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Gmelius a toujours été utilisé par les équipes pour gérer leur personnel et leurs partenaires à distance. Mais le climat actuel, soumis à la pression du coronavirus, en a fait plus une nécessité qu'un luxe. Cet article décrit les facteurs clés nécessaires pour gérer efficacement votre équipe, qu'elle travaille temporairement à domicile ou à l'autre bout du monde.
Grâce à Gmelius, les entreprises peuvent être assurées que la présence de leurs équipes n'est pas le seul moyen de parvenir à la créativité, à l'innovation et à une croissance productive.
Plus récemment, certaines des entreprises les plus connues au monde ont décidé de laisser leur personnel travailler à domicile. Cette tendance se répand de plus en plus dans les entreprises de toutes tailles.
Des rapports montrent que, dans le monde, 70 % des personnes travaillent à distance au moins une fois par semaine, et 53 % travaillent à domicile au moins la moitié de la semaine. - cnbc.com
Permettre aux employés de travailler à distance comporte plusieurs avantages. En plus d'assurer le bonheur et la santé de tous, vous pouvez vous attendre à une réduction des frais généraux, à une réduction du temps passé au travail et à une productivité accrue. Comme effet secondaire, vous aurez des employés plus efficaces qui pourront profiter d'un modèle de travail flexible qui inspire l'autonomie. De plus, le télétravail étant une option, les employeurs n'ont pas à limiter le vivier de talents de leur équipe en fonction de la géographie.
Malgré tous ces avantages, il existe toujours quelques défis et quelques frictions lorsqu'il s'agit d'adopter pleinement le travail à distance. La plupart des hésitations sont dues à des idées fausses, les plus importantes étant la perte de visibilité et le fait que la collaboration en équipe est d'une manière ou d'une autre directement proportionnelle à la proximité.
Renforcer la collaboration au sein d'une équipe à distance
Pour qu'un lieu de travail fonctionne comme une machine bien huilée, la visibilité et la communication sont essentielles. Surtout lorsque vous collaborez sur des projets qui contiennent des délais pour plusieurs livrables.
Dans les espaces de bureau traditionnels, vous pouvez simplement vous rendre chez vos collègues et leur demander des mises à jour. Vous pouvez également organiser une réunion impromptue dans la salle de conférence et vous attendre à ce que tout le monde soit présent. Cependant, lorsque vos collègues sont répartis dans différentes villes et pays, répartition efficace de la charge de travail pourrait être plus complexe.
La technologie est toutefois un excellent facilitateur de percées. Il existe de puissants outils de collaboration en équipe qui permettent à une main-d'œuvre dispersée de communiquer et de collaborer en temps réel.
C'est exactement ce que fait Gmelius : renforcer efficacement la collaboration entre les équipes distantes du monde entier et unifier les employés de manière structurée afin que rien ne soit perdu dans la confusion due à la distance virtuelle.
5 façons dont Gmelius soutient la collaboration d'équipe entre les travailleurs à distance
Gmelius est une plateforme de collaboration en équipe qui s'intègre parfaitement à votre boîte de réception Gmail et G-Suite. Il peut être utilisé pour rationaliser et améliorer à la fois la communication externe (avec les clients) ou la communication interne (au sein de vos équipes distantes). Gmelius donne à votre équipe des fonctionnalités collaboratives sophistiquées qui peuvent être utilisées par les entreprises de toutes tailles, indépendamment de leur localisation ou de leur gamme d'outils actuelle.
Voici 5 façons d'utiliser Gmelius pour renforcer la collaboration et rapprocher votre équipe distante :
1. Visualisez votre flux de travail à l'aide de tableaux Kanban
Le chaos a tendance à prospérer dans les équipes qui ne disposent pas d'un cadre solide pour le structurer. Lorsque vous travaillez au sein d'une équipe à distance, les e-mails constituent le principal mode de communication ; ils permettent de réaliser les tâches d'aujourd'hui et de demain. Mais certaines tâches, comme répondre à un appel téléphonique, participer à un appel vidéo, répondre à un e-mail ou terminer un article de blog, ont un sentiment d'intangibilité, ce qui peut rendre difficile pour l'ensemble de l'équipe de visualiser les progrès. C'est là que nos tableaux Kanban entrent en jeu.
