O aumento do trabalho remoto acompanhou o aumento da comunicação assíncrona e, com isso, a melhoria da produtividade. Permitindo um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, um planejamento mais inteligente da jornada de trabalho e o uso de automações que nos permitem focar nas tarefas principais em vez do trabalho pesado, a comunicação assíncrona é um elemento crucial do futuro do trabalho.
É preciso meia hora para que alguém se concentre totalmente em uma tarefa novamente após ter sido interrompido. Em um espaço de trabalho tradicional em que a comunicação síncrona é o padrão, isso significa que toda vez que um colega de trabalho faz uma pergunta, liga para você na linha interna ou aparece para conversar, você não perde apenas o tempo necessário para que isso aconteça, mas mais 30 minutos depois.
À medida que as equipes remotas se comunicam principalmente de forma assíncrona, essas interrupções desaparecem, deixando espaço para períodos mais longos de trabalho focado. É feito mais em menos tempo, dando aos funcionários mais flexibilidade para adaptar seus dias de trabalho à vida pessoal e dedicar mais tempo aos amigos, à família e às atividades pessoais.
Aqui na Gmelius, acreditamos que a comunicação assíncrona é fundamental para administrar uma equipe remota bem-sucedida. Neste artigo, abordaremos o que é comunicação assíncrona, quais ferramentas a facilitam e as melhores práticas a serem seguidas.
O que é comunicação assíncrona?
A comunicação assíncrona ocorre quando você envia uma mensagem sem esperar uma resposta instantânea. Por exemplo, quando você envia um e-mail para alguém e essa pessoa só responde algumas horas depois. Para que a comunicação assíncrona aconteça, as partes envolvidas não precisam estar presentes ao mesmo tempo.
A comunicação síncrona, ao contrário, ocorre quando o destinatário de sua mensagem processa e responde a ela no momento em que a recebe. Um bom exemplo é uma reunião em que alguém dirá alguma coisa, todos ouvirão imediatamente e outra pessoa responderá assim que processarem as informações.
Em geral, conversas presenciais e chamadas (de vídeo) tendem a ser formas de comunicação síncrona, enquanto a comunicação baseada em mensagens (de voz) pode ser assíncrona, mas nem sempre é. Você pode enviar uma mensagem para alguém no Slack e, ao receber uma notificação, ela poderá ler e responder imediatamente.
Comunicação assíncrona versus síncrona
Os problemas com a comunicação síncrona
Isso inibe o trabalho focado.
Tarefas de alto valor, como planejar uma nova campanha de marketing, codificar ou escrever, exigem um foco profundo que é impossível de manter e difícil de recuperar quando você frequentemente precisa atender chamadas, mensagens e e-mails. Como resultado da mudança de contexto, essas tarefas principais acabam demorando mais do que se você pudesse reservar períodos ininterruptos de tempo para elas.
Ele prioriza estar disponível em vez de ser produtivo.
Quando a maioria das discussões acontece em tempo real, cada momento em que os funcionários não estão verificando suas ferramentas de comunicação é um momento em que eles podem estar perdendo alguma coisa. Isso pode fazer com que eles passem mais tempo em conversas, conversas por e-mail e reuniões do Slack do que o necessário, às custas de suas tarefas principais.
Isso coloca uma pressão insalubre sobre os funcionários.
O medo mencionado acima de perder, combinado com a expectativa de que a comunicação precise acontecer de forma síncrona, exerce muita pressão sobre os funcionários. Os bons vão querer garantir que todo o trabalho seja realizado mesmo quando respondem continuamente aos colegas de trabalho, o que significa eles tentarão trabalhar mais rápido, colocando-se sob mais estresse.
Isso tira a autonomia das pessoas.
Como os funcionários sabem que podem ser chamados a qualquer momento, eles têm poucas opções para planejar seu trabalho da maneira que funcione melhor para eles. Uma pessoa matinal pode tentar realizar suas tarefas mais importantes antes da hora do almoço, mas se ela é constantemente convidada para reuniões matinais, essa tentativa facilmente se torna inútil.
