L'essor du travail à distance est allé de pair avec une augmentation de la communication asynchrone et, partant, une amélioration de la productivité. Permettant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, une planification plus intelligente de la journée de travail et l'utilisation d'automatisations qui nous permettent de nous concentrer sur les tâches principales plutôt que sur le travail fastidieux, la communication asynchrone est un élément crucial de l'avenir du travail.
Il faut une demi-heure pour que quelqu'un puisse à nouveau se concentrer pleinement sur une tâche après avoir été interrompu. Dans un espace de travail traditionnel où la communication synchrone est utilisée par défaut, cela signifie que chaque fois qu'un collègue vous pose une question, vous appelle sur la ligne interne ou passe pour discuter, vous ne perdez pas seulement le temps nécessaire pour que cela se produise, mais vous perdez 30 minutes supplémentaires après.
Comme les équipes distantes communiquent principalement de manière asynchrone, ces interruptions disparaissent, laissant place à de plus longues périodes de travail ciblé. On en fait plus en moins de temps, ce qui donne aux employés plus de flexibilité pour adapter leurs journées de travail à leur vie personnelle et consacrer plus de temps à leurs amis, à leur famille et à leurs activités personnelles.
Chez Gmelius, nous pensons que la communication asynchrone est essentielle à la réussite d'une équipe à distance. Dans cet article, nous verrons ce qu'est la communication asynchrone, quels outils la facilitent et quelles sont les meilleures pratiques à suivre.
Qu'est-ce que la communication asynchrone ?
La communication asynchrone a lieu lorsque vous envoyez un message sans attendre de réponse instantanée. Par exemple, lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un et qu'il ne répond que quelques heures plus tard. Pour qu'une communication asynchrone se produise, il n'est pas nécessaire que les parties concernées soient présentes en même temps.
La communication synchrone, au contraire, a lieu lorsque le destinataire de votre message le traite et y répond au moment où il le reçoit. Un bon exemple est une réunion, au cours de laquelle quelqu'un va dire quelque chose, tout le monde l'entendra immédiatement, et quelqu'un d'autre répondra dès qu'il aura traité l'information.
En général, les conversations en personne et les appels (vidéo) ont tendance à être des formes de communication synchrones, alors que les communications basées sur les messages (vocaux) peuvent être asynchrones mais ne le sont pas toujours. Vous pouvez envoyer un message à quelqu'un sur Slack et, lorsqu'il reçoit une notification, il peut le lire et y répondre immédiatement.
Communication asynchrone ou synchrone
Les problèmes liés à la communication synchrone
Cela empêche de concentrer le travail.
Les tâches de grande valeur, telles que la planification d'une nouvelle campagne marketing, le codage ou la rédaction, nécessitent une concentration approfondie impossible à maintenir et difficile à retrouver lorsque vous devez répondre fréquemment à des appels, à des messages et à des e-mails. En raison du changement de contexte, ces tâches principales finissent par prendre plus de temps que si vous aviez pu leur bloquer des périodes ininterrompues.
Elle donne la priorité à la disponibilité plutôt qu'à la productivité.
Lorsque la plupart des discussions se déroulent en temps réel, chaque fois que les employés ne consultent pas leurs outils de communication, il se peut qu'ils oublient quelque chose. Cela peut les amener à passer plus de temps que nécessaire dans les conversations, les fils de discussion et les réunions Slack, au détriment de leurs tâches principales.
Cela exerce une pression malsaine sur les employés.
La crainte susmentionnée de passer à côté d'une occasion, combinée à l'attente que la communication doit se faire de manière synchrone, exerce une forte pression sur les employés. Les meilleurs voudront s'assurer que tout leur travail est fait, même lorsqu'ils répondent continuellement à leurs collègues, ce qui signifie ils essaieront de travailler plus vite, ce qui les met davantage dans une situation de stress.
Cela prive les gens de leur autonomie.
Comme les employés savent qu'ils peuvent être appelés à tout moment, ils ont peu d'options pour planifier leur travail de la manière qui leur convient le mieux. Une personne matinale peut essayer de faire ses tâches les plus importantes avant l'heure du déjeuner, mais si on lui demande constamment de participer à des réunions matinales, cette tentative devient facilement vaine.
Elle fait passer la vitesse avant la minutie.
