Faire en sorte que la boîte de réception collaborative Gmail fonctionne pour votre équipe

Une boîte de réception collaborative Gmail peut améliorer l'efficacité de votre équipe lorsque vous utilisez des fonctionnalités permettant d'améliorer la collaboration. Il est important que votre équipe soit sur la même longueur d'onde et qu'elle extrait toutes ses informations de la même source. Une mauvaise communication peut réduire la productivité et le moyen le plus rapide de chuter est la désorganisation. À l'aide d'un Boîte de réception collaborative Gmailet toutes les intégrations pertinentes peuvent vous aider à optimiser les efforts de votre équipe et à garantir l'organisation et l'exactitude de vos communications.

Qu'est-ce qu'une boîte de réception collaborative Gmail ?

La boîte de réception collaborative Gmail est essentiellement une boîte de réception partagée par plusieurs personnes. Chaque membre du groupe peut voir, gérer et répondre aux messages en fonction des privilèges accordés à l'utilisateur.

Une boîte de réception collaborative Gmail est couramment utilisée pour contrôler et organiser l'afflux d'e-mails envoyés à l'adresse partagée d'une équipe. Les services d'assistance, par exemple, peuvent utiliser un adresse telle que help@ pour leur boîte de réception collaborative Gmail afin d'attribuer des tâches aux techniciens. Une tâche est un autre terme désignant un e-mail ou une conversation qui peut être attribué à un membre de l'équipe pour qu'il soit terminé. Lorsqu'un technicien résout le problème, il peut terminer la tâche.

Dans Gmail, vous pouvez transformer des groupes en une boîte de réception collaborative en activant les fonctionnalités de la boîte de réception collaborative :

1. Accédez à vos groupes dans Google
2. Sélectionnez le nom du groupe que vous souhaitez utiliser
3. Sélectionnez « Paramètres du groupe » sur la gauche
4. En dessous « Activer les fonctionnalités supplémentaires de Google Groups » > sélectionnez »Boîte de réception collaborative»

Utilisez la boîte de réception collaborative et les fonctionnalités de Gmail pour l'organisation

L'utilisation des boîtes de réception collaboratives Gmail est un excellent moyen de suivre toutes les informations dont votre équipe a besoin pour mener à bien un projet. Les équipes individuelles doivent disposer d'espaces de travail distincts pour leurs projets et informations spécifiques. Sinon, les informations relatives à une équipe peuvent être confondues avec les données d'une autre équipe.

Les boîtes de réception individuelles sont nécessaires pour les tâches individuelles et la correspondance, mais elles ne constituent peut-être pas la solution idéale pour collaborer sur des projets d'équipe. Les équipes ont besoin d'une source d'informations unique pour garantir l'exactitude. C'est pourquoi une boîte de réception collaborative Gmail est la meilleure solution pour garantir que chaque membre a accès aux mêmes informations et peut gérer efficacement les messages et la collaboration.

L'utilisation d'une boîte de réception collaborative Gmail n'est que la première étape pour organiser l'espace de travail de votre équipe et augmenter la productivité. Votre équipe peut implémenter des fonctionnalités supplémentaires dans votre boîte de réception collaborative Gmail pour faire passer l'organisation au niveau supérieur grâce à des filtres, des libellés et des attributions d'e-mails. Ces fonctionnalités et intégrations peuvent également fournir des informations sur goulots d'étranglement des flux de travail, les progrès réalisés en ce qui concerne les indicateurs de performance clés (KPI) et le respect des accords de niveau de service (SLA) basés sur les données.

Ignorer ces fonctionnalités et intégrations de Gmail peut être préjudiciable à votre équipe et à votre entreprise dans son ensemble. Au-delà d'un simple manque de motivation ou de productivité, la désorganisation rend également plus difficile l'intégration des nouveaux employés par les entreprises.

Lorsque les entreprises ont un cycle de recrutement régulier, il est essentiel de garder les informations organisées afin que les nouveaux employés puissent être informés et commencer à collaborer sur des projets d'équipe. Les nouveaux membres de l'équipe peuvent prendre du retard pendant qu'elles se mettent à jour. Il est donc préférable de rationaliser le processus d'intégration.

À l'aide d'une plateforme comme Gmelius, les équipes peuvent rationaliser l'intégration grâce à des intégrations telles que Modèles Gmail, des listes de diffusion, des tâches automatisées et des étiquettes partagées. Ces fonctionnalités de Gmail font de Gmelius un espace de travail convivial qui améliore l'efficacité du flux de travail et offre des analyses pour suivre des progrès de chacun.

