Devriez-vous utiliser ChatGPT pour les e-mails ?

Plus de 4 millions d'utilisateurs font confiance à ChatGPT chaque semaine, et beaucoup d'entre eux l'utilisent pour écrire des e-mails. Mais est-ce une bonne idée ? Devriez-vous utiliser ChatGPT à des fins de rédaction et d'édition d'e-mails ?

Dans cet article, nous analysons les avantages et les inconvénients de l'utilisation de ChatGPT pour les e-mails, partageons des conseils pour tirer le meilleur parti de Gen AI et suggérons des outils pour améliorer vos compétences en rédaction d'e-mails.

ChatGPT pour le courrier électronique : fonctionnalités et possibilités clés

ChatGPT est un outil d'IA génératif formé sur 45 To de texte, qui lui permet d'apprendre et d'imiter les modèles d'écriture humains, idéal pour la rédaction de courriels et autres communications professionnelles.

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Les recherches montrent que 40 % des personnes utilisent ou utiliseront déjà l'IA pour rédiger leurs e-mails, et ChatGPT est l'un des outils préférés à cette fin. Les caractéristiques suivantes en font un produit adapté Assistant IA pour la rédaction d'e-mails:

• Interface conversationnelle: Vous pouvez saisir des instructions simples telles que « écrire un e-mail à mon patron pour demander un congé », et ChatGPT générera l'e-mail en réponse. Vous pouvez également générer plusieurs options pour les lignes d'objet des e-mails ou demander quel est le meilleur moment pour envoyer un e-mail.
• « Motif » de ChatGPT: Lancée en février 2025, l'option de raisonnement permet à ChatGPT de réfléchir à des problèmes complexes et de trouver une solution. Cela peut être utile lors de la rédaction de messages nuancés, tels que des messages riches en données destinés à des prospects ou des suivis de clients.
• « Toile » ChatGPT: Cette fonctionnalité, lancée en octobre 2024, est idéale pour rédiger des messages longs et descriptifs. Il prend en charge l'édition en ligne, tout comme Google Docs.
• ChatGPT « Recherche approfondie »: Whale, il est principalement destiné aux rapports de recherche. Vous pouvez également utiliser cet outil pour récupérer des données pour votre courrier électronique, par exemple pour fournir des statistiques sectorielles pour un Génération de leads alimentée par l'IA courriel.
• Chargements de fichiers: ChatGPT vous permet d'ajouter des fichiers à une conversation et d'utiliser ces informations pour la rédaction d'e-mails. Cela signifie que vous pouvez transformer un enregistrement audio en e-mail, transmettre des informations d'un fichier par e-mail, et bien plus encore.

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En raison de ses fonctionnalités puissantes et de sa facilité d'utilisation, ChatGPT est couramment utilisé pour la rédaction d'e-mails. Cependant, il existe également un risque de détection, ce qui peut donner l'impression que l'auteur du courrier électronique n'est pas professionnel. Cela nous amène à l'une des plus grandes préoccupations concernant l'utilisation de ChatGPT.

Est-ce que ChatGPT peut être détecté dans les e-mails ?

Il est souvent facile de savoir quand quelque chose est écrit par l'IA, ce qui peut décourager les destinataires des e-mails et les clients. Si un e-mail est impersonnel, répétitif, trop long ou trop court, ou générique, le destinataire peut avoir l'impression que les efforts nécessaires à sa rédaction n'ont pas été suffisants.

De plus, il existe des outils de détection d'IA tels que GPTZero, QuillBot AI Detector et Copyleaks qui prétendent être capables de détecter le texte écrit par ChatGP, bien qu'ils ne soient pas fiables à 100 %. Les recruteurs et les éducateurs peuvent utiliser ces outils pour sélectionner une écriture véritablement humaine.

Malgré cela, les outils Gen AI tels que ChatGPT sont largement utilisés pour la rédaction d'e-mails, en particulier dans les situations où vos compétences rédactionnelles ne sont pas évaluées et où vous devez simplement faire passer les informations de manière claire et professionnelle.

Donc, si vous vous demandez si ChatGPT peut être détecté dans les e-mails, la réponse est oui. Il y a environ 20 signes révélateurs d'e-mails écrits par IA. Cependant, des e-mails bien documentés, humanisés et personnalisés ont tendance à être très efficaces, même si le brouillon est généré à l'aide de l'assistance de l'IA.

Avantages et inconvénients de l'utilisation de ChatGPT pour les e-mails

Lorsque vous envisagez d'utiliser ChatGPT pour les e-mails, les principaux avantages et inconvénients sont les suivants :

Avantages :

✅ Facile à utiliser, ne nécessite aucune compétence technique.

✅ Génère des e-mails professionnels et grammaticalement corrects, idéal pour les anglophones non natifs.

✅ Outil polyvalent qui peut s'adapter à des tons formels/informels, fermes/convaincants, amicaux/académiques et autres.

✅ Peut tirer des leçons des e-mails précédents, des enregistrements audio et d'autres fichiers.

✅ Permet d'économiser du temps et des efforts cognitifs, en particulier lors de la rédaction de plusieurs e-mails par jour.

