Du hast dein Team eingestellt, dein ausgewählt Softwaretools, und hielt Ihr erstes Firmentreffen ab. Sie haben Ihre Angebote perfektioniert, Ihr Team geschult und unternehmensweite Ziele festgelegt.
Der nächste Schritt? Entscheiden Sie, wie Sie Ihr Remote-Team so effizient wie möglich gestalten können.
Sie wissen, dass Ihr Team über das Fachwissen, die Erfahrung und die Fähigkeiten verfügt, um die Arbeit zu erledigen. Aber Sie fragen sich immer noch, wie das aussehen wird, wenn alles zusammenkommt. Zum Glück gibt es genaue Schritte, die Sie ergreifen können, um Ihr Team zu ermutigen, produktiver zu werden. Sehen wir uns fünf Tipps an, die Sie sofort verwenden können, um ein produktives Remote-Team zusammenzustellen.
1. Kommunikation überdenken
Effizientes Einrichten asynchrone Kommunikation Systeme für Ihr Remote-Team sind für die Maximierung der Produktivität unerlässlich.
Stellen Sie bei der Erstellung Ihres Teamkommunikationsplans sicher, dass jedes Teammitglied:
- Versteht, an wen man sich wofür wenden kann
- Weiß, wann man sich an jemanden wenden muss und wann man auf interne Dokumente zurückgreifen muss und optimierter Inhalt zur Information
- Weiß, welche Kommunikationstools zu verwenden sind und wie man sie benutzt
- Hat ein klares Verständnis dafür, wer für Gruppennachrichten einzuholen ist
- Weiß, wann eine Direktnachricht und wann eine Gruppennachricht gesendet werden muss
Es ist auch wichtig, alle Informationssilos zu entfernen, die die Teamproduktivität beeinträchtigen können. Um diesbezüglich eine proaktive Haltung einzunehmen, sollten Sie erwägen, wichtige Informationen und Ressourcen zu zentralisieren.
Denken Sie darüber nach, einen internen Newsletter für Ihr Remote-Team zu erstellen oder einen Team-News-Channel auf Ihrer Teamkommunikationsplattform einzurichten. Auf diese Weise wissen die Teammitglieder immer, was gerade passiert, und können sich über neue Änderungen, Kunden und Mitarbeiter auf dem Laufenden halten.
2. Automatisieren Sie so viele manuelle Aufgaben wie möglich
Wenn Ihr Team Zeit mit alltäglichen, sich wiederholenden Aufgaben verbringt, kann dies leicht die Produktivität beeinträchtigen. Teams an verschiedenen Standorten müssen viel unter einen Hut bringen — von der Planung der Teampläne bis hin zur Einhaltung der Projektfristen.
Aber nur weil Ihr Team viel zu tun hat, heißt das nicht, dass es es nicht effizient erledigen kann.
Um herauszufinden, welche Aufgaben automatisiert werden müssen, listen Sie zunächst die erforderlichen Betriebsaufgaben, Projektmanagementaufgaben und einzelnen Mitarbeiteraufgaben Ihres Teams auf.
Zum Beispiel:
- Arbeitsaufträge erhalten
- Arbeitsaufträge organisieren
- Projektaufgaben für Arbeitsaufträge erstellen
- Weisen Sie einzelne Aufgaben zu
- Planen Sie die Projektfristen
- Erleichtern Sie das Einchecken und das Feedback
- Behalten Sie den Projektstatus im Auge
Stellen Sie dann fest, welche Aufgaben sich am häufigsten wiederholen und für welche keine menschliche Beteiligung erforderlich ist. Um dies genauer abzubilden, teilen Sie jede Aufgabe in Unteraufgaben auf. Die Analyse des Ablaufs, wie eine Aufgabe erledigt wird, ist der Schlüssel zur Gestaltung besserer und effizienterer Arbeitsabläufe.
Verwenden Sie von dort aus Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, um rationalisieren Sie alle Arbeitsabläufe und automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben. Dinge wie der Projektstatus, Erinnerungen an Fälligkeitsdaten und die Zuweisung von Checklisten für Aufgaben können einfach automatisiert werden.
Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen spart nicht nur viel Zeit bei manuellen Aufgaben, sondern optimiert auch Prozesse, um menschliche Fehler zu vermeiden.
3. Minimieren Sie Produktivitätsverluste, indem Sie die Datensicherheit ernst nehmen
Datenschutzverletzungen und Cybersicherheitsprobleme können nicht nur Ihr Remote-Team auf den Kopf stellen, sondern auch die Produktivität erheblich beeinträchtigen.
Vom Verlust wichtiger Kundenaufträge bis hin zu unbeabsichtigten Verstößen gegen Datenschutz- und Datengesetze — Datensicherheit darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
Hier sind einige Tipps zur Cybersicherheit, mit denen Sie den Produktivitätsverlust minimieren können:
1. Gewähren Sie allen Teammitgliedern Zugriff auf ein virtuelles privates Netzwerk (VPN)
Gewähren Sie Ihrem Team Zugriff auf eine sicheres und zuverlässiges VPN ist für die Datensicherheit unerlässlich und ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf Informationen aus allen Teilen der Welt.
