10 techniques d'automatisation de Gmail pour économiser des centaines d'heures de travail

Format de communication standard pour de nombreux secteurs, le courrier électronique offre aux utilisateurs un outil de correspondance familier et cohérent. Le revers de cette popularité est toutefois une collection infinie de boîtes de réception encombrées, car tout le monde envoie des e-mails.

C'est pourquoi il est si important d'automatiser Gmail dans la mesure du possible.

L'utilisation d'un outil d'automatisation Gmail peut améliorer considérablement la gestion de vos e-mails en automatisant les tâches répétitives et en rationalisant la communication.

Gmail propose des fonctionnalités utiles pour rationaliser la gestion des e-mails, mais dans certains cas, ces outils natifs ne sont pas suffisamment puissants pour réduire considérablement votre boîte de réception. Heureusement, Gmelius possède toutes les fonctionnalités et intégrations dont vous avez besoin pour automatiser les outils de votre équipe, gérer les e-mails et économiser du temps et des efforts.

Découvrez comment automatiser Gmail sans quitter votre boîte de réception, en utilisant à la fois les outils intégrés de Google et les règles d'automatisation de Gmelius qui fonctionnent dans votre compte Gmail sans avoir à changer d'application.

Êtes-vous prêt à passer à la vitesse supérieure en matière de gestion des e-mails ? Essayez Gmelius gratuitement.

Qu'est-ce que Gmail Automation ?

L'automatisation de Gmail signifie utiliser la technologie pour trier, organiser, créer des règles et gérer le fonctionnement de votre compte de messagerie. En utilisant les bons paramètres Gmail et des outils tiers, vous pouvez automatiser les tâches Gmail telles que l'étiquetage, l'attribution et même la suppression.

Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également d'augmenter votre productivité. Imaginez que vos messages entrants soient automatiquement classés, que les e-mails importants soient classés par ordre de priorité et que tout encombrement inutile soit supprimé, le tout sans lever le petit doigt. Imaginez une boîte de réception plus organisée que jamais !

Un autre type de L'automatisation de Gmail utilise l'intelligence artificielle. Il peut compléter automatiquement certains mots et phrases afin que vous puissiez rédiger vos e-mails plus rapidement et avoir un aspect plus professionnel. Le récemment lancé Google Gémeaux peut écrire des e-mails entiers dans Gmail, ce qui vous facilite grandement la vie.

Le principal type d'automatisation de Gmail dont nous parlons aujourd'hui est l'automatisation des flux de travail : en réduisant les tâches ennuyeuses et répétitives qu'une machine pourrait effectuer à votre place.

Pour les vendeurs, les spécialistes du marketing et tous ceux qui passent beaucoup de temps à gérer leurs e-mails dans Gmail, l'automatisation peut changer la donne. Il vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : établir des relations, conclure des transactions et faire progresser votre entreprise.

Qu'en est-il de l'automatisation de la diffusion des e-mails ?

L'automatisation de vos activités de sensibilisation peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'énergie sur les e-mails non sollicités. Cependant, l'automatisation des campagnes sortantes est généralement impossible sans un service de marketing par e-mail externe ou une sorte de logiciel de gestion de la relation client (CRM).

Au lieu de cela, votre équipe peut automatiser la diffusion des e-mails à l'aide de certains outils natifs de Gmail, optimisés par les fonctionnalités supplémentaires proposées par Gmelius.

Par exemple, vous pouvez envoyer automatiquement des e-mails à une liste de contacts stockée dans un fichier CSV. Vous pouvez ensuite automatiser les actions de suivi des e-mails, comme l'enregistrement s'il n'y a pas de réponse après un certain nombre de jours ou l'envoi automatique d'e-mails aux clients qui répondent.

Gmelius propose également l'automatisation des tickets pour vos e-mails promotionnels. Cela signifie que, lorsqu'un prospect ou un client répond, vous pouvez attribuer automatiquement l'e-mail à un membre de l'équipe commerciale ou marketing. Cela garantit que vos e-mails automatisés disposent d'une humain dans la boucle et chaque piste est étudiée.

