Ferramentas e metodologias de gerenciamento de projetos surgem como o foco #1 para melhorar colaboração digital, destacando a necessidade de uma abordagem de trabalho mais estruturada. Antes de começar a escolher a melhor metodologia de gerenciamento de projetos, é importante analisar os detalhes do seu projeto e, ao mesmo tempo, ter em mente a equipe que o executará. Isso facilitará sua decisão e também ajudará a escolher as ferramentas certas para apoiar a metodologia de gerenciamento de projetos.
4 melhores metodologias de gerenciamento de projetos para trabalho em equipe
Embora os projetos variem, vamos dar uma olhada nas estruturas mais populares, cada uma das quais pode ser adaptada para atender às necessidades de gerenciamento da maioria dos projetos.
1. Enxuta
A metodologia Lean foi originalmente desenvolvida para a indústria manufatureira japonesa, mas pode ser usada para empresas de todos os tamanhos.
Projetado para promover a satisfação do cliente, o Lean se concentra em minimizar o desperdício, tanto em materiais quanto em processos, o que, por sua vez, se traduz em valor adicional para o usuário final.
Os elementos residuais são conhecidos como 3M's: muda, mura e muri.
Muda: tem tudo a ver com a eliminação de resíduos, isso pode ser específico do material ou apenas tempo perdido na realização de seu projeto de forma ineficiente. Seja matéria-prima, processos excessivamente complicados ou muitos pontos de contato de sua equipe que estão tentando realizar o trabalho.
Mura: tem tudo a ver com a remoção de qualquer variação em seu fluxo de trabalho. Ao sistematizar os processos entre os membros da equipe, é possível economizar tempo e recursos. Variações no fluxo de trabalho e nos tempos alocados para elas criam muitas inconsistências para avaliar adequadamente o tempo necessário para a conclusão.
Muri: está focado em remover qualquer sobrecarga que atrapalhe seus processos. Focado principalmente nos gerentes, Muri enfatiza a necessidade de eliminar o estresse desnecessário ou os obstáculos que atrapalham o desempenho de sua equipe. Isso pode ser devido ao fato de ter as ferramentas erradas para o trabalho ou por não ter um processo claro e sistemático.
O método Lean trata mais da eliminação de processos e da adesão a alguns princípios fundamentais.
2. Scrum
Uma metodologia de projeto bem conhecida adotada por desenvolvedores, o Scrum consiste em cinco valores: comprometimento, coragem, foco, abertura e respeito.
O objetivo do Scrum é desenvolver as etapas de um projeto, por mais complexas que sejam, por meio da colaboração e responsabilidade da equipe.
O Scrum especifica as funções desempenhadas no gerenciamento de projetos com o proprietário do projeto, a equipe executora e, em alguns casos, um mestre do Scrum com uma compreensão de sua execução adequada.
Os projetos são realizados em Sprints - o tempo iterativo em que as metas devem ser realizadas. Os sprints geralmente ocorrem em incrementos de uma ou duas semanas. O planejamento envolve toda a equipe, onde os detalhes são descritos para o próximo sprint.
Os Daily Scrums são um componente eficaz dessa estrutura: reuniões diárias curtas limitadas a 15 minutos, realizadas no mesmo horário todos os dias. O Scrum diário é onde as conquistas anteriores são discutidas, quaisquer obstáculos no caminho e as metas a serem concluídas antes da próxima reunião.
Os sprints são concluídos com uma revisão por meio de uma reunião informal para discutir o feedback. E análises retrospectivas são conduzidas para fazer melhorias iterativas para o próximo Sprint.
O Scrum é mais adequado para equipes que precisam de uma abordagem flexível para entregar projetos.
3. Kanban
Kanban é outra estrutura popular com uma abordagem visual e ágil para entregar as etapas do projeto até a conclusão.
Desenvolvida pela Toyota para sua linha de produção, a estrutura Kanban já foi aplicada a projetos grandes e pequenos como um método eficaz para envolver vários membros da equipe em vários estágios do projeto.
A visualização é um benefício fundamental do Kanban. O quadro visual oferece uma visão geral instantânea do projeto como um todo, com mais detalhes especificados nos respectivos cartões de tarefas.
O Trello vem à mente como uma das formas mais populares de Kanban. E o Gmelius é fundamental se você estiver interessado em uma solução que permita colher os benefícios dos painéis Kanban sem precisar sair da sua caixa de entrada.
