Lorsque votre équipe passe une grande partie de la journée à répondre à des e-mails et à déléguer des tâches, vous recherchez peut-être un moyen d'être plus efficace. Pour de nombreuses entreprises travaillant en équipe à distance ou hybride, la simplification des tâches et une communication plus efficace constituent une priorité absolue. Et puisque le temps c'est de l'argent, maximiser la façon dont le temps est dépensé peut faire une grande différence en termes de profits. Comment cela peut-il être fait ? L'automatisation des e-mails est la clé. Mais qu'est-ce que l'automatisation des e-mails ?
Lorsque vous pensez à l'automatisation des e-mails, vous pensez peut-être à la possibilité de configurer des réponses automatiques ou des campagnes déclenchées, mais l'automatisation peut faire bien plus encore. Et, plus important encore, l'automatisation des e-mails peut offrir d'énormes avantages à votre équipe. L'automatisation des e-mails peut augmenter la productivité et faire progresser le flux de travail de votre équipe à un niveau que vous n'auriez jamais cru possible. Découvrons comment.
Qu'est-ce que l'automatisation des e-mails ?
L'automatisation du courrier électronique consiste à automatiser les processus par le biais d'un ensemble prédéterminé d'actions visant à réduire les tâches manuelles. L'automatisation des e-mails peut être utilisée comme un outil d'automatisation des flux de travail au sein de votre équipe afin d'améliorer les processus quotidiens de votre entreprise et de collaborer plus efficacement avec moins d'erreurs.
Pourquoi utiliser l'automatisation des e-mails ?
Automatisation du courrier électronique aide votre équipe à réduire le temps passé à effectuer des tâches manuelles en automatisant les réponses et en déléguant les tâches. En tant qu'équipe à distance ou hybride, votre équipe peut utiliser Zoom pour les réunions, mais la planification et la coordination des horaires prennent du temps.
Pour de nombreuses personnes, le courrier électronique reste la principale forme de communication asynchrone pour les travailleurs à distance. Comme il ne nécessite pas de réponse immédiate, il existe des moyens d'automatiser le courrier électronique pour créer un sentiment d'urgence et une action rapide ou un travail efficace de la part de votre équipe.
L'automatisation de la boîte de réception de votre équipe peut vous aider à gagner du temps sur des tâches subalternes en automatisant l'attribution des e-mails, les réponses et le processus de planification des réunions.
Avantages de l'automatisation des e-mails avec Gmelius
Gmelius propose une solution de gestion des e-mails dotée de fonctionnalités d'automatisation idéales pour rationaliser le flux de travail afin de faire gagner du temps et de l'argent à votre entreprise.
Gmelius transforme la boîte de réception Gmail de votre équipe en système de gestion des flux de travail. Non seulement cela permettra d'économiser des heures de productivité, mais cela permettra à votre équipe de mieux communiquer et de collaborer plus rapidement et plus efficacement.
Automatisation des workflows
Ce qui était autrefois des heures de travail se fait désormais en quelques clics et seulement quelques minutes de votre temps. Automatiser le flux de travail peut aider votre équipe à confier les bonnes tâches à la bonne personne. Par exemple, si un responsable souhaite déléguer une demande d'un client à l'équipe d'assistance, il se contente souvent de transférer le courrier électronique du client vers une boîte de réception partagée telle que support@. Mais cette méthode n'est pas toujours pratique. On ne sait pas quand l'équipe d'assistance verra cet e-mail et s'il parviendra à la bonne personne. Cela peut entraîner des missions incomplètes, un manque de responsabilité et des délais de réponse retardés.
Pour une collaboration efficace, l'utilisation d'une boîte de réception partagée dotée de fonctionnalités collaboratives permettra à toute votre équipe de se concentrer sur tous les e-mails entrants et de les transformer en une tâche officielle. La tâche peut ensuite être attribuée à un membre spécifique de l'équipe sur la base d'une séquence automatique définie par l'utilisateur. Cela se fait en définissant des règles d'automatisation des flux de travail.