Avant de lancer votre campagne de sensibilisation, vous pouvez également automatiser le nettoyage en masse des listes d'e-mails à l'aide d'outils tels que E-mail vérifié pour garantir que vos messages atteignent de véritables boîtes de réception actives. Cela permet de réduire les taux de rebond, de protéger la réputation de votre expéditeur et d'améliorer la délivrabilité globale, ce qui rend vos campagnes automatisées plus efficaces.

Il est important de noter que les comptes Gmail ont des capacités d'envoi différentes, les comptes personnels étant limités à 500 e-mails par jour et les comptes Google Workspace autorisant jusqu'à 2 000 e-mails par jour. Ces limites s'appliqueront lorsque vous automatisez les e-mails, même dans le cadre de campagnes de sensibilisation.

10 conseils pour l'automatisation de Gmail que vous pouvez essayer dès aujourd'hui

Si vous êtes confronté à un trop grand nombre d'e-mails dans Gmail ou si vous cherchez des moyens de transférer automatiquement les e-mails afin qu'ils parviennent au bon membre de l'équipe, ces conseils sont pour vous.

1. Créez des modèles pour envoyer automatiquement des messages personnalisés

Modèles de courrier électronique constituent un moyen simple de gagner du temps sur les e-mails répétitifs dans Gmail. Que vous prépariez une campagne sortante ou un rappel interne pour les employés, l'utilisation de modèles d'e-mail intégrés peut vous faire gagner du temps et garantir que votre message contient toutes les informations nécessaires.

Comment créer un modèle Gmail ?

Voici une explication étape par étape de la création de modèles Gmail :

1. Ouvrez les paramètres Gmail en cliquant sur l'icône représentant un engrenage en haut à droite de votre boîte de réception.
2. Sélectionnez « Afficher tous les paramètres ».
3. Dans la fenêtre suivante, cliquez sur l'onglet « Avancé »
4. Sélectionnez l'option « Activer » à côté de la section « Modèles ».
5. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » en bas de la page et revenez à votre boîte de réception Gmail.
6. Maintenant, rédigez un nouveau message, de préférence un e-mail promotionnel que vous enverrez fréquemment à vos contacts.
7. Une fois que vous êtes satisfait, allez au bas de l'e-mail, cliquez sur Plus d'options > Modèles > Enregistrer le brouillon en tant que modèle > Enregistrer en tant que nouveau modèle.

Conseil de pro : Si vous ne souhaitez pas créer votre propre modèle d'e-mail, copiez-collez l'un de nos modèles prédéfinis dans la fenêtre de composition.

Cela ne signifie pas que vos réponses sont robotiques. Gmelius vous permet d'ajouter des modèles d'e-mails personnalisés en créant des variables personnalisées qui peuvent être renseignées ultérieurement, grâce à un processus de publipostage intuitif

2. Automatisez les séquences Gmail et les campagnes au goutte à goutte

L'automatisation des e-mails via des séquences partageables peut améliorer la portée de votre équipe grâce à des réponses automatiques et à d'autres actions. Séquences de Gmelius utilise de simples filtres « si ceci, alors cela » pour s'assurer que vos e-mails parviennent toujours à la bonne personne, au bon moment.

Par exemple, vous pouvez créer une séquence d'e-mails sortants faisant la promotion d'un nouveau service. Si un client répond et passe une commande, vous pouvez configurer Gmail pour attribuer automatiquement la tâche à un responsable des ventes.

À l'aide des filtres Gmail, vous pouvez même automatiser le tri, l'organisation et l'attribution de vos e-mails, en veillant à ce que les messages importants soient toujours prioritaires. Vous pouvez également synchroniser les e-mails avec les tableaux Kanban et appliquer automatiquement étiquettes Gmail partagées à différentes tâches, comme nous l'expliquerons un peu plus tard.

Gmelius stocke tous vos modèles d'e-mails dans la fenêtre « Composer » afin que vous n'ayez jamais besoin de conserver une liste de suivis. Et s'inscrire avec Gmelius c'est facile !

