Petit guide : Comment passer à distance du jour au lendemain ?

Pour que ce guide soit aussi court et pratique que possible, il est divisé en trois sections : Organisation, Culture, Outils.

Organisation

Si vous ne disposez pas encore d'une forme ou d'une autre de politique de travail flexible ou à distance, la première chose à faire est d'en rédiger une. Je suggère un temporaire politique de travail à domicile qui peut être résiliée ou modifiée une fois la situation terminée. Il existe quelques modèles, par exemple HubSpot 1, mais étant donné les contraintes de temps, je recommanderais simplement d'envoyer un e-mail à tous les employés et de m'assurer qu'il inclut les éléments suivants :

1. Un objectif clair: expliquez pourquoi l'entreprise doit passer à distance. Compte tenu des circonstances, il est logique de se concentrer sur la sécurité économique de l'organisation et de ses employés tout en permettant à l'entreprise de continuer à fonctionner. Autrement dit, expliquez que le déménagement est avant tout une question de santé et de sécurité, non seulement pour les employés et les clients, mais également pour leurs familles et leurs communautés.
2. Éligibilité : en raison de la nature de votre entreprise, il se peut que tous les postes ne soient pas adaptés au travail à domicile. Définissez à quels départements ou unités commerciales cette politique s'applique. Pour les employés qui ne peuvent pas travailler à domicile, vous devrez peut-être revoir votre politique actuelle en matière de congés de maladie.
3. Équipement : vos employés peuvent avoir besoin d'acheter de l'équipement supplémentaire pour travailler efficacement à domicile (par exemple, des écouteurs, des ordinateurs portables), alors déterminez une allocation budgétaire maximale par employé pour ces achats. Assurez-vous d'indiquer clairement comment les employés peuvent demander de l'équipement supplémentaire en raison d'exigences particulières.
4. Politiques : rappelez aux employés que les politiques actuelles de votre entreprise s'appliquent toujours, par exemple en matière de cybersécurité, d'horaires et d'horaires de travail, etc.
5. Opérations : décrivez brièvement comment vous souhaitez organiser les prochaines 24 à 48 heures. Ici, il est essentiel de minimiser autant que possible les perturbations. Par exemple, les réunions d'équipe devraient toujours avoir lieu mais être remplacées par des réunions vidéo.

Une fois cette première ébauche publiée, la prochaine étape naturelle consiste à définir des directives qui permettront à votre entreprise de fonctionner aussi bien que possible dans ces nouvelles conditions (inattendues). La principale recommandation est de mettre vos managers à l'écart et de leur proposer des règles simples qu'ils pourront ensuite partager au sein de l'entreprise à l'échelle mondiale. Voici trois règles de base :

1. Accomplissez votre travail. Chaque manager doit définir des attentes claires et définies, quel que soit l'endroit où il travaille : tâches, délais, objectifs, livrables, etc. L'une des manières d'y parvenir consiste à utiliser des sprints (Agile Scrum) d'une semaine où chaque responsable définit des missions ou des tâches à accomplir par chaque employé au cours de la semaine à venir. En fin de compte, chaque membre de votre équipe devrait être évalué en fonction de ce qu'il ou elle faire. Comme dans tout environnement non distant, « occupé » ne garantit pas la productivité et « présent » ne garantit pas l'engagement.
2. Soyez disponible. Il est de la responsabilité de chacun d'être disponible pendant les heures de bureau. Les employés travaillant à distance doivent toujours informer les autres personnes lorsqu'ils ne seront pas disponibles et pourquoi, et comment ils peuvent toujours être contactés en cas d'urgence. Le travail à distance est un compromis : vous bénéficiez d'une plus grande liberté, mais vous devez reconnaître que cette liberté entraîne la responsabilité de l'hyperdisponibilité.
3. Communiquer de manière excessive. Les conversations informelles n'ont pas lieu lorsque les employés travaillent à domicile. Ils ne peuvent pas croiser des gens au déjeuner. Ils ne peuvent pas tomber sur une réunion impromptue avec quelqu'un d'une autre équipe. Ils ne peuvent pas percevoir les changements de priorités, les problèmes potentiels ou les tendances. Il est de votre responsabilité et de celle de vos managers de montrer l'exemple et de communiquer le plus possible. Par exemple, partagez votre agenda quotidien et vos mises à jour de statut, notez tous vos processus et directives clés, posez des questions, faites de votre mieux pour lancer des conversations et maintenez le canal de communication aussi ouvert et transparent que possible.