Lorsque la communication synchrone est la solution par défaut et que les gens ont l'impression qu'ils doivent toujours réagir rapidement, c'est exactement ce qu'ils feront. Cela conduit à des réponses plus courtes et moins réfléchies et à des allers-retours qui seraient évités lorsque les personnes se sentiraient à l'aise de prendre leur temps et de bien réfléchir à une demande avant d'y répondre.
Cela nécessite une prise de notes active pour la tenue des dossiers.
Alors que les conversations par e-mail et par chat sont automatiquement enregistrées lorsqu'elles sont utilisées pour une communication instantanée, les autres types de communication synchrone ne le sont pas toujours. Que vous discutiez avec un collègue au bureau, au téléphone ou lors d'une réunion Zoom, vous devrez prendre activement des notes si vous voulez pouvoir vous souvenir facilement de toutes les informations ultérieurement.
Non seulement la prise de notes est sujette à interprétation (ce qui est important pour une personne peut ne pas l'être aux yeux d'une autre), mais elle oblige également les participants à se concentrer sur deux choses à la fois au lieu d'être pleinement présents dans la conversation.
Les avantages de la communication asynchrone
Cela fait du Deep Work la valeur par défaut.
Lorsque les employés sont autorisés à se déconnecter du reste de l'équipe, ils peuvent consacrer beaucoup de temps à leurs tâches les plus importantes. Cela leur permet de passer à un état de fluidité qui leur permet d'effectuer un travail approfondi et ciblé et de progresser beaucoup plus rapidement. Non seulement cela, mais la qualité de leur travail sera probablement également meilleure.
Cela nécessite une meilleure planification.
Le fait de savoir que vos collègues ne vous contacteront probablement pas immédiatement signifie que vous ne pouvez pas leur envoyer de demandes ou de questions de dernière minute. Vous devrez planifier et faire votre travail de manière à ce qu'il reste toujours du temps pour les imprévus, et vous devrez également tenir compte des horaires des membres de votre équipe. L'avantage est que le travail devient moins stressant car vous n'attendez jamais avec impatience que quelqu'un vous recontacte.
Cela donne aux gens une plus grande maîtrise de leur journée de travail (et de leur vie privée).
La communication asynchrone permet aux employés de planifier leur journée de travail en fonction de leurs moments les plus productifs et en fonction de leur vie privée. Cela leur donne un plus grand sens des responsabilités et les aide à mener une vie plus épanouie, car ils peuvent organiser leur travail en fonction de leurs loisirs, de leurs amis et de leur famille.
Il invite à des réponses réfléchies.
Avez-vous déjà participé à une conversation où vous vous êtes senti mis à l'écart et où vous avez souhaité pouvoir appuyer sur pause pour avoir le temps de réfléchir avant de répondre ? C'est exactement ce que vous permet la communication asynchrone. Cela permet aux employés de prendre du recul et de réfléchir, ainsi que de prendre le temps de rédiger une réponse claire et complète.
Cela permet de fournir plus facilement des commentaires honnêtes.
Bien que les gens devraient toujours se sentir à l'aise pour soulever des problèmes et donner leur avis, cela peut être particulièrement difficile pour certains. Dans ces cas, il peut être plus confortable d'envoyer un e-mail que de parler à quelqu'un en tête-à-tête.
Cela rejoint le point précédent : la communication synchrone vous oblige à penser et à parler sur le moment, tandis que la communication asynchrone vous permet de formuler vos pensées et de les écrire de manière claire, sans courir le risque de vous laisser submerger par la réaction de l'autre personne.
Les fuseaux horaires ne sont plus un problème.
Comme les membres de l'équipe n'ont pas besoin d'être connectés en même temps, vous pouvez travailler avec des talents du monde entier plutôt que de vous limiter à certains fuseaux horaires. Alors que dans les entreprises plus synchrones, les travailleurs à distance peuvent se sentir un peu exclus lorsqu'ils passent à côté de toutes les discussions en direct, ce n'est pas un problème dans les entreprises qui communiquent de manière asynchrone par défaut.
Vous disposez automatiquement d'un enregistrement de toutes les conversations.
Les messages de discussion, les fils de discussion, les commentaires dans les outils de gestion de projet... Ils sont tous automatiquement enregistrés afin que vous et les autres puissiez les consulter à nouveau ultérieurement. Cela permet une plus grande transparence au sein de l'entreprise et garantit que personne ne rate des informations importantes.
