Vous avez embauché votre équipe, choisi votre outils logiciels, et a organisé votre première réunion d'entreprise. Vous avez perfectionné vos offres, formé votre équipe et défini des objectifs à l'échelle de l'entreprise.
La prochaine étape ? Déterminer comment rendre votre équipe à distance aussi efficace que possible.
Vous savez que votre équipe possède l'expertise, l'expérience et les compétences nécessaires pour accomplir le travail. Mais vous vous demandez toujours à quoi cela ressemblera une fois que tout sera réuni. Heureusement, il existe des mesures précises que vous pouvez prendre pour encourager votre équipe à devenir plus productive. Passons en revue cinq conseils que vous pouvez utiliser immédiatement pour créer une équipe à distance productive.
1. Repenser la communication
Configuration efficace communication asynchrone les systèmes destinés à votre équipe travaillant à distance sont essentiels pour optimiser la productivité.
Lorsque vous créez le plan de communication de votre équipe, assurez-vous que chaque membre de l'équipe :
- Comprend qui contacter pour quoi
- sait quand contacter quelqu'un et quand consulter des documents internes et contenu optimisé pour plus d'informations
- Sait quels outils de communication utiliser et comment les utiliser
- Comprend clairement à qui s'adresser pour les messages de groupe
- Sait quand envoyer un message direct et quand envoyer un message de groupe
Il est également important de supprimer les silos d'informations susceptibles de nuire à la productivité des équipes. Pour adopter une position proactive à cet égard, envisagez de centraliser les informations et les ressources importantes.
Pensez à créer une newsletter interne pour votre équipe distante ou à créer une chaîne « actualités d'équipe » sur la plateforme de communication de votre équipe. De cette façon, les membres de l'équipe sont toujours au courant de ce qui se passe et peuvent se tenir au courant des nouveaux changements, des clients et des collègues.
2. Automatisez autant de tâches manuelles que possible
Le fait que votre équipe consacre du temps à des tâches banales et répétitives peut facilement nuire à sa productivité. Les équipes travaillant à distance ont beaucoup de choses à gérer, qu'il s'agisse de planifier leur planning ou de se tenir au courant des échéances des projets.
Mais ce n'est pas parce que votre équipe a beaucoup à faire qu'elle ne peut pas le faire efficacement.
Pour déterminer les tâches à automatiser, commencez par répertorier les tâches opérationnelles nécessaires à votre équipe, les tâches de gestion de projet et les tâches individuelles des employés.
Par exemple :
- Recevoir des bons de travail
- Organiser les bons de travail
- Création de tâches de projet pour les bons de travail
- Attribuer des tâches individuelles
- Cartographier les échéances des projets
- Faciliter les enregistrements et les commentaires
- Gardez un œil sur l'état des projets
Déterminez ensuite quelles sont les tâches les plus répétitives et celles qui ne nécessitent pas d'intervention humaine. Pour mieux comprendre cela, décomposez chaque tâche en sous-tâches. L'analyse de la trajectoire d'exécution d'une tâche est essentielle pour concevoir des flux de travail meilleurs et plus efficaces.
À partir de là, utilisez un logiciel d'automatisation des processus métier pour rationaliser tous les flux de travail et automatiser les tâches répétitives. Des éléments tels que l'état des projets, les rappels de dates d'échéance et l'attribution de listes de contrôle des tâches peuvent être facilement automatisés.
Les logiciels d'automatisation des processus métier permettent non seulement de gagner du temps sur les tâches manuelles, mais ils rationalisent également les processus pour éviter les erreurs humaines.
3. Minimisez les pertes de productivité en prenant la sécurité des données au sérieux
Les violations de données et les problèmes de cybersécurité peuvent non seulement bouleverser votre équipe distante, mais ils peuvent également sérieusement réduire la productivité.
Qu'il s'agisse de perdre un travail important pour un client ou de violer involontairement les lois sur la confidentialité et les données, la sécurité des données n'est pas quelque chose que vous pouvez prendre à la légère.
Voici quelques conseils de cybersécurité que vous pouvez utiliser pour minimiser les pertes de productivité :
1. Fournir à tous les membres de l'équipe un accès à un réseau privé virtuel (VPN)
Permettre à votre équipe d'accéder à un VPN sécurisé et fiable est essentiel pour la sécurité des données et permet aux employés d'accéder aux informations depuis n'importe où dans le monde.