Kanban est un terme japonais qui signifie panneau ou panneau visuel. Il s'agit d'une technique de gestion de projet qui aide les équipes à visualiser ce qui doit être fait, à quel moment, par qui et à quel stade de la tâche.
Naturellement, le courrier électronique est l'endroit où se déroulent la plupart des communications liées au flux de travail, et Gmelius donne vie à vos e-mails grâce à une représentation visuelle. Chacune de vos boîtes de réception et étiquettes partagées peut avoir sa propre vue sur le tableau.
Qu'il s'agisse d'une demande d'un client, d'un ticket d'assistance ou d'un employé à distance demandant de l'aide, vous pouvez convertir chacun de ces e-mails en tâche, leur donner une date limite et les ajouter au tableau kanban de votre équipe.
Vous pouvez diviser votre tableau en autant de colonnes ou de lignes que vous le souhaitez, chaque tâche étant déléguée à une personne spécifique de votre équipe.
La meilleure partie est que vous pouvez partager votre tableau Kanban avec l'ensemble de votre équipe, ou avec n'importe quel membre de votre équipe, en cliquant simplement sur « Partager » et en saisissant son adresse e-mail. Vous pouvez créer autant de tableaux que vous le souhaitez, pour chaque phase de la gestion des clients et des projets.
Pour chaque tâche, vous pouvez définir une balise de priorité et la déplacer vers la colonne suivante au fur et à mesure de l'avancement du travail.
Tableaux Kanban sont les meilleures listes de tâches et elles sont idéales pour donner à votre équipe distante une vue d'ensemble du projet, ainsi que des tâches connexes qu'elle doit effectuer.
En déléguant chaque e-mail à un membre spécifique de votre équipe, vous vous assurez qu'il n'est responsable que des tâches dont il est responsable.
2. Synchronisation automatique des e-mails envoyés aux membres de l'équipe
Les équipes à distance sont souvent composées de mini-équipes. Il s'agit d'une ou de plusieurs personnes chargées de tâches d'une nature spécifique, telles que le support client, la création de contenu, la gestion de projet, etc. Gmelius vous permet de créer des étiquettes partagées dans votre boîte de réception et de les étiqueter en fonction de leur catégorie.
Si un e-mail arrive dans votre boîte de réception et qu'il appartient à une étiquette partagée spécifique, vous pouvez simplement le glisser-déposer dans l'étiquette appropriée. Vos étiquettes partagées peuvent être partagées avec tous les membres de votre équipe concernés directement responsables.
Cette gestion efficace de votre boîte de réception est étendue aux tableaux où Gmelius organisera automatiquement les conversations et les tâches dans les colonnes appropriées.
Étiquettes partagées sont parfaits pour la gestion de projets et de clients. Et les boîtes de réception partagées facilitent la gestion des adresses e-mail de groupe telles que sales@ et support@.
3. Ajoutez du contexte aux conversations par e-mail avec des notes personnelles
Chaque e-mail qui arrive dans votre boîte de réception contient un message. Parfois, il s'agit simplement de transmettre des informations, tandis que d'autres fois, il s'agit de relayer une tâche qui doit être effectuée.
Gmelius vous permet de créer des notes personnelles pour n'importe quel e-mail : que vous résumiez des points importants, que vous créiez une liste de tâches à effectuer ou que vous donniez simplement plus de contexte au message. Vous pouvez ensuite partager les notes avec tous les membres de votre équipe à l'aide de la fonction @mention.
L'avantage de cette fonctionnalité est que ces notes ne sont pas visibles pour l'expéditeur de l'e-mail ; seuls les coéquipiers avec lesquels vous choisissez de partager les notes pourront les voir.