Ne supprimez pas complètement la communication synchrone
Bien que les avantages de la communication asynchrone soient nombreux, elle présente un inconvénient majeur, à savoir qu'elle ne dispose pas des éléments humains qui nous aident à communiquer avec nos collègues et à mieux interpréter leurs messages. Le langage corporel, le ton de la voix de quelqu'un et les expressions faciales sont tous des éléments qui nous aident dans la communication quotidienne et, lorsqu'ils ne sont plus là, cela peut donner lieu à des interprétations erronées.
Plus loin dans cet article, nous verrons comment éviter ces interprétations erronées et faire en sorte que la communication asynchrone fonctionne pour votre équipe, mais nous allons d'abord passer en revue quelques cas dans lesquels vous souhaiterez plutôt opter pour la communication synchrone.
Rapport de construction et connexion
Aucun message écrit, aussi élaboré soit-il, ne peut remplacer une interaction en face à face lorsqu'il s'agit de créer un rapport avec quelqu'un. Les travailleurs à distance n'ont souvent pas cet élément de connexion avec leurs collègues, mais il existe des moyens de l'établir, même lorsque votre entreprise communique principalement de manière asynchrone :
- organiser des retraites d'équipe annuelles.
- organisez des enregistrements périodiques de l'équipe par vidéoconférence.
- participez à des réunions vidéo individuelles avec les membres de l'équipe.
- organisez des discussions sociales ou des appels vidéo hebdomadaires où les gens peuvent mieux se connaître.
Partage de commentaires sensibles
Nous avons mentionné plus haut qu'il peut être plus facile pour certaines personnes de partager des sujets sensibles de manière asynchrone, mais en général, et surtout si vous êtes manager, la communication synchrone est la solution. Il vous permet de transmettre votre message en utilisant le langage corporel et vous pourrez également voir la réaction de l'autre personne, afin que vous puissiez interagir avec elle et répondre à toutes ses questions sur le moment.
Résolution rapide des problèmes
Un problème urgent doit être traité le plus rapidement possible, ce qui implique de parler directement aux gens. Vous ne voulez pas qu'une étincelle se transforme en incendie parce que quelqu'un a mis deux jours à vous répondre.
Remue-méninges et discussions complexes
Il est préférable de recourir à une communication synchrone pour réfléchir à un nouveau produit ou discuter d'une nouvelle stratégie, afin que les participants puissent instantanément tirer parti des idées et des commentaires des uns et des autres. Aborder des sujets complexes de manière asynchrone entraînerait de nombreux allers-retours, annulant souvent la productivité accrue normalement obtenue grâce à la communication asynchrone.
Décrire les grands changements et les nouveaux projets
Lorsque vous annoncez de grandes opportunités ou de nouveaux produits, il est conseillé de le faire par le biais d'une réunion d'équipe. Cela permet de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de répondre aux questions qui pourraient survenir lors de l'annonce.
Exemples d'outils de communication asynchrones
Outils de messagerie
Des outils de messagerie tels que Slack, Google Chat et Discord permettent une communication instantanée, mais il n'est pas nécessaire de les utiliser de cette façon. Vous pouvez laisser les messages de groupe et les messages privés à vos collègues pour qu'ils puissent les lire et y répondre ultérieurement, et il est possible de revenir en arrière pour rattraper les conversations que vous avez peut-être manquées alors que vous étiez en train de vous concentrer sur votre travail.
Outils de gestion de projet
Outils de gestion de projet tels qu'Asana, Monday et Trello vous permettent de créer des flux de travail, d'attribuer des tâches, de partager des fichiers et de laisser des commentaires aux membres de l'équipe et à des parties externes, le tout de manière asynchrone. La plupart de ces outils sont basés sur le cloud et se synchronisent en temps réel afin que chacun ait toujours accès à des informations actualisées.
Courrier électronique
Le courrier électronique est l'un des premiers outils numériques permettant une communication asynchrone. Vous envoyez un e-mail à un membre de l'équipe, il le lit quelques heures plus tard, il décide qu'il doit réfléchir à votre message, et il vous répond par e-mail le lendemain.
