Projektmanagement-Tools und -Methoden stellen sich als der #1 -Schwerpunkt heraus, um verbessert zu werden digitale Zusammenarbeitund unterstreicht die Notwendigkeit eines strukturierteren Arbeitsansatzes. Bevor Sie mit der Auswahl der besten Projektmanagement-Methode beginnen, ist es wichtig, dass Sie die Einzelheiten Ihres Projekts durchdenken und dabei das Team berücksichtigen, das die Ausführung durchführen wird. Dies erleichtert Ihnen die Entscheidung und hilft Ihnen auch bei der Auswahl der richtigen Tools zur Unterstützung der Projektmanagement-Methodik.
Die 4 besten Projektmanagementmethoden für Teamarbeit
Obwohl die Projekte unterschiedlich sein werden, werfen wir einen Blick auf die beliebtesten Frameworks, von denen jedes an die Managementanforderungen der meisten Projekte angepasst werden kann.
1. Schlank
Die Lean-Methode wurde ursprünglich für die japanische Fertigungsindustrie entwickelt, kann aber für Unternehmen jeder Größe verwendet werden.
Lean wurde zur Förderung der Kundenzufriedenheit entwickelt und konzentriert sich auf die Minimierung von Verschwendung, sowohl bei Material als auch bei Prozessen, was wiederum zu einem Mehrwert für den Endverbraucher führt.
Die Abfallstoffe sind als die 3M bekannt: Muda, Mura und Muri.
Muda: dreht sich alles um Abfallvermeidung. Dies kann materialspezifisch sein oder einfach nur Zeit verschwendet werden, um Ihr Projekt ineffizient durchzuführen. Ganz gleich, ob es sich um Rohmaterial, übermäßig komplizierte Prozesse oder zu viele Kontaktpunkte Ihres Teams handelt, die versuchen, die Arbeit zu erledigen.
Mura: Hier geht es darum, alle Abweichungen in Ihrem Arbeitsablauf zu entfernen. Durch die Systematisierung der Prozesse zwischen Teammitgliedern können Zeit und Ressourcen eingespart werden. Abweichungen im Arbeitsablauf und die dafür vorgesehenen Zeiten führen zu vielen Inkonsistenzen, um die für die Fertigstellung benötigte Zeit richtig einschätzen zu können.
Muri: konzentriert sich darauf, alle Überlastungen zu entfernen, die Ihre Prozesse verlangsamen. Muri konzentriert sich hauptsächlich auf Manager und betont die Notwendigkeit, unnötigen Stress oder Hindernisse zu beseitigen, die die Leistung Ihres Teams beeinträchtigen. Dies kann daran liegen, dass Sie die falschen Tools für den Job haben oder dass es keinen klaren und systematischen Prozess gibt.
Bei der Lean-Methode geht es eher darum, Prozesse zu eliminieren und einige Kernprinzipien einzuhalten.
2. Gedränge
Scrum ist eine bekannte Projektmethodik, die von Entwicklern übernommen wird. Sie besteht aus fünf Werten: Engagement, Mut, Fokus, Offenheit und Respekt.
Das Ziel von Scrum ist es, die Phasen eines Projekts, egal wie komplex, durch Teamzusammenarbeit und Rechenschaftspflicht zu entwickeln.
Scrum spezifiziert die Rollen, die bei der Verwaltung von Projekten gespielt werden, wobei ein Projekteigentümer, das ausführende Team und in einigen Fällen ein Scrum-Master mit einem Verständnis für die ordnungsgemäße Ausführung der Projekte zuständig sind.
Projekte werden in Sprints durchgeführt — der iterativen Zeit, in der die Ziele erreicht werden sollen. Sprints finden in der Regel in ein- oder zweiwöchigen Schritten statt. An der Planung ist das gesamte Team beteiligt, wobei die Einzelheiten für den bevorstehenden Sprint festgelegt werden.
Daily Scrums sind ein effektiver Bestandteil dieses Frameworks: kurze tägliche Besprechungen, die auf 15 Minuten begrenzt sind und jeden Tag zur gleichen Zeit stattfinden. Beim täglichen Scrum werden frühere Erfolge, alle Hindernisse im Weg und die Ziele besprochen, die vor dem nächsten Meeting erreicht werden müssen.
Die Sprints werden mit einer Überprüfung im Rahmen eines informellen Treffens abgeschlossen, um das Feedback zu besprechen. Und rückblickende Überprüfungen werden durchgeführt, um iterative Verbesserungen für den nächsten Sprint vorzunehmen.
Scrum eignet sich am besten für Teams, die einen flexiblen Ansatz für die Durchführung von Projekten benötigen.
3. Kanban
Kanban ist ein weiteres beliebtes Framework mit einem visuellen und agilen Ansatz, um Projektphasen bis zum Abschluss abzuwickeln.
Das von Toyota für seine Produktionslinie entwickelte Kanban-Framework wird seitdem auf große und kleine Projekte als effektive Methode angewendet, um mehrere Teammitglieder in verschiedenen Projektphasen einzubeziehen.
Die Visualisierung ist ein wichtiger Vorteil von Kanban. Das visuelle Board gibt Ihnen einen Überblick über das gesamte Projekt. Weitere Details finden Sie auf den jeweiligen Aufgabenkarten.
Trello kommt mir als eine der beliebtesten Formen von Kanban in den Sinn. Und Gmelius ist ein wichtiger Akteur, wenn Sie an einer Lösung interessiert sind, mit der Sie die Vorteile von Kanban-Boards nutzen können, ohne Ihren Posteingang verlassen zu müssen.