La communication interne mène naturellement à une deuxième dimension importante dans tout environnement de travail : la culture de votre entreprise.

La culture

L'un des aspects les plus difficiles du travail à distance est le fait que tout le monde perd les habitudes et les rituels communs de l'entreprise. Afin d'aider vos collègues à rester connectés à votre culture et à rester connectés les uns aux autres, il est important de renforcer les rituels existants de votre entreprise.

Un moyen simple d'y parvenir est de tenir des réunions régulières par le biais d'appels (vidéo). Une semaine typique dans un nouvel environnement réservé à distance pourrait ressembler à ceci :

1. Lundi matin : réunion de tous dirigé par le PDG pour résumer les performances de la semaine dernière et présenter les principaux points et priorités pour la semaine à venir.
2. Du lundi au mardi : réunions du département dirigé par chaque chef de département
3. Appels individuels réguliers entre les membres de l'équipe travaillant sur un projet spécifique.
4. Vendredi après-midi : appels récapitulatifs hebdomadaires dirigé par chaque chef de département

Ces efforts devraient être complétés par la création d'une salle virtuelle où tous vos employés disposent d'un espace pour discuter de sujets aléatoires, par exemple, partager leurs listes de lecture Spotify, parler des dernières séries Netflix, discuter de leurs (nouvelles) routines quotidiennes, etc.

Enfin, encouragez le partage d'émotions positives en utilisant des émojis, des GIF et célébrez toutes les victoires, même les plus petites.

Outils

Les humains sont naturellement résistants au changement, en particulier au changement imposé en période d'incertitude ou de crise. Dans ces nouvelles conditions de travail, ne changez pas et n'imposez pas trop de nouveaux outils à votre équipe. Le risque est de disperser vos communications et de perdre en efficacité dans vos opérations quotidiennes. Lorsque vous travaillez à distance, réduisez au minimum la pile d'outils.

Documentation

Pour bien travailler à distance, il faut prendre des notes. Pour les entreprises qui n'ont pas de culture documentaire existante, ce changement s'avérera le plus difficile. Essayez de canaliser la communication vers le moins d'endroits possible afin de réduire les silos de données. Si vous êtes un client G Suite, utilisez Google Docs.

Si vous souhaitez que tout soit facile à trouver à long terme, les options plus évolutives que vous pourriez introduire au fil du temps pour documenter les processus de votre entreprise sont les suivantes : Notion, Tâchade ou Élite.

Réunions et appels

Un autre outil clé dont vous avez besoin pour organiser votre entreprise à distance est une solution permettant de communiquer de manière synchrone avec votre ou vos équipes, par exemple lors de réunions. En 2020, vos meilleurs paris sont Zoom ou Slack.

Si vous vous sentez un peu plus aventureux, d'autres options intéressantes que vous devriez essayer sont Tandem et Discorde.

Visibilité interne

Le dernier outil, mais non le moindre, nécessaire pour gérer votre entreprise dans un nouvel environnement à distance est une plateforme qui permet de surveiller et de gérer en temps réel tous les processus de votre entreprise, par exemple les interactions avec vos clients, les sprints agiles de vos équipes, etc.

Si votre entreprise utilise Gmail ou G Suite, Gmelius offre la solution la plus complète et la plus simple en s'intégrant parfaitement dans les boîtes de réception de vos coéquipiers. Grâce à boîtes de réception partagées et les libellés partagés de Gmail, vous pourrez consulter toutes les interactions de vos différents collaborateurs avec vos clients. Les tableaux Kanban de Gmelius vous aideront à créer, organiser et suivre tous les sprints hebdomadaires de vos différents départements.

N'hésitez pas à en savoir plus sur la façon dont Gmelius peut aider les équipes à distance ici. Si vous n'êtes pas un client de G Suite, d'autres outils intéressants pour la visibilité interne sont Slack et Microsoft Teams.

Enfin, et en particulier pour les entreprises disposant d'une solide « expérience au bureau », il est essentiel de reconnaître que la transition à distance est un processus, pas un commutateur binaire à actionner. Les dirigeants ont la responsabilité d'adopter l'itération, de faire preuve de franchise quant à ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas, et d'en faire part à tous les employés.

En fin de compte, gérer une entreprise à distance, c'est un peu comme gérer n'importe quelle entreprise. Cela se résume à confiance, communication et soutien à l'échelle de l'entreprise à des objectifs communs. Bonne chance !