Messagerie vidéo
Les outils de visioconférence tels que Zoom ont connu un essor considérable depuis que la COVID-19 a frappé le monde en 2020. À tel point que de nombreuses personnes souffrent de « fatigue liée au zoom ». Les appels vidéo ont remplacé les réunions en face à face traditionnelles et, bien qu'ils soient parfois utiles, il existe des alternatives asynchrones que vous pouvez utiliser lorsque vous n'avez pas besoin d'une réponse instantanée.
Avec des outils tels que Loom et Vidyard, vous pouvez enregistrer des vidéos et des captures d'écran pour que vos collègues puissent les visionner ultérieurement. C'est génial si vous voulez expliquer quelque chose qui prendrait trop de temps à écrire et à illustrer avec des captures d'écran.
Outils de connexion à des piles
La plupart des équipes utilisent une gamme d'outils de communication asynchrones, ce qui présente le risque que les messages soient perdus ou restent invisibles. Cela est d'autant plus vrai que la plupart des gens préfèrent un outil aux autres et le vérifieront plus souvent.
Un outil de connexion à une pile tel que Gmelius synchronise les modifications entre les différents outils afin que les membres de l'équipe puissent gérer les tâches et les messages sur la plateforme de leur choix. Voici quelques-unes des manières dont Gmelius vous permet de relier et de synchroniser différentes parties de votre pile de communication :
- Utilisez les notes d'e-mail pour discuter des e-mails dans un fil de discussion synchronisé depuis votre boîte de réception et Slack.
- Créez un tableau Kanban de projet dans Gmail qui se synchronise avec votre outil de gestion de projet préféré.
- Créez des intégrations personnalisées à l'aide de l'API publique Gmelius ou de Zapier.
Un autre moyen simple de consolider toutes vos piles de communications asynchrones et de ne jamais manquer une notification consiste à essayer un outil d'espace de travail de gestion de compte tel que quart de travail qui centralise votre flux de travail, vous permettant de gérer plusieurs boîtes de réception, comptes, plateformes sociales et logiciels depuis l'application de bureau Shift.
Le quart de travail l'application de bureau crée le raccourci ultime, vous aidant à passer d'un flux de travail à l'autre sans avoir à vous connecter et à vous déconnecter, à ouvrir de nouvelles fenêtres ou à parcourir des onglets. Cela vous permet de vous concentrer sur le travail qui compte sans être distrait.
Insight : c'est la façon dont vous utilisez les outils
Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux outils de communication asynchrones dont disposent les équipes à distance de nos jours. Ce à quoi vous devez faire attention, c'est que pratiquement chacun de ces outils peut être transformé en plateforme de messagerie instantanée - et c'est souvent. Il suffit que quelqu'un saute sur chaque notification qu'il reçoit ou que l'outil soit toujours ouvert dans une fenêtre séparée.
La communication asynchrone ne dépend pas tant des outils que vous utilisez que de la manière dont vous les utilisez. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour que la communication asynchrone fonctionne pour votre équipe.
Meilleures pratiques en matière de communication asynchrone
🔕 Désactiver les notifications
La première chose à faire si vous souhaitez utiliser par défaut une communication asynchrone est de désactiver toutes les notifications. Les notifications créent un faux sentiment d'urgence et il est tout simplement trop tentant de jeter un coup d'œil rapide quand quelque chose arrive. En plus de cela, la notification suffit à elle seule à interrompre votre concentration.
⌛️ Bloquer le temps de réponse aux messages
Pour optimiser votre productivité, il est important non seulement de consacrer du temps à vos tâches les plus importantes, mais également de faire de même pour répondre aux messages. Si vous prenez l'habitude de consulter vos e-mails ou de consulter Slack entre deux tâches, vous aurez plus de chances de recevoir une réponse rapide qu'une réponse réfléchie. Vous voulez vous assurer de leur accorder l'attention qu'ils méritent sans les laisser interférer avec votre travail.
✍️ Communiquez clairement, sans rien oublier
- N'utilisez pas d'acronymes ni d'abréviations.
- Utilisez des dates, des heures et des fuseaux horaires exacts au lieu d'indications relatives telles que « dans deux jours à midi ».
- Ajoutez des images annotées, des captures d'écran et d'autres documents d'appui pertinents.
- Ne partez pas du principe que le destinataire sait de quoi vous parlez.