3. Créez des flux de travail d'équipe efficaces avec les filtres Gmail et les règles d'automatisation

Gmelius règles d'automatisation des flux de travail vous permettre de rationalisez les processus quotidiens de votre équipe et répartissez sa charge de travail en quelques clics :

• Attribuer des tâches
• Modifier le statut des conversations
• Ajoutez des tags et des libellés pour trier les e-mails associés
• Tâches par glisser-déposer
• Échangez des notes par e-mail

Vous pouvez créer des filtres pour transférer automatiquement les e-mails aux membres de l'équipe désignés en fonction de règles spécifiques, afin de garantir que les e-mails pertinents parviennent aux parties concernées sans intervention manuelle.

Vous pouvez également utiliser l'automatisation des e-mails pour les tâches au lieu de les déléguer manuellement. Lorsque les e-mails entrants répondent à certains critères prédéfinis, Gmelius les achemine automatiquement vers les bons membres de l'équipe.

4. Automatisez les tableaux Kanban

Les tableaux Kanban gèrent et automatisent les pipelines de messagerie de manière visuelle et efficace, vous pouvez consulter depuis votre boîte de réception Gmail. Bien que Gmail ne puisse pas à lui seul remplir automatiquement les fiches de tâches et les tableaux de projet, vous pouvez accéder à cette fonctionnalité à l'aide de Gmelius.

De plus, il est possible de synchronisez toutes vos tâches avec Google Agenda et attribuez automatiquement des tâches qui sont ajoutées à une colonne d'un tableau de projet en utilisant les règles « si ceci, alors cela ».

Par exemple, lorsque vous organisez un tableau par étapes, une tâche change automatiquement de statut lorsqu'elle atteint un certain stade.

Vous pouvez voir cet outil d'organisation visuelle en action lorsque vous demandez une courte démo!

5. Automatisez votre calendrier de réunions Gmail

Parfois, la planification d'une réunion prend plus de temps que la réunion elle-même. L'envoi d'e-mails dans les deux sens en essayant de coordonner les heures et les dates est un processus inefficace. C'est pourquoi tant d'e-mails dans les boîtes de réception Gmail visent simplement à trouver le meilleur moment pour que tout le monde se rencontre !

Le planificateur de réunions de Gmelius peut automatiser l'ensemble du processus de planification pour vous, y compris, mais sans s'y limiter :

• Partage de la disponibilité du calendrier
• Envoi de rappels et de questionnaires avant la réunion
• Partage de liens Zoom ou Google Meet

Il vous permet d'intégrer un instantané du calendrier dans le corps de l'e-mail lui-même, afin que votre destinataire puisse choisir son emplacement préféré. En backend, vous pouvez configurer des rappels, des questionnaires et des e-mails de confirmation qui seront automatiquement envoyés avant le début de la réunion.

6. Supprimez automatiquement les spams de vos messages entrants

L'une des questions les plus courantes en matière d'automatisation de Gmail est la suivante : « Pouvez-vous supprimer automatiquement les messages dont vous n'avez pas besoin ? » Imaginez si vous n'aviez jamais à consulter les spams, les e-mails marketing, les promotions non pertinentes et les autres e-mails qui ne font que créer du désordre.

Lorsque vous automatisez Gmail, c'est réellement possible. Définissez une règle selon laquelle lorsqu'un e-mail contient des mots clés tels que « Ne pas répondre » ou « Pas de réponse », il sera automatiquement supprimé de votre boîte de réception.

Si vous souhaitez le supprimer pour le moment, mais le conserver pour référence future, Gmelius vous permet de :

• Archivez automatiquement les messages contenant des mots clés spécifiques ou provenant de certains domaines.
• Transférez automatiquement les messages de votre boîte de réception professionnelle vers votre compte Gmail personnel, ou même vers quelqu'un d'autre.

7. Planifiez des e-mails à envoyer plus tard

Il s'agit de l'une des rares fonctionnalités d'automatisation de Gmail disponibles nativement dans votre boîte de réception. Si vous ne l'avez pas déjà utilisé, vous perdez une fonctionnalité simple mais incroyablement utile ! Voici comment cela fonctionne :

1. Ouvrez la fenêtre Composer pour écrire un nouveau message.
2. Entrez l'adresse e-mail, Cc ou Bcc informations, et la ligne d'objet.
3. Rédigez le corps de l'e-mail ou ajoutez-le à partir d'un modèle.
4. En bas à gauche de la fenêtre de rédaction, à côté de « Envoyer », vous verrez une flèche vers le bas. Cliquez ici
5. Un menu déroulant s'ouvre ; cliquez sur « Planifier l'envoi ».