Leia também: Como integrar o Trello com o Gmail
O Kanban é uma abordagem flexível sem regras predeterminadas, permitindo que você adapte os quadros de projeto, suas colunas e cartões de acordo com seus projetos específicos, com “Tarefas a Fazer, Fazer e Concluir” como base personalizável de seus fluxos de trabalho.
4. Ágil
O Agile é uma das metodologias de gerenciamento de projetos mais reconhecidas. Originalmente criada para desenvolvimento de software, a estrutura ágil é mais adequada para projetos flexíveis e escaláveis com iteração constante.
A colaboração em equipe é fundamental com o Agile. Na verdade, ele foi projetado porque outras metodologias complicaram o processo de vários membros trabalharem juntos nas várias partes móveis de um projeto.
Baseada em um conjunto de valores e princípios, a metodologia ágil foi projetada para ser adaptável, pois muitas vezes o escopo e os resultados do projeto mudam ao longo do projeto.
O Scrum e o Kanban são considerados subestruturas do método ágil, destacando sua natureza flexível e adaptável para se adequar ao seu projeto e às necessidades de sua equipe.
Prós e contras das metodologias de gerenciamento de projetos
Conforme mencionado no início, a equipe precisa ter cuidado para não se deixar influenciar por uma metodologia que inclua processos ou sistemas que estão além do escopo do seu projeto.
O objetivo de escolher uma metodologia deve ser simplificar seu projeto. Adicionar ferramentas e processos só complicará a capacidade de entrega da sua equipe.
Uma grande desvantagem da maioria das metodologias está em sua complexidade. Ter que adicionar ferramentas adicionais e perder tempo gerenciando os dados entre elas pode atrapalhar a produtividade.
O melhor cenário é pegar as respostas das perguntas que compartilharemos na próxima seção e desenvolver sua pilha atual de ferramentas.
Sempre que possível, sua equipe deve consolidar os recursos e evitar a complexidade. Conforme mencionado, o Gmelius é uma das soluções que permite que sua equipe continue trabalhando como está, ao mesmo tempo em que une as ferramentas que já estão em sua pilha em um espaço de trabalho coeso criado para equipes.
A plataforma ágil e escalável oferecida pela Gmelius permite que sua equipe transforme sua caixa de entrada de e-mail, onde a maioria dos trabalhos de projetos se origina, em um poderoso ambiente de gerenciamento de projetos.
Como escolher a melhor metodologia de gerenciamento de projetos
É fácil entrar em uma estrutura com muitos procedimentos e partes móveis, mas a simplificação será fundamental para gerenciar um projeto eficiente e bem-sucedido.
Responder a algumas perguntas ajudará você a começar a escolher a melhor estrutura para seu projeto:
- Quão escalável é o projeto — do esboço à execução?
- Qual é o foco do seu projeto: é intensivo em tarefas ou baseado em resultados?
- Quantos membros da equipe realizarão o projeto? Eles estão em todos os departamentos?
Esses insights servirão de base para escolher uma metodologia adequada ao seu projeto e à sua equipe.
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A natureza flexível do Placas Gmelius empregue as metodologias Agile e Kanban para transformar conversas internas e externas em projetos bem-sucedidos.
Caixas de entrada compartilhadas para e-mails em grupo e marcadores compartilhados nomeados por projeto podem organizar e exibir conversas relevantes em seus quadros Kanban ágeis. E automação do fluxo de trabalho adiciona uma camada de produtividade ao projeto da sua equipe. Ao sistematizar tarefas repetitivas com os gatilhos escolhidos e regras personalizadas, você pode manter os quadros da sua equipe evoluindo ao longo das etapas do seu projeto.
O sincronização com o calendário do Google permite que sua equipe acompanhe os cronogramas do projeto e os prazos finais, com tags de status contextuais e os sincronize em tempo real com o calendário escolhido.
Ao configurar sua placa para o especificidades do seu projeto você pode aproveitar a abordagem ágil e os benefícios visuais do Kanban. Seus quadros de equipe podem ser estruturados no estilo “Faça as coisas acontecerem”, um “quadro no estilo de emissão de tíquetes” que integra atividades na caixa de entrada para esclarecer a delegação, bem como a capacidade de personalizar um quadro em branco de acordo com as necessidades do seu projeto, sem precisar adicionar ferramentas adicionais.
Em uma nota final; ao escolher a metodologia que executará o projeto de sua equipe, é igualmente importante perguntar o que você não deveria adicione ao seu fluxo de trabalho.
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