Suivre une logique simple « si ceci - alors cela » peut aider à attribuer des e-mails spécifiques au bon collègue. Par exemple, si la ligne d'objet d'un e-mail contient « support », l'e-mail peut être automatiquement attribué au responsable du support. Votre équipe peut également définir des objectifs temporels grâce aux règles des accords de niveau de service (SLA). Cela permettra à votre équipe de donner la priorité à des conversations constructives et d'atteindre ses objectifs de performance internes.
Modèles Gmail
La rédaction de courriels peut vous faire perdre un temps précieux, qu'il s'agisse de rédiger une demande officielle ou de coordonner les instructions pour une nouvelle recrue. Les modèles d'e-mail permettent de gagner du temps et d'aider les membres de l'équipe à respecter les directives de l'entreprise en suivant un modèle pré-écrit.
Plutôt que de passer des heures à copier et coller, Gmelius peut aider votre équipe à :
- créer une bibliothèque de modèles d'e-mails personnalisés dans Gmail
- trouvez le bon modèle à utiliser en quelques secondes
- envoyer des e-mails en un clic
- partager des modèles personnalisés
- Cc et Bcc : les destinataires appropriés
Ce qui était autrefois une tâche fastidieuse est désormais automatisée pour permettre à votre équipe de se consacrer à sa journée de travail et de meilleures opportunités de collaboration.
Séquences
Avez-vous déjà souhaité pouvoir mettre votre charge de travail sur le pilote automatique ? Eh bien, avec Gmelius séquences fonctionnalité, vous pouvez. Choisissez un modèle d'e-mail et sélectionnez une condition pour la séquence que vous souhaitez. L'application de la logique « si ceci - alors cela » peut automatiquement aider à organiser les e-mails sous forme de tâches et à déléguer les tâches.
Par exemple, si (un e-mail) n'a pas reçu de réponse depuis 2 jours, alors sélectionnez une action telle que « envoyer un e-mail ». Cela évitera d'avoir à vérifier auprès de vos collègues s'ils ont répondu à un e-mail et améliorera les temps de réponse des clients en envoyant un suivi. Les équipes peuvent ensuite sélectionner une contre-action, telle que « passer au plateau », « suspendre » ou « ajouter une étiquette ». Les séquences réduisent le nombre d'étapes nécessaires pour envoyer des e-mails de suivi et vérifier les tâches en automatisant le processus pour maintenir votre pipeline à jour.
Planificateur de réunions
La coordination des réunions peut être frustrante et peut prendre plus de temps que la réunion elle-même. Gmelius aide à résoudre ce problème courant en proposant un Planificateur de réunions Gmail fonctionnalité. Cette fonctionnalité permet aux équipes de :
- partager la disponibilité du calendrier
- envoyer des questionnaires avant la réunion
- automatiser les rappels
- intégration aux outils de visioconférence
La coordination des réunions nécessite plusieurs messages, la vérification de la disponibilité, puis l'utilisation d'une application ou d'une plateforme de communication distincte pour planifier la réunion. Gmelius permet à votre équipe d'intégrer son planificateur de réunions directement dans son e-mail. Les équipes peuvent planifier rapidement des réunions en sélectionnant une heure dans un e-mail et en automatisant un rappel. Le processus est simplifié pour votre équipe et peut vous faire gagner des heures de coordination.
Envisagez d'utiliser une solution de gestion des e-mails pouvant être mise en œuvre avec Gmail. Gmelius peut faire passer la façon dont votre équipe fonctionne au niveau supérieur pour rationaliser les tâches et améliorer la collaboration et la productivité de votre entreprise.
Lorsque vous vous demandez, qu'est-ce que l'automatisation des e-mails ? Gmelius a ce qu'il vous faut. Découvrez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes. Prêt à démarrer ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !
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