Ele coloca a velocidade antes da meticulosidade.
Quando a comunicação síncrona é o padrão e as pessoas sentem que sempre precisam responder rapidamente, é exatamente isso que elas farão. Isso leva a respostas e idas e vindas mais curtas e menos pensadas que seriam evitadas quando as pessoas se sentissem à vontade para dedicar seu tempo e pensar adequadamente sobre uma solicitação antes de responder a ela.
Requer anotações ativas para manutenção de registros.
Embora as conversas por e-mail e bate-papo sejam gravadas automaticamente quando usadas para comunicação instantânea, outros tipos de comunicação síncrona nem sempre são gravados. Se você estiver conversando com um colega de trabalho no escritório, no telefone ou em uma reunião do Zoom, você precisará fazer anotações ativamente se quiser recuperar facilmente todas as informações posteriormente.
A tomada de notas não é apenas aberta à interpretação (o que é importante para uma pessoa pode não parecer para outra), mas também força os participantes a se concentrarem em duas coisas ao mesmo tempo, em vez de estarem totalmente presentes na conversa.
Os benefícios da comunicação assíncrona
Isso torna o trabalho profundo o padrão.
Quando as pessoas podem se desconectar do resto da equipe, elas podem passar uma parte considerável do tempo em suas tarefas mais importantes. Isso permite que eles entrem em um estado de fluxo em que possam realizar um trabalho profundo e focado e progredir com muito mais rapidez. Não só isso, mas a qualidade do trabalho deles provavelmente também será melhor.
Isso requer um melhor planejamento.
Saber que seus colegas de trabalho provavelmente não responderão imediatamente significa que você não pode enviar solicitações ou perguntas de última hora. Você precisará planejar e realizar seu trabalho de forma que sempre haja algum tempo para coisas imprevistas, e também precisará levar em consideração os horários dos membros da sua equipe. A vantagem disso é que o trabalho se torna menos estressante, pois você nunca espera ansiosamente que alguém responda para você.
Isso dá às pessoas mais propriedade sobre seu dia de trabalho (e vida privada).
A comunicação assíncrona permite que as pessoas planejem seu dia de trabalho com base em seus momentos mais produtivos e em sua vida privada. Isso lhes dá um maior senso de responsabilidade e os ajuda a levar uma vida mais plena, pois podem organizar seu trabalho em torno de seus hobbies, amigos e familiares.
Isso convida a respostas ponderadas.
Você já esteve em uma conversa em que se sentiu incomodado e gostaria de poder fazer uma pausa para ter tempo de pensar antes de responder? A comunicação assíncrona permite que você faça exatamente isso. Ele permite que os funcionários recuem e reflitam, além de dedicar um tempo para elaborar uma resposta clara e completa.
Isso torna mais fácil fornecer feedback honesto.
Embora as pessoas devam sempre se sentir à vontade para abordar problemas e dar feedback, isso pode ser particularmente difícil para algumas. Nesses casos, pode ser mais confortável enviar um e-mail do que conversar com alguém individualmente.
Isso se relaciona com o ponto anterior: a comunicação síncrona força você a pensar e falar no momento, enquanto a comunicação assíncrona permite formular seus pensamentos e escrevê-los de forma clara, sem correr o risco de ficar sobrecarregado com a reação da outra pessoa.
Os fusos horários não são um problema.
Como os membros da equipe não precisam estar conectados ao mesmo tempo, você pode trabalhar com talentos de todo o mundo em vez de se limitar a determinados fusos horários. Enquanto em empresas mais síncronas, os funcionários remotos podem se sentir um pouco excluídos quando perdem todas as discussões ao vivo, isso não é um problema em empresas que se comunicam de forma assíncrona por padrão.
Você tem automaticamente um registro de todas as conversas.
Mensagens de bate-papo, conversas por e-mail, comentários em ferramentas de gerenciamento de projetos... Todas elas são salvas automaticamente para que você e outras pessoas possam consultá-las novamente mais tarde. Isso permite maior transparência em toda a empresa e garante que ninguém perca informações importantes.