Pour les membres de l'équipe existants, une boîte de réception collaborative Gmail désorganisée peut entraver, voire stopper, la progression. Sans les outils nécessaires, l'espace de travail d'une équipe peut empêcher la réussite individuelle et l'épanouissement professionnel. Donnez à votre équipe les outils dont elle a besoin pour organiser sa boîte de réception collaborative Gmail et inscrivez-vous pour une démo avec Gmelius !

Comment organiser une boîte de réception collaborative

L'objectif principal d'une boîte de réception collaborative Gmail est déterminé par chaque équipe qui l'utilise, mais il existe encore quelques méthodes de base pour que votre équipe tire le meilleur parti de cet outil. La mise en œuvre de fonctionnalités et d'intégrations peut éliminer le « travail chargé » lié à l'organisation et permettre aux employés de se concentrer sur leur travail réel.

Filtres

La création de filtres dans une boîte de réception collaborative Gmail peut faciliter et accélérer la recherche d'informations. Si, par exemple, vous avez besoin d'informations sur chaque e-mail d'un client spécifique, vous pouvez créer un filtre pour rechercher tous les e-mails envoyés depuis cette adresse e-mail.

Comment créer un filtre :

1. Dans le coin supérieur droit de votre boîte de réception Gmail, cliquez sur l'icône représentant un engrenage
2. En dessous de »Réglages rapides» sélectionner »Afficher tous les paramètres»
3. Cliquez sur l'onglet intitulé »Filtres et adresses bloquées»
4. En dessous de »Les filtres suivants sont appliqués à tous les courriers entrants :» sélectionner »Création d'un nouveau filtre»
5. Remplissez le tableau
6. Cliquez sur »Créer un filtre»

Les filtres peuvent être utilisés pour archiver, supprimer, ajouter des favoris ou transférer automatiquement un e-mail dans une boîte de réception collaborative Gmail. Les filtres peuvent également être utilisés pour attribuer des libellés aux e-mails.

Devoirs

Les devoirs sont des conversations par e-mail qui peuvent être récupérées ou attribuées à n'importe quel membre de l'équipe. Lorsqu'une mission est désignée, le temps nécessaire au représentant pour répondre et clôturer est suivi. Cela permet aux membres de l'équipe de rendre des comptes facilement et d'optimiser la productivité.

Les tâches donnent aux environnements de travail virtuels plus de structure et de cohésion. L'utilisation et la délégation de devoirs peuvent également empêcher les répétitions. Il n'y aura pas deux personnes qui travailleront sur la même mission à votre insu.

Étiquettes

Les étiquettes sont utilisées pour organiser les e-mails et les conversations existants dans la boîte de réception. L'attribution de libellés aux conversations permet de classer toutes les informations associées. Cela permet à l'ensemble de l'équipe de trouver plus facilement des informations et garantit que l'ensemble de l'équipe extrait les sources au même endroit.

Utilisez des étiquettes pour organiser :

• Informations sur les différents projets
• Conversations avec différents clients
• Tâches terminées et tâches en cours
• etc.

Comment créer une étiquette :

1. Ouvrez votre boîte de réception collaborative Gmail et cliquez sur l'icône de l'étiquette, puis sous l'option « Ajouter », sélectionnez « Créer un nouveau »
2. Dans le menu de gauche, sélectionnez le lien textuel qui se lit comme suit : »Créer une nouvelle étiquette»
3. Utilisez l'icône représentant un engrenage (paramètres) pour gérer vos nouvelles étiquettes

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Comment attribuer une étiquette :

1. Dans votre boîte de réception collaborative Gmail, cochez la case à gauche de chaque e-mail que vous souhaitez ajouter à l'étiquette
2. Une fois sélectionnés et surlignés en bleu, un groupe d'icônes devrait apparaître en haut.
   

1. Sélectionnez l'avant-dernière icône qui ressemble à un signe
2. Cochez le ou les libellés que vous souhaitez ajouter à ces e-mails
3. Choisissez »Postulez»

L'utilisation d'une boîte de réception collaborative Gmail présente de nombreux avantages, mais vous pouvez optimiser l'efficacité de votre équipe en utilisant des filtres, des attributions et des libellés. Découvrez la grande variété de fonctionnalités et d'intégrations proposées par Gmelius, toutes accessibles via votre compte Gmail. Nous aidons les utilisateurs à éliminer le « surmenage » afin que les équipes puissent se concentrer sur leur travail. Découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes. Prêt à démarrer ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !