Les outils et méthodologies de gestion de projet apparaissent comme l'objectif #1 pour améliorer collaboration numérique, soulignant la nécessité d'une approche plus structurée du travail. Avant de commencer à choisir la meilleure méthodologie de gestion de projet, il est important de réfléchir aux détails de votre projet, tout en gardant à l'esprit l'équipe qui le réalisera. Cela facilitera votre prise de décision et vous aidera également à choisir les bons outils pour soutenir la méthodologie de gestion de projet.
4 meilleures méthodologies de gestion de projet pour le travail d'équipe
Bien que les projets puissent varier, examinons les cadres les plus populaires, chacun pouvant être adapté pour répondre aux besoins de gestion de la plupart des projets.
1. Lean
La méthodologie Lean a été développée à l'origine pour l'industrie manufacturière japonaise mais peut être utilisée pour des entreprises de toutes tailles.
Conçu pour promouvoir la satisfaction des clients, le Lean se concentre sur la réduction des déchets, tant au niveau des matériaux que des processus, ce qui se traduit par une valeur ajoutée pour l'utilisateur final.
Les éléments de déchets sont connus sous le nom de 3M : muda, mura et muri.
Muda: est une question d'élimination des déchets, qu'il s'agisse de matériaux spécifiques ou simplement de perte de temps à mener à bien votre projet de manière inefficace. Qu'il s'agisse de matières premières, de processus trop compliqués ou d'un trop grand nombre de points de contact de la part de votre équipe qui essaie de faire le travail.
Mura: consiste à supprimer toute variation dans votre flux de travail. En systématisant les processus entre les membres de l'équipe, vous pouvez économiser du temps et des ressources. Les variations dans le flux de travail et les temps qui leur sont alloués créent trop d'incohérences pour évaluer correctement le temps nécessaire à l'achèvement.
Muri: vise à éliminer les surcharges qui ralentissent vos processus. Principalement axée sur les managers, Muri souligne la nécessité d'éliminer le stress inutile ou les obstacles qui entravent les performances de votre équipe. Cela peut être dû au fait que vous n'avez pas les bons outils pour le travail à effectuer ou à l'absence d'un processus clair et systématique.
La méthode Lean consiste davantage à éliminer les processus et à respecter quelques principes fondamentaux.
2. Scrum
Méthodologie de projet bien connue adoptée par les développeurs, Scrum repose sur cinq valeurs : engagement, courage, concentration, ouverture et respect.
L'objectif de Scrum est de développer les étapes d'un projet, aussi complexe soit-il, grâce à la collaboration et à la responsabilisation de l'équipe.
Scrum spécifie les rôles joués dans la gestion de projets avec un propriétaire de projet, l'équipe chargée de la réalisation et, dans certains cas, un Scrum Master ayant une compréhension de sa bonne exécution.
Les projets sont réalisés en sprints, c'est-à-dire le temps itératif pendant lequel les objectifs doivent être atteints. Les sprints se déroulent généralement par tranches d'une ou deux semaines. La planification implique l'ensemble de l'équipe où les détails sont définis pour le prochain sprint.
Les Scrums quotidiens sont une composante efficace de ce cadre : de courtes réunions quotidiennes limitées à 15 minutes, tenues à la même heure tous les jours. Le Scrum quotidien est l'occasion de discuter des réalisations précédentes, des obstacles rencontrés et des objectifs à atteindre avant la prochaine réunion.
Les sprints se terminent par une révision lors d'une réunion informelle pour discuter des commentaires. Et des revues rétrospectives sont effectuées pour apporter des améliorations itératives pour le prochain Sprint.
Scrum convient parfaitement aux équipes qui ont besoin d'une approche flexible pour mener à bien leurs projets.
3. Kanban
Kanban est un autre framework populaire doté d'une approche visuelle et agile pour mener à bien les étapes du projet jusqu'à son achèvement.
Développé par Toyota pour sa chaîne de production, le framework Kanban a depuis été appliqué à des projets, grands et petits, en tant que méthode efficace pour impliquer plusieurs membres de l'équipe à différentes étapes du projet.
La visualisation est l'un des principaux avantages de Kanban. Le tableau visuel vous donne un aperçu du projet dans son ensemble, avec plus de détails spécifiés dans les fiches de tâches respectives.
Trello me vient à l'esprit comme l'une des formes les plus populaires de Kanban. Et Gmelius est un acteur clé si vous êtes intéressé par une solution qui vous permet de profiter des avantages des tableaux Kanban sans avoir à quitter votre boîte de réception.
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La méthode Kanban est une approche flexible qui ne comporte aucune règle prédéterminée. Elle vous permet d'adapter les tableaux de projet, leurs colonnes et leurs cartes en fonction de vos projets particuliers, avec « À faire, en cours et terminé » comme base personnalisable de vos flux de travail.
4. Agile
L'agilité est l'une des méthodologies de gestion de projet les plus reconnues. Créé à l'origine pour le développement de logiciels, le framework Agile convient parfaitement aux projets flexibles et évolutifs avec une itération constante.
La collaboration en équipe est essentielle avec Agile. En fait, il a été conçu parce que d'autres méthodologies compliquaient le processus de collaboration de plusieurs membres sur les différentes parties mobiles d'un projet.
Construite sur un ensemble de valeurs et de principes, la méthodologie Agile est conçue pour être adaptative, car la portée et les livrables de votre projet changent souvent au cours du projet.
Scrum et Kanban sont considérés comme des sous-cadres de la méthode Agile, ce qui met en évidence sa nature flexible et adaptative pour s'adapter à votre projet et aux besoins de votre équipe.
Avantages et inconvénients des méthodologies de gestion de projet
Comme mentionné au début, l'équipe doit faire attention à ne pas se laisser influencer par une méthodologie qui inclut des processus ou des systèmes qui dépassent la portée de votre projet.
Le choix d'une méthodologie doit avoir pour but de simplifier votre projet. L'ajout d'outils et de processus ne fera que compliquer la capacité de votre équipe à livrer.
L'inconvénient majeur de la plupart des méthodologies réside dans leur complexité. Le fait de devoir ajouter des outils supplémentaires et de perdre du temps à gérer les données entre les deux peut nuire à la productivité.
Dans le meilleur des cas, prenez les réponses aux questions que nous partageons dans la section suivante et exploitez votre pile d'outils actuelle.
Dans la mesure du possible, votre équipe doit consolider ses ressources et éviter la complexité. Comme mentionné, Gmelius est l'une des solutions qui permet à votre équipe de continuer à travailler comme elle l'a fait, tout en reliant les outils déjà présents dans votre pile à un espace de travail cohérent conçu pour les équipes.
La plateforme agile et évolutive proposée par Gmelius permet à votre équipe de transformer sa boîte de réception e-mail, d'où provient la plupart des projets, en un puissant environnement de gestion de projet.
Comment choisir la meilleure méthodologie de gestion de projet
Il est facile de se laisser influencer par un cadre comportant de nombreuses procédures et pièces mobiles, mais la rationalisation sera essentielle pour gérer un projet efficace et réussi.
En répondant à quelques questions, vous pourrez commencer à choisir le cadre le mieux adapté à votre projet :
- Dans quelle mesure le projet est-il évolutif, de ses grandes lignes à son exécution ?
- Quel est l'objectif de votre projet : est-il exigeant en tâches ou est-il axé sur les résultats ?
- Combien de membres de l'équipe réaliseront le projet ? Sont-ils répartis dans tous les départements ?
Ces informations serviront de base au choix d'une méthodologie adaptée à votre projet et à votre équipe.
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La nature flexible de Planches Gmelius utilisent à la fois les méthodologies Agile et Kanban pour transformer les conversations internes et externes en projets réussis.
Les boîtes de réception partagées pour les e-mails de groupe et les étiquettes partagées nommées par projet peuvent organiser et afficher des conversations pertinentes sur vos tableaux Kanban agiles. Et automatisation des flux de travail ajoute une couche de productivité au projet de votre équipe. En systématisant les tâches répétitives avec les déclencheurs que vous avez choisis et des règles personnalisées, vous pouvez faire évoluer les tableaux de votre équipe tout au long des étapes de votre projet.
Le synchronisation avec Google Agenda permet à votre équipe de suivre le calendrier des projets et les échéances finales à l'aide de balises d'état contextuelles et de les synchroniser en temps réel avec le calendrier de votre choix.
En configurant votre tableau pour les spécificités de votre projet vous pouvez tirer parti de l'approche Agile et des avantages visuels de Kanban. Vos tableaux d'équipe peuvent être structurés dans un style « Get things done », un « tableau de type ticket » qui intègre l'activité de la boîte de réception pour clarifier la délégation, ainsi que la possibilité de personnaliser un tableau vierge en fonction des besoins de votre projet, sans avoir à ajouter d'outils supplémentaires.
Enfin, lorsque vous choisissez la méthodologie qui permettra de réaliser le projet de votre équipe, il est tout aussi important de vous demander ce que vous ne devrait pas ajouter à votre flux de travail.
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