Não descarte totalmente a comunicação síncrona
Embora os benefícios da comunicação assíncrona sejam abundantes, ela tem uma grande desvantagem: ela carece dos elementos humanos que nos ajudam a nos conectar com colegas de trabalho e interpretar melhor suas mensagens. A linguagem corporal, o tom da voz de alguém e as expressões faciais são coisas que nos ajudam na comunicação do dia a dia e, quando elas não estão mais presentes, podem levar a interpretações errôneas.
Mais adiante neste artigo, discutiremos como evitar essas interpretações errôneas e fazer com que a comunicação assíncrona funcione para sua equipe, mas primeiro, abordaremos alguns casos em que você desejará escolher a comunicação síncrona.
Relatório de construção e conexão
Nenhuma mensagem escrita, por mais que tenha sido criada, pode substituir a interação face a face quando se trata de criar um relatório com alguém. Os trabalhadores remotos geralmente não têm esse elemento de conexão com seus colegas de trabalho, mas existem maneiras de estabelecê-lo, mesmo quando sua empresa se comunica principalmente de forma assíncrona:
- organizar retiros anuais para a equipe.
- faça check-ins periódicos da equipe por videochamada.
- participe de videoconferências individuais com os membros da equipe.
- faça bate-papos sociais semanais ou videochamadas onde as pessoas possam se conhecer melhor.
Compartilhando feedback confidencial
Mencionamos acima que pode ser mais fácil para algumas pessoas compartilhar tópicos confidenciais de forma assíncrona, mas, em geral, e especialmente se você for gerente, a comunicação síncrona é a melhor opção. Ele permite que você transmita sua mensagem usando a linguagem corporal e você também poderá ver a reação da outra pessoa, para que possa interagir com ela e responder a quaisquer perguntas que ela possa ter ali mesmo.
Solução rápida de problemas
Um problema urgente deve ser resolvido o mais rápido possível, o que significa conversar diretamente com as pessoas. Você não quer que uma faísca se transforme em fogo porque alguém demorou dois dias para responder a você.
Brainstorming e discussões complexas
Algo como debater um novo produto ou discutir uma nova estratégia é melhor feito por meio da comunicação síncrona, para que os participantes possam aproveitar instantaneamente as ideias e os comentários uns dos outros. Abordar tópicos complexos de forma assíncrona levaria a muitas idas e vindas, muitas vezes desfazendo o aumento da produtividade normalmente obtido com a comunicação assíncrona.
Descrevendo grandes mudanças e novos projetos
Ao anunciar grandes oportunidades ou novos produtos, é uma boa ideia fazer isso por meio de uma reunião de equipe. Isso torna mais fácil colocar todos na mesma página e responder a quaisquer perguntas que possam surgir durante o anúncio.
Exemplos de ferramentas de comunicação assíncrona
Ferramentas de mensagens
Ferramentas de mensagens como Slack, o Google Chat e o Discord permitem comunicação instantânea, mas não precisam ser usados dessa forma. Você pode deixar mensagens diretas e em grupo para os colegas lerem e responderem mais tarde, e é possível voltar para acompanhar as conversas que você pode ter perdido enquanto fazia um trabalho focado.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana, Monday e Trello permitem que você crie fluxos de trabalho, atribua tarefas, compartilhe arquivos e deixe comentários para membros da equipe e partes externas, tudo de forma assíncrona. A maioria dessas ferramentas é baseada na nuvem e sincroniza em tempo real para que todos sempre tenham acesso a informações atualizadas.
O e-mail é uma das primeiras ferramentas digitais que permitem a comunicação assíncrona. Você envia um e-mail para um membro da equipe, ele o lê algumas horas depois, decide que precisa pensar na sua mensagem e envia um e-mail de volta no dia seguinte.
