental ao desenvolver um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho bem-sucedido. O esgotamento dos funcionários está aumentando, especialmente para trabalhadores remotos que operam em vários momentos do dia. Na verdade, 70% dos trabalhadores que fizeram a transição para operações remotas devido aos riscos de segurança da pandemia global agora trabalham nos finais de semana. Além disso, 45% relataram trabalhar mais horas durante a semana do que antes da pandemia.
Embora o horário de trabalho flexível tenha um papel nessa estatística, um excesso de tarefas contribui para uma jornada de trabalho mais longa e impede que os funcionários “se desconectem” de um dia de trabalho normal. O Gmelius ajuda as equipes a distribuir a carga de trabalho de maneira uniforme, definindo regras para atribuir e-mails a qualquer colega de equipe com a menor quantidade de conversas abertas. Isso aumenta os tempos de resposta e resulta em mais e-mails resolvidos.
A criação de um sistema eficaz de gerenciamento de fluxo de trabalho prepara as equipes para o sucesso e cria melhores soluções a longo prazo. A implementação desses processos continuará aumentando a produtividade e melhorando as operações para sempre — para todos.
Ao considerar um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho para sua empresa, considere o Gmelius. Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