Gmail recommandera automatiquement quelques emplacements, mais vous pouvez également définir les vôtres. #ProTip : Selon recherche, le lundi est le meilleur jour pour envoyer des e-mails B2C et le mercredi est le meilleur jour pour le B2B.

8. Partagez des e-mails avec des collègues à l'aide d'une boîte de réception partagée

Si vous en avez assez de transférer vos e-mails à un assistant, à un collègue ou à un supérieur, l'automatisation de Gmail a la solution. Vous pouvez créer une boîte de réception partagée via Gmelius afin que plusieurs utilisateurs puissent accéder au même e-mail sans partager les informations d'identification Google ni compromettre la sécurité de quelque manière que ce soit.

9. Déclenchez la réponse automatique parfaite pour les e-mails urgents

Nous avons tous utilisé absent du bureau e-mails lorsque nous sommes en vacances ou que nous sommes absents pour la journée. Et si vous pouviez appliquer une automatisation Gmail similaire à vos e-mails urgents ?

Pour ce faire, vous pouvez définir une règle « si ceci, alors cela » qui est déclenchée lorsque vous recevez des messages provenant d'adresses importantes ou contenant des mots clés spécifiques.

Par exemple, supposons que vous ayez un client de grande valeur dont vous ne pouvez pas ignorer les e-mails. Vous pouvez configurer Gmail de telle sorte que chaque fois qu'un message provient de leur adresse, de jour comme de nuit, une réponse réfléchie et préconçue soit envoyée immédiatement.

En plus de ces réponses automatisées, la fonction d'automatisation des flux de travail de Gmelius peut trier vos boîtes de réception partagées, organiser les e-mails par étiquettes partagées, déclencher des règles d'accord de niveau de service (SLA), etc.

10. Étiquetez automatiquement les e-mails pour une automatisation fluide des boîtes de réception et une collaboration en équipe

Une autre façon d'automatiser les e-mails et d'organiser votre boîte de réception consiste à appliquer la bonne étiquette. Lorsque vous appliquez un tag à un e-mail, celui-ci est automatiquement classé dans la catégorie « important », « comptabilité » ou « Amazon » ou tout autre élément pertinent pour votre équipe.

#ProTip : Utilisez Gmelius pour associer un tag à une équipe. Cela vous permet de mettre automatiquement en évidence des e-mails Gmail spécifiques à toute l'équipe sans avoir à les transférer.

Pouvez-vous automatiser Gmail à l'aide de scripts ?

Oui, vous pouvez automatiser Gmail à l'aide de scripts dans le cadre du programme pour développeurs de Google. Vous pouvez vous rendre à script.google.com et lancez un nouveau projet, dans lequel vous pouvez écrire des scripts pour des automatisations simples, telles que l'envoi automatique d'un e-mail contenant un lien G Doc chaque fois que vous créez un Google Doc.

Vous pouvez trouver le processus exact ici, mais n'oubliez pas que la maîtrise de l'automatisation de Gmail basée sur des scripts demande beaucoup de temps et de compétences techniques. En général, il est préférable d'utiliser des services tiers tels que Gmelius, qui offrent un niveau similaire de contrôle et de prouesse en matière d'automatisation, sans aucun travail de backend.

Les outils tiers tels que Zapier peuvent également être incroyablement puissants. En intégrant Gmail à d'autres applications, vous pouvez automatiser des flux de travail complets. Par exemple, vous pouvez utiliser Zapier pour générer une liste de tâches à partir de votre boîte de réception et enregistrer automatiquement les pièces jointes des e-mails.

Fait intéressant : Zapier fonctionne également avec Gmelius !

À qui s'adresse Gmail Automation ?