Mensagens de vídeo
Ferramentas de videoconferência como o Zoom tiveram um grande impulso desde que a COVID-19 atingiu o mundo em 2020. Tanto é assim que muitas pessoas estão sofrendo de “fadiga do Zoom”. As videochamadas substituíram as reuniões presenciais tradicionais e, embora às vezes sejam úteis, existem alternativas assíncronas que você pode usar quando não precisa de uma resposta instantânea.
Com ferramentas como Loom e Vidyard, você pode gravar vídeos e fazer screencasts para seus colegas de trabalho verem mais tarde. É ótimo se você quiser explicar algo que levaria muito tempo para ser escrito e ilustrado com capturas de tela.
Ferramentas de conexão de pilha
A maioria das equipes usa uma variedade de ferramentas de comunicação assíncrona, que correm o risco de as mensagens serem perdidas ou permanecerem invisíveis. Isso ocorre especialmente porque a maioria das pessoas prefere uma ferramenta às outras e a verifica com mais frequência.
Uma ferramenta de conexão de pilha, como o Gmelius, sincroniza as alterações em diferentes ferramentas para que os membros da equipe possam gerenciar tarefas e mensagens na plataforma de sua escolha. Aqui estão apenas algumas das maneiras pelas quais o Gmelius permite vincular e sincronizar diferentes partes da sua pilha de comunicação:
- Use notas de e-mail para discutir e-mails em um tópico sincronizado da sua caixa de entrada e do Slack.
- Crie um quadro Kanban de projeto no Gmail que seja sincronizado com sua ferramenta favorita de gerenciamento de projetos.
- Crie integrações personalizadas usando a API pública do Gmelius ou o Zapier.
Outra maneira fácil de consolidar todas as suas pilhas de comunicação assíncrona e nunca perder uma notificação é experimentar uma ferramenta de espaço de trabalho de gerenciamento de contas, como Mudar que centraliza seu fluxo de trabalho, permitindo que você gerencie várias caixas de entrada, contas, plataformas sociais e software, tudo a partir do aplicativo de desktop Shift.
O Mudar O aplicativo para desktop cria o atalho definitivo, ajudando você a se mover entre fluxos de trabalho sem precisar fazer login e sair, abrir novas janelas ou vasculhar guias. Isso permite que você se concentre no trabalho que importa sem distrações.
Insight: é assim que você usa as ferramentas
As informações acima são apenas algumas das muitas ferramentas de comunicação assíncrona que as equipes remotas têm à sua disposição atualmente. O que você precisa ter cuidado é que praticamente todas essas ferramentas possam ser transformadas em uma plataforma de mensagens instantâneas - e muitas vezes é. Basta que alguém acesse todas as notificações recebidas ou sempre tenha a ferramenta aberta em uma janela separada.
A comunicação assíncrona não é tanto sobre quais ferramentas você usa, mas sim sobre como você as usa. Abaixo, você encontra algumas dicas sobre como fazer com que a comunicação assíncrona funcione para sua equipe.
Melhores práticas de comunicação assíncrona
🔕 Desativar as notificações
A primeira coisa a fazer se você quiser usar a comunicação assíncrona como padrão é desativar todas as notificações. As notificações criam um falso senso de urgência e é simplesmente muito tentador dar uma olhada rápida quando algo chega. Além disso, a notificação por si só é suficiente para interromper seu foco.
⌛️ Bloqueie o tempo para responder às mensagens
Para otimizar sua produtividade, não é importante apenas reservar tempo para suas tarefas mais significativas, mas também fazer o mesmo para responder às mensagens. Se você tem o hábito de verificar e-mails ou o Slack entre as tarefas, é mais provável que dê uma resposta rápida do que uma atenciosa. Você quer ter certeza de dar a eles a atenção que eles merecem, sem permitir que interfiram em seu trabalho.
✍️ Comunique-se com clareza, sem deixar nada de fora
- Não use acrônimos ou abreviações.
- Use datas, horários e fusos horários exatos em vez de indicações de tempo relativas, como “em dois dias ao meio-dia”.
- Adicione imagens anotadas, capturas de tela e outras documentações de apoio relevantes.