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Kanban ist ein flexibler Ansatz ohne vorgegebene Regeln. Stattdessen können Sie Projektboards, ihre Spalten und Karten an Ihre speziellen Projekte anpassen, wobei „To-Do, Doing and Done“ die anpassbare Basis Ihrer Workflows ist.
4. Agil
Agile ist eine der anerkanntesten Projektmanagementmethoden. Das Agile-Framework wurde ursprünglich für die Softwareentwicklung entwickelt und eignet sich am besten für flexible und skalierbare Projekte mit ständiger Iteration.
Teamzusammenarbeit ist bei Agile der Schlüssel. Tatsächlich wurde es entwickelt, weil andere Methoden den Prozess der Zusammenarbeit mehrerer Mitglieder an den verschiedenen beweglichen Teilen eines Projekts erschwerten.
Die Agile-Methode basiert auf einer Reihe von Werten und Prinzipien und ist so konzipiert, dass sie anpassungsfähig ist, da sich Ihr Projektumfang und Ihre Ergebnisse im Laufe des Projekts häufig ändern.
Scrum und Kanban gelten als Unterrahmen der Agile-Methode und unterstreichen deren flexiblen, anpassungsfähigen Charakter, der sich an Ihr Projekt und die Bedürfnisse Ihres Teams anpasst.
Vor- und Nachteile von Projektmanagement-Methoden
Wie eingangs erwähnt, müssen die Teams darauf achten, dass sie sich nicht von einer Methodik beeinflussen lassen, die Prozesse oder Systeme beinhaltet, die den Rahmen Ihres Projekts sprengen.
Der Zweck der Auswahl einer Methode sollte darin bestehen, Ihr Projekt zu vereinfachen. Das Hinzufügen von Tools und Prozessen erschwert nur die Fähigkeit Ihres Teams, Ergebnisse zu liefern.
Ein Hauptnachteil der meisten Methoden liegt in ihrer Komplexität. Das Hinzufügen zusätzlicher Tools und die Verschwendung von Zeit mit der Verwaltung der dazwischen liegenden Daten können der Produktivität im Wege stehen.
Im besten Fall nehmen Sie die Antworten auf die Fragen, die wir im nächsten Abschnitt stellen, und bauen Sie auf Ihrem aktuellen Stapel von Tools auf.
Wann immer möglich, sollte Ihr Team Ressourcen konsolidieren und Komplexität vermeiden. Wie bereits erwähnt, ist Gmelius eine der Lösungen, mit denen Ihr Team so weiterarbeiten kann, wie es bisher war, und gleichzeitig die Tools, die sich bereits in Ihrem Stack befinden, zu einem zusammenhängenden Arbeitsbereich zusammenführen, der speziell für Teams entwickelt wurde.
Die agile und skalierbare Plattform von Gmelius ermöglicht es Ihrem Team, seinen E-Mail-Posteingang, aus dem die meiste Projektarbeit stammt, in eine leistungsstarke Projektmanagement-Umgebung umzuwandeln.
So wählen Sie die beste Projektmanagement-Methodik
Es ist leicht, sich in ein Framework mit vielen Verfahren und beweglichen Teilen hineinzuziehen, aber die Rationalisierung ist der Schlüssel zur Verwaltung eines effizienten und erfolgreichen Projekts.
Die Beantwortung einiger Fragen hilft Ihnen bei der Auswahl des besten Frameworks für Ihr Projekt:
- Wie skalierbar ist das Projekt — von der Planung bis zur Ausführung?
- Was ist der Schwerpunkt Ihres Projekts: Ist es aufgabenintensiv oder ergebnisorientiert?
- Wie viele Teammitglieder werden das Projekt durchführen — sind es abteilungsübergreifend?
Diese Erkenntnisse dienen als Grundlage für die Auswahl einer Methode, die zu Ihrem Projekt und Ihrem Team passt.
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Die Flexibilität von Gmelius-Platten setzen Sie sowohl Agile- als auch Kanban-Methoden ein, um interne und externe Gespräche in erfolgreiche Projekte umzuwandeln.
Gemeinsame Posteingänge für Gruppen-E-Mails und geteilte Labels, die nach Projekten benannt sind, können relevante Konversationen in Ihren agilen Kanban-Boards organisieren und anzeigen. Und Workflow-Automatisierung verleiht dem Projekt Ihres Teams eine Produktivitätsebene. Indem Sie sich wiederholende Aufgaben mit den von Ihnen gewählten Auslösern und benutzerdefinierten Regeln systematisieren, können Sie dafür sorgen, dass sich die Boards Ihres Teams in den einzelnen Phasen Ihres Projekts weiterentwickeln.
Das Synchronisation mit Google-Kalender ermöglicht es Ihrem Team, Projektzeitpläne und endgültige Termine mit kontextbezogenen Status-Tags zu verfolgen und sie in Echtzeit mit dem von Ihnen ausgewählten Kalender zu synchronisieren.
Indem du dein Board für die konfigurierst Besonderheiten Ihres Projekts Sie können den agilen Ansatz und die visuellen Vorteile von Kanban nutzen. Ihre Team-Boards können im Stil von „Get things done“ strukturiert werden. Dabei handelt es sich um ein Board im Ticketing-Stil, das die Aktivitäten im Posteingang integriert, um die Delegierung zu verdeutlichen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein leeres Board an Ihre Projektanforderungen anzupassen, ohne zusätzliche Tools hinzufügen zu müssen.
Eine letzte Bemerkung: Bei der Auswahl der Methode, mit der das Projekt Ihres Teams durchgeführt werden soll, ist es genauso wichtig zu fragen, was Sie sollte nicht zu Ihrem Arbeitsablauf hinzufügen.
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