Ainsi, si votre service d'assistance reçoit une demande d'aide d'un client fidèle, vous pouvez écrire une note soulignant que le client fait affaire avec votre entreprise depuis un certain temps. Ainsi, vos agents sauront comment hiérarchiser cette tâche. Si les agents ont besoin d'informations spécifiques sur ce client en particulier, vous pouvez également les ajouter à vos notes.
Avec notes par e-mail, vous n'avez plus à vous soucier de transférer manuellement un e-mail à un ou plusieurs membres de l'équipe. C'est une perte de temps et cela crée un encombrement inutile des e-mails. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez simplement associer les membres de l'équipe concernés aux notes pertinentes figurant dans l'e-mail d'origine.
4. Accélérez les e-mails répétitifs avec les modèles Gmelius
Gmelius dispose d'une banque de modèles d'e-mails prédéfinis qui vous permettent d'uniformiser les conversations de votre équipe entre elles et avec les clients. Tu peux créez votre propre modèle également. Rédigez votre e-mail, enregistrez-le en tant que modèle et partagez-le avec les membres concernés de votre équipe, le tout en cliquant sur quelques boutons.
Votre équipe à distance adorera cette fonctionnalité car ces modèles éviteront d'avoir à taper le même e-mail à plusieurs reprises. Ils gagneront un temps précieux lorsqu'ils traiteront des scénarios tels que la sensibilisation des clients, les demandes de rendez-vous, les présentations de produits et les réponses aux demandes d'assistance fréquemment rencontrées.
De plus, les avantages sont multiples : non seulement votre équipe à distance appréciera ces modèles pré-écrits, mais vos clients seront également ravis de la rapidité de la réponse.
Et devinez quoi ? Vous et vos collègues pouvez personnaliser ces e-mails pour chaque destinataire, en indiquant son nom ou d'autres informations. De cette façon, les clients n'auront jamais l'impression de recevoir simplement un e-mail de masse impersonnel.
Entre autres choses, vous pouvez partager des modèles d'e-mails avec votre équipe et réduisez le temps que vos agents consacrent à chaque ticket, en les aidant à résoudre un plus grand nombre de demandes d'assistance chaque jour.
5. Suivez les performances de l'équipe et le statut de vos e-mails
Dans le cas d'une équipe à distance, de nombreux facteurs doivent être pris en compte : d'abord, les différences de fuseau horaire, puis les différences de personnalité et l'absence de signaux du langage corporel... Des indices qui pourraient autrement aider à évaluer la réaction d'un collègue lorsque son attention est requise.
Gmelius vous donne les moyens d'agir en tant que chef d'équipe ou responsable avec une visibilité claire. Votre tableau de bord Gmelius vous donne accès à des rapports d'activité détaillés sur les performances de votre équipe. Les rapports peuvent être filtrés par équipe, productivité et conversations spécifiques, ce qui facilite le suivi de l'état et des délais de résolution de vos activités les plus importantes.
Et notre suite de suivi garantit que lorsqu'un e-mail reste sans réponse, vous ne serez pas obligé de deviner pourquoi il se produit. Peut-être qu'il n'a jamais atteint la boîte de réception du destinataire, peut-être qu'il a été ignoré ou qu'il a été ouvert mais ignoré.
Gmelius vous permet de suivre l'état d'un e-mail, notamment s'il a été ouvert, quand, combien de fois il a été ouvert et où se trouvait votre destinataire quand il l'a fait.
Lorsque les notifications de bureau sont activées, vous recevrez également une petite fenêtre contextuelle discrète vous informant que votre e-mail vient d'être ouvert et lu. Grâce à ces informations, vous pouvez envoyer un e-mail de suivi au moment idéal en fonction de la manière dont votre destinataire a interagi avec votre message.
Gmelius comble les écarts de communication et de distance
Intégré directement à votre boîte de réception Gmail ou G Suite, Gmelius améliore la communication et aligne votre équipe avec clarté.
Êtes-vous prêt à simplifier le travail à distance ? Laissez Gmelius vous montrer à quel point cela peut être facile, inscrivez-vous maintenant !