- Supposez que l'autre personne a de bonnes intentions.
- Dans la mesure du possible, reportez-vous aux conversations précédentes et établissez un lien vers celles-ci.
- Demandez des éclaircissements si nécessaire.
- Utilisez des GIF et des émojis lorsque vous craignez que votre message soit mal perçu.
Si vous êtes chef d'équipe, vous pouvez former des personnes dans ce domaine, en leur donnant des exemples de ce à quoi ressemble une bonne communication.
⚙️ Planifiez à l'avance
Lorsque vous planifiez vos tâches, tenez compte du fait que vous pourriez avoir besoin de l'avis d'autres personnes qui ne suivent pas le même calendrier que vous, et qu'il leur faudra peut-être un certain temps pour répondre. De plus, vous devez planifier votre travail de manière à toujours avoir quelque chose à faire en attendant une réponse, afin de ne pas dépendre des autres pour gérer votre charge de travail.
🔓 Assurez-vous que tout le monde a accès à la documentation nécessaire
Chacun d'entre nous a reçu un e-mail contenant un lien vers un document Google ou un autre type de fichier auquel il n'avait pas accès par la suite. Cela peut sembler anodin, mais cela ajoute un autre va-et-vient à votre communication et peut vous faire perdre beaucoup de temps si vous communiquez avec quelqu'un dans un fuseau horaire différent.
👩🏻 🦰 Assignez des décideurs
Lorsque tout le monde n'est pas du même avis sur la façon de faire avancer un projet, les conversations peuvent se bloquer. Dans ces cas, il est important que tout le monde sache qui est le décideur afin qu'il puisse prendre la décision finale.
Un projet peut avoir différents décideurs en fonction de l'étape à laquelle il se trouve. Lorsqu'il s'agit de définir une stratégie de contenu, par exemple, le PDG peut demander à son responsable du référencement de se concentrer sur les gains rapides plutôt que sur les résultats à long terme, tandis que le responsable du référencement aura le dernier mot sur l'optimisation d'un article lorsqu'il travaille avec un rédacteur.
📊 Axer les évaluations sur les produits et les résultats
Pour donner aux employés le sentiment de s'approprier leur travail et les inciter à utiliser la communication asynchrone, il est important qu'ils soient évalués en fonction de leur travail réel et non du temps qu'ils passent à le faire, et à répondre à leurs collègues pendant qu'ils le font.
📍 Disposer de règles d'équipe pour les temps de réponse
Faire de la communication asynchrone la valeur par défaut ne signifie pas que tout le monde peut simplement répondre quand il le souhaite. Idéalement, vous aurez des règles internes concernant le temps nécessaire pour qu'une personne reprenne contact avec un membre de l'équipe. Vous pouvez définir différentes règles pour les communications urgentes et non urgentes, mais le mieux est de rester aussi simple que possible.
⚖️ Utilisez des outils qui facilitent la communication et la collaboration asynchrones
Dans le cadre de la communication asynchrone, la transparence est essentielle. Chacun doit pouvoir accéder aux informations dont il a besoin et suivre à tout moment les conversations qui le concernent. C'est là qu'entrent en jeu les outils de collaboration numérique tels que Trello mais aussi Google Workforce.
⚠️ Disposer d'un canal distinct pour les urgences
S'il y a un endroit où vous laissez la notification activée, il peut s'agir de votre canal d'urgence. Il s'agit d'un outil ou d'un groupe au sein d'un outil (comme un groupe WhatsApp) que vous utilisez uniquement en cas d'urgence. L'idée est que cette chaîne n'est utilisée que quelques fois par an et que vous n'avez pas besoin de la consulter pour les activités quotidiennes.
Asynchrone d'abord
L'essor du travail à distance a stimulé la communication asynchrone et a démontré ses avantages en termes de productivité et de satisfaction des employés. Utilisez les conseils et les outils de cet article pour réussir à faire de la communication asynchrone la solution par défaut dans votre organisation, mais n'abandonnez pas complètement la communication synchrone, car elle reste plus efficace lorsqu'il s'agit d'aborder des sujets plus complexes, de résoudre rapidement des problèmes et de créer des liens entre collègues.
Vous souhaitez donner la priorité à la communication asynchrone sans ajouter un autre outil à votre boîte à outils ? Gmelius est la solution. Consultez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes.