- Não presuma que o destinatário saiba do que você está falando.
- Suponha que a outra pessoa tenha boas intenções.
- Consulte e crie links para conversas anteriores quando possível.
- Peça esclarecimentos quando necessário.
- Use GIFs e emojis quando tiver medo de que sua mensagem seja negativa.
Se você é um líder de equipe, pode treinar pessoas nisso, dando exemplos de como é uma boa comunicação.
⚙️ Planeje com antecedência
Ao planejar suas tarefas, leve em conta que você pode precisar da opinião de outras pessoas que não estão na mesma agenda que você e que elas podem levar algum tempo para responder. Além disso, você deseja planejar seu trabalho de forma que sempre tenha algo para fazer enquanto espera por uma resposta, para não depender de outras pessoas para progredir com sua carga de trabalho.
🔓 Certifique-se de que todos tenham acesso à documentação necessária
Todos nós recebemos um e-mail com um link para um documento do Google ou outro tipo de arquivo ao qual não tinham acesso. Isso pode parecer uma coisa pequena, mas acrescenta outra ida e volta à sua comunicação e pode perder muito tempo se você estiver se comunicando com alguém em um fuso horário diferente.
👩🏻 🦰 Designe tomadores de decisão
Quando nem todos têm a mesma opinião sobre como avançar com um projeto, as conversas podem ficar paralisadas. Nesses casos, é importante que todos saibam quem é o tomador de decisões para que possam tomar a decisão final.
Um projeto pode ter diferentes tomadores de decisão, dependendo do estágio em que o projeto se encontra. Quando se trata de delinear uma estratégia de conteúdo, por exemplo, o CEO pode pedir ao gerente de SEO que se concentre em vitórias rápidas em vez de resultados de longo prazo, enquanto o gerente de SEO terá a palavra final sobre a otimização de um artigo ao trabalhar com um escritor.
📊 Concentre as avaliações na produção e nos resultados
Para dar aos funcionários um senso de propriedade sobre seu trabalho e fazer com que eles apliquem a comunicação assíncrona, é importante que eles sejam avaliados com base no trabalho real que realizam e não no tempo gasto fazendo isso — e respondendo aos colegas de trabalho enquanto o fazem.
📍 Tenha regras de equipe para tempos de resposta
Tornar a comunicação assíncrona o padrão não significa que todos possam responder quando quiserem. Idealmente, você terá regras internas sobre quanto tempo alguém deve levar para entrar em contato com um membro da equipe. Você pode definir regras diferentes para comunicação urgente e não urgente, mas o melhor é manter isso o mais simples possível.
⚖️ Use ferramentas que facilitem a comunicação e a colaboração assíncronas
Com a comunicação assíncrona, a transparência é fundamental. Todos devem poder acessar as informações de que precisam e acompanhar as conversas relevantes para eles em todos os momentos. É aqui que entram as ferramentas de colaboração digital, como o Trello, mas também o Google Workforce.
⚠️ Tenha um canal separado para emergências
Se houver um local em que você deixe a notificação, pode ser o seu canal de emergência. Essa é uma ferramenta ou um grupo dentro de uma ferramenta (como um grupo do WhatsApp) que você usa somente para emergências. A ideia é que esse canal seja usado apenas algumas vezes por ano e você não precise verificá-lo para atividades do dia a dia.
Primeiro assíncrono
O aumento do trabalho remoto impulsionou a comunicação assíncrona e mostrou seus benefícios para a produtividade e a satisfação dos funcionários. Use as dicas e ferramentas deste artigo para tornar a comunicação assíncrona o padrão em sua organização, mas não descarte totalmente a comunicação síncrona, pois ela ainda é mais eficaz quando se trata de abordar tópicos mais complexos, resolver problemas rapidamente e criar um vínculo entre colegas de trabalho.
Quer priorizar a comunicação assíncrona sem adicionar mais uma ferramenta à sua caixa de ferramentas? Gmelius é a resposta. Confira nossas características e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe.