Ein VPN fungiert als geschützter Tunnel innerhalb eines Ihrer Unternehmensnetzwerke. Indem alle Daten innerhalb des Tunnels aufbewahrt werden, kann niemand außerhalb des Tunnels darauf zugreifen. So wird sichergestellt, dass Ihre Daten niemals ins Internet gelangen.
2. Führen Sie einen Gesundheitscheck zur Cybersicherheit durch
Beauftragen Sie einen Cybersicherheitsexperten, der Ihr aktuelles Setup analysiert und eine Sicherheitsbewertung durchführt. Cybersicherheitsexperten können Ihnen helfen, potenzielle Probleme und Schwachstellen in Ihren Netzwerken zu identifizieren. Sie helfen Ihnen auch bei der Entwicklung einer effektiven Cybersicherheitsstrategie, die alle Netzwerke vor Datenschutzverletzungen und Cyberbedrohungen schützt.
3. Stellen Sie sichere Geräte oder virtuelle Desktops aus
Virenschutzsoftware und Malware-Tools funktionieren zwar, aber nicht alle Geräte der Mitarbeiter sind durch ein Unternehmensnetzwerk geschützt. Somit bleibt die Sicherheit jedem Teammitglied überlassen — und das kann riskant sein.
Durch die Bereitstellung sicherer Geräte mit Teleworker-Gateways erreichen die Sicherheitsfunktionen des Unternehmens die Mitarbeiter zu Hause und trennen Netzwerke in geschäftliche und private Netzwerke.
Eine weitere Option ist die Verwendung virtueller Desktops. Mit virtuellen Desktops können Unternehmen ein Unternehmensbetriebssystem (OS) auf den Markt bringen, das benutzerfreundlich aussieht und sich auch so verhält. In Wirklichkeit werden diese Desktops jedoch von gestreamt sichere private Rechenzentren — oder die Cloud. Wenn Ihre Hauptpriorität der Schutz vor Datenverlust ist, sind virtuelle Desktops eine hervorragende Lösung.
4. Master-Operationen und Delegierung
Die Verfahren, Systeme und Aufgabenverwaltungsprozesse Ihres Remote-Teams sind der Lebensnerv der Produktivität.
Um diese so effizient wie möglich zu gestalten, müssen Sie den Betrieb und die Delegierung beherrschen. Hier erfahren Sie, wie Sie in beiden Bereichen ein Profi werden.
Wie man Operationen meistert
Ermitteln Sie anhand des zuvor verwendeten Prozesses, welche Aufgaben automatisiert werden sollen. Überprüfen Sie alle Prozesse, Verfahren und Systeme noch einmal. Stellen Sie Produktivitätsengpässe fest? Dauern einige Aufgaben länger als andere? Warum?
Um dies auf ein ganz neues Niveau zu heben, sollten Sie erwägen, einen Betriebsleiter einzustellen, der alles überwacht. Betriebsleiter sind Experten darin, das Gesamtbild des Geschäftsbetriebs zu verstehen. Sie sind in der Regel die ersten, die Schwachstellen erkennen, effiziente Software implementieren und Arbeitsabläufe verbessern.
Wenn Sie einen Betriebsleiter an Deck haben, können Sie ruhig durchatmen, wenn Sie wissen, dass die schwierigen Dinge bei ihnen liegen — nicht bei Ihnen. Sie können Ihren Betriebsleiter auch bitten, eine wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Analyse durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse weiterhin effizient sind.
Wenn Sie aus irgendeinem Grund keinen Betriebsleiter einstellen können, ist es wichtig, dass Sie wissen, wer wem unterstellt ist. In der Regel ist dies Ihr Teamleiter oder Manager. Bei kleineren Unternehmen könnte es der CEO, auch bekannt als Sie, sein.
Die Person, der Ihre Teammitglieder unterstehen, muss die Rolle eines Betriebsleiters übernehmen. Diese Person leitet nicht nur das Team und seine Aufgaben, sondern wäre auch für die Optimierung der Prozesse verantwortlich, damit Ihr Betrieb weiterhin effizient läuft.
Wie meistert man das Delegieren
Delegieren zu beherrschen ist eine Schlüsselkompetenz, die jeder Manager frühzeitig erlernen sollte. Es gilt für die Arbeit im Allgemeinen, ist aber besonders relevant für zeitaufwändige Aufgaben wie E-Mail-Verwaltung.
Es ist wichtig, die Stärken Ihrer Mitarbeiter zu kennen, und es stellt sicher, dass Sie die am besten geeigneten Aufgaben an sie delegieren. Es ist auch wichtig, den Mitarbeitern Autonomie zu geben und darauf zu vertrauen, dass sie ihre Aufgaben pünktlich erledigen. Das entlastet Sie nicht nur, sondern ermutigt Ihre Mitarbeiter auch, zu führen, Probleme zu lösen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
Sind Sie bereit, die Produktivität Ihres Teams zu steigern?
Die Zusammenstellung eines produktiven Remote-Teams ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Durch die Erstellung eines Kommunikationsplans und die Automatisierung manueller Aufgaben verfügt Ihr Team über die Tools, die es für eine effektive Zusammenarbeit benötigt. Durch die Minimierung von Produktivitätsverlusten und die Beherrschung von Abläufen und Delegationen verfügt Ihr Team über die Tools, die es benötigt, um erfolgreich zu sein.
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(1).avif)