C'est une bonne idée d'automatiser Gmail pour tous ceux qui reçoivent un volume élevé de messages chaque jour. Cela peut être :

1. Une équipe de service client

Votre service client recevra plusieurs e-mails par jour, et presque tous nécessitent une attention urgente. Vous pouvez même avoir des accords de niveau de service (SLA) qui fixent des temps de réponse stricts. Ici, l'automatisation de Gmail classera automatiquement chaque problème et l'attribuera au bon agent, tout en faisant automatiquement remonter les problèmes en suspens.

2. Un cadre supérieur

Les CXO sont des décideurs clés dans toute entreprise et reçoivent donc un déluge d'e-mails chaque jour. Elles ne sont pas toutes pertinentes et certaines ne nécessitent pas de réponse immédiate. L'automatisation permet aux CXO de partager leur boîte de réception avec un assistant, d'attribuer des tâches liées aux e-mails et de sortir de la boucle pour consacrer leur journée à des activités à plus forte valeur ajoutée.

3. Équipes d'expédition

Les équipes d'expédition sont chargées de s'occuper de l'exécution des commandes, et c'est un rôle très chargé. L'automatisation de Gmail met de l'ordre dans ce chaos en transférant automatiquement les e-mails aux bons services, en attribuant des tâches, en signalant les commandes importantes, et bien plus encore.

Les défis liés à l'organisation de votre boîte de réception Gmail (et leurs solutions)

Une boîte de réception propre est la pierre angulaire d'une gestion efficace des e-mails. Cependant, c'est plus facile à dire qu'à faire. Alors que vous entamez votre voyage vers boîte de réception zéro, vous êtes susceptible de faire face à :

1. Confusion quant à ce qu'il faut automatiser: Établissez correctement vos priorités. Automatisez les réponses à vos clients les plus importants et aux questions les plus fréquentes.
2. Manque d'organisation: Commencez par organiser votre équipe afin de savoir qui est responsable de quoi. De cette façon, l'automatisation de Gmail aura réellement du sens.
3. Compétences techniques limitées: Les automatisations avancées (par exemple, par le biais de scripts) nécessitent des connaissances en matière de codage. Trouvez une solution tierce plus facile à utiliser.
4. Pas assez de temps: l'automatisation de Gmail est hautement configurable, mais sa mise en place prend du temps. Alors, affectez une ressource dédiée à cette fin ou demandez l'aide de votre fournisseur.
5. Un plafonnement des fonctionnalités d'automatisation : Bien que Gmail intègre des fonctionnalités telles que les messages planifiés, les modèles d'e-mail et les réponses automatisées, il ne peut pas tout faire. Recherchez un outil tiers abordable, certifié par Google et qui va encore plus loin.

Gmelius permet d'automatiser vos activités de sensibilisation et de rationaliser les flux de travail des équipes, le tout depuis votre compte Gmail existant, afin que vous puissiez rester connecté et être plus productif.

• Épargnez les heures passées à copier-coller
• Automatisez les flux de travail quotidiens de votre équipe
• Simplifiez la communication avec les clients depuis Gmail
• Renforcez vos connexions grâce au chat intégré à l'application
• Ne quittez jamais votre boîte de réception Gmail

Conclusion : l'automatisation de Gmail est une évidence

Par exemple, vous pouvez créer des filtres Gmail pour étiqueter et trier automatiquement les messages entrants en fonction de critères tels que l'expéditeur, l'objet ou les mots clés. Ainsi, les e-mails importants sont toujours à portée de main et les e-mails les moins critiques sont bien rangés.

Les fonctionnalités intégrées de Gmail, telles que retarder l'envoi des messages, trier les e-mails, filtrer les e-mails, étiqueter les e-mails et les modèles d'e-mails et les réponses prédéfinies, peuvent rationaliser davantage votre flux de travail. Par exemple, vous pouvez utiliser des réponses prédéfinies pour répondre rapidement aux requêtes courantes, vous évitant ainsi de taper le même message à plusieurs reprises.

Que vous soyez vendeur, agent de marketing ou simplement quelqu'un qui souhaite gérer ses e-mails plus efficacement, l'automatisation de Gmail vaut vraiment la peine d'être explorée.

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