Inconvénients :

❌ Nécessite une invite : une bonne invite ChatGPT peut demander beaucoup de compétences pour être écrite.

❌ Le risque d'écrire des e-mails génériques, remplis de jargon de « rationalisation » et de « productivité ».

❌ La personnalité de l'écrivain peut ne pas transparaître.

❌ La version gratuite de ChatGPT est limitée ; les très bons e-mails nécessitent ChatGPT Plus, qui coûte 20$ par mois.

Lisez notre Guide ultime de l'intelligence artificielle (IA) pour les e-mails pour une analyse plus approfondie.

Conseils de pro pour rédiger des e-mails plus intelligemment avec Gen AI

La vraie réponse à la question « Devriez-vous utiliser ChatGPT pour les e-mails ? » dépend de comment tu l'utilises. Voici une liste de conseils et de bonnes pratiques à garder à l'esprit lorsque vous rédigez des e-mails à l'aide de ChatGPT (ou de tout autre chatbot Gen AI).

1. Donnez-lui quelques e-mails précédents en tant que saisie

Cela peut allonger légèrement votre invite, mais il est conseillé d'inclure les e-mails que vous avez envoyés dans le passé à des destinataires similaires. Cela permet au LLM d'apprendre votre style d'écriture unique et de recueillir toutes les informations uniques qui pourraient être pertinentes pour les futurs e-mails.

#ProTip : L'agent Gmelius AI est formé à des milliers d'e-mails provenant de votre boîte de réception. Essayez-le dès aujourd'hui.

2. Ne vous précipitez pas

Bien que l'intérêt de l'utilisation de ChatGPT soit d'économiser du temps et des efforts, une invite faible ne mènera qu'à des e-mails génériques et à de multiples itérations. Passez du temps à peaufiner votre invite avec :

• Spécification de tonalités : Trouvez le juste équilibre entre un ton professionnel et la touche personnelle d'une écriture informelle.
• Contraintes négatives: Spécifiez les éléments que vous NE SOUHAITEZ PAS inclure dans l'IA, comme le jargon ou trop de virgules.
• Recommandations de longueur: Indiquez à ChatGPT la longueur que vous souhaitez que l'e-mail soit long, afin qu'il ne génère pas trop ou trop peu de contenu.

Voici un exemple d'un utilisateur de Reddit effectuant une itération pour obtenir l'invite e-mail parfaite pour ChatGPT :

3. Enregistrez vos meilleures instructions

Tout comme tu peux créer des modèles Gmail, il est pratique de disposer d'un répertoire de modèles de rédaction d'e-mails ChatGPT sur lesquels vous pouvez vous appuyer. Modifiez simplement la longueur et les autres contraintes lorsque vous réutilisez l'invite pour créer des e-mails personnalisés.

4. Si vous êtes perplexe, lancez une nouvelle discussion

ChatGPT est un robot conversationnel, ce qui signifie que toutes les invites et réponses d'une conversation sont supposées être liées les unes aux autres. Cela peut fausser les résultats si vous continuez à le demander trop longtemps. Si vous constatez que l'IA de la génération cesse d'écrire de bons e-mails après un certain temps, il peut être utile de démarrer une nouvelle discussion.

5. Essayez un outil de rédaction d'e-mails rapide comme Gmelius

Bien que Gmelius utilise également l'IA générative et d'autres techniques d'IA telles que l'apprentissage automatique, il offre une expérience de rédaction d'e-mails rapide et gratuite. L'agent IA analyse votre boîte de réception, détecte de manière autonome les e-mails nécessitant une réponse et rédige automatiquement une réponse. Vous pourrez consulter les brouillons la prochaine fois que vous ouvrirez votre boîte de réception et les envoyer, les supprimer ou les modifier selon vos besoins.

Comment Gmelius AI économise 1 heure par jour en rédigeant automatiquement des e-mails

Gmelius analyse vos modèles d'écriture d'e-mails pour rédiger automatiquement des e-mails, sans avoir à vous demander ou à interagir avec une interface de discussion. L'IA est réentraînée avec de nouvelles données chaque semaine grâce à l'apprentissage automatique, et vous pouvez éventuellement la connecter à une base de connaissances afin qu'elle puisse rédiger des messages très détaillés.

L'agent Gmelius AI trie automatiquement votre boîte de réception et signale les e-mails importants afin que vous puissiez diriger votre énergie à bon escient. Les utilisateurs avancés peuvent tirer parti de l'architecte d'automatisation pour créer des séquences et des règles d'e-mails à partir de simples instructions. Cela vous permet d'économiser jusqu'à une heure par jour sur les tâches de gestion des e-mails.

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Avec la montée en puissance de e-mail intelligent, il est naturel de se demander si vous devriez utiliser ChatGPT pour la rédaction d'e-mails. La réponse varie d'un scénario à l'autre, en fonction du niveau de personnalisation dont vous avez besoin, de votre charge de travail globale en matière de gestion des e-mails et du temps que vous souhaitez consacrer à la rédaction des e-mails.

L'utilisateur moyen dépense 8 heures 42 minutes une semaine pour écrire des e-mails, mais des outils tels que ChatGPT et Gmelius peuvent aider à réduire ce problème de manière significative.

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