Un VPN agit comme un tunnel protégé au sein de l'un des réseaux de votre entreprise. En conservant toutes les données dans le tunnel, personne en dehors de celui-ci ne peut y accéder, ce qui garantit que vos données ne seront jamais divulguées sur le Web.
2. Procéder à un bilan de santé en matière de cybersécurité
Engagez un expert en cybersécurité pour analyser votre configuration actuelle et effectuer une évaluation de sécurité. Les experts en cybersécurité peuvent vous aider à identifier les problèmes potentiels et les points faibles de vos réseaux. Ils vous aident également à créer une stratégie de cybersécurité efficace, protégeant tous les réseaux contre les violations de données et les cybermenaces.
3. Émettez des appareils sécurisés ou des bureaux virtuels
Bien que les logiciels de protection antivirus et les outils contre les programmes malveillants fonctionnent, les appareils des employés ne sont pas tous protégés par un réseau d'entreprise. Cela laisse la sécurité à chaque membre de l'équipe, ce qui peut être risqué.
En fournissant des appareils sécurisés dotés de passerelles pour les télétravailleurs, les dispositifs de sécurité de l'entreprise atteignent les domiciles des employés et séparent les réseaux en réseaux professionnels et non professionnels.
Une autre option consiste à utiliser des bureaux virtuels. Grâce aux bureaux virtuels, les entreprises peuvent lancer un système d'exploitation (OS) d'entreprise dont l'apparence et le fonctionnement sont natifs pour l'utilisateur. Mais en réalité, ces ordinateurs de bureau sont diffusés depuis centres de données privés sécurisés — ou le cloud. Si votre principale priorité est la prévention des pertes de données, les bureaux virtuels constituent une excellente solution.
4. Maîtriser les opérations et la délégation
Les procédures, les systèmes et les processus de gestion des tâches de votre équipe à distance sont essentiels à la productivité.
Pour les rendre aussi efficaces que possible, vous devrez maîtriser les opérations et la délégation. Voici comment devenir un pro dans les deux domaines.
Comment maîtriser les opérations
Reportez-vous au processus que vous avez utilisé précédemment pour déterminer les tâches à automatiser. Vérifiez tous les processus, procédures et systèmes. Avez-vous remarqué des problèmes de productivité ? Certaines tâches prennent-elles plus de temps que d'autres ? Pourquoi ?
Pour passer à un tout autre niveau, envisagez d'embaucher un directeur des opérations pour tout superviser. Les directeurs des opérations sont des experts lorsqu'il s'agit d'avoir une vue d'ensemble des opérations commerciales. Ils sont généralement les premiers à remarquer les problèmes, à implémenter des logiciels efficaces et à améliorer les flux de travail.
En ayant un directeur des opérations sur le pont, vous pouvez respirer tranquillement en sachant que c'est à lui de décider, pas à vous. Vous pouvez également demander à votre directeur des opérations de réaliser une analyse hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle pour vous assurer que tous les processus sont toujours efficaces.
Si, pour une raison ou une autre, vous n'êtes pas en mesure d'embaucher un directeur des opérations, il est important que vous sachiez qui relève de qui. Il s'agit généralement de votre chef d'équipe ou de votre responsable. Pour les petites entreprises, il peut s'agir du PDG, c'est-à-dire vous.
La personne à laquelle les membres de votre équipe relèvent devra assumer le rôle de directeur des opérations. En plus de gérer l'équipe et ses tâches à accomplir, cette personne serait chargée d'optimiser les processus afin que vos opérations continuent de fonctionner efficacement.
Comment maîtriser la délégation
La maîtrise de la délégation est une compétence clé que tout manager devrait acquérir très tôt. Elle s'applique au travail en général, mais elle est particulièrement pertinente pour les tâches chronophages, telles que gestion des e-mails.
Il est important de connaître les points forts de vos employés, et cela vous permet de leur déléguer les tâches les plus appropriées. Il est également important de donner de l'autonomie aux employés et de leur faire confiance pour terminer leurs tâches à temps. Non seulement cela allège votre charge de travail, mais cela encourage également les employés à diriger, à résoudre les problèmes et à changer de cap si nécessaire.
Êtes-vous prêt à renforcer la productivité de votre équipe ?
La création d'une équipe à distance productive est essentielle au succès de votre entreprise. En créant un plan de communication et en automatisant les tâches manuelles, votre équipe disposera des outils dont elle a besoin pour collaborer efficacement. En minimisant les pertes de productivité et en maîtrisant les opérations et les délégations, votre équipe disposera des outils dont elle a besoin pour